Méthode 18-11

Congés de maladie du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué

Service responsable:
Ressources humaines

Date et instance d'approbation:
13 mars 2013
Vice-rectrice aux finances et à l'administration

OBJET
1. La présente méthode est établie en vertu du Règlement 9 – Congés du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué (le Règlement 9). Elle a pour but de définir les moyens utilisés par les Ressources humaines pour déterminer et administrer les congés de maladie du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué pour les postes de catégorie Confidentielle ou Gestion (au sens du paragraphe 2.1 du Règlement 9).
DÉFINITIONS
1. Les définitions ci-dessous s’appliquent à la présente méthode, laquelle peut aussi contenir des termes définis dans le Règlement 9.
  
  Billet médical : Document indiquant le nom de la ou du membre du personnel, la date de consultation, les dates d’absence ainsi que le nom, le numéro d’enregistrement et la signature de la ou du prestataire de soins de santé.
  
  Certificat médical : Formulaire de l’Université que l’on peut obtenir auprès du secteur Santé et mieux-être (Ressources humaines) et que la ou le prestataire de soins de santé doit remplir et signer.
  
  Congé d’invalidité de longue durée : Congé accordé à la suite d’une période de congé de maladie de cent dix-neuf (119) jours consécutifs, sous réserve que le fournisseur d’assurance invalidité de longue durée de l’Université approuve la demande de prestations.
  
  Période de congé de maladie : Absence du travail attribuable à une maladie, une blessure ou une urgence médicale, d’une durée de quelques heures à cent dix-neuf (119) jours civils au maximum, qui a été approuvée par le secteur Santé et mieux-être.
  
  Prestataire de soins de santé : Membre d’une profession de la santé réglementée aux termes de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées de l’Ontario.
PORTÉE ET APPLICATION
1. La présente méthode s’applique aux membres du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué qui occupent un poste de catégorie Confidentielle ou Gestion, travaillent depuis au moins deux (2) semaines à l’Université d’Ottawa et ont besoin d’une période de congé de maladie en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une urgence médicale personnelle. Cette méthode ne concerne pas les congés d’invalidité de longue durée.
2. La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 9 – Congés du personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué.
RÔLES

Superviseure ou superviseur : Aider à l’administration des demandes de congé de maladie et veiller au respect du Règlement 9 et de la présente méthode. Faciliter le retour au travail des membres du personnel de même que la mise en place de mesures d’adaptation.

Ressources humaines : Voir au respect du Règlement 9 et de la présente méthode ainsi qu’à l’uniformité de leur application.

Secteur Santé et mieux-être : Administrer les périodes de congé de maladie et gérer les mesures d’adaptation ainsi que les modalités de retour au travail.
CONGÉ DE MALADIE
1. RÉMUNÉRATION
  1. Les membres du personnel qui doivent s’absenter du travail en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une urgence médicale personnelle pourraient avoir droit à une période de congé de maladie payé, à condition de remplir les conditions prévues par la présente méthode. Les conditions de renouvellement des périodes de congé de maladie sont énoncées à la section dix (10) du présent document.
  2. Les membres du personnel qui sont en période de congé de maladie reçoivent la totalité de leur salaire de base pendant la période de congé approuvée, qui commence à la date à laquelle la maladie ou la blessure est survenue.
    1. Le salaire de base est versé jusqu’à la fin de cette période ou jusqu’à la date précisée dans le préavis prévu par la loi, si la ou le membre du personnel est licencié, selon la première éventualité. En cas de retour au travail progressif, ces journées sont prises en compte dans le calcul de la période maximale de congé de maladie.
    2. Les montants suivants sont déduits du salaire de base versé pendant la période de congé de maladie :
      1. le montant des indemnités versées par la commission ou l’instance responsable de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail;
      2. le montant des prestations analogues versées en vertu d’un régime d’assurance gouvernemental ou privé du fait d’une maladie ou d’un accident.
  3. Les jours de congé de maladie ne peuvent être accumulés ni reportés d’une année civile à l’autre. De plus, comme il ne s’agit pas d’une forme de rémunération, ils ne peuvent être monnayés à la fin de l’année ou à la cessation d’emploi.
2. CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ
  
