Adoption
Date : 2018-04-10
Instance d’approbation : Cabinet de la secrétaire générale
Modifications
2024-10-23
Service Responsable : Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
OBJET
- La présente méthode a pour but de décrire les étapes essentielles du traitement d’une plainte relative à la vie privée au sens de l’article 4 de ladite méthode.
INTERPRÉTATION
- La présente méthode s’interprète conformément aux obligations imposées à l’Université par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), le Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels et toute autre loi ou politique interne connexe applicable.
- Les termes ou expressions encadrés par des parenthèses et des chevrons dans cette méthode sont définis dans le Règlement 90 ou aux présentes.
TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA VIE PRIVÉE
- Si une personne estime que l’Université a recueilli, utilisé ou communiqué ses renseignements personnels à tort, elle peut porter plainte auprès de la ou du chef de la protection de la vie privée (CPVP) (« plainte relative à la vie privée »). Dans sa plainte, cette personne doit décrire la nature et l’étendue de la situation portant atteinte à sa vie privée, le nom de l’unité scolaire ou administrative liée à la présumée collecte, utilisation ou divulgation non justifiée, le nom de toutes les personnes impliquées, la date ou la période de la présumée collecte, utilisation ou divulgation non justifiée, ainsi que ses attentes quant aux résultats de sa démarche.
- Toute plainte relative à la vie privée doit être déposée dans les 30 jours consécutifs suivant la date à laquelle la personne concernée a appris la présumée collecte, utilisation ou divulgation non justifiée ou aurait dû l’apprendre.
- Les étapes à suivre et le temps qu’il faut prendre pour traiter une plainte relative à la protection de la vie privée peuvent différer selon la nature, la complexité et les circonstances de la plainte. En général, les étapes à suivre sont les suivantes :
- Envoyer un accusé de réception à la personne plaignante.
- Communiquer au besoin avec elle afin d’obtenir des précisions ou un complément d’information.
- Communiquer avec les personnes et l’unité scolaire ou administrative concernées par l’objet de la plainte, ou les personnes susceptibles d’avoir connaissance des circonstances entourant la plainte.
- Consulter les autres autorités universitaires compétentes, notamment les Services juridiques, le Service de la protection, le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques et les Technologies de l’information (TI).
- Communiquer avec la personne plaignante afin d’examiner l’affaire, de l’informer des mesures prises pour traiter sa plainte et de répondre à toute préoccupation en suspens.
- Faire un suivi auprès des personnes et de l’unité scolaire ou administrative concernées par l’objet de la plainte pour s’assurer de la mise en œuvre de mesures correctives ou de redressement, selon ce qui s’impose.
CONFIDENTIALITÉ
- L’identité de la personne plaignante demeure confidentielle, dans la mesure du possible. Selon la nature de la plainte, il se peut que la ou le CPVP ait à révéler l’identité de la personne derrière la plainte ou à divulguer des renseignements personnels liés à sa plainte à des gens qui ont besoin de cette information pour traiter adéquatement ladite plainte.