Le Comité de placement de la caisse de retraite (CPCR), après avoir dûment considéré les commentaires et les recommandations du Comité de pension (CP), recommande au Bureau d’approuver l’énoncé de politique de placement (EPP) applicable au régime. Sa recommandation au Bureau inclut l’objectif de rendement des placements et le degré de tolérance du risque, tels qu’établis dans la composition de l’actif et les plages stratégiques des catégories d’actif.
Comité de placement de la caisse de retraite
Rôle
Attributions
Règlement du Comité de placement de la caisse de retraite
Le présent règlement fait partie intégrante de la Structure de gouvernance du régime de pension de l'Université d’Ottawa et il a reçu l'approbation du Bureau des gouverneurs.
Article 1 - Introduction
1.01
Les présentes constituent le règlement du Comité de placement de la caisse de retraite, mandataire de l'Université d'Ottawa pour ce qui concerne le régime de pension de l'Université d'Ottawa à compter du 1er janvier 2002.
1.02
Le Comité de placement de la caisse de retraite a été créé par le Bureau des gouverneurs de l'Université d'Ottawa.
1.03
Le règlement a pour objet principal d'établir les règles que doit suivre le Comité de placement de la caisse de retraite dans l'exercice de ses fonctions.
1.04
Le règlement est réputé respecter les dispositions des textes de loi pertinents, s'il en est.
Article 2 - Interprétation et définitions
Interprétation
2.01
Pour les besoins du règlement, le masculin englobe le féminin, et le singulier comprend le pluriel, et vice versa, selon le contexte. Sauf indication contraire, tout renvoi à un article ou à un paragraphe concerne le présent règlement.
2.02
En cas d'incompatibilité entre le règlement et les dispositions du régime, ces dernières priment.
Définitions
2.03
Sauf indication contraire dans le contexte ou dans les définitions ci-après, les termes utilisés dans ce règlement ont le sens défini dans le régime.
2.04
« textes de loi pertinents » La Loi sur les régimes de retraite (Ontario), la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) ainsi que leurs règlements d'application se rapportant aux régimes de pension agréés. (applicable legislation)
2.05
« vérificateur » Comptable chargé de préparer les rapports financiers du régime, suivant le cas et les exigences des textes de loi pertinents. (Auditor)
2.06
« Bureau » Le Bureau des gouverneurs de l'Université d'Ottawa ou son mandataire. (Board)
2.07
« président » Le président du Comité de placement de la caisse de retraite nommé en vertu du paragraphe 3.02. (Chair)
2.08
« membre du Comité » ou « membre » Tout membre du Comité de placement de la caisse de retraite dûment nommé par le Bureau selon les règles établies par le Comité de gouvernance du Bureau. (Committee member)
2.09
« Comité exécutif » Le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs. (Executive Committee)
2.10
« Comité de placement de la caisse de retraite » ou « Comité »Comité auquel le Bureau délègue certaines fonctions administratives, et dont la composition figure à l'annexe A. (Pension Fund Investment Committee)
2.11
« régime » Le régime de pension de l'Université d'Ottawa dont l'Université se porte garant. (Plan)
2.12
« règlement » Le règlement du Comité de placement de la caisse de retraite pris par le Comité de gouvernance, en tant que mandataire du Bureau, et énoncé dans les présentes, y compris les modifications qui y sont apportées de temps à autre. (Regulations)
2.13
« secrétaire » Le secrétaire du Comité de placement de la caisse de retraite désigné conformément au paragraphe 3.04 et qui n'est pas membre du Comité de placement de la caisse de retraite. (Secretary)
2.14
« vice-président » Le vice-président du Comité de placement de la caisse de retraite, élu conformément au paragraphe 3.02. (Vice-Chair)
Article 3 - Régie interne
3.01
Le quorum pour tenir une réunion du Comité de placement de la caisse de retraite est la majorité des membres du Comité, y compris le président ou le vice-président. Le président peut inviter des non-membres à sa discrétion, pourvu que ces personnes n'aient pas droit de vote. Il doit aussi examiner comme il se doit les demandes visant la présence de non-membres aux réunions.
3.02
Le Bureau nomme le président pour un mandat d'une année renouvelable à la discrétion du Bureau. Les membres du Comité élisent le vice-président entre eux.
3.03
Les mandats des membres du Comité sont fixés par le Comité de gouvernance du Bureau. Ils peuvent être échelonnés et leur durée peut varier entre une et trois années, afin d'assurer la continuité au sein du Comité. Personne ne peut être membre du Comité pendant plus de neuf années consécutives, indépendamment du nombre de mandats successifs que cela peut représenter.
