Méthode 29-3

Rôles et responsabilités dans l’administration des subventions et des contrats de recherche

Service responsable: Service de gestion de la recherche

Date: 14 février 2024
Instance d'approbation: Vice-rectorat à la recherche et à l'innovation

OBJET
1. La présente méthode est établie en vertu du Règlement 48 – Administration des subventions et des contrats de recherche (le Règlement 48), et explicite la nature et la portée des rôles et responsabilités en matière d’administration des subventions et des contrats de recherche.
DÉFINITIONS
1. Les définitions contenues dans le Règlement 48 s’appliquent aussi à la présente méthode.
CHERCHEUSES PRINCIPALES ET CHERCHEURS PRINCIPAUX
1. La chercheuse principale ou le chercheur principal assume les responsabilités suivantes :
  1. Préparer des demandes et propositions de financement de la recherche qui :
    1. répondent aux exigences du commanditaire de la recherche et aux politiques de l’université;
    2. incluent dans un budget tous les coûts directs et indirects;
    3. précisent les ressources, telles que les locaux et le matériel, qui seront nécessaires;
    4. ont fait l’objet de vérifications concernant les conflits d’intérêts, lesquels ont été déclarés le cas échéant, et sont assorties d’un plan écrit pour les éviter ou les encadrer;
    5. ont reçu l’approbation de la doyenne ou du doyen (ou d’une personne déléguée) de la faculté administrante.
  2. Veiller à ce que les demandes et les propositions relatives aux subventions de recherche ainsi que les pièces justificatives pertinentes soient présentées à l’unité concernée du CVRRI à des fins d’approbation et de signature.
  3. Veiller à ce que les contrats de recherche ainsi que les pièces justificatives pertinentes soient présentés à la section de triage des contrats du CVRRI à des fins d’acheminement, d’approbation et de signature.
  4. Gérer et effectuer sa recherche, ce qui consiste notamment à :
    1. s’assurer de satisfaire aux exigences relatives aux rapports et aux livrables précisées par le commanditaire de la recherche;
    2. informer le commanditaire de la recherche et l’Université (doyenne, doyen ou personne déléguée; Service de gestion de la recherche) de tout changement important quant à l’orientation de la recherche ou aux livrables;
    3. veiller au respect des politiques et exigences du commanditaire de la recherche ainsi qu’aux règlements et méthodes de l’Université concernant la gestion et la conduite de la recherche;
    4. se conformer aux lois applicables, notamment en ce qui concerne la recherche impliquant des êtres humains, des animaux, des matières biologiques dangereuses ou des substances radioactives, et la gestion des données de recherche;
    5. informer le commanditaire de la recherche et l’Université (Service de gestion de la recherche, responsables de l’éthique, etc.) de tout changement dans la nature de la recherche qui pourrait avoir une incidence sur le type de certification ou d’autorisation nécessaire pour les travaux impliquant des êtres humains, des animaux ou des matières biologiques dangereuses, les études environnementales, la production de rapports financiers, la sécurité de la recherche et d’autres exigences;
    6. informer le commanditaire de la recherche et l’Université (corps professoral et Service de gestion de la recherche) de tout changement dans son admissibilité à obtenir des fonds de recherche;
    7. communiquer avec les Ressources financières pour les informer que la recherche est terminée et les autoriser à fermer le compte.
  5. Assurer une saine gestion financière et distribuer correctement les fonds de recherche, ce qui consiste notamment à :
    1. autoriser les dépenses et les imputer aux comptes de recherche, conformément aux dispositions de la Méthode 48-2 relatives à la délégation du pouvoir de signature;
    2. veiller à ce que les dépenses soient imputées aux comptes de recherche appropriés;
    3. veiller à l’admissibilité des dépenses ou, au besoin, obtenir l’approbation préalable du commanditaire de la recherche pour les modifications au budget ou les dépenses faisant l’objet de restrictions;
    4. s’assurer, au besoin, que les dépenses sont conformes au budget approuvé par le commanditaire de la recherche;
    5. éviter tout déficit et assumer la responsabilité des dépenses excédentaires ainsi que des frais inadmissibles et des pertes de revenus découlant du non-respect des politiques et exigences du commanditaire de la recherche;
    6. réduire ou cesser l’engagement de fonds de recherche en cas de problème, lorsque c’est nécessaire et possible;
    7. conserver, en concertation avec la faculté administrante, l’ensemble des pièces justificatives financières et techniques applicables, afin qu’elles puissent être consultées facilement à des fins de vérification de la conformité, d’audit et de suivi.
