Le risque d’hameçonnage est potentiellement l’usurpation d’identité, la fraude financière et les attaques visant à compromettre des informations financières, de recherche, sur les étudiants, les employés et d’autres types d’informations.
Une technique à la disposition des organisations consiste à limiter le nombre de destinataires auxquels un compte peut envoyer des messages, par heure et par jour. Cette limitation du nombre de courriels réduit l’impact qu’un pirate informatique peut avoir sur la communauté universitaire s’il réussit à s’emparer d’un compte et à envoyer des messages frauduleux à d’autres étudiants, à des professeurs ou à des administrateurs.
L’Université a mis en place un système de limitation des courriels. Ils définissent les limites de votre taux d’envoi. Ces limites s’appliquent aux comptes personnels de l’Université d’Ottawa (qui se terminent par uottawa.ca) et ne s’appliquent pas aux comptes des départements.
Les limites suivantes s’appliquent aux comptes individuels de l’Université d’Ottawa :
- Par heure : Ils peuvent envoyer des messages à un maximum de 500 destinataires qui ont un compte de l’Université d’Ottawa. Ils peuvent également envoyer des messages à un maximum de 500 destinataires externes dont l’adresse électronique n’est pas celle de l’Université d’Ottawa.
- Par jour : En plus de la limite horaire, un compte dispose d’un quota d’envoi quotidien de 1000 destinataires, qu’il s’agisse de destinataires internes ou externes.
- Compte personnel : Le compte appartient à une personne de la communauté universitaire.
- Destinataire : Un destinataire est défini comme une liste de distribution (LD), un serveur de liste ou une adresse électronique.
Une fois la limite atteinte :
Si vous essayez d’envoyer votre message à un autre destinataire, il sera rejeté. Vous devrez renvoyer votre message plus tard, car il ne sera pas différé et renvoyé automatiquement plus tard. Le message d’erreur que vous recevrez ressemblera à ceci :
Alternatives
Il existe des besoins commerciaux et universitaires légitimes qui peuvent nécessiter des limites plus élevées. La correspondance envoyée à partir d’un compte non personnel de l’Université d’Ottawa (p. ex., les comptes des départements) est exclue de la limitation des courriels. Si vous avez un envoi important à faire, vérifiez si l’une de ces options peut répondre à vos besoins :
- Comptes des départements ou boîtes de réception électroniques communes (pour les employés seulement);
- Brightspace (professeurs uniquement, compte requis, contacter SAEA);
- MS Teams (professeurs seulement)
- Listes de distribution (DL) (employés uniquement) : Les listes de distribution crées dans le carnet d’adresses de l’Université comptent pour un seul destinataire; celles qui se trouvent dans les dossiers de contacts personnels sont comptées individuellement.
- Listservs (employés uniquement; approprié si vous avez des destinataires externes à l’Université).
Voici d’autres pistes de réflexion pour savoir si votre limite d’envoi horaire ou journalière a été atteinte pour votre compte :
- Divisez votre liste de destinataires en plusieurs courriels afin que les destinataires internes soient envoyés séparément des destinataires internes.
- Répartissez vos courriels sur une certaine période. Tenez compte des limites d’envoi dans la planification de vos envois.
- Envoyez vos courriels plus tôt pour respecter les échéances. Utilisez un fournisseur tiers pour des besoins tels que les bulletins d’information si vous avez de nombreux destinataires.
Exemples :
- Janette doit envoyer, à partir de son compte de l’Université d’Ottawa, un courriel à 651 employés internes et 72 collaborateurs externes travaillant dans d’autres universités canadiennes. Cela signifie qu’il y a 723 destinataires.
- Mark programme un courriel à partir de son compte uOttawa qui sera envoyé à une LD pour les représentants des TI et à une LD pour les finances. Cela signifie qu’il y a 2 destinataires.
- Karen doit envoyer un courriel à 237 professeurs de l’Université d’Ottawa et à 320 responsables du recrutement dans les écoles secondaires, et elle utilisera son compte de l’Université d’Ottawa. Elle enverra d’abord un courriel aux 237 adresses internes, puis aux 320 adresses externes. Elle respecte ainsi sa limite horaire d’envoi. Il est à noter qu’un total de 557 personnes sera contacté.
- Jean-Pierre enverra un courriel à 2350 étudiants à partir du compte du département de son service. Cet envoi n’est pas concerné par la limitation d’envoi de courriels et son courriel sera envoyé avec succès.
- Marie doit envoyer un bulletin d’information mensuel à ses abonnés et utilisera le compte Talisma de sa faculté. Cet envoi n’est pas concerné par la limitation du nombre de courriels et son courriel sera envoyé avec succès.
- Le professeur Kane souhaite envoyer une notification aux 515 étudiants qui suivent ses quatre cours. Il a l’intention d’utiliser Brightspace. Cet envoi n’est pas soumis à la limitation de courriels et son courriel sera envoyé avec succès.
- Christian a envoyé 5 courriels au cours de la matinée, pour un total de 996 destinataires. Dans l’après-midi, il a commencé à répondre à des courriels dans sa BOÎTE DE RÉCEPTION et a reçu un message d’erreur comme indiqué ci-dessus. Cela est dû au fait qu’il a atteint sa limite quotidienne de 1000 destinataires et qu’il ne peut plus envoyer d’autres courriels ce jour-là.
Aller de l’avant
La mise en place d’une mesure antipourriel de sortie telle que la limitation des courriels contribue à réduire les menaces sécuritaires qui pèsent sur chacun d’entre nous. Elle permet à l’Université de continuer à transmettre des messages légitimes sur Internet, puisque les comptes de l’Université d’Ottawa compromis ne sont pas utilisés pour propager des pourriels, comme cela pourrait être le cas lors d’attaques d’hameçonnage.
Si vous croyez avoir été victime d’une tentative d’hameçonnage, utilisez le bouton Signaler un message dans Outlook. Si vous n’êtes pas certain de la destination d’un lien, ARRÊTEZ.
Autres limites de Microsoft 365.
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