3.04
Le président ou, en son absence, le vice-président préside les réunions du Comité. Le secrétaire du Bureau désigne le secrétaire du Comité.
3.05
Les décisions du Comité se prennent à la majorité des voix des membres du Comité qui sont présents à la réunion. Chaque membre du Comité dispose d'une (1) voix. En cas d'égalité des voix, la décision du président l'emporte.
3.06
Le Comité doit tenir au moins quatre (4) réunions par année civile. Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées par le président ou à la demande d'au moins trois (3) membres, à condition d'informer chaque membre du Comité de l'heure et du lieu de la réunion extraordinaire au moins cinq (5) jours ouvrables à l'avance. Cependant, le Comité peut, en tout temps, tenir une réunion extraordinaire avec un préavis plus court si les membres du Comité en décident ainsi par vote de la majorité.
3.07
Au lieu de se rencontrer en personne, le Comité peut tenir des réunions par téléconférence, à condition de respecter les préavis réglementaires.
3.08
Le secrétaire envoie un avis de convocation à chaque membre du Comité au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de toute réunion et y indique les points à l'ordre du jour.
3.09
Le secrétaire tient un registre des décisions du Comité ainsi qu'un registre des conflits d'intérêts potentiels, conformément aux textes de loi pertinents. II s'assure aussi que tous les documents, rapports et échanges de correspondance reçus par le Comité sont dûment consignés et classés. Il fait le procès-verbal de chaque réunion à laquelle il assiste, et veille à ce que les membres du Comité le reçoivent dans le mois suivant chacune des réunions.
3.10
Les membres du Comité sont tenus, pendant et après leur mandat, de traiter avec la confidentialité voulue tout renseignement se rapportant à une personne, aux affaires du régime de pension ou de l'Université, dont ils ont connaissance dans l'exercice leurs fonctions au Comité. Chaque membre signe un engagement de respect de la confidentialité à cet égard.
3.11
Le Comité s'acquitte de son mandat conformément au régime et aux textes de loi pertinents. Cependant, si ces textes imposent une nouvelle obligation, qui ne figure pas encore dans les dispositions du régime mais qui se répercute sur les fonctions du Comité, il faut tenir compte de cette obligation dans la gestion du régime.
3.12
Le Comité et chacun de ses membres s'acquittent de leurs fonctions et responsabilités avec honnêteté, en toute bonne foi et au mieux des intérêts des membres du régime, ainsi qu'avec tout le soin, la diligence et la compétence qu'une personne raisonnablement prudente exercerait si elle devait s'occuper des biens de quelqu'un d'autre, et cela, en faisant appel à toutes les connaissances et compétences pertinentes du Comité et de ses membres.
3.13
Les membres du Comité, leurs héritiers, exécuteurs, administrateurs, successeurs et mandataires, selon le cas, sont tenus à couvert et exemptés de toute responsabilité personnelle à l'égard des dommages et des coûts attribuables à quelque erreur, omission, action fautive ou défaut d'agir dans l'exercice de leurs fonctions selon le présent règlement, sauf s'il s'agit d'un acte malhonnête, frauduleux, criminel ou malveillant. Les membres du Comité comptent parmi les « autres assurés » aux termes des dispositions de l'assurance contre les erreurs et les omissions fournie par la Canadian Universities Reciprocal Insurance Exchange (CURIE).
L'Université communique cette information par écrit à chaque membre du Comité au moment de son entrée en fonction et chaque fois qu'une modification est apportée à l'assurance-responsabilité.
3.14
Un membre du Comité peut démissionner à tout moment à condition d'en prévenir le président par écrit. Cet avis doit préciser la date de prise d'effet de sa démission. Le président informe les autres membres du Comité de la démission dès que possible après la réception de l'avis.
Un membre du Comité qui est frappé d'incapacité est entièrement libéré de ses fonctions et responsabilités dès qu'un avis écrit de cette incapacité est envoyé en son nom au président, lequel met alors les autres membres du Comité au courant de la situation. L'avis doit préciser la date de prise d'effet de l'incapacité à siéger.
En cas de décès d'un membre du Comité, le présent règlement n'impose aucune fonction, responsabilité ou obligation à ses héritiers, exécuteurs et administrateurs.
