A-7.1. Conservation et destruction des dossiers
(Approuvé au Sénat le 28 février 2017)
Le dossier de la faculté est considéré comme le dossier étudiant officiel. Les documents contenus dans ce dossier sont conservés par la faculté aussi longtemps que la personne est inscrite à la faculté.
À la fin de sept (7) trimestres consécutifs suivant le départ de la personne (en raison de l’obtention de son diplôme ou de son retrait des études), les documents contenus dans son dossier et les transactions qui y sont enregistrées sont détruits, à moins qu’elle soit inscrite à un autre programme de la même faculté ou qu’elle ait fourni des raisons valables justifiant la conservation de son dossier.
Dans le cas des étudiantes et étudiants libres (ne postulant aucun diplôme), l’Université conserve uniquement les formulaires signés touchant l’inscription pendant une période de deux ans.
Conformément au règlement administratif 14a en matière d’affaires scolaires, l’information contenue dans le système d’information scolaire est conservée de manière permanente.
A-7.2. Destruction des examens et des travaux
(Approuvé par le Sénat le 5 mai 2014 pour mise en vigueur immédiate)
Tous les examens et travaux non réclamés sont conservés par l’Université au moins un an après la date où la note finale devient officielle, à moins que l’étudiante ou l’étudiant concerné consente à ce qu’ils soient supprimés avant.