PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la cinquième réunion ordinaire de l'année 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le lundi 30 septembre 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, J. Hendricks, D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, P. Murphy, G. Muzychka, N. Odjick, F-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern
PERSONNES EXCUSÉES
P. Cyr, F. Guimont, P. Hindo, A. Keller J. Palumbo, J. Velloso
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Sicard
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Norm Odjick addressed the Board of Governors to mark the National Day for Truth and Reconciliation during which he reminded members of the importance of building new partnerships and working together.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
The Chair welcomed Rafal Kulik and Graham Mayeda, new Faculty members elected by their peers for a three-year term as well as Marianne Saikaley, staff member re-elected by her peers for a three-year term.
The Chair informed members that this was the last meeting for Sylvain Charbonneau, Vice-President, Research and Innovation. She thanked him for his exceptional contributions and leadership during his time at the University.
Le recteur indique par ailleurs que la nomination de la vice-rectrice, recherche et innovation, par intérim sera présentée pour approbation lors de la présente réunion et qu’un comité de sélection pour combler le poste sera constitué dans les prochains mois.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 19 juin 2024
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
POUR INFORMATION
6. États financiers du 45 Mann LP
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Calendrier des réunions 2024-2025
Document distribué préalablement à la réunion.
2024.26 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées :
Unanimité (proposée par Doreen Hume, appuyée par Jamie Bell)
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 19 juin 2024 | Approval of the Minutes of the 19 June 2024 Meeting
2024.26a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 19 juin 2024.
5. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination | Report of the Committee on Governance and Nominating
2024.26b Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Graham Mayeda au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de huit mois, du 1er octobre 2024 au 30 juin 2025.
2024.26c Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Marianne Saikaley au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de huit mois, du 1er octobre 2024 au 30 juin 2025.
2024.26d Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Bernard Leduc au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an et huit mois, du 1er octobre 2024 au 30 juin 2026.
2024.26e Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de David Robitaille au Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans et huit mois du 1er octobre 2024 au 30 juin 2027.
2024.26f Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Paul Meloche au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2026.
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
8. États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2024
Michel Houle, vice-recteur associé, ressources financières, Isabelle Bastien, directrice comptabilisé et France Renaud, directrice, stratégie et planification des affaires, se joignent à la réunion.
Members were reminded the consolidated financial statements were audited by KPMG.
The 2023-2024 fiscal year resulted in a surplus of $29.8 million and a surplus of $13.0 million before unrealized investment gains. Despite the restrictive regulatory framework in Ontario governing tuition fees, the University recorded a surplus of $29.8 million for the 2023-2024 fiscal year compared to a consolidated budget of $32.4 million which is an improvement over the deficits of $4.9 and $76.2 million recorded in the two previous years, due mainly to the increase in investment income.
Another reason for the improvement is the increase in net tuition revenue (fees net of scholarships & financial aid) due to the growth in student enrolment and the restructuring of scholarship programs.
Prudent management of resources by the entire university community contributed to this improvement.
The challenge facing the university is that income is growing at a slower rate than expenses, mainly due to the following circumstances:
• Reduction in tuition fees for students with Canadian citizenship or permanent residence of 10% in 2019-2020 compared to 2018-2019, frozen thereafter;
• Stagnant base operating grants;
• Invalidation of Bill 124 on salaries in the public sector;
• Cap on international student permits announced by the federal government;
• Deferred maintenance of aging infrastructure;
• General inflation.
Efforts are focused on three main areas to meet this challenge:
• Optimising teaching and research activities;
• Revision and improvement of support services;
• Generating new income.
Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que le plan de génération de revenus sera présenté au Bureau lors de la réunion du 29 octobre.
Il est également mentionné que la révision effectuée par KPMG s’est très bien passée.
2024.27 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa’s financial results and audited consolidated financial statements for the year ended April 30, 2024.
Unanimous (made by Doreen Hume, seconded by Stéphane Giguère)
Michel Houle, Isabelle Bastien et France Renaud quittent la réunion
9. Nouveau droit administratif pour l’analyse des dossiers demandant une modification de programme d’étude
Sonia Cadieux, registraire, se joint à la réunion.
Il est rappelé que le groupe de travail mis sur pied au printemps 2023 avait recommandé d’ajouter un droit pour les demandes de modification de programme d’études, demandes qui nécessitent une analyse similaire à celle effectuée lors des demandes d’admission.
Les frais de 50$ proposés par le groupe de travail pour chaque demande de modification ou d’ajout de programme n’ont pas pu être soumis pour approbation au printemps car une analyse de faisabilité était nécessaire.
Cette analyse a été effectuée et les frais devraient pouvoir être intégrés au processus dès le prochain cycle de demandes de modification de programme d’études qui débutera le 1er octobre 2024.
Les changements proposés sont conformes au Cadre actuel pour les droits de scolarité et lignes directrices sur les droits accessoires du Ministère et des protocoles établis entre l’Université, la SÉUO et la GSAED.