  6. Utiliser des données financières exhaustives, opportunes et exactes concernant les fonds de recherche pour :
    1. examiner et rapprocher les états financiers périodiques internes;
    2. corriger les erreurs;
    3. examiner et approuver les états financiers présentés au commanditaire de la recherche.
  7. Assurer la gestion et la supervision des membres de la communauté universitaire qui prennent part à la recherche, ce qui consiste notamment à :
    1. veiller au respect des règlements et méthodes de l’Université en ce qui concerne l’emploi de personnel rémunéré à même les fonds provenant de subventions et de contrats de recherche;
    2. s’assurer que toutes les personnes prenant part à la recherche connaissent les politiques et exigences du commanditaire de la recherche, et acceptent de s’y conformer;
    3. veiller à ce que la recherche se déroule dans un milieu sécuritaire, conformément aux règlements et méthodes de l’Université.
  8. Veiller à ce que les conflits d’intérêts soient mis au jour, déclarés et encadrés, y compris pour les autres chercheuses et chercheurs prenant part aux travaux.
FACULTÉ ADMINISTRANTE
1. La faculté administratrice assume les responsabilités suivantes::
  1. Approuver toutes les demandes et propositions de financement de la recherche, ce qui implique normalement de signer les formulaires d’approbation internes et/ou les formulaires de demande de subvention (selon les exigences des commanditaires).
  2. Par l’intermédiaire des vice-doyennes et vice-doyens, des doyennes associées et doyens associés à la recherche et des conseillères et conseillers en recherche de la faculté, aider les chercheuses et chercheurs à trouver, demander et obtenir des fonds de recherche, ce qui consiste notamment à :
    1. soutenir et conseiller les chercheuses et chercheurs relativement à l’élaboration de projets ou de propositions;
    2. obtenir les approbations et signatures de la faculté;
    3. coordonner l’élaboration de projets ou de propositions avec les autres services de l’Université, au besoin;
    4. soutenir et conseiller les chercheuses et chercheurs relativement aux processus de soumission électronique;
    5. assurer la liaison avec l’administration centrale de l’Université en vue de coordonner les processus de soumission pour les grands concours de subventions.
  3. Offrir un soutien administratif à la chercheuse ou au chercheur, ce qui consiste notamment à :
    1. s’assurer que les processus opérationnels et de gestion des risques de la faculté sont mis en place et appliqués;
    2. approuver les dépenses imputées aux comptes de recherche, tout en s’assurant que celles-ci ont été autorisées par la chercheuse ou le chercheur, qu’elles sont raisonnables, nécessaires et admissibles, selon les dates d’attribution et conformément aux politiques et exigences du commanditaire de la recherche ainsi qu’aux règlements et méthodes de l’Université;
    3. conserver une documentation appropriée, y compris les documents concernant l’autorisation des dépenses de la chercheuse ou du chercheur.
  4. Exercer un contrôle financier sur les fonds de recherche, ce qui consiste notamment à :
    1. retarder ou retirer l’approbation de dépenses non conformes aux politiques et exigences des commanditaires de la recherche ou aux règlements et méthodes de l’Université, ou ne respectant pas les modalités et les dates des subventions ou des contrats de recherche;
    2. offrir, au besoin, l’aide de la haute direction aux personnes chargées de l’administration quotidienne des comptes de recherche.
  5. S’occuper des transactions financières, y compris le paiement des factures et le remboursement des frais de déplacement, l’ajout de personnel à la liste de paie, etc.
  6. Prêter assistance aux chercheuses et chercheurs relativement à la gestion générale et financière de leurs projets et portefeuilles de recherche, ce qui consiste notamment à :
    1. fournir des données exhaustives, opportunes et exactes sur la gestion de la recherche, l’analyse et l’interprétation des états financiers, et d’autres informations pertinentes;
    2. éviter et gérer les déficits, compte tenu du fait que la faculté administrante partage avec la chercheuse ou le chercheur la responsabilité des dépenses excédentaires imputées aux fonds de recherche commandités;
    3. s’assurer que des mesures sont prises rapidement en ce qui a trait aux dépenses excédentaires réelles ou potentielles;
    4. gérer les dates de fin, les échéances et les comptes inactifs;
    5. aider à corriger les cas de dépenses inadmissibles imputées aux subventions ou autres fonds de recherche.
