Méthode 20-10

1. But
   1. La présente méthode vise à orienter la réalisation de projets de numérisation ou l’établissement d’une norme de numérisation dans un service, une faculté ou une unité de recherche, ainsi qu’à garantir que les documents numérisés sont dignes de confiance, fiables et reconnus comme des copies authentiques par la communauté universitaire ou comme un moyen de protéger des ressources informationnelles essentielles.
2. Portée
   1. La présente méthode s’applique à toutes les ressources informationnelles de l’Université, sans égard au support, créées ou rassemblées dans le cadre des activités de l’Université, qui satisfont aux critères énoncés au paragraphe 2.2. La présente méthode ne s’applique pas aux ressources informationnelles créées en format numérique.

   2. Les ressources informationnelles se prêtent à la numérisation si :

      • Elles sont souvent utilisées dans le cadre des activités courantes ou pour la prise de décisions au quotidien;
      • Elles sont essentielles à la prestation des services;
      • Elles sont nécessaires pour traiter des fichiers dans un flux de travail;
      • De multiples personnes doivent y avoir accès;
      • Les personnes qui en ont besoin sont géographiquement dispersées;
      • Les personnes qui en ont besoin doivent pouvoir y accéder sur-le-champ;
      • Le format original rend l’accès à celles-ci difficile (ex. : une grande carte);
      • Elles sont fragiles. La numérisation donnera accès à une copie, ce qui permettra de protéger l’original et d’éviter les dommages que pourrait occasionner la manipulation.

      Les ressources informationnelles suivantes, entre autres, NE se prêtent PAS à la numérisation :

      • Les brouillons et les versions préliminaires;
      • Les copies imprimées de ressources informationnelles créées en format numérique;
      • Les éléments qui ont une valeur intrinsèque ou ont été désignés comme archives qui doivent être transférées au Service de la gestion de l’information et des archives (SGIA) dans leur format original. Il faut toujours vérifier auprès du SGIA si une ressource informationnelle possède une valeur intrinsèque avant d’entreprendre la numérisation.
3. Cadre de conformité

   1. L’utilisation de la présente méthode garantit que les activités de numérisation seront conformes à la réglementation et aux normes suivantes :

      Loi sur la preuve, L.R.O. 1990, chap. E.23

      Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires, CAN/CGSB-72.34-2017

      Loi sur le droit d’auteur, L.R.C., 1985, ch. C-42

      Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31

   2. L’utilisation de la présente méthode fait en sorte que les activités de numérisation seront conformes aux règlements et méthodes connexes de l’Université d’Ottawa suivants :

      Règlement 23 – Gestion de l’information

      Méthode 20-4 – Disposition de l’information

      Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels

      Règlement 117 – Classification et manutention de l’information

      Règlement 119 – Accessibilité

   3. Si la numérisation est effectuée par une entreprise de l’extérieur, l’opération doit être faite conformément à l’ensemble des règlements, méthodes et normes abordés dans le présent document. Cette exigence doit être inscrite explicitement dans tout contrat ou tout accord conclu avec une tierce partie chargée d’effectuer la numérisation.
4. Responsabilités
   1. Facultés, départements, services et unités de recherche : appliquer la méthode régissant la numérisation, consulter le SGIA au sujet de la numérisation et de la préservation de ressources informationnelles dont le format est particulier (ex. : volumes reliés, documents surdimensionnés, cartes, dessins), ou qui ont une valeur archivistique ou présentent un intérêt particulier. Vérifier les périodes de conservation des[L1]  que les normes relatives aux formats de sortie, à l’Annexe C.
   2. Service de la gestion de l’information et des archives (SGIA) : élaborer et tenir à jour les méthodes, offrir des conseils et de l’encadrement aux unités qui entreprennent des projets de numérisation, approuver la destruction de ressources informationnelles originales, donner des conseils sur la préservation des ressources informationnelles qui pourraient avoir une valeur historique.

5. Marche à suivre

   Le processus de numérisation comprend les étapes décrites ci-après. Il est à noter que le flux de travail peut varier selon la nature et l’ampleur du projet.

   Étape 1	Étape 2	Étape 3	Étape 4	Étape 5	Étape 6
   Préparation du matériel original	Classification de l’information	Préparation du journal de numérisation	Numérisation	Vérification quantitative et qualitative	Disposition et gestion continue

   1. Étape 1 : Préparation du matériel original

      Préparer avec soin la ressource informationnelle afin de réduire le risque de détérioration et de production d’une numérisation de mauvaise qualité. Préparer le matériel en dépliant les feuilles, en disposant les pages dans le bon ordre, en retirant la reliure, les doubles, les agrafes, les trombones et les notes (papillons adhésifs, messages, etc.), et en vérifiant notamment si la ressource informationnelle présente des formats inhabituels ou du surlignage. Inclure les notes dans la numérisation si elles contiennent de l’information.

