1. Interprétation
Aux fins de la présente procédure, le terme « vice-recteur associé » comprend un vice-provost ou un autre cadre de rang équivalant à celui d’un vice-recteur associé, quelle que soit sa désignation, qui relève directement d’un vice-recteur. Le vice-recteur de qui relève le cadre (le « vice-recteur concerné ») détermine si le rang de celui-ci est équivalent à celui d’un vice-recteur associé.
2. Pouvoir de nomination
Un vice-recteur associé est nommé par le Comité d’administration sur recommandation du vice-recteur concerné.
3. Procédure de renouvellement du mandat
3.1 Application
Cet article s’applique seulement lorsqu’un vice-recteur associé est nommé pour un mandat d’une durée déterminée.
3.2 Consultation en prévision de la fin d’un mandat
Au moins six mois avant l’expiration du mandat d’un vice-recteur associé, le vice-recteur concerné voit avec la personne titulaire s’il y a lieu de renouveler son mandat.
3.3 Renouvellement pour un deuxième mandat
3.3.1 Recommandation de renouvellement pour un deuxième mandat
Si la personne titulaire souhaite renouveler son mandat (deuxième nomination), le vice-recteur concerné peut recommander le renouvellement du ou de la titulaire au Comité d’administration.
3.3.2 Décision concernant le renouvellement pour un deuxième mandat
Si le vice-recteur concerné recommande le renouvellement du mandat (deuxième nomination) de la personne titulaire, il appartient au Comité d’administration de décider a) de renouveler le mandat du ou de la titulaire; b) de ne pas renouveler le mandat; ou c) de considérer cette candidature dans le cadre de la procédure de nomination normale (voir article 4 ci-dessous). Si le Comité d’administration choisit de renouveler le mandat, le vice-recteur concerné prend les mesures nécessaires pour informer la personne titulaire et la communauté universitaire du renouvellement.
3.4 Engagement de la procédure de nomination normale
Le vice-recteur concerné doit suivre la procédure de nomination normale (voir article 4 ci-dessous) dans les circonstances suivantes :
(a) la personne titulaire ne souhaite pas renouveler son mandat;
(b) la personne titulaire souhaite renouveler son mandat pour un troisième mandat ou plus;
(c) le vice-recteur concerné ne recommande pas, en vertu du paragraphe 3.3.1 ci-dessus, que le mandat de la personne titulaire soit renouvelé pour un deuxième mandat par le Comité d’administration;
(d) le Comité d’administration refuse, en vertu du paragraphe 3.3.2 ci-dessus, de renouveler le mandat de la personne titulaire pour un deuxième mandat; ou
(e)le Comité d’administration exige, en vertu du paragraphe 3.3.2 ci-dessus, que la candidature de la personne titulaire soit considérée pour un deuxième mandat dans le cadre de la procédure de nomination normale.
4. Procédure de nomination normale
4.1 Application
En plus des circonstances mentionnées au paragraphe 3.4 ci-dessus, la procédure présentée dans cet article s’applique dans le cas où un poste de vice-recteur associé serait vacant ou s’il allait le devenir d’ici peu.
4.2 Comité de sélection
4.2.1 Création et rôle
Dans le but d’aider le vice-recteur concerné à recommander au Comité d’administration la candidature la plus appropriée pour occuper les fonctions de vice-recteur associé, le vice-recteur concerné doit créer un comité de sélection (« comité »).
4.2.2 Composition
Le comité comprend au moins trois membres, notamment :
- le vice-recteur concerné, en tant que président du comité; et
- au moins deux autres membres nommés par le vice-recteur concerné.
4.2.3 Retrait de membre(s) du comité
Le comité ne cesse pas ses activités en raison du retrait d’un ou de plus d’un de ses membres, à moins que le comité soit réduit à moins de la moitié de sa taille originale. Dans le cas du retrait d’un membre, le vice-recteur concerné peut décider de le remplacer, en tenant compte du nombre de membres qui restent et de l’état d’avancement des travaux.
4.2.4 Quorum
Il y a quorum lorsque la majorité des membres sont présents.
4.2.5 Réunions
Le comité se réunit sur convocation du vice-recteur concerné. Les réunions du comité se font à huis clos, et les pourparlers du comité doivent demeurer strictement confidentiels.
4.3 Sélection des candidats potentiels
Le président du comité de sélection sollicite des propositions de candidats potentiels pour le poste de vice-recteur associé, par voie d’annonces internes et externes, d’appels de mise en candidature ou de demandes d’emploi, selon ce qu’il estime approprié.
Le président du comité de sélection peut aussi utiliser tout moyen qu’il estime approprié, notamment de faire appel à des spécialistes externes, pour aider le comité à trouver des candidats potentiels.
Le président du comité vérifie, à l’aide de moyens qu’il estime appropriés, si les personnes proposées qui répondent aux critères du poste acceptent de poser leur candidature.
4.4 Courte liste et entrevues
Une fois la recherche de candidatures terminée, le comité, par les moyens qu’il juge appropriés, analyse la liste des candidats et, à partir de celle-ci, dresse une courte liste de personnes candidates qui seront invitées à une entrevue.
4.5 Recommandation du comité
Après avoir interviewé les candidats dont le nom figure sur la courte liste, le comité recommande un ou des candidats au vice-recteur concerné, ou détermine qu’il n’est pas en mesure de faire une recommandation. Si le comité recommande un ou des candidats, le mandat du comité est réalisé et ses travaux prennent fin. Si le comité n’est pas en mesure de faire une recommandation, le vice-recteur concerné doit décider, en consultation avec le comité, soit de reprendre la recherche de candidatures ou de mettre fin au mandat du comité. Dans ce dernier cas, la procédure visant une nomination intérimaire s’applique (voir article 5 ci-dessous).