  7. En collaboration avec les services administratifs centraux de l’Université et les organismes de réglementation institutionnels, tels que les comités d’éthique de la recherche et les services de biosécurité :
    1. veiller à ce que la recherche soit menée conformément aux politiques et exigences du commanditaire de la recherche ou aux règlements et méthodes de l’Université;
    2. veiller à ce que le Service de gestion de la recherche soit informé de tout changement dans le statut de la ou du titulaire de la subvention qui pourrait avoir une incidence sur son admissibilité;
    3. s’assurer que les conflits d’intérêts potentiels sont pris en compte;
    4. aider les services administratifs centraux de l’Université à résoudre les problèmes de non-conformité, de rendement, et de gestion générale et financière qui peuvent survenir.
RESSOURCES FINANCIÈRES
1. Les Ressources financières assument les responsabilités suivantes :
  1. Veiller à l’administration financière, ce qui consiste notamment à :
    1. mettre en œuvre des politiques efficaces et appropriées ainsi que des systèmes et des contrôles administratifs et comptables pour garantir que la recherche est menée conformément aux normes applicables en matière de comptabilité et de gestion financière;
    2. travailler en étroite collaboration avec les autres services de l’Université en vue de mettre au point et de livrer des services Web et des outils d’information pour la gestion des finances et de la recherche;
    3. fournir régulièrement des états financiers internes fiables et exhaustifs, en temps voulu, aux chercheuses principales et chercheurs principaux et aux personnes chargées de l’administration;
    4. soutenir et conseiller les chercheuses et chercheurs ainsi que les personnes chargées de l’administration relativement à la gestion des fonds de recherche;
    5. offrir son expertise en ce qui concerne l’utilisation et la gestion du système financier de l’Université;
    6. assurer la liaison avec les commanditaires de la recherche et les partenaires pour la production de rapports financiers et les questions de facturation, au nom des chercheuses principales et chercheurs principaux et de l’Université.
  2. Assurer la comptabilité des fonds de recherche reçus par l’Université, ce qui consiste notamment à :
    1. attribuer ou approuver un centre de coûts dans le système financier, et d’établir le budget, une fois que l’approbation de la subvention ou du contrat de recherche a été obtenue du service approprié du CVRRI;
    2. comptabiliser les revenus et les dépenses en lien avec les subventions de recherche et d’autres fonds à usage restreint, conformément aux exigences relatives à la production de rapports et aux échéances des commanditaires de la recherche ainsi qu’à la réglementation pertinente;
    3. préparer les rapports financiers, les approuver et les transmettre aux commanditaires de la recherche, conformément à leurs politiques et exigences ou aux règlements et méthodes de l’Université;
    4. produire des factures pendant toute la durée de la recherche, conformément aux politiques et exigences des commanditaires de recherche ou aux règlements et méthodes de l’Université;
    5. examiner l’admissibilité des dépenses et les documenter comme il se doit au moment de préparer les rapports financiers.
  3. En concertation avec les autres services de l’Université, voir à la préparation et à l’approbation des rapports financiers pour les programmes externes qui financent les coûts indirects, ce qui consiste notamment à :
    1. approuver les versions définitives des rapports et des états financiers, et agir en tant que fondé de pouvoir à l’Université au moment de soumettre ces documents;
    2. consulter les chercheuses et chercheurs ainsi que les services pertinents de l’Université, et s’assurer d’avoir leurs approbations avant de soumettre les rapports.
  4. Approuver les remboursements destinés aux commanditaires de la recherche, ainsi que consulter les chercheuses et chercheurs ainsi que les services pertinents de l’Université, et obtenir leur approbation, avant de procéder aux remboursements.
  5. Gérer les créances, ce qui consiste notamment à :
    1. traiter les paiements de créances liées à la recherche;
    2. s’occuper du recouvrement initial des créances liées à la recherche;
    3. fournir des rapports sur la gestion des créances aux équipes d’administration de la recherche concernées de l’Université;
    4. aider les équipes d’administration de la recherche à recouvrer les sommes dues.
  6. Surveiller les dépenses, notamment excédentaires, pour le compte de l’Université et fournir des rapports réguliers aux chercheuses et chercheurs, aux facultés administrantes et aux unités du CVRRI.
  7. Visiter régulièrement les facultés administrantes pour s’assurer qu’elles connaissent les procédures financières et qu’elles s’y conforment, et contrôler périodiquement les processus lors de ces visites.
  8. Coordonner les audits de la recherche effectués par les commanditaires de la recherche et leurs mandataires.
  9. Former toutes les personnes qui prennent part à l’administration de la recherche, sur les aspects de la gestion financière de fonds de recherche liés à leurs attributions.
