Méthode 18-16 - Processus disciplinaire (personnel adminisratif et de soutien régulier non syndiqué)

Service responsable:
Ressources humaines

Date et instance d'approbation:
18 août 2023
Vice-rectrice aux finances et à l'administration

OBJET
1. La présente méthode est établie en vertu du Règlement 2b – Discipline (personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué) (appelé « Règlement 2b » dans la présente méthode). Elle a pour but de définir les moyens utilisés par la superviseure, le superviseur ou le personnel des Ressources humaines (RH) pour appliquer le Règlement 2b.
DÉFINITIONS
1. Les définitions du Règlement 2b s’appliquent à la présente méthode, tout comme les définitions ci-dessous :
  1. Lettre disciplinaire : Lettre de la superviseure ou du superviseur transmise à la ou au membre du personnel pour l’informer de son inconduite, de la mesure disciplinaire imposée en conséquence et des éléments suivants, le cas échéant :
    1. durée et modalités de la mesure disciplinaire;
    2. exigences relatives à l’amélioration du comportement;
    3. mesures correctives supplémentaires attendues de la ou du membre du personnel;
    4. conséquences d’une inconduite subséquente, dont l’imposition de mesures disciplinaires encore plus sévères, comme la suspension ou le congédiement;
    5. la date d’effet du congédiement, si la mesure disciplinaire s’avère être le congédiement justifié.
  2. Mesure disciplinaire : Toute mesure décrite à l’article 6 des présentes imposées à une ou un membre du personnel comme conséquence de son inconduite.
  3. Entrevue d’enquête : Dans le cadre du processus d’enquête, rencontre(s) ou discussions avec la ou le membre du personnel qui fait l’objet d’une allégation d’inconduite, ou avec d’autres personnes, afin d’obtenir de l’information pertinente et d’établir les faits de l’incident présumé. L’entrevue d’enquête portant sur l’allégation d’inconduite est menée par la superviseure, le superviseur ou le personnel des RH, ou encore une tierce partie embauchée par ceux-ci.
  4. Processus d’enquête : Processus de détermination des faits entrepris par la superviseure, le superviseur, le personnel des RH ou une tierce partie pour établir si la ou le membre du personnel est coupable de l’inconduite alléguée.
INTERPRÉTATION
1. La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 2b.
2. L’interprétation de la présente méthode relève de la vice-rectrice associée ou du vice-recteur associé aux ressources humaines ou d’une personne déléguée.
PORTÉE
1. La présente méthode s’applique à toute inconduite alléguée d’une ou d’un membre du personnel administratif ou de soutien régulier non syndiqué.
2. Si un règlement ou une méthode de l’Université s’applique au type d’inconduite alléguée en cause, cette inconduite est traitée en vertu des dispositions pertinentes d’un tel règlement ou d’une telle méthode. En cas de conflit entre la présente méthode et tout règlement ou toute méthode de l’Université s’appliquant au type d’inconduite alléguée en cause, la disposition la plus stricte est retenue. Si aucun règlement ni aucune méthode de l’Université ne s’applique, l’inconduite alléguée est traitée en conformité avec le Règlement 2b et la présente méthode.
PROCESSUS D’ENQUÊTE
1. Le personnel des RH accompagne la superviseure ou le superviseur tout au long du processus d’enquête. Lorsqu’une allégation d’inconduite lui est signalée, la superviseure ou le superviseur doit étudier la question, consulter le personnel des RH et procéder comme suit (à moins que les circonstances n’exigent la nomination d’une tierce enquêteuse ou d’un tiers enquêteur interne ou externe, comme le prévoit le paragraphe 5.1 du Règlement 2b :
  1. passer en revue l’allégation et, si nécessaire, demander des précisions à la personne qui a porté cette allégation à son attention;
  2. mener des entrevues d’enquête, soit envoyer un avis écrit de la date, de l’heure, de l’endroit et de l’objectif de la rencontre à la ou au membre du personnel faisant l’objet de l’allégation d’inconduite, ainsi qu’à toute personne susceptible de détenir de l’information pertinente;