   2. Étape 2 : Classification de l’information
      1. Veiller à désigner et à organiser le matériel conformément au calendrier de classification et de conservation[L2] ..
      2. Déterminer l’ordre selon lequel la numérisation sera faite (ex. : alphabétique, chronologique, par code de classe, feuilles surdimensionnées ou notes d’abord, etc.), et préparer l’emplacement final (selon les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information de l’Université) où seront sauvegardées les copies en créant une structure de fichier selon le calendrier de classification et de conservation[LP3] .
   3. Étape 3 : Préparation du journal de numérisation
      1. Un journal de numérisation renfermant tous les renseignements nécessaires doit être créé et tenu à jour pour chaque projet de numérisation. Il doit faire état des choix faits par rapport à l’information pour le projet de numérisation en cours.
      2. Les journaux de numérisation doivent être mis à jour tout au long du processus, ce qui permet de suivre la progression de la numérisation et de tenir un registre du personnel technique l’effectuant. Les journaux doivent être suffisamment détaillés pour prouver l’authenticité et la fiabilité de la ressource informationnelle numérisée. Un modèle de journal de numérisation est présenté à l’annexe A (il comporte l’information essentielle à tout projet de numérisation).
      3. Tous les renseignements figurant dans le modèle doivent faire l’objet d’un suivi, mais le       journal de numérisation peut en contenir d’autres :
         • Exigences et méthode de préparation de la ressource informationnelle, formats de sortie, spécifications techniques, tolérance d’erreur, etc. Voir l’annexe C pour connaître les normes relatives au format; 
         • Pour la numérisation effectuée en sous-traitance, conserver tous les documents relatifs au prestataire de service, y compris les contrats, les ententes, les rapports d’étape, les volumes et les frais mensuels, les factures et les rapports d’erreurs; 
         • La chaîne de responsabilité, répertoriant le traitement de la ressource informationnelle et des copies numérisées; 
         • Toutes les tâches de renumérisation effectuées lorsque des erreurs sont décelées au cours des vérifications qualitative et quantitative.

   4. Étape 4 : Numérisation

      Numériser les ressources informationnelles (il est possible d’utiliser des photocopieurs ou appareils WorkCentre de Xerox), et s’assurer que les copies sont créées dans le format approprié en ayant recours à la reconnaissance optique des caractères (ROC) (voir l’annexe D : Définitions) lorsque la ressource informationnelle contient du texte. Les photocopieurs ou appareils WorkCentre de Xerox peuvent appliquer la ROC grâce à la fonction de « texte interrogeable », mais cela ne permet pas la détection de plusieurs langues à la fois. Si la ressource informationnelle est bilingue, il faut appliquer la ROC à la copie numérisée à l’aide d’un autre logiciel comme Adobe Pro. Voir l’annexe B pour connaître les normes relatives au format. Attribuer un nom à la copie numérique et l’enregistrer à l’emplacement approprié. Remplir les parties pertinentes du journal de numérisation à chaque étape.

   5. Étape 5 : Vérification quantitative et qualitative

      À chaque étape du processus de numérisation, il est essentiel d’évaluer les résultats sous l’aspect quantitatif et qualitatif.

      1. Vérification quantitative : s’assurer que chaque page a été numérisée, en se fondant sur un décompte manuel préalable à la numérisation ou sur les fonctions automatiques du logiciel de numérisation qui marquent et comptent les pages, puis comparent le résultat au nombre de pages numérisées.
      2. Vérification qualitative : Il est essentiel de préserver l’intégrité du contenu de la ressource informationnelle et de s’assurer que le texte est bien lisible, qu’il n’y a pas eu de coupure de mots ou de phrases, que la ROC (reconnaissance optique des caractères) a été appliquée, et que la résolution et le contraste sont convenables. Confirmer que la copie numérisée est une reproduction exacte de la ressource informationnelle, et que sa résolution convient au type de ressource et à l’usage auquel elle est destinée. Il faut vérifier la qualité de la reproduction (clarté, contraste, couleurs, etc.), question d’éviter la perte de détails dans les zones ombrées et aussi la production d’images peu claires, mal orientées ou mal cadrées. Une vérification visuelle de chaque ressource informationnelle numérisée doit être faite afin de garantir et de confirmer l’intégrité de la reproduction. S’assurer que toutes les ressources numérisées sont lisibles, qu’il n’y a pas de déformation, de bruit ou de granulation, de partie ou de page manquante, que l’abandon de couleur est minimal (enlèvement de la couleur d’une image numérisée afin d’accroître la capacité de ROC), que le contraste est bon entre le texte et l’arrière‑plan.
      3. Remplir les parties pertinentes du journal de numérisation une fois que ces vérifications ont été faites.
      4. Reprendre la numérisation (voir l’étape 5.4) si des erreurs sont décelées pendant les vérifications qualitative et quantitative.
   6. Étapes 6 : Disposition et gestion continue
      1. Les ressources informationnelles numérisées doivent être traitées de la même façon que les originaux, conformément au calendrier de classification et de conservation[L4]  ainsi qu’à l’ensemble des méthodes et de la réglementation auxquelles la ressource informationnelle est assujettie. Cela veut aussi dire que si l’accès à la version originale était réservé à une unité ou à un groupe de personnes, la copie numérisée doit faire l’objet de la même réserve de consultation.
      2. Les ressources informationnelles qui ont été numérisées peuvent être détruites douze mois après la numérisation, lorsque le processus a été documenté et validé. S’il existe des doutes quant à l’intégrité (qualité et quantité) de la copie numérisée, la ressource informationnelle ne peut être détruite et doit faire l’objet d’une nouvelle numérisation.
      3. Seule la/le directeur/directrice ou le/la gestionnaire principal(e) peut autoriser la destruction de ressources informationnelles originales conformément à la méthode 20-4. Il faut mettre à jour le journal de numérisation de la façon décrite au paragraphe 5.3 (Préparation du journal de numérisation) de la présente méthode.

EXCEPTION

13. Toute dérogation à la présente méthode doit être approuvée par écrit par la Directrice de la gestion de l’information et des archives.

Annexe A : Modèle de journal de numérisation

* Tous les renseignements sont nécessaires pour tout projet de numérisation.

Annexe B: Vérification quantitative et qualitative

Annexe C : Normes relatives au format [1]