Méthode 20-11

Gestion des archives

Adoption

Date : 21-12-2022

Instance d'approbation : Cabinet de la Secrétaire générale

Service responsable : Archives de l’université

  1. MANDAT
    1. Veiller à ce que la mémoire institutionnelle de l’Université d’Ottawa ainsi que les informations désignées comme ayant une valeur archivistique, historique et juridique soient préservées, protégées et mises à la disposition des générations à venir.
  2. STATUT
    1. Le Service de la gestion de l’information et des archives (GIA) est une unité administrative du Cabinet de la secrétaire générale.
    2. Le Service de la gestion de l’information et des archives de l’Université d’Ottawa est le dépôt officiel des documents institutionnels de valeur archivistique, historique et juridique.
  3. PRINCIPES
    1. Tous les documents d’archives sont gérés conformément au Règlement 23 sur la gestion de l’information, à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario, à la Loi sur le droit d’auteur du Canada, aux autres règlements de l’Université d’Ottawa ainsi qu’aux normes d’archivage.
    2. Les documents d’archives acquis par la GIA sont sous sa garde et son contrôle. Ils sont gérés de manière à garantir leur intégrité, leur authenticité, leur accessibilité, leur fiabilité et leur conservation à long terme.
    3. Les informations identifiées comme ayant une valeur archivistique, historique ou juridique sont gérées dans le cadre de cette procédure sur n'importe quel format, y compris, sans toutefois s’y limiter, les documents textuels et électroniques, les données structurées, les représentations graphiques, les enregistrements vidéo et audio, les livres, les dessins, les photos et toute autre information écrite, photographiée, enregistrée ou stockée de quelque façon que ce soit, ce qui inclut les informations dans des formats analogiques, électroniques et numériques.
  4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU SERVICE DE LA GESTION DE L’INFORMATION ET DES ARCHIVES

    1. Acquisition, évaluation et élimination

      Acquérir, évaluer et éliminer les documents d’archives de l’Université selon les termes et critères énoncés au Calendrier de classification et de conservation et suivant la Méthode 20-4.

      Acquérir, évaluer et éliminer les documents d’archives, donnés par des tiers ou qui ne sont pas visés par le Calendrier de classification et de conservation, conformément aux critères énoncés dans la section 5 du présent document.

    2. Organisation et description

      Traiter, organiser et décrire les documents d’archives selon des règles normalisées afin de faciliter l’accès à ces documents pour la communauté universitaire et les chercheuses et chercheurs externes.

    3. Préservation et conservation

      Appliquer des mesures de préservation et recourir à des pratiques de conservation normalisées pour assurer la conservation à long terme des documents d’archives sur tous les supports et formats. Cela comprend notamment le stockage de documents d’archives numériques dans un référentiel numérique de confiance ainsi que le stockage des supports traditionnels dans des voûtes tempérées.

    4. Soutien à la recherche

      Gérer un service de référence, donner accès aux documents d’archives et les reproduire.

    5. Soutien à l’enseignement

      Gérer un service de soutien à l’enseignement au moyen de diverses activités à l’Université d’Ottawa ou à d’autres établissements d’enseignement environnants, afin de partager l’expertise des professionnelles et professionnels travaillant pour la GIA et d’appuyer la mission d’enseignement de l’Université.

    6. Diffusion

      Diffuser l’histoire de l’Université auprès de la communauté universitaire, du public et d’autres groupes d’intérêt, notamment au moyen de présentations, de visites guidées, d’expositions et de publications. 

  5. CRITÈRES D’ACQUISITION
    1. La GIA acquiert également des documents d’archives, qui ne sont pas visés par le Calendrier de classification et de conservation, relatif à: 
      1. la mission, les valeurs et les principes fondamentaux de l’Université;
      2. l’interprétation et la mise en œuvre de ses traditions, de ses orientations et de ses politiques en lien avec ses activités administratives, sociales, d’enseignement et de recherche. 
  6. MÉTHODES D’ACQUISITION ET D’ACCROISSEMENT
    1. La GIA fera l’acquisition des documents d’archives par les moyens suivants :
      1. Transfert administratif : Le transfert des documents se fera conformément à la Méthode 20-4. Pour les documents non couverts par le calendrier de conservation, les unités doivent contacter la GIA concernant le transfert des documents et les procédures à suivre.
      2. Don : Tous les dons de propriétaires privés qui ne sont pas sous la garde de l’Université doivent être acquis par un contrat de donation.
      3. Prêts : Tous matériel confié temporairement sous la garde de l’Université doivent être acquis par un contrat de prêt. 
  7. ACCES AUX ARCHIVES
    1. L’accès aux documents d’archives est donné conformément au Règlement 90 sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux autres règlements et méthodes de l’Université d’Ottawa.
    2. Tous les documents d’archives qui relèvent déjà du domaine public sont disponibles en libre accès.
    3. L’accès aux documents d’archives non encore traités peut-être restreint dans l’attente d’une analyse garantissant qu’aucun renseignement personnel ou confidentiel ne s’y trouve.
    4. L’accès aux documents d’archives fragiles ou précieux peut être restreint pour qu’ils soient protégés contre les dommages ou la perte. Dans de tels cas, des copies peuvent y être substituées à des fins de consultation.
    5. La consultation des documents d’archives se fait dans la salle de lecture désignée, où sont prévues une supervision et une assistance appropriées.
    6. La consultation se fait sur rendez-vous seulement et les individues doivent présenter une carte d'identité avec une photo récente.
    7. Quiconque qui consulte des documents d’archives doit se conformer à tous les règlements de la salle de lecture.
  8. RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE
    1. La GIA est responsable de l’examen périodique de la présente méthode.
    2. La secrétaire générale peut approuver la présente méthode, la modifier, l’abroger ou y faire des exceptions, pourvu que ces exceptions soient compatibles avec les dispositions du Règlement 23 sur la gestion de l’information.