PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la quatrième réunion ordinaire de l'année 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La réunion a lieu le mercredi 19 juin 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat J. Bell (à partir de 16h20), A. Beraskow, B. Bogie, D. Chemla, P. Cyr, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks (à partir de 16h20), D. Hume, A. Juneau, A. Keller (jusqu’à 19h19), S. Kiff, B. Leduc, P. Murphy, G. Muzychka, M. Saikaley, H. Stern, L. Tedesco, J. Velloso
PERSONNES EXCUSÉES
N. Gougeon, P. Hindo, N. C. Lazar, N, Odjick J. Palumbo, F-E. Racicot, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Sicard
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2. Bienvenue et remerciements
The Chair welcomed Julien Sicard, Vice-President, Advancement, in office since 3 June 2024.
La présidente remercie par ailleurs Nomi Claire Lazar et Gina Wilson, dont les mandats se terminent le 30 juin 2024, pour leur contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
Mesdames Lazar et Wilson n’ont malheureusement pas pu se joindre à la réunion.
La présidente indique également que les nominations de deux nouveaux membres du corps professoral, Graham Mayeda et Rafal Kulik, sont présentées ce jour pour approbation.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 28 mai 2024
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Questions découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
6. Nomination au Comité de placement de la caisse de retraite
Document distribué préalablement à la réunion.
7. Nomination de deux membres du corps enseignant au Bureau des gouverneurs
Document distribué préalablement à la réunion.
8. Nomination d’une membre du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs
Document distribué préalablement à la réunion.
9. Revue annuelle de l’énoncé des politiques et pratiques de placement
Document distribué préalablement à la réunion.
10. Revue des politiques et directives portant sur les investissements
a) EPOP – Portefeuille à long term
Document distribué préalablement à la réunion.
11. Régime de retraite
a) Rapport annuel 2023 sur le régime de retraite
b) Évaluation actuarielle au 1er janvier 2024
Document distribué préalablement à la réunion.
François Dionne et Frédéric Gendron (Mercer) se sont joints à la réunion pour ce point.
POUR INFORMATION
12. Rapport annuel sur la gouvernance des comités de pension et de trésorerie
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité de pension
c) Comité des finances et de trésorerie
Document distribué préalablement à la réunion.
2024.20 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :
Point 4
2024.20a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 28 mai 2024.
(Unanimité)
Point 6
2024.20b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat du professeur Jacob Krich au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de dix-huit mois, du 1er juillet 2024 au 31 décembre 2025.
(Unanimité)
Point 7
2024.20c Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Rafal Kulik au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
2024.20d Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Graham Mayeda au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
Point 8
2024.20e Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Marianne Saikaley au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(Unanimité)
Point 9
2024.20f On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Procedures for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 10
2024.20g On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio.
(Unanimous)
Point 11a
2024.20h On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the 2023 Annual Report for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 11b
2024.20i On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) actuarial valuation update as of January 1, 2024.
(Unanimous)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
13. États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2023
a) Régime de retraite de l’Université d’Ottawa
b) Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)
Michel Houle, vice-recteur associé, ressources financières, se joint à la réunion
Members were informed that both Financial Statements were prepared in accordance with Canadian Accounting Standards for Pension Plans and audited by KPMG.
The financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) are presented using the most recent actuarial valuation performed by Mercer as at 31 December 2023, based on an actuarial projection of a valuation performed as at 1 October 2023.
The Administration Committee reviewed both financial statements at its meeting of 22 May 2024, the Audit Committee also reviewed them at its meeting of 29 May 2024 and both committees recommend their approval.
2024.21 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2023 audited financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
2024.22 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2023 audited financial statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991).
(Unanimous)
Michel Houle quitte la réunion
14. Proposition d’exemption/dispense de droits d’inscription pour les étudiantes et étudiants de la Nation algonquine
Tareyn Johnson, directrice des affaires autochtones, se joint à la réunion.
Members were informed that the proposed tuition fee support (an exemption from payment of University of Ottawa tuition fees) would apply to Algonquin students who are registered members of 1 the 11 federally recognized Algonquin First Nations in Ontario and Quebec and who are enrolled full or part-time in bachelor's, master's, and doctoral programs at the University of Ottawa as of 1 September 2024.
