PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la septième réunion ordinaire de l'année 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mardi 3 décembre 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, K. Butler Malette (gouverneure émérite), A. Beraskow, B. Bogie, D. Chemla, P. Cyr, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, J. Hendricks, F. Guimont, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, P. Murphy, F-E. Racicot, N. Rhéaume, M. Saikaley, H. Stern, J. Velloso
PERSONNES EXCUSÉES
J. Bell, P. Hindo, S. Kiff, G. Muzychka, N. Odjick, J. Palumbo
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, B. Bénazet, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, R. Landry, J. Sicard, J. St-Pierre
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2024.36 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 3 décembre 2024.
Unanimité (proposée par Doreen Hume, appuyée par Marianne Saikaley)
2. Bienvenue et remerciements
La présidente souhaite la bienvenue à Nancy Rhéaume, nommée par l’Université Saint-Paul pour un mandat de deux ans et sept mois se terminant le 30 juin 2027. Madame Rhéaume est Directrice en gestion de risque à la Monnaie royale canadienne.
La présidente remercie également Denis Desautels qui termine son mandat de gouverneur émérite le 5 décembre 2024.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION | FOR APPROVAL
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 29 octobre 2024
5. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
6. Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2024-2025
2024.37 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Unanimité (proposée par Doreen Hume, appuyée par Omar Abouzaher)
2024.37a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 29 octobre 2024.
2024.37b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Kevin Radford au Comité des terrains et des bâtiments en qualité de membre externe pour un mandat de deux ans et six mois, du 4 décembre 2024 au 30 juin 2027
2024.37c On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the appointment of KPMG LLP as external auditor for the University of Ottawa for the 2024-2025 fiscal year.
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Modifications au Règlement administratif de l’Université d’Ottawa No 1 (2019)
La secrétaire générale présente la modification au Règlement administratif No 1 (2019) de l’Université d’Ottawa, permettant aux membres du Comité de vérification de siéger sur le Comité des finances, et vice versa. Cette modification affecte les articles 11 et 12. Un membre signale qu'une partie du texte doit être rayée dans le deuxième paragraphe de l'article 11.2, où il est fait mention des membres du Comité des finances et de trésorerie. La secrétaire générale confirme que le paragraphe sera rectifié.
Un membre souligne l’importance de l’apparence d’un conflit d’intérêt d’un point de vue légal et s’interroge sur la possibilité que cela puisse s'appliquer dans ce cas. La secrétaire générale répond qu'elle ne perçoit pas de conflit d'intérêt dans la mesure où un comité n'a pas d'autorité sur l'autre. Elle rajoute que, dans certaines organisations, le même comité peut être responsable de l'exécution des deux tâches. Elle note qu'il existe un avantage à avoir des membres possédant la connaissance et l’expertise siégeant sur les deux comités, rappelant que c’est le Bureau des gouverneurs qui approuve, dans tous les cas, le budget et les finances.
La présidente du Comité de vérification souligne que cette pratique favorise une meilleure compréhension des nuances entre les deux comités, qui ne se supervisent pas mutuellement. Elle mentionne que la plupart des universités du groupe U15 adoptent cette approche.
2024.38 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au Règlement administratif de l’université d’Ottawa No. 1 (2019)
(proposée par André Juneau, appuyée par Joe Geurts, un contre)
POUR INFORMATION
8. Rapport du recteur | President’s report
Le recteur commente le projet de loi du gouvernement ontarien, qui vise à restreindre l'accès des médecins étrangers ou provenant du Québec et de l’Ontario à la formation dans les facultés de médecine en Ontario. L'Université demande que les 32 résidents francophones provenant de l'extérieur du Québec et de l'Ontario, qui sont inscrits dans le cadre d'un programme de Santé Canada – un programme qui forme des médecins pour pratiquer dans tout le Canada, mais spécifiquement en français – soient exemptés de l'application de ce projet de loi.
Les négociations pour le SMA4 (Entente de mandat stratégique) sont en cours, alors que le SMA3 arrive à échéance le 31 mars. Il est essentiel de parvenir à un nouvel accord d'ici le 31 mars 2025.
Le recteur informe les membres que les universités bilingues et francophones de l’Ontario se sont réunis le 18 octobre 2024 pour discuter de l’avenir de la francophonie dans les universités ontarienne.