4.6 Consultation sur le ou les candidats recommandés
Le vice-recteur concerné peut consulter, dans la plus stricte confidentialité, tout membre de la communauté universitaire, selon son jugement, au sujet du ou des candidats recommandés par le comité.
S’il s’agit d’un poste de vice-recteur associé relevant du vice-recteur à la recherche ou du vice-recteur aux études, le vice-recteur associé invite chaque membre du Comité exécutif du Sénat à soumettre des commentaires par écrit au sujet de la ou des candidatures recommandées par le comité, et ce, dans la plus stricte confidentialité.
Si un comité recommande plus d’une candidature, le vice-recteur concerné peut procéder à d’autres entrevues ou recherches sur les aptitudes des candidats recommandés, selon ce qu’il estime approprié dans les circonstances.
4.7 Rapport et recommandation du vice-recteur au Comité d’administration
Si le comité recommande une ou des candidatures en vertu de l’article 4.5, et une fois les références vérifiées, le vice-recteur concerné soumet en toute confidentialité les recommandations du comité, et le résultat de ses consultations ou d’autres recherches au Comité d’administration, en vertu du paragraphe 4.6 ci-dessus. Le vice-recteur concerné présente aussi sa propre recommandation au Comité d’administration.
4.8. Nomination par le Comité d’administration
Il appartient au Comité d’administration de procéder à la nomination recommandée par le vice-recteur concerné, le cas échéant. Si le Comité d’administration accepte cette nomination, le vice-recteur concerné prend les dispositions nécessaires pour en informer toutes les personnes candidates ainsi que la communauté universitaire. Si le Comité d’administration n’accepte pas cette nomination, la procédure visant une nomination intérimaire s’applique (voir article 5 ci-dessous).
5.Procédure de nomination intérimaire
5.1 Application
La procédure énoncée dans cet article s’applique dans les circonstances suivantes :
- le comité de sélection détermine qu’il n’est pas en mesure de recommander une candidature, et le vice-recteur concerné met fin au mandat du comité, en vertu du paragraphe 4.5 ci-dessus;
- le vice-recteur concerné ne recommande la nomination d’aucune candidature recommandée par le comité de sélection, en vertu du paragraphe 4.7 ci-dessus;
- Le Comité d’administration refuse la nomination recommandée par le vice-recteur concerné, en vertu du paragraphe 4.7 ci-dessus;
- une procédure de nomination normale a été amorcée, en vertu de l’article 4 ci-dessus, mais, selon le jugement du vice-recteur concerné, elle risque de ne pas se terminer avant que le poste en question se libère, et il est nécessaire de faire une nomination intérimaire pour pourvoir le poste en attendant qu’elle se termine; ou
- le poste de vice-recteur associé devient vacant en raison d’incapacité, de démission ou de toute autre circonstance et, selon le jugement du vice-recteur concerné, il est nécessaire de pourvoir le poste par intérim en attendant le retour du ou de la titulaire ou la nomination d’un nouveau vice-recteur associé aux termes de la procédure de nomination normale énoncée dans l’article 4 ci-dessus.
5.2 Choix d’une candidature intérimaire du vice-recteur
Le vice-recteur concerné, par les moyens qu’il juge appropriés, choisit une personne candidate qui, selon lui, satisfait les besoins du poste à pourvoir et qui est disposée à occuper les fonctions par intérim.
5.3 Consultation sur la candidature intérimaire
Le vice-recteur concerné peut aussi consulter, dans la plus stricte confidentialité, tout membre de la communauté universitaire, selon ce qu’il estime approprié relativement à la candidature intérimaire proposée.
5.4 Rapport et recommandation du vice-recteur au Comité d’administration
Le vice-recteur concerné fait rapport, en toute confidentialité, des résultats des consultations et émet sa recommandation au Comité d’administration concernant la nomination intérimaire, y compris la durée de celle-ci.
5.5 Nomination intérimaire
Il appartient au Comité d’administration de procéder ou non à la nomination intérimaire recommandée par le vice-recteur concerné et, le cas échéant, de déterminer sa durée. Si le Comité d’administration accepte la nomination intérimaire du vice-recteur concerné, ce dernier prend les mesures nécessaires pour en informer la personne candidate et la communauté universitaire. Si le Comité d’administration refuse de procéder à la nomination intérimaire recommandée par le vice-recteur concerné, la procédure énoncée dans cet article doit être reprise.
6. Confidentialité
Les délibérations du Comité de sélection doivent demeurer strictement confidentielles. Tous les documents, quelle qu’en soit la forme produite, reçue ou utilisée, découlant des délibérations et consultations du comité, des consultations du vice-recteur auprès de membres de la communauté universitaire ou des rapports du vice-recteur au Comité d’administration doivent demeurer strictement confidentiels et être conservés conformément à la politique de conservation des documents et aux règlements applicables de l’Université. Toute information non documentaire produite, reçue ou utilisée dans le cadre des délibérations et des consultations du comité de sélection, ou des consultations du vice-recteur auprès de membres de la communauté universitaire ou des rapports du vice-recteur au Comité d’administration doit aussi demeurer strictement confidentielles.
Il est entendu que les dispositions relatives à la confidentialité s’appliquent aux procédures de renouvellement, de nomination normale et de nomination intérimaire énoncées dans les articles 3 à 5 ci-dessus.
7. Exceptions et modifications
Les exceptions et les modifications apportées à la présente procédure doivent être approuvées par le Comité d’administration.
Approuvé par le Comité d’administration le 22 novembre 2017.