Si un ou plusieurs membres du Comité démissionnent, sont frappés d'incapacité, décèdent ou sont démis de leurs fonctions selon le paragraphe 3.14 ou 3.15, les autres membres du Comité, sous réserve des dispositions relatives au quorum énoncées au paragraphe 3.01 :
(1) prennent en charge conjointement les pouvoirs, droits, actifs et intérêts des membres sortants; et
(2) assument toutes les fonctions des membres sortants.
Des membres peuvent ensuite être désignés par l'Université pour succéder aux membres sortants. Le remplacement d'un membre du Comité faisant partie de l'Association des professeurs de l'Université d'Ottawa (APUO) se fait suivant le processus établi à cet égard dans la convention collective.
3.15
Le Comité de placement de la caisse de retraite se réserve le droit de recommander au Bureau et au Comité de gouvernance de démettre de ses fonctions en cours de mandat tout membre du Comité qui a gravement manqué à ses obligations. Cette recommandation doit être approuvée par un vote unanime de tous les autres membres du Comité.
3.16
Tous les dossiers, manuels, documents et autres biens relatifs à l'administration du régime et à toute caisse de retraite appartiennent à l'Université d'Ottawa. Le membre du Comité qui donne sa démission ou qui est démis de ses fonctions, ou le représentant d'un membre décédé ou frappé d'incapacité, doit les remettre dans les plus brefs délais au membre du Comité qui lui succède ou si aucun successeur n'a été nommé, au président du Comité.
3.17
Les membres du Comité qui sont à l'emploi de l'Université d'Ottawa ou qui sont des membres actifs du régime ou du Bureau, ne sont pas rémunérés pour l'exercice de leurs fonctions au Comité de placement de la caisse de retraite. Le cas échéant, l'Université ou la caisse de retraite pertinente rembourse aux membres du Comité les dépenses normales et raisonnables qu'ils ont engagées directement ou accessoirement dans l'exécution de leurs fonctions au Comité.
Article 4 - Attributions
4.01
Le Comité de placement de la caisse de retraite (CPCR), après avoir dûment considéré les commentaires et les recommandations du Comité de pension (CP), recommande au Bureau d'approuver l'énoncé de politique de placement (EPP) applicable au régime. Sa recommandation au Bureau inclut l'objectif de rendement des placements et le degré de tolérance du risque tels qu'établis dans la composition de l'actif et les plages stratégiques des catégories d'actif.
Sous réserve des paramètres approuvés dans l'EPP, le CPCR dispose des pouvoirs exclusifs suivants :
1. Approuver les critères pour la sélection et l'évaluation du rendement des gestionnaires de placements.
2. Examiner le rendement des gestionnaires de placements ainsi que la conformité avec l'énoncé de politique de placement (EPP) et les textes de loi pertinents.
3. Approuver l’adoption des mandats des gestionnaires de placements se rapportant au régime.
4. Approuver l’adoption des ententes sur le prêt de valeurs se rapportant au régime.
5. Approuver la nomination, le maintien en fonction ou le renvoi des gestionnaires de placements.
Le CPCR fait rapport au Bureau des gouverneurs au moins deux fois par année, et sur demande, sur les questions de pension relevant de sa compétence.
(Extrait textuel de la Structure de gouvernance du régime de pension de l'Université d'Ottawa, novembre 2002, approuvée par le Bureau des gouverneurs de l'Université et modifiée le 28 mai 2012)
Article 5 - Délégation de pouvoirs
5.01
Le dirigeant principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, agit comme expert-conseil clé auprès du Comité de placement de la caisse de retraite, du Comité de pension, du Comité d'administration et du Comité de gouvernance dans l'exercice de leurs fonctions respectives en matière de pension. À titre d'expert-conseil auprès du Comité de placement de la caisse de retraite, le dirigeant principal des investissements, gestion de la caisse de retraite et des placements, a les attributions suivantes :
(i) Faire des recommandations sur toutes choses concernant le placement de la caisse de retraite, y compris l'objectif de rendement des placements et le degré de tolérance au risque, les principes de composition de l'actif et les plages stratégiques pour chaque catégorie d'actif, ainsi que la structure de gestion des placements, avec l'avis de conseillers s'il y a lieu.
(ii) De concert avec les experts-conseils, examiner le rendement des gestionnaires de placements par rapport à des niveaux de référence; examiner l'exécution des contrats et mandats des gestionnaires, ainsi que la conformité aux règles et politiques; rééquilibrer l'actif au besoin et faire rapport au Comité de placement de la caisse de retraite.
(iii) Faire des recommandations au Comité de placement de la caisse de retraite sur des questions liées aux stratégies de placement, notamment la nomination, le maintien en fonction et le renvoi des gestionnaires de placements.