  Pour être admissibles à une période de congé de maladie, les membres du personnel doivent respecter les conditions suivantes et toutes les autres dispositions de la présente méthode.
  1. Lorsque survient une maladie, une blessure ou une urgence médicale personnelle, les membres du personnel doivent aviser dès que possible leur superviseure immédiate ou superviseur immédiat de la nécessité d’une période de congé de maladie et enregistrer leur absence dans le système de gestion des congés.
  2. Si l’absence dépasse la période prévue de congé de maladie, la ou le membre du personnel doit aviser sa superviseure ou son superviseur de la nouvelle date de retour fixée par sa ou son prestataire de soins de santé.
  3. L’Université peut exiger que la ou le membre du personnel fournisse au secteur Santé et mieux-être une preuve raisonnable, dans les circonstances, qu’elle ou il a droit à une période de congé de maladie.
  4. Pour toute absence de moins de cinq (5) jours ouvrables consécutifs, la superviseure ou le superviseur peut demander un billet médical s’il y a des raisons de douter du bien-fondé de la demande de congé de maladie.
  5. Pour toute période de congé de maladie de cinq (5) à dix (10) jours ouvrables consécutifs, la ou le membre du personnel doit présenter un billet médical au secteur Santé et mieux-être dans les cinq (5) jours ouvrables suivant son retour au travail, sans quoi le congé de maladie lui est refusé. On considère alors qu’il s’agit d’une absence non autorisée, et les jours non travaillés ne sont pas rémunérés.
  6. Si l’absence dépasse dix (10) jours ouvrables consécutifs, la ou le membre du personnel doit présenter un certificat médical au secteur Santé et mieux-être au plus tard vingt (20) jours civils après le début de son absence. Passé ce délai, si la ou le membre du personnel ne lui a remis ni certificat médical ni preuve raisonnable, dans les circonstances, qu’elle ou il a droit à une période de congé de maladie, les journées non travaillées sont considérées comme des jours de congé non payé.
  7. Peu importe la durée de la période de congé de maladie, s’il y a des raisons de douter du bien-fondé de la demande de congé de maladie, la superviseure ou le superviseur peut exiger que la ou le membre du personnel présente un certificat médical au secteur Santé et mieux-être.
  8. Le certificat médical doit concerner l’absence attribuable à la maladie, la blessure ou l’urgence médicale personnelle en question. Si cette absence se prolonge au-delà de la période indiquée sur le certificat médical, la ou le membre du personnel doit obtenir un nouveau certificat médical et le présenter au secteur Santé et mieux-être.
  9. Les membres du personnel dont l’absence se prolonge au-delà de la période maximale de congé de maladie pourraient avoir droit à un congé d’invalidité de longue durée, à condition de respecter les critères d’admissibilité établis par le fournisseur d’assurance invalidité de longue durée de l’Université. Si ce dernier juge que ces conditions ne sont pas remplies, la ou le membre du personnel doit présenter au secteur Santé et mieux-être un nouveau certificat médical signé par sa ou son prestataire de soins de santé dès que possible afin que l’Université puisse déterminer son statut d’emploi.
RESTRICTIONS

