Méthode 20-5

Traitement des demandes d'accès à l'information

Adoption

Date : 2011-12-21
Instance d’approbation : Secrétaire générale de l'Université

Modifications

2024-10-23
2018-04-10

Service Responsable : Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée

OBJET

  1. La présente méthode a pour but d’établir les modalités de traitement des demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la LAIPVP ou de toute autre loi applicable sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. 

INTERPRÉTATION

  1. La présente méthode s’interprète conformément aux obligations imposées à l’Université par la législation applicable sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et le Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
  2. Les termes ou expressions encadrés par des parenthèses et des chevrons dans cette méthode sont définis dans le Règlement 90 ou aux présentes. 

ÉTAPES ESSENTIELLES

  1. Les étapes du traitement d’une demande d’accès peuvent différer selon la nature de cette dernière. Il se peut que le ou la chef de la protection de la vie privée (« CPVP ») veuille prendre d’autres facteurs en considération avant de décider de communiquer des renseignements. En général, les étapes du traitement d’une demande d’accès sont les suivantes :
    1. Dépôt d’une demande d’accès : Une demande d’accès est une demande écrite formelle de consultation de renseignements généraux ou personnels (« demande d’accès ») présentée en vertu de la LAIPVP. Une demande d’accès doit être présentée par écrit au Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (« BAIPVP ») et être assez détaillée pour lui permettre de trouver les documents recherchés. La personne qui présente une demande d’accès (« personne demandeuse ») règle les frais d’introduction de la demande (voir la section « Frais » ci-dessous) et remplit et signe le formulaire de demande d’accès (PDF, 925 Mb) ou indique par écrit tout ce qui suit :  
      1. Une confirmation du fait que la demande d’accès est présentée en vertu de la LAIPVP;
      2. Une description de la nature des documents recherchés;
      3. La période à laquelle les documents recherchés pourraient se rapporter;
      4. L’information ou des idées concernant les lieux, bureaux ou unités scolaires ou administratives où les documents recherchés pourraient se trouver;
      5. Des mots-clés qui pourraient être utilisés dans la recherche des documents en question.
    2. Accusé de réception : Le BAIPVP ouvre un dossier et envoie un accusé de réception à la personne demandeuse.
    3. Recherche de documents : Le BAIPVP communique avec le personnel de l’unité scolaire ou administrative pertinente pour demander qu’une recherche de documents soit effectuée en réponse à la demande d’accès. Le BAIPVP assiste le personnel en formulant des idées sur la façon de procéder. Le personnel est encouragé à demander conseil au BAIPVP si la recherche risque de donner lieu à de nombreux documents, si des complications sont appréhendées au cours de la recherche ou si la demande d’accès soulève des questions ou des préoccupations.
    4. Examen des documents : Les documents trouvés sont envoyés au BAIPVP. Ce dernier les examine tous afin de décider si des exceptions ou des exclusions prévues par la LAIPVP s’appliquent et communique avec les membres du personnel qui prennent part à la recherche pour leur donner des précisions au besoin. Il se peut que le BAIPVP prenne en compte d’autres éléments avant de procéder.
    5. Préparation des documents : Après avoir examiné les documents et déterminé s’ils font l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu de la LAIPVP, le BAIPVP prend les dispositions nécessaires pour qu’ils soient transmis à la personne demandeuse.
    6. Lettre de décision : La ou le CPVP écrit à la personne demandeuse pour l’informer de sa décision de lui transmettre ou non une partie ou la totalité des documents et l’aviser des frais relatifs à la demande (voir la section « Frais » ci-après). Le cas échéant, elle ou il informe également les tierces parties concernées de sa décision de transmettre une partie ou l’intégralité des documents.
    7. Transmission des documents : Une fois que la personne demandeuse a acquitté les frais liés à la demande d’accès (voir la section « Frais » ci-après), le BAIPVP lui envoie une copie des documents qu’il a décidé de transmettre.  
    8. Appel : Si la personne demandeuse n’accepte pas la décision de la ou du CPVP, elle peut interjeter appel devant le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (« CIPVP »), conformément à la LAIPVP. Une tierce partie peut également interjeter appel d’une décision rendue par la ou le CPVP concernant une demande d’accès. Dans tous les cas, il faut faire appel devant le CIPVP par écrit dans les 30 jours consécutifs suivant la date de la lettre de décision. La ou le CPVP participe à tout processus de médiation dirigé par le CIPVP et se prononcera sur les questions faisant l’objet de l’appel.
    9. Fermeture du dossier : Le BAIPVP ferme le dossier une fois que la demande a été remplie, une fois que le CIPVP a pris sa décision sur appel ou encore si la personne demandeuse :  
      1. n’a pas donné de précisions sur la portée de sa demande d’accès lorsque le BAIPVP lui en a demandé;
      2. n’a pas acquitté la totalité des frais liés à sa demande d’accès;
      3. n’a pas porté de décision en appel auprès du CIPVP dans le délai prévu ou a épuisé tous ses droits d’appel auprès du CIPVP;
      4. n’a pas répondu à la lettre du BAIPVP dans les 30 jours consécutifs. 

