Si vous êtes intéressé par une réunion dont la portée est plus restreinte (par exemple, une réunion avec une unité scolaire particulière afin de discuter d'une collaboration de recherche), veuillez visiter notre site Web pour communiquer directement avec l'unité appropriée.

L’Université d’Ottawa reçoit de nombreuses demandes de visites de délégation. Il n’est malheureusement pas possible de répondre à toutes les demandes.

Si votre service ou faculté est mandaté pour accueillir une délégation internationale à l'Université d'Ottawa, veuillez vous référer aux sections ci-dessous afin de vous aider à planifier la visite. 

Recueillir l’information et évaluation de la demande

Si la visite n'entre pas dans le cadre de votre unité scolaire ou de votre faculté et qu'un soutien au niveau central est nécessaire, veuillez demander au responsable de la délégation de remplir le formulaire de demande de visite internationale. Ceci sera important afin d'identifier clairement les besoins et les activités souhaitées de la délégation et de déterminer la participation appropriée à l'uOttawa.

Recueillir l'information

Il importe de recueillir des renseignements exacts et détaillés dès le début du processus afin de fournir aux décideurs de l’information qui aura une incidence sur la nature et la réussite de la visite.

Il incombe de faire remplir le formulaire de demande de visite internationale à toutes les universités qui demandent de nous rendre visite. Ceci nous permettra de bien cerner les besoins et activités auxquelles ils souhaitent prendre part.

Évaluer la demande

La faculté ou le service évalue la demande selon les intérêts de ses parties prenantes et les objectifs stratégiques de l’Université, formule une recommandation sur l’opportunité de rencontrer la délégation et suggère, s’il y a lieu, d’autres éventuels participants de l’Université d’Ottawa. Dans le cas des délégations plus prestigieuses (représentants de gouvernement, recteurs d’université, ambassades), il faut communiquer avec le Cabinet du recteur.

Si vous avez des questions concernant l'évaluation de la demande, contactez uOInternational [email protected].

Planification et préparation

Veuillez consulter une liste des étapes à suivre (PDF, 76,6KB) (ainsi que la date à laquelle chaque étape doit être complétée) lorsque votre unité scolaire ou service reçoit une demande de visite d'une délégation. 

Hotels

L'Université d'Ottawa propose des tarifs spéciaux aux hôtels situés à proximité de son campus. Lorsque vous réservez votre séjour, vous devez mentionner que vous souhaitez bénéficier du tarif préférentiel de l'Université d'Ottawa :

• Les Suites Hotel Ottawa

Préparation d’une lettre d’invitation

Pour traiter les demandes de visa des délégations en visite, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) peut exiger que les universités canadiennes produisent une lettre d’invitation.

Consultez le site Web de CIC pour savoir quels renseignements doivent figurer dans la lettre d’invitation.

• Agir sans tarder : Dès qu’une demande de visite d’une délégation est acceptée, vérifiez si la délégation a besoin d’une lettre d’invitation. Le processus de demande de visa peut être long; plus la lettre est expédiée rapidement, plus la délégation sera susceptible de recevoir ses visas à temps.
• Gérer les attentes : Dans la lettre, évitez de faire des promesses. Il est préférable d’employer des formulations comme « discuter de nos intérêts mutuels en matière d’internationalisation » plutôt que « discuter d’un éventuel protocole d’entente ». Les questions de cet ordre se discutent en personne; on ne voudrait pas risquer de donner de faux espoirs.
• Informer les principaux intervenants : Avant l’envoi de la lettre, veillez à ce que tous les services, départements et facultés mentionnés dans la lettre soient avisés de leur participation à la visite. Non seulement c’est une question de professionnalisme, mais, ce faisant, on ne risque pas de mettre les invités dans l’embarras.

Accueil de la délégation

Dans toute la mesure du possible, un représentant de l’Université d’Ottawa d’un rang égal à celui du chef de la délégation devrait être présent à l’une des rencontres, idéalement la première de la journée. Si le représentant de l’Université d’Ottawa est très occupé, une brève présentation et un mot de bienvenue suffisent pour respecter le protocole.

En règle générale, le nombre de participants de l’Université d’Ottawa devrait être à peu près égal à celui des membres de la délégation. Il est difficile d’appliquer cette règle quand la délégation se compose d’une seule personne, auquel cas il faut respecter, dans toute la mesure du possible, un ratio d’au plus 4:1.

Veuillez consulter le lien ci-dessous pour obtenir une liste des étapes à suivre la journée même de la visite:

Liste de vérification pour la journée de la visite (PDF, 75,4KB).