Les demandes de congé de maladie visées par la présente méthode peuvent être refusées dans les cas suivants.
1. CONGÉ NON PAYÉ
  1. Les membres du personnel qui se blessent ou tombent malades pendant un congé non payé n’ont pas droit à une période de congé de maladie payé aux termes de la présente méthode.
  2. Les membres du personnel qui se blessent ou tombent malades pendant un congé non payé doivent aviser leur superviseure immédiate ou superviseur immédiat de la date de début de leur absence pour maladie, blessure ou urgence médicale personnelle. La personne doit alors fournir un certificat médical avant la fin de son congé non payé et commencera à recevoir son salaire à compter de la date de retour au travail initialement prévue, et ce, jusqu’à la fin de la période du congé de maladie.
2. VACANCES
  1. Si la ou le membre du personnel se blesse ou tombe malade pendant une période de vacances et doit prolonger son absence au-delà de cette période, la période de congé de maladie commence seulement à la fin de la période de vacances.
  2. Les membres du personnel qui sont hospitalisés en raison d’une maladie ou d’un accident survenu pendant une période de vacances peuvent reporter le reste de leurs vacances. La personne doit alors fournir au secteur Santé et mieux-être la preuve de son hospitalisation, qui détermine son admissibilité à une période de congé de maladie.
3. CESSATION D’EMPLOI
  1. Les membres du personnel qui se blessent ou tombent malades pendant le délai de préavis prévu par la Loi sur les normes d’emploi pourraient avoir droit à une période de congé de maladie jusqu’à la fin du délai de préavis en question.
4. AUTRES CIRCONSTANCES
  1. Les membres du personnel qui subissent une intervention esthétique normalement non couverte par un régime provincial d’assurance maladie pourraient ne pas avoir droit à une période de congé de maladie.
  2. Si une intervention esthétique entraîne des complications nécessitant une période de congé de maladie, les conditions d’admissibilité prévues par la présente méthode s’appliquent.
AUTRES CONDITIONS
1. MESURES D’ADAPTATION ET RETOUR AU TRAVAIL
  1. L’Université offre un programme de travail transitoire à l’intention des membres du personnel qui demandent une modification de leurs tâches ou de leurs heures de travail et qui fournissent au secteur Santé et mieux-être un document rempli par leur prestataire de soins de santé à l’appui de cette demande. Afin de faciliter le retour au travail des membres du personnel aux prises avec des restrictions ou des limitations fonctionnelles, l’Université mettra en place des mesures d’adaptation raisonnables parmi celles prévues par le programme de retour au travail sain et sécuritaire (portail VirtuO | uOttawa.ca).
  2. Les membres du personnel qui demandent une modification de leurs tâches ou de leurs horaires de travail doivent faire connaître leurs besoins et la nature de leurs restrictions ou limitations, fournir un certificat médical à la demande du secteur Santé et mieux-être et prendre part aux discussions avec ce dernier quant aux mesures d’adaptation possibles.
SITUATIONS PARTICULIÈRES NÉCESSITANT UN COMPLÉMENT D’INFORMATION
1. Les superviseures et superviseurs peuvent en tout temps examiner les dossiers d’absentéisme des membres de leur personnel et consulter les Ressources humaines si les absences répétées de la ou du membre du personnel soulèvent des préoccupations quant à sa capacité d’accomplir les fonctions essentielles de son poste. Cependant, aucun renseignement personnel sur la santé de la ou du membre du personnel ne peut être communiqué à la superviseure ou au superviseur.
2. En cas de questionnement concernant un certificat médical, le secteur Santé et mieux-être peut contacter la ou le prestataire de soins de santé, sous réserve du consentement de la ou du membre du personnel, pour lui poser des questions précises au sujet de l’absence ou des besoins d’adaptation.
  1. À la suite des démarches énoncées au paragraphe 8.2, si des questions subsistent concernant la période de congé de maladie ou la demande d’adaptation, la superviseure ou le superviseur peut exiger la tenue d’une évaluation indépendante (p. ex. un examen médical indépendant ou une évaluation des capacités fonctionnelles) afin de déterminer si la ou le membre du personnel a droit à une période de congé de maladie, est apte à reprendre le travail ou a besoin de mesures d’adaptation. La superviseure ou le superviseur doit informer la ou le membre du personnel de la tenue d’une telle évaluation, qui est réalisée aux frais de la faculté ou du service. La personne chargée de l’évaluation indépendante remet son rapport au secteur Santé et mieux-être et, si la ou le membre du personnel y consent, le transmet également à la ou au prestataire de soins de santé.
3. Si le rapport visé à l’alinéa 8.2.1 n’apporte aucune preuve que la ou le membre du personnel a droit à une période de congé payé en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une urgence médicale personnelle, mais que la ou le prestataire de soins de santé soutient qu’un retour au travail est impossible, un congé non payé est accordé. Pendant les cent dix-neuf (119) premiers jours civils d’absence du travail, la ou le membre du personnel doit présenter un certificat médical tous les mois afin que sa superviseure ou son superviseur puisse déterminer son statut d’emploi.
4. Si la ou le membre du personnel s’absente fréquemment sans fournir de raisons valables ni de documents attestant que ces absences sont dues à une maladie, une blessure ou une urgence médicale personnelle, le secteur Santé et mieux-être peut l’aviser qu’il lui faudra présenter des documents justificatifs dans le délai indiqué dans l’avis, sans quoi le recours aux congés de maladie sera considéré comme abusif. La superviseure ou le superviseur sera avisé de la situation et veillera à la redresser, de pair avec la ou le membre du personnel. L’utilisation inappropriée ou abusive des congés de maladie peut donner lieu à des mesures disciplinaires allant jusqu’au licenciement.
RENOUVELLEMENT DE LA PÉRIODE DE CONGÉ DE MALADIE
1. Pour pouvoir demander le renouvellement d’une période de congé de maladie, les membres du personnel doivent :
  1. soit retourner au travail pendant un (1) jour ouvrable complet selon leur horaire normal si la maladie, la blessure ou l’urgence médicale personnelle est attribuable à une cause totalement différente;
  2. soit retourner au travail pendant trente (30) jours civils consécutifs si la maladie, la blessure ou l’urgence médicale personnelle est attribuable à la même cause. Si la ou le membre du personnel prend d’autres types de congé (p. ex. des vacances) pendant cette période de trente (30) jours, celle-ci redémarre.
RENDEZ-VOUS MÉDICAUX ET TRAITEMENTS
1. Afin de réduire le plus possible les répercussions de leur absence sur leur faculté ou service, les membres du personnel doivent tenter de fixer leurs rendez-vous médicaux en dehors des heures de travail ou bien au début ou à la fin de la journée de travail.
2. Un avis raisonnable doit être fourni à la superviseure immédiate ou au superviseur immédiat lorsqu’un rendez-vous médical ou un traitement a été fixé.
3. Le temps pris pendant les heures normales de travail pour se présenter à un rendez-vous médical est comptabilisé et traité comme une période de congé de maladie, à moins que la ou le membre du personnel n’ait obtenu de sa superviseure ou son superviseur l’autorisation de compenser son absence par un nombre d’heures de travail équivalent à celles manquées en raison de l’absence.
CONFIDENTIALITÉ
1. Le secteur Santé et mieux-être recueille, utilise et communique les renseignements personnels généraux et médicaux uniquement en conformité avec la Méthode 20-9 – Traitement des renseignements personnels sur la santé et le Règlement 90.
2. Par souci de confidentialité, les membres du personnel doivent transmettre les billets et certificats médicaux directement au secteur Santé et mieux-être.
3. Les membres du personnel ne sont pas tenus de dévoiler à leur superviseure immédiate ou superviseur immédiat la nature de leur maladie ni le nom de leur prestataire de soins de santé.