PROCÈS-VERBAL
SESSION OUVERTE
de la sixième réunion de l'année 2021 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 27 septembre 2021 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, L.- A. Barber, A. Beraskow, C. Dallaire, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, D. Hume, S. Hussen (à partir de 16h30), A. Juneau, A. Keller, S. Lamoureux, N.- C. Lazar, J. Lefebvre, A. Litvijenko (à partir de 16h30), T. Malaty (à partir de 16h50), H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, N. Odjick, J. Pouliot, A. Steeves, H. Stern, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNE EXCUSÉE
P. Murphy
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Jennifer Adams préside la réunion.
Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Leslie Anne Barber, membre du personnel de soutien, Nomi Claire Lazar, membre du corps professoral, André Juneau, Norm Odjick et, Hartley Stern, membres externes à l’Université.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Procès-verbal de la réunion du 23 juin 2021
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Question découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Calendrier des réunions 2021-2022
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2021-2022
Document distribué préalablement à la réunion.
POUR INFORMATION
8. Certificat de conformité pour l’année 2020-2021
Document distribué préalablement à la réunion.
It was confirmed during a brief discussion that the University is aiming in 2022 for compliance with Payment Card Industry Data Security Standard (PCIDSS).
2021.22 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement et toutes les motions qui y sont présentées, à savoir :
Point 4
2021.22 a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 23 juin 2021.
Point 6
2021.22 b Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le calendrier des réunions 2021-2022 tel que présenté.
Point 7
2021.22 c On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the appointment of KPMG as external auditor for the University of Ottawa for the 2021-2022 financial year.
(Unanimité)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
9. États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2021
La directrice, Initiatives stratégiques, ressources financières, le vice-recteur associé, ressources financières et la directrice, comptabilité financière, se joignent à la réunion.
Members were informed that KPMG has completed the audit of the consolidated financial statements for the year ended 30 April 2021.
KPMG did not identify any differences that remain uncorrected (two corrected adjustments were made and discussed with the Audit Committee on September 7, 2021) and no control deficiencies were identified.
It was also mentioned that the auditors were very pleased with the way the management handled the whole process knowing that most of it was dealt with remotely.
2021.23 On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the University of Ottawa Consolidated Financial Statements for the year ended April 30, 2021.
(Unanimité)
La directrice, Initiatives stratégiques, ressources financières, le vice-recteur associé, ressources financières et la directrice, comptabilité financière, quittent la réunion.
10. Changement au titre du poste de vice-recteur ou vice-rectrice à la recherche
Propulsé par son plan stratégique de recherche élaboré en 2018, le Cabinet du vice-recteur à la recherche place au cœur de sa vision l’innovation et les partenariats avec pour retombées anticipées des revenus de recherche de 500 millions de dollars.
L’Université a par ailleurs franchi un cap important dans le domaine, se classant 6ème en termes de financement de recherche par les trois conseils et parmi les 150 meilleures universités de recherche au monde.
Le nouveau titre, vice-recteur à la recherche et à l’innovation (VRRI), Vice-President, Research and Innovation (VPRI), permettra son harmonisation avec celui de plusieurs grandes universités canadiennes telles que UBC, Toronto et Alberta.
Il permettra également à l’Université d’avoir plus de connections avec ses partenaires pour créer encore plus d'innovation et d’être mieux reconnue pour ses innovations.
2021.24 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d'approuver la modification du titre du poste actuel du vice-recteur à la recherche pour vice-recteur à la recherche et à l’innovation.
(Unanimité)
POUR INFORMATION
11. Rapport du recteur
Le recteur indique que la rentrée s’est bien déroulée bien qu’ayant eu lieu dans le contexte de la pandémie.
Il mentionne que la nouvelle année universitaire a été lancée le 6 septembre par la tenue de Pinzibìwin | Amitié | Friendship événement visant à célébrer et à cultiver une relation étroite avec le peuple algonquin.
Il s’agit de la première cérémonie de la sorte organisée par l’Université, fermement déterminée à resserrer ses relations avec les peuples autochtones.
Le recteur revient par ailleurs sur les points suivants :
• Le rapport sur l’antiracisme sera disponible dans le courant de l’automne et celui sur la liberté académique suivra dans les prochains mois.
• Divestment has already been discussed at the Finance and Treasury Committee and the Pension Plan Committee, and discussions will continue.
• Signature de la nouvelle convention collective entre l’Université et l’Association des professeur.e.s de l’Université d’Ottawa.
Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.
• La provost présente le bilan de la rentrée 2021, une mise à jour sur le taux de vaccination à l’Université, la répartition des cours - en personne et hybrides, bimodal et à distance pour la session de printemps/été 2021 et celles de l’automne 2021 et de l’hiver 2022 – ainsi qu’une mise à jour sur les effectifs qui enregistrent une hausse globale de 7,5% tous cycles confondus.
- Premier cycle : hausse des inscriptions des canadiens anglophones (+13%) et francophones (+12%), hausse internationale francophone importante (+32%) et baisse importante pour les internationaux anglophones (-20%) avec une perte importante pour la Chine (environ 350).
- Études supérieures : légère hausse des inscriptions en doctorat pour les canadiens (+3) mais hausse importante au niveau international (+36%).
Maîtrise : statut quo pour les internationaux francophones mais augmentation importante pour les internationaux anglophones (+29%).
12. Rapport sur la francophonie
Le vice-recteur associé, francophonie, se joint à la réunion.
Le vice-recteur, International et francophonie, présente le rapport de synthèse portant sur le renouveau de la francophonie à l’Université d’Ottawa.
Il rappelle que ce rapport fait suite aux incidents survenus à l’Université en mars 2021 et précise que son cabinet poursuivra les consultations avec les parties prenantes au sein de la communauté afin de poursuivre la mise en œuvre du plan d’action pour la francophonie à l’Université.
Une discussion s’engage durant laquelle il est précisé que, bien qu’il soit difficile pour l’instant de donner un calendrier précis, les équipes travaillent actuellement sur les plans de travail visant à la réalisation des recommandations figurant dans le rapport.
Les résultats des analyses quantitatives portant sur l’offre de programmes et de cours en français qui seront disponibles sous peu permettront par ailleurs de formuler des recommandations additionnelles.
Il est également indiqué qu’une version révisée du Règlement sur le bilinguisme sera disponible dans le courant de l’année 2022.
Le vice-recteur associé, francophonie, quitte la réunion.
Rapport de comités
a) Comité des finances et de trésorerie, volet trésorerie
Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 8 septembre 2021 et rappelle que le Comité a accueilli, outre la nouvelle présidente du Bureau, trois nouveaux membres, Omar Abouzaher, Doreen Hume et, Lucie Tedesco.
Members of the Committee received the monthly financial report which is in line with the projections, an update on the capital planning, as well as the monthly financial statements as at 30 April 2021.
They also approved the private debt investment, the infrastructure investment and received the annual update on responsible investing.
b) Comité de vérification
La présidente du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 7 septembre 2021 et rappelle que le Comité a accueilli un nouveau membre, Shaunt Tokmakjian.
Members received the audited consolidated financial statement as at 30 April 2021, presented today for approval.
They also received various reports, including an update on the enterprise risk management, an update on the administrative services modernization program and the cybersecurity and risk review.
La séance passe à huis clos (huis clos 1)
End of the live streaming.