AUTRES CONSIDÉRATIONS

  1. Nonobstant la procédure établie ci-dessus, certaines considérations peuvent pousser la ou le CPVP à changer l’ordre des étapes ou à modifier celles-ci, notamment comme suit :
    1. Demandes frivoles ou vexatoires : La ou le CPVP peut rejeter une demande d’accès qu’elle ou il estime frivole ou vexatoire. Si tel est le cas, elle ou il en avise la personne demandeuse, lui explique les motifs derrière sa décision et l’informe de son droit de porter la décision en appel auprès du CIPVP.
    2. Vérification de l’identité de la personne demandeuse : Le BAIPVP peut demander que l’identité de la personne demandeuse soit vérifiée avant de lui donner accès à ses renseignements personnels.
    3. Clarification d’une demande d’accès : Si la demande d’accès n’est pas suffisamment claire ou si elle est trop générale pour permettre de trouver les documents demandés, la ou le CPVP écrit à la personne demandeuse pour lui demander des précisions. Cette personne aura 30 jours consécutifs à compter de la date de la lettre pour préciser sa demande d’accès, faute de quoi elle sera réputée s’être désistée, et le dossier sera alors clos.
    4. Exceptions et exclusions : En matière de divulgation, certains types de documents visés par la LAIPVP peuvent faire l’objet d’exceptions dans un souci de protection de l’intérêt public, de la vie privée, des activités de l’Université ou d’autres intérêts importants. Dans d’autres cas, un document peut être entièrement exclu de la portée de la LAIPVP. Le BAIPVP peut consulter le personnel de l’unité scolaire ou administrative qui connaît le contenu des documents visés afin de mieux comprendre si des exceptions ou des exclusions peuvent s’appliquer à l’intégralité ou à une partie des documents.  
    5. Avis à une personne ou tierce partie concernée : Il se peut qu’un ou des documents visés par la demande contiennent de l’information sur une tierce partie, comme quelqu’un d’autre que la personne demandeuse. Dans un tel cas, l’Université avisera cette personne ou tierce partie. Si la ou le CPVP a l’intention de rendre accessible un document concernant une personne ou une tierce partie, elle ou il doit envoyer à cette dernière une lettre pour l’inviter à commenter par écrit la possible divulgation et y joindre ledit document. La ou le CPVP doit tenir compte des commentaires de la personne ou tierce partie concernée. Au bout du compte, il appartient à la ou au CPVP de décider de divulguer ou non les renseignements figurant dans le document, et ce, dans le délai fixé par la LAIPVP. Elle ou il doit transmettre sa décision à la personne ou tierce partie concernée et l’informer de son droit de la porter en appel auprès du CIPVP.
    6. Décisions provisoires relatives à l’accès : La ou le CPVP peut rendre une décision provisoire au titre d’une estimation des frais relatifs à la réponse à une demande d’accès. L’estimation des frais se fonde sur un échantillon représentatif des documents visés par des demandes d’accès ou sur les conseils de membres du personnel qui connaissent bien le type et la teneur des documents. Le cas échéant, la ou le CPVP exigera le paiement d’un acompte correspondant à 50 % des frais estimés avant de passer aux autres étapes du traitement de la demande d’accès. 

DÉLAIS ET PROLONGATIONS

  1. Les demandes d’accès doivent généralement être traitées dans les 30 jours. Ce délai commence à la date à laquelle l’Université reçoit une demande d’accès qui satisfait à toutes les exigences de la section 4 a) et se termine le jour où la lettre communiquant la décision est envoyée. Si l’échéance tombe un samedi, un dimanche, un jour férié ou un jour où l’Université est fermée, le délai pour répondre à la personne demandeuse est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant où l’Université est ouverte. Le jour de la réception de la demande ne compte pas dans le délai. Si une demande est envoyée après les heures de bureau, elle sera considérée comme ayant été reçue le jour ouvrable suivant où l’Université est ouverte. Les heures d’ouverture du BAIPVP sont de 8 h 45 à 17 h de septembre à mai, et de 8 h 45 à 16 h de juin à août.  
  2. Pour les décisions provisoires, le délai de 30 jours est suspendu jusqu’à ce que le BAIPVP reçoive le paiement complet de l’acompte et reprend ensuite.
  3. La ou le CPVP peut, dans les circonstances appropriées, repousser l’échéance en vertu de la LAIPVP. La personne demandeuse doit être avisée de toute prolongation. Une prolongation est justifiée lorsqu’une demande d’accès requiert beaucoup de recherche, lorsqu’elle vise un grand nombre de documents ou lorsqu’il est nécessaire de consulter une personne ou tierce partie concernée. 

FRAIS

  1. La LAIPVP permet à l’Université d’exiger des frais pour le traitement des demandes d’accès. Il faut payer un premier dépôt non remboursable pour lancer le traitement de la demande d’accès. Les documents ne sont transmis qu’après la réception, par la ou le CPVP, du paiement intégral des frais de demande.
  2. Ces derniers doivent être acquittés en argent comptant, par chèque certifié ou par mandat-poste, ou bien par paiement électronique dans l’eMagasin du BAIPVP.  
  3. L’information sur les frais est publiée sur le site Web du BAIPVP.
  4. Si une exonération des frais est demandée, la ou le CPVP déterminera s’il est juste et équitable de l’accorder dans les circonstances, en soupesant des facteurs comme les difficultés financières, les avantages sur le plan de la santé et de la sécurité publiques et toute autre exigence de la LAIPVP. Si la ou le CPVP décide de ne pas supprimer les frais, la personne demandeuse peut faire appel de la décision auprès du CIPVP.