CABINET DE LA VICE-RECTRICE OU DU VICE-RECTEUR À LA RECHERCHE ET À L’INNOVATION
1. Le CVRRI assume les responsabilités suivantes :
  1. Chapeauter et coordonner le travail des équipes fonctionnelles de l’Université, de la haute direction des facultés, des instituts de recherche de l’Université et des instituts de recherche en milieu hospitalier, en ce qui concerne l’administration des subventions et des contrats de recherche.
  2. De concert avec d’autres parties prenantes de l’Université :
    1. diriger le développement et la mise en œuvre d’un vaste cadre stratégique qui facilite et soutient l’administration responsable du financement de la recherche;
    2. diriger et faciliter le développement et l’exploitation de systèmes d’information sur la gestion de la recherche et l’offre d’outils en gestion de l’information et de services Web faisant appel à des technologies adaptées à l’administration de la recherche, à l’intendance des données de recherche ainsi qu’à la communication et à la planification stratégique.
  3. Coordonner les processus opérationnels, les mesures d’atténuation des risques associés au portefeuille (finances et rendement), les processus de surveillance et de contrôle et les systèmes d’information, avec les Ressources financières, les facultés et les autres services de l’Université.
    Le Service de gestion de la recherche est responsable des activités décrites aux points d), e) et f).
  4. S’occuper des subventions et des contrats attribués, ce qui consiste notamment à :
    1. traiter les contrats de recherche signés et les avis d’attribution des commanditaires de recherche, et saisir les données dans le système de gestion des subventions;
    2. autoriser les centres de coûts (comptes) pour les demandes de subventions fructueuses, et autoriser le versement des fonds de recherche;
    3. s’assurer que toutes les exigences de conformité sont remplies avant de débloquer les fonds de recherche et que les certifications demeurent valides pendant toute la durée de la subvention ou du contrat;
    4. s’occuper de la répartition des coûts indirects lorsqu’ils sont inclus dans la subvention ou le contrat de recherche;
    5. préparer les avis de décision des commanditaires de la recherche et les communiquer, avec les politiques et exigences de ces derniers, aux chercheuses et chercheurs ainsi qu’à la faculté administrante ou aux unités scolaires, et s’assurer que toutes les parties reçoivent une copie signée des ententes de recherche;
    6. veiller au transfert des fonds de recherche vers et depuis d’autres établissements, en vertu d’ententes de transfert (pour la plupart des subventions de recherche) ou de sous-traitances (pour la plupart des contrats de recherche).
  5. Assurer la liaison avec les chercheuses et chercheurs, les Ressources financières de l’Université, les équipes de réglementation, les facultés et les commanditaires de la recherche, pour :
    1. veiller à la conformité aux politiques et exigences des commanditaires de la recherche;
    2. offrir des conseils éclairés aux chercheuses et chercheurs et aux membres du personnel de l’Université à propos des exigences des commanditaires de la recherche et des modalités des subventions ou des contrats, et de l’admissibilité des dépenses; et, au besoin, demander aux commanditaires de la recherche de rendre une décision;
    3. aider les chercheuses et chercheurs et les facultés administrantes à résoudre les différends et les problèmes, s’il y a lieu, y compris en proposant des solutions et des stratégies pour éviter ou gérer les déficits, et en réglant les problèmes de non-exécution.
  6. Après avoir pris connaissance de changements ou de problèmes importants concernant l’administration de la recherche, s’il y a lieu :
    1. informer les commanditaires de la recherche de tout changement dans le statut d’admissibilité des titulaires de subventions;
    2. informer les commanditaires de la recherche de tout changement concernant les critères de certification;
    3. traiter les changements apportés aux projets (dates, montants, portée, etc.) et en informer les parties prenantes;
    4. informer les chercheuses principales et chercheurs principaux, et la faculté administrante.
2. Les subventions et les contrats concernant les infrastructures de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) sont accordés à l’Université et non aux chercheuses et chercheurs. En raison de la nature particulière des subventions de la FCI, la présentation d’une proposition et la gestion d’une subvention de la FCI font intervenir plusieurs entités au sein de l’Université, dont la chercheuse ou le chercheur qui agit à titre de responsable du projet.
3. Des responsabilités importantes sont déléguées par l’Université à la personne responsable du projet, laquelle doit travailler en étroite collaboration avec l’équipe des initiatives de développement stratégique (IDS) en vue, notamment, de veiller au respect d’une liste approuvée de matériel, d’assurer le suivi de tous les achats effectués sur le numéro de projet de la FCI, de demander des modifications et de les justifier, de superviser la gestion des infrastructures achetées avec les fonds de la FCI, et de fournir tous les rapports d’étape du projet et le rapport final.