PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la première réunion ordinaire de l'année 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mardi 27 février 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, O. Abouzaher, K. Barkat, B. Bogie, D. Chemla, P. Cyr, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, N. C. Lazar (à partir de 17h20), B. Leduc, P. Murphy, N, Odjick, J. Palumbo, F-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco (jusqu’à 16h05), J. Velloso
PERSONNES EXCUSÉES
J. Bell, A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Desautels (gouverneur émérite), F. Guimont, A. Keller, H. Stern
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Joao Velloso, membre du Sénat élu au Bureau des gouverneurs par ses pairs pour un mandat de trois ans commençant le 27 février 2024.
Joao Velloso remplace Christine Dallaire dont le mandat s’est terminé le 26 février 2024 et que la présidente remercie pour sa contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
La présidente indique également que Donatille Mujawamariya, membre du corps professoral, a présenté sa démission le 2 février; des élections seront organisées par le Secrétariat pour combler son poste.
Donatille Mujawamariya était également membre du Comité exécutif en sa qualité de membre du corps professoral et la professeure Nomi Claire Lazar a accepté de combler le poste jusqu’au 30 juin 2024.
La nomination est présentée ce jour pour approbation dans le rapport du Comité de gouvernance et de nomination.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Lucie Tedesco déclare un conflit d’intérêts pour le point 7 – Régime de retraite – Évaluation actuarielle au 1er octobre 2023.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 5 décembre 2023
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Questions découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
2024.04 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2024.04 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 5 décembre 2023.
(Unanimité)
Point 6
2024.04 b Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.04 c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Nomi Claire Lazar au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de cinq mois, du 27 février 2024 au 30 juin 2024.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Régime de de retraite - Évaluation actuarielle au 1er octobre 2023
Lucie Tedesco a déclaré un conflit d’intérêts et quitte la réunion.
Tom Valks, dirigeant principal des placements sortant, François Dionne, nouveau directeur principal des placements, et Frédéric Gendron (Mercer), se joignent à la réunion.
Members were reminded that the University prepares an actuarial valuation update report on an annual basis, as of 1 January of each year, to monitor the financial position of the Pension Plan.
The annual actuarial valuation update as of 1 January 2023 was approved by the Board of Governors at its 21 June 2023 meeting and the next steps at that time included continued monitoring of the Pension Plan’s financial position to determine whether an off-cycle actuarial valuation would be more beneficial for the University.
The last report filed with the regulators was as of 1 July 2022 and the next required filing is as of 1 July 2025; the University can however file an actuarial valuation report at any time between these dates if it is advantageous to do so.
The actuarial valuation update as of 1 January 2023 confirmed that a filing as of that date was not advantageous as it would result in a fractionally higher contribution for the University.
The projections since that date indicate that a filing as of 1 October 2023 would be most optimal for the University because the contribution level for the University would be lower by a total saving of $4.7M over the next three calendar years. A filing would ensure predictability and stability of these lower contribution levels through October 2026, while allowing flexibility to file another valuation during this period if it turns out to be more beneficial at that time.
Positive investment returns contributed to the improvements of the going concern ratio of the Pension Plan which is projected to be at 123% and the solvency ratio at 116% as of 1 October 2023, compared to 119% and 108% respectively as of 1 July 2022.
The projections as of 1 October 2023 consider the estimated impact of retroactive salary adjustments for APUO and IUOE 772A/772B with respect to Bill 124.
The projections have been reviewed by the Pension Fund and Investment Management team.
The Administration Committee (meeting of 6 December 2023), the Pension Plan Committee (meeting of 8 December 2023) and the Executive Committee (meeting of 13 February 2024) approved the recommendation to approve and file an actuarial valuation of the Pension Plan as of 1 October 2023.
Il est également indiqué que des économies substantielles ont été réalisées depuis trois ans grâce au travail des équipes.
2024.05 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the filing of an actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of October 1, 2023.
(Unanimous)
Tom Valks, François Dionne et Frédéric Gendron quittent la réunion.
8. Modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No1 (2019)
La secrétaire générale indique qu’il est proposé de procéder aux modifications suivantes afin de combler certains manques et ainsi améliorer la bonne gouvernance de l’Université :
• Article 2.2 d) deux (2) personnes physiques nommées par le Sénat de l’Université parmi ses membres (à l’exclusion des universités fédérées) élus en application de l’alinéa 15 (1) (d) ou 15(1)(h) de la Loi de l'Université d'Ottawa et en vertu de l'alinéa 1(a) du Règlement régissant la composition du Sénat.
• Article 2.10 Lorsqu’une vacance se produit au sein du Bureau avant la fin du mandat d’une ou d’un membre nommé ou élu, cette personne est remplacée de la même manière et par le même pouvoir que pour la nomination ou l’élection, selon le cas, de la personne dont le poste est devenu vacant; le membre ainsi nommé ou élu sera en poste jusqu’à l’expiration du mandat de la personne remplacée ou jusqu’au terme du mandat donné conformément à l’alinéa 2.4.
• Il a également été procédé à la mise à jour de certains titres dont celui de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux relations extérieures qui devient la vice-rectrice ou le vice-recteur au développement.
Le Comité de gouvernance et de nomination a recommandé, lors de la réunion du 7 février 2024, l’approbation de ces modifications par le Bureau des gouverneurs.
2024.06 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No.1 (2019).