(iv) Recommander au Comité de placement de la caisse de retraite les mandats des gestionnaires de placements, les ententes sur le prêt de valeurs et d'autres activités touchant la caisse de retraite, avec l'aide du personnel et de conseillers s'il y a lieu.
(v) Fournir aide et conseils au Comité de placement de la caisse de retraite relativement à l'énoncé de politique de placement, aux critères de sélection et de rendement applicables aux gestionnaires de placements.
(vi). Recommander au vice-recteur aux ressources d'embaucher, de maintenir en fonction ou de renvoyer le fiduciaire et le dépositaire.
(vii). Avec le vice-recteur associé aux ressources humaines, examiner le rendement du fiduciaire et du dépositaire.
(Extrait textuel de la Structure de gouvernance du régime de pension de l'Université d'Ottawa, novembre 2002, approuvée par le Bureau des gouverneurs de l'Université et modifiée le 28 mai 2012)
Article 6 - Modification
6.01
Le Comité de placement de la caisse de retraite peut recommander au Bureau des changements au présent règlement.
Article 7 - Conflits d'intérêts
7.01
Aucun membre du Comité ne doit sciemment faire en sorte que sa participation, monétaire ou autre, directe ou indirecte, entrave le bon exercice de ses fonctions et responsabilités telles qu'elles sont décrites dans les présentes.
Chaque membre du Comité est tenu de divulguer par écrit la nature et les particularités :
i) de tout conflit d'intérêts réel, apparent ou possible dont il a ou est censé avoir connaissance relativement à son rôle au Comité de placement de la caisse de retraite;
ii) de tout droit qu'il pourrait détenir ou invoquer contre le régime ou la caisse de retraite, et préciser le cas échéant la nature et la valeur de ces droits.
Cette information doit être divulguée au Comité de placement de la caisse de retraite (CPCR) dans les plus brefs délais après la découverte du conflit d'intérêts par le membre du Comité. Cette divulgation doit également se faire à la première réunion du CPCR à laquelle la question faisant l'objet du conflit d'intérêts est abordée. Dès que le conflit d'intérêts est connu, le président doit décider de la marche à suivre pour le régler.
Le présent règlement reconnaît que la participation au régime, en soi, ne prive pas automatiquement un membre du Comité du droit de participer aux délibérations et aux décisions prises au sujet du régime.
Sauf autorisation contraire du président, tout membre du Comité doit s'abstenir de participer aux discussions et aux décisions sur les questions pour lesquelles il est en conflit d'intérêts. Si le conflit d'intérêts concerne le président, le vice-président se substitue au président lorsque le CPCR discute de questions liées à l'objet du conflit d'intérêts (y compris la façon de le régler) et il applique la procédure de résolution des conflits d'intérêts mentionnée précédemment.
Le fait qu'un membre du Comité ait omis de respecter cette procédure ne suffit pas en soi pour invalider une décision, un contrat ou une autre question touchant le placement des fonds.
Le paragraphe 3.15 s'applique aux cas où un membre du Comité omet de se conformer à la procédure décrite précédemment.
FAIT le 28e jour de mai 2012
ANNEXE A - COMPOSITION DU COMITÉ DE PLACEMENT DE LA CAISSE DE RETRAITE
Le Comité de placement de la caisse de retraite se compose des personnes suivantes :
a. Une personne externe à l'Université, nommée par le Bureau à la présidence du Comité
b. Deux autres personnes externes à l'Université, nommées par le Bureau.
c. Un membre du Bureau nommé par le Bureau.
d. Le vice-recteur aux ressources.
e. Deux membres de l'APUO nommés par le Bureau conformément aux dispositions de la convention collective.
f. Un autre membre du régime, nommé par le Bureau
Une personne externe est une personne qui n'est pas à l'emploi de l'Université d'Ottawa, qui n'est pas membre du Bureau et qui n'est pas membre du régime.
Membres
Présidence
Richard Fortier
Fin du mandat: 2025-06-30
Membres
Omar Abouzaher
Fin du mandat: 2025-06-30
James C.L. Clark
Fin du mandat : 2026-06-30
Jennifer Doyle
Vice-rectrice aux finances et à l'administration
Jacob Krich
Fin du mandat: 2025-12-31
Paul Meloche
Fin du mandat : 2026-06-30
Josée Mondoux
Fin du mandat : 2026-06-30
Fabio Moneta
Fin du mandat: 2025-06-30