  3. veiller à ce que, durant le processus d’enquête, la ou le membre du personnel faisant l’objet de l’allégation d’inconduite ait pu prendre connaissance des allégations d’inconduite formulées à son endroit, être entendu et réagir à ces allégations.
2. Les membres du personnel et les autres personnes investies dans le processus d’enquête doivent coopérer totalement et sans tarder. Il peut s’agir de fournir une déclaration écrite ou le nom de témoins d’intérêt, de divulguer des documents pertinents et de participer à une entrevue d’enquête.
3. En consultation avec le personnel des RH, la superviseure ou le superviseur peut décider de suspendre une ou un membre du personnel avec plein salaire pour la durée du processus d’enquête, conformément au paragraphe 5.2 du Règlement 2b. La superviseure, le superviseur ou le personnel des RH lui envoie alors un avis écrit de la suspension en attendant les conclusions du processus.
4. La superviseure ou le superviseur annonce par écrit les conclusions de l’enquête à la ou au membre du personnel.
MESURES DISCIPLINAIRES
1. Chacun des éléments suivants constitue une mesure disciplinaire prévue par la présente méthode. Avant d’imposer l’une ou l’autre à une ou un membre du personnel, la superviseure ou le superviseur doit consulter le personnel des RH.
  1. Avertissement verbal : Lorsqu’aucune discipline progressive préalable n’est en cause, la superviseure ou le superviseur peut traiter les incidents mineurs d’inconduite par un avertissement verbal. Elle ou il décrit l’inconduite signalée à la ou au membre du personnel et lui communique les exigences relatives à l’amélioration de son comportement. Il est préférable de consigner les détails de l’avertissement verbal dans le dossier de la ou du membre personnel, conservé par le personnel des RH.
  2. Avertissement écrit : En cas d’inconduite grave ou de récidive après quelques avertissements, la superviseure ou le superviseur peut décider de donner un avertissement écrit.
  3. Suspension : En cas d’inconduite grave ou de récidive après quelques avertissements, la superviseure ou le superviseur peut décider d’imposer une suspension avec ou sans salaire d’une durée adaptée aux circonstances. Au terme de la suspension, la ou le membre du personnel réintègre ses fonctions.
  4. Congédiement justifié : Il s’agit de la dernière étape du processus de discipline progressive. La superviseure ou le superviseur peut opter pour le congédiement justifié si :
    1. la ou le membre du personnel a récidivé malgré les mesures de discipline progressive et la remise d’un avertissement écrit;
    2. la ou le membre du personnel s’est rendu coupable d’une inconduite grave incompatible avec le maintien de son emploi à l’Université.
  5. Autre mesure : Selon le cas et après consultation avec le personnel des RH, la superviseure ou le superviseur peut imposer d’autres sanctions en réaction à l’inconduite (de façon isolée ou en plus d’une mesure disciplinaire), notamment la formation, la rétrogradation, le transfert dans une autre faculté, un autre service ou une autre unité de l’Université, ou la perte de rémunération ou d’indemnité.
LETTRE DISCIPLINAIRE
1. Si, après consultation avec le personnel des RH, la superviseure ou le superviseur établit la nécessité d’une mesure disciplinaire, elle ou il doit rencontrer la ou le membre du personnel et lui remettre une lettre disciplinaire.
2. Sans égard au paragraphe 7.1 de la présente méthode, si la mesure disciplinaire prend la forme d’un avertissement verbal, la superviseure ou le superviseur n’a pas à remettre de lettre disciplinaire à la ou au membre du personnel.
3. Si la mesure disciplinaire prend la forme d’une suspension ou d’un congédiement justifié, le personnel des RH doit lire la lettre disciplinaire avant sa remise en mains propres à la ou au membre du personnel.
4. Une copie de la lettre doit être versée au dossier de la ou du membre du personnel, qui est tenu par le personnel des RH.