Il est prévu que ces changements entrent en vigueur au trimestre d’automne 2024 et aucun impact financier matériel sur les revenus de l’Université n’est envisagé.
2024.28 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve un nouveau droit administratif de 50$ pour l’analyse des dossiers demandant une modification de programme d’étude.
Unanimité (proposée par Nathalie Gougeon, appuyée par Joe Geurts)
POUR INFORMATION
10. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• Une cérémonie a été organisée dans le cadre de la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation.
Dans le cadre des efforts continus de réconciliation et de renforcement des liens entre l'Université et les Premières Nations algonquines, le nom en langue algonquine de la Grande Allée, Kichi Mìkan, sera ajouté aux noms français et anglais existant déjà.
Le recteur passe la parole au provost pour une mise à jour sur la rentrée :
• 3600 étudiants sont arrivés en résidence depuis le 15 août et plus de 3000 ont assisté à la soirée de rentrée animée par un DJ.
• Nouvelle victoire de l’équipe de soccer féminine.
Update on enrolments:
The projections as at 28 September 2024 are as follows:
• Increase of 292 Canadian students and decrease of 839 international students compared to last year:
+ 55 English-speaking Canadians
+ 237 French-speaking Canadians
- 442 English-speaking International
- 397 French-speaking International
La population étudiante est répartie comme suit :
• Canadiens : 79.4%
• Internationaux : 20.6%
Anglophones : 68.8%
Francophones : 31.2%
Une mise jour sera présentée lors de la réunion du Bureau du 29 octobre.
Le recteur indique également que :
• Une entente a été conclue entre l’Université d’Ottawa et IRCC pour dispenser d’attestation provinciale les étudiants internationaux qui s’inscriront dans un établissement francophone hors Québec.
• Le rapport sur l’impact média de l’Université montre que uOttawa se classe en troisième position, juste après UBC et l’Université de Toronto.
11. Réponse au MCU sur les résultats du cadre de responsabilité financière des universités
Members were reminded that the Ministry of Colleges and Universities (MCU) has assessed the University’s financial health and requested a response addressing the financial risks identified.
The MCU assessment, based on 2022-23 financial metrics, placed the University in a medium category requiring the submission of a recovery plan indicating corrective actions and including multi-year projections and financial analysis. Status reports are also required every 6 months over a three-year period or until all financial health categories are not in medium or high action bands.
Consultations have been held with key internal stakeholders to gather relevant data and insights for the recovery plan. The submission has been shared with members of the Audit Committee and the Finance and Treasury Committee (Finance Component) for their input.
The recovery plan outlines a three-pronged approach to managing risks going forward, through:
a) Revenue Generation: diversifying revenue streams through targeted recruitment strategies and innovative program offerings, attracting top-tier students globally and increasing financial resilience
b) Academic Activities Optimization: streamlining academic offerings and enhancing operational efficiencies while ensuring their competitiveness and relevance in a rapidly evolving educational landscape
c) Administrative Functions Optimization: advancing Polaris and other measures seeking to reduce overhead, improve administrative efficiency and reinvestments in core academic functions and student support services.
Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que les documents qui seront fournis au MCU doivent davantage refléter le fait que l’Université a besoin de l’appui du gouvernement provincial pour redresser ses finances.
Il est demandé de clarifier les informations fournies au sujet de la situation des étudiants internationaux et du manque à gagner engendré par la décision gouvernementale.
Challenges faced by the University must also be explained more clearly to describe the urgency, it might be useful to emphasize the level of surplus required.
Il est également demandé de mentionner qu’il est parfois mieux de lancer de nouvelles constructions étant donné les coûts de maintenance très élevés de certains bâtiments.
It is confirmed the input provided during the meeting will be used to finalise and submit the response to the MCU.
12. Rapports de comités
a) Comité des finances et de trésorerie
The Chair of the Committee presented an overview of the Finance and Treasury Committee (Finance component) meeting held on 26 September 2024 during which the monthly financial report and the response to the MCU were presented for information.
Members also received for information the financial statements as at 30 April 2024, which were presented to the Board today for approval.
A meeting of the Treasury component of the Committee was also held on 18 September 2024 during which members received various reports for approval and information.
b) Comité de vérification
The Chair of the Committee presented an overview of the Audit Committee meetings held on 19 and 26 September 2024 during which members received, among other things, the financial statements as at 30 April 2024 for recommendation, the financial statements for 45 Mann as of 30 April 2024 for approval and, the response to the MCU, for information.
c) Comité de pension
The Chair of the Committee presented an overview of the Pension Plan Committee meeting held on 13 September 2024 during which members received for discussion the report from the Office of Human Resources, the report on fees and expenses as of 30 June 2024 and, the Chief Investment Officer report.
They also received the CAUBO survey results for information.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