It is contingent upon the Algonquin Anishinabeg Nation Tribal Council and Algonquins of Pikwakanagan First Nation committing to provide funding, as of 1 September 2024, to eligible students to cover their University of Ottawa ancillary, administrative, incidental fees and other fees incurred by the eligible students during their program of study.
The proposal is the result of a collaboration and consultation between the University’s Office of Indigenous Affairs, the Registrar's Office and in consultation with education directors at Pikwakanagan and Kitigan Zibi.
It fulfills the University of Ottawa commitment to truth and reconciliation and affirm its relationship with the Algonquin peoples.
It must be noted that, based on self-identification, there are currently fewer than 20 Algonquin students with federal status at the undergraduate level and 5 more in graduate programs at uOttawa.
The initiative would be in effect for an initial period of 5 years, renewable.
A discussion followed during which it was confirmed that the Bands appreciate the University support.
It was also confirmed that the tuition fee support is meant to make the access to university easier for the Algonquin students concerned and that the 5-year period cap is not a limitation but a way to improve the support after an initial period of time.
2024.23 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves that the University of Ottawa provides tuition fee support (an exemption from payment of University of Ottawa tuition fees) for Algonquin students who are registered members of 1 of the 11 federally recognized Algonquin First Nations in Ontario and Quebec, and who are enrolled full or part-time in bachelor's, master's, and doctoral programs as of September 1, 2024.
This approval is contingent upon the signing of letters of understanding that formalize the commitments and obligations of both the University of Ottawa and the Algonquin Anishinabeg Nation Tribal Council, as well as the Algonquins of Pikwakanagan First Nation.
(Unanimous)
POUR INFORMATION
15. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
• La collation des grades qui s’est déroulée au Centre Shaw du 6 au 9 juin 2024 s’est globalement bien déroulée malgré certaines manifestations étudiantes liées au conflit israélo-palestinien.
Le recteur passe la parole au provost pour une mise à jour sur les inscriptions :
Au 4 juin 2024 on note les acceptations suivantes par rapport à l’année précédente :
- Canadiens anglophones : - 163 acceptations (-108 pour les projections au 19 janvier 2024)
- Canadiens francophones : - 99 acceptations (- 55 pour les projections au 19 janvier 2024)
- Internationaux anglophones : - 314 acceptations (- 378 pour les projections au 19 janvier 2024)
- Internationaux francophones : - 19 acceptations (- 213 pour les projections au 19 janvier 2024)
• Étudiants canadiens et internationaux premier cycle :
- Augmentation de 3.3% pour les étudiants en provenance des écoles secondaires canadiennes
- Augmentation de 11% pour les inscriptions des étudiants francophones et 16% pour les étudiants venant des programmes d’immersion francophone
- Perte de 4% au niveau des inscriptions des étudiants anglophones
- Augmentation de 8% pour les inscriptions d’étudiants d’Ottawa et sa région mais baisse de 9% pour les étudiants en provenance de Toronto et sa région.
• Étudiants canadiens et internationaux cycle supérieurs :
- Maîtrise étudiants canadiens : 1818 acceptations par rapport à 1720 en 2023
- Maîtrise étudiants internationaux : 1760 acceptations – Même nombre qu’en 2023
- PhD étudiants canadiens : 147 acceptations par rapport à un total final de 159 en 2023
- PhD étudiants internationaux : 174 acceptations par rapport à un total final de 187 en 2023
Il est prévu de maintenir le même nombre d'étudiants internationaux qu'en 2023 et d’ajouter au moins 150 étudiants canadiens à la maîtrise.
Le nombre de canadiens au doctorat devrait par ailleurs compenser la baisse de doctorants internationaux.
Il est également indiqué que des moyens additionnels seront développés pour renforcer les inscriptions en premier choix pour les étudiants canadiens.
Le recteur indique également que :
• La réponse de l’Université au Ministère des Collèges et Universités sur les résultats du cadre de responsabilité financière des universités sera présentée au Bureau lors de la réunion de septembre 2024.