Le recteur félicite le vice-recteur au développement et son équipe pour l’obtention d’un don de $2,4 millions de de la part de Shoppers Drug Mart. Ce montant sera principalement destiné à soutenir le bien-être des étudiants et à mettre en place un nouveau modèle de pharmacie sur le campus principal en collaboration avec le Centre de santé et mieux-être étudiant, dans le but d’adopter une approche plus holistique.
Le recteur informe le Bureau des gouverneurs que nous sommes en train de constituer le Comité de sélection pour le recrutement d'une vice-rectrice ou d’un vice-recteur à la recherche et à l'innovation. Par ailleurs, les deux comités responsables du recrutement des doyennes ou des doyens de la Faculté des arts et de la Faculté de génie avancent également.
9. Mise à jour budgétaire 2024-2025
Jean-François Tremblay, Provost associé à la planification et aux budgets académiques se joint à la réunion.
Le Provost associé à la planification et au budget académique informe les membres de la situation budgétaire 2024-2025 en prenant en considération les dernières projections sur les revenus et les dépenses. Le déficit projeté au fonds de fonctionnement passe de 18,0M$ au budget initial à 36.5M$. Cette augmentation s’explique principalement par une baisse de 15,2M$ des revenus projetés de droits de scolarité, net de bourses d’exonération.
Par rapport aux prévisions du budget 2024-2025, la diminution du nombre d’inscriptions d’étudiants internationaux francophones est 448, ce qui représente un manque à gagner de 7,4M$. Du coté des étudiants internationaux anglophones, la diminution est de 432, ce qui correspond à une perte de revenus de 9.1M$ par rapport aux prévisions budgétaires du printemps dernier. Au niveau des étudiants canadiens et résidents permanents, les revenus de droits de scolarité surpassent les prévisions budgétaires de 1,4M$.
A member asks what measures are being taken to mitigate financial risks as part of the previously established contingency planning. When the budget scenarios were presented, it was noted that there was a significant risk associated with international students this year. The Deputy Provost, Planning and Academic Budgets explained that the overall strategy to balance the budget spans over a two-year period, with the impact of the measures expected in the next budget cycle. For example, the international student recruitment strategy is under review to help address the deficit we are facing this year.
Following a question regarding Polaris and the total expenditures to date and anticipated savings from its implementation, the Vice-President, Finance and Administration indicated that the budget for this fiscal year is slightly above $2 million, which includes salaries for University of Ottawa staff as well as advisors. Uniforum results will be available to the participating universities shortly. It was explained that the targets were established based on conducted benchmarks, and that the University is well on its way to achieve them.
Suite à une question soulevée sur l’impact de la situation budgétaire sur les liquidités et la marge de manœuvre disponible, la vice-rectrice aux finances et à l’administration indique que le Comité des finances et de trésorerie suit attentivement la liquidité. Des projections financières sont effectuées plusieurs fois par année, en s'appuyant sur les résultats et prévisions sur dix ans. Elle signale que les déboursements liés à la loi 124 et à la construction du Centre de recherche médicale de pointe pourraient provoquer un événement de liquidité. Pour y pallier, le Comité de finances et trésorerie envisage un rééquilibrage du portefeuille à court terme par rapport au portefeuille à long terme.
10. Quatorzième rapport annuel de l’Ombdusman
Martine Conway, Ombudsman, se joint par Teams.
L’ombudsman présente brièvement le 14e Rapport annuel, du 1er juin 2023 au 31 mai 2024. Ce rapport fournit des informations sur les activités, y compris des statistiques sur toutes les plaintes reçues et toutes recommandations, le cas échéant.
11. Rapport de comités
a) Comité des finances et de trésorerie.
Le président du Comité de finances et de trésorerie présente une vue d’ensemble des décisions prises et des points discutés lors de la dernière réunion. Il souligne qu'un investissement de 25 millions de dollars sera réalisé dans PAPI en fonction des priorités. A member mentionned that there will be a presentation at the January Board meeting related to the Strategic Capital Plan and the Student Housing Development Project.
b) Comité de vérification
The Chair of the Audit Committee informed the Board that the Committee met on November 12, 2024 to address two key issues: confirming the appointment of the external auditors for the current year and receiving the recommendation to appoint external auditors for the fiscal years 2025-2026 to 2029-2030. She highlighted that the RFP process involved participation from three management team members and two Board members, Nathalie Gougeon and Omar Abouzaher, who were recognized and thanked for their contributions.