(Unanimité)
9. Modifications au Règlement 54 : Gestion des risques
Members were reminded that the Board of Governors adopted the inaugural Enterprise Risk Management (ERM) Policy ("Policy") in December 2006 which has not since been updated.
The proposed amended version of the Policy is intended to enable a comprehensive and systematic approach to managing enterprise risk at the University, reflect its current risk management maturity, reinforce ERM principles, and clarify accountabilities at all levels of the institution.
ERM is an integral part of the strategic management process; it helps the University enhance its ability to achieve its strategic priorities by ensuring that risks are identified, understood, mitigated, and managed.
The primary changes made to the Policy are:
1. Assigns responsibility to the Chief Risk Officer (CRO) to ensure policy and related practices meet university needs.
2. Purpose: Expanded the objectives of the Policy.
3. Definitions: Revision of some definitions and addition of new ones.
4. Application: Rework of the entire section.
5. Principles: Rewritten principles and addition of new ones.
6. Review and Implementation: Redefined responsibilities and addition of new ones.
7. Approval and Amendment: Enhanced the section
The Policy was revised by the Office of the Chief Risk Officer and by the University’s Legal Counsel and Director. The Administration Committee (meeting of 31 January 2024) and the Audit Committee (6 February 2024) both recommend the approval of the amendments.
2024.07 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the modifications to Policy 54 (Enterprise Risk Management).
(Unanimous)
POUR INFORMATION
10. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• The provincial government provided a response to the Blue Ribbon Report recommendations and a briefing from the Ministry of Colleges and University was also provided.
• Budget du gouvernement fédéral : aucune information disponible à ce jour concernant le financement des universités.
Le recteur passe la parole au Provost pour une mise à jour sur les financements gouvernementaux.
Le Provost rappelle que :
• Le gouvernement provincial a imposé une diminution de 10% des droits de scolarité pour les étudiants canadiens et les résidents permanents en 2019 suivi d’un gel des droits pour ces mêmes étudiants depuis 2020;
• Les subventions du Ministère des Collèges et Universités n’ont pas évoluées depuis 2016;
• L’écart entre les coûts encourus par l’Université et les subventions versées par le gouvernement provincial pour le soutien à la Francophonie ne cesse de se creuser.
Il indique que des financements additionnels seront peut-être disponibles mais que la répartition des sommes n’est pas encore connue.
Le recteur rappelle par ailleurs que le secteur postsecondaire n’a reçu aucun dédommagement pour les sommes versées aux employés suite à l’invalidation de la Loi 124.
Il mentionne également que deux rencontres ont eu lieu avec le Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté mais qu’à ce jour aucune exception en vertu de la Loi sur les services en français ne sera faite dans l’attribution des visas pour les étudiants internationaux, gérée entièrement par les provinces.
11. Rapport sur la sécurité de la recherche
Guy Levesque, vice-recteur associé, innovation, partenariats et entrepreneuriat, et Didier Kabeya, directeur, Initiatives stratégiques de recherche, se joignent à la réunion.
Les membres reçoivent une mise à jour portant sur les progrès dans la mise en œuvre de la stratégie institutionnelle pour la sécurité en recherche à l’Université d’Ottawa.
Il est rappelé que le gouvernement fédéral est préoccupé par les enjeux de sécurité nationale et de protection de des activités de recherche partenarial depuis trois ans.
En juillet 2021, le gouvernement fédéral a introduit les Lignes directrices sur la sécurité nationale pour les partenariats de recherche et a annoncé le Fonds de soutien à la recherche (FSR) dans le budget 2022 afin de soutenir davantage les activités liées aux coûts indirects de la sécurité en recherche.
Le 14 février 2023, le gouvernement fédéral a demandé aux agences subventionnaires d’adopter une approche plus rigoureuse concernant la sécurité nationale dans l’octroi des subventions de recherches avant de dévoiler les nouvelles mesures de protection de la recherche canadienne le 16 janvier 2024.
Diverses initiatives ont été mises en place à l’Université d’Ottawa en 2023 à la suite d’une série de rencontres de consultation avec les facultés et les services :
- Mise en place d’une direction dédiée à la sécurité en recherche au sein du Cabinet du vice-recteur à la recherche et à l’innovation;
- Mise en ligne d’un guichet unique avec des outils pratiques à l’attention de la communauté de chercheurs;
- Mise en place de formations sur mesure pour renforcer les capacités des conseillers en recherche au niveau facultaire afin de mieux aider les chercheurs à se conformer aux nouvelles mesures de protection de la recherche canadienne;
- Acquisition d’outils pour la conduite d’une diligence raisonnable et approfondie afin de mieux atténuer les risques issus des partenariats avec le secteur privé;
- Création d’une table de concertation impliquant divers départements de l’Université afin de promouvoir l’échange d’information et un environnement de recherche sécuritaire.
Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que de nombreuses simulations d’accidents en cyber sécurité sont faites à l’Université d’Ottawa grâce au Laboratoire de cyberformation situé sur le campus.
Il est également indiqué que le Comité de vérification reçoit un rapport sur la sécurité des données.
Guy Levesque et Didier Kabeya quittent la réunion.
12. Rapport de comité
a) Comité de vérification
La présidente du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 6 février 2024.
During this meeting members approved a report from the Internal Audit on the Protection of Research Sensitive Data and recommended the Revision to Policy 54 - Enterprise Risk Management by the Board, which was presented for approval to the Board today.
They also received an update on the Administrative Services Modernisation Program as well as an update on the payroll double payment issue of 15 December 2023.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