Il est précisé que la demande du Ministère n’est pas inattendue et que l’Université a déjà travaillé sur un plan d’action.
• L’Université obtiendra un financement provincial de 8 millions en 2024-2025, de 13,7 millions l’année suivante et de 19,4 millions en 2026-2027.
Il est confirmé que l’Université n’obtiendra pas de financement provenant de l’enveloppe provinciale destinée à soutenir les universités en difficulté.
• Université de Sudbury : lancement de 23 programmes élaborés en collaboration avec l’Université d’Ottawa à partir de septembre 2025.
• Campement uOttawa : les négociations sont pour l’instant à l’arrêt.
16. Rapport de progrès : progression de l’autochtonisation et de la décolonisation
Les membres reçoivent le rapport de progrès qui fournit un compte rendu sur la mise en œuvre du Plan d’action autochtone de l’Université d’Ottawa et de ses quatre cerceaux :
1. Établissement : amélioration des politiques, des procédures, des services et de l’établissement
2. Facultés, départements et programmes : développement des programmes d’études et de la recherche autochtone
3. Espace physique : Apport esthétique, inclusion, amélioration
4. Communauté autochtone : participation interne et externe
Les principaux éléments issus de la tournée de consultation menée auprès des facultés et des services au printemps 2022 et à l’automne 2023 visant à identifier d'autres facteurs pouvant accélérer l’autochtonisation et la décolonisation de l’Université d’Ottawa sont également inclus dans le rapport.
A discussion followed during which it was mentioned that it was difficult to retain Indigenous professors because of the French language requirement in effect at the University of Ottawa.
Several members suggested that an information session on Indigenous governance would be useful in order to gain a better understanding.
Tareyn Johnson quitte la réunion.
17. Rapport annuel de progrès : santé mentale et mieux-être
Jean-Yves Hinse, vice-recteur associé, ressources humaines et Rachelle Clark, Directrice principale, Santé, mieux-être et soutien étudiant, se joignent à la réunion.
Les membres reçoivent le rapport annuel de progrès qui fait état de l’avancée des activités favorisant les principes et objectifs du Cadre stratégique pour la santé mentale et le mieux-être mis en place en juin 2023.
A discussion followed during which it was explained that more than half of the students who need support have mental health challenges and that one out of five requires academic accommodation.
It was noted that the services provided by the Student Health and Wellness Centre were of excellent quality however the waiting period was extremely long. In order to address this, the mental health support care would be enhanced by the addition of medical professionals.
Jean-Yves Hinse et Rachelle Clark quittent la réunion.
18. Mise à jour sur WorkDay
Nisrin El-Amraoui, directrice RH-FIN Applications et Soutien, se joint à la réunion
Les membres reçoivent une mise à jour sur le programme de modernisation des services administratifs Workday qui remplace les systèmes financiers et de ressources humaines de l’Université d’Ottawa depuis le 1er mai 2023.
L’adoption de Workday par la communauté s’est largement améliorée et les phases de stabilisation et de soutien se poursuivront tout au long de la prochaine année fiscale, avec l’aide des nombreux groupes de travail qui révisent les différents processus administratifs.
Les plans d’action établis pour gérer les problèmes rencontrés lors de la transition ont conduit à une meilleure appropriation de la solution par le personnel.
Une discussion s’engage durant laquelle il est suggéré de mener un audit sur certains processus pour s’assurer que l’ensemble des opérations a été bien programmé.
Nisrin El-Amraoui quitte la réunion
19. Rapport annuel des comités
a) Comité de placement de la caisse de retraite
b) Comité des finances et de trésorerie
c) Comité de pension
Les rapports ont été soumis préalablement à la réunion.
Aucune présentation n’est demandée par les membres qui n’ont aucune question.
20. Rapport de comité
a) Comité de vérification
The Chair of the Committee presented an overview of the decisions taken and items discussed at the Audit Committee meeting held on May 29, 2024. She indicated that due to a conflict of interest related to the External Auditor's Request for Proposals, she recused herself for that discussion. Anna Keller, committee member, chaired that portion of the meeting.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
