Adoption
Date : 2024-10-23
Instance d’approbation : Secrétaire générale de l'Université
Service Responsable : Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
OBJET
- La présente méthode constitue l’avis de l’Université d’Ottawa sur la collecte de renseignements personnels conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.
INTERPRÉTATION
- Les définitions contenues dans le Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels s’appliquent aussi à la présente méthode.
Avis de collecte de renseignements personnels
Les renseignements personnels transmis à l’Université par une personne étudiante, employée, diplômée, donatrice ou autre sont recueillis en vertu de la Loi de l’Université d’Ottawa 1965 et seront utilisés aux fins de l’administration des programmes et activités universitaires, à d’autres fins connexes, et pour la prestation d’autres services et l’exercice d’autres fonctions de l’Université, notamment :
- le recrutement, l’admission, l’inscription, les programmes d’études, les évaluations et la remise des diplômes;
- l’évaluation des programmes d’études et des programmes d’autres types;
- le soutien aux associations étudiantes, aux associations de personnes retraitées et à l’Association des diplômés de l’Université;
- l’aide financière, les bourses et le paiement des droits;
- les activités de la communauté diplômée et les activités de développement;
- la planification institutionnelle et les activités statistiques;
- la centralisation des services, ou leur partage entre les unités scolaires, les services administratifs et les programmes;
- la communication d’information aux organismes gouvernementaux, de financement et d’agrément professionnel;
- le respect des exigences relatives aux établissements fédérés comme l’Université Saint-Paul;
- les questions liées à l’emploi;
- la responsabilité d’assurer la santé et la sécurité des membres de la communauté universitaire, ainsi que le maintien de la sécurité des installations et des systèmes de l’Université;
- la détection, la surveillance et la prévention des manquements aux politiques, aux règlements et aux méthodes;
- la promotion dans les publications papier, électroniques et en ligne.
L’Université peut recueillir sur une personne étudiante, employée, diplômée, donatrice ou autre le minimum de renseignements personnels qui sont à la disposition du public sur Internet, dans les médias sociaux ou dans tout autre média et qui sont nécessaires à ses besoins et à la bonne administration ou exécution de ses fonctions ou de ses activités licites, notamment :
- la planification, l’examen ou la mise en œuvre de programmes ou de services;
- les activités statistiques et de recherche;
- le respect des politiques, des procédures et des règlements.
L’Université est tenue de divulguer au ministère des Collèges et Universités certains renseignements personnels, comme le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario, des caractéristiques sur la population étudiante et les résultats scolaires, conformément à la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, L.R.O., 1990, chap. M. 19 (dans sa version modifiée). Le ministère se sert de ces renseignements aux fins de la planification, de la répartition et de l’administration des fonds publics octroyés aux collèges, aux universités et aux autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires, ainsi que de la recherche et de l’analyse (y compris les études longitudinales) et des activités statistiques menées par le ministère ou en son nom au sujet de l’enseignement et de la formation postsecondaires. D’autres informations sur l’utilisation des renseignements personnels par le ministère des Collèges et Universités figurent sur le site Web du ministère.
Toute question concernant la collecte et l’utilisation de renseignements personnels dans un cas précis doit être adressée à la faculté, au bureau administratif ou au service concerné. Toute question de nature générale concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements doit être adressée à la ou au chef de la protection de la vie privée au Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, par courriel au [email protected], par téléphone au 613-562-5800 ou par la poste à l’adresse suivante : Université d’Ottawa, Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, 550, rue Cumberland, Ottawa (Ontario) KIN 6N5.