Méthode 4-1

Entrée en vigueur : 1971-11-10

Autorisée par : Contrôleur, Ressources financières

NORMES D'AMEUBLEMENTS

INTRODUCTION

1. Les normes prescrites dans ce document s'appliquent à l'achat, au remplacement et à la réparation des meubles dans tous les bâtiments de l'Université. (Voir les règlements 38 et 54).

APPLICATION DES NORMES

2. 2. Les normes servent surtout :
   1. lorsqu'il convient d'acheter selon les normes établies par le Service des approvisionnements (S.A.), des meubles pour lesquels un contrat a déjà été négocié.

   2. lorsqu'il convient de remplacer l'ensemble ou une partie des meubles dans un des bâtiments ou dans des nouveaux locaux; cette tâche est effectuée par le superviseur des remises à neuf, Service des bâtiments et terrains. À noter que les meubles existants sont évalués en fonction de la valeur courante de meubles semblables. Le coût des meubles existants et de nouveaux meubles ne doit pas dépasser le montant global précisé pour chacun des groupes (voir le paragraphe 13).

      Au besoin, on peut faire appel à un expert-conseil externe, recommandé par le Service des bâtiments et terrains.

   3. lorsqu'il faut réparer des meubles, ce travail aussi est fait par l'intermédiaire du Service des bâtiments et terrains.
   4. lorsqu'il revient aux architectes et au personnel intéressé de choisir les meubles pour un nouveau bâtiment.

PLANTES

3. L'Université n'achète pas de plantes naturelles pour usage intérieur, à cause de leurs coûts élevés d'entretien.

TAPIS ET RIDEAUX

4. L'achat et le remplacement des tapis et des rideaux sont effectués par le Service des bâtiments et terrains.

TISSU

5.  
   1. Les chaises, fauteuils et sofas dans les emplacements suivants peuvent être recouverts de tissu :
      • bureau des employés
      • salons des employés
      • amphithéâtre, salles de conférence et bibliothèque
      • chambres de résidence (sièges de chaises seulement).
   2. Ailleurs, par exemple dans les salles de cours, les salles de séminaires, les laboratoires et les salons des étudiants, les tissus à 100 pour 100 nylon ou les matériaux rigides, tels la fibre de verre, sont recommandés pour les sièges.

MARCHE À SUIVRE POUR COMMANDER DES MEUBLES

6. Si le mobilier à commander est identique à celui qui est déjà sur place, il convient d'acheminer au S.A. un bon de commande précisant les caractéristiques connues. Au besoin, l'acheteur responsable du mobilier aide dans l'accomplissement de cette tâche et peut aider à choisir la couleur du mobilier en métal et le tissu des chaises devant compléter un ensemble existant.

   Lorsqu'il s'agit du choix de couleur pour l'ensemble des meubles d'une nouvelle pièce, il faut consulter le Service des bâtiments et terrains.

7. Pour les cas énoncés à l'article 6, le Service des bâtiments et terrains doit être consulté, qu'il s'agisse d'achats imputés au budget d'exploitation ou à une subvention spéciale.
8. En conformité avec les normes en vigueur, le bon de commande remis au S.A. doit porter le nom et le niveau du poste de la personne pour qui on achète le mobilier.

LIVRAISONS

9. Il faut prévoir en moyenne un délai de livraison de dix à treize semaines.

INSTALLATION

10. Il est préférable d'obtenir des prix incluant le transport et l'installation, car en cas de dommages ou d'avaries la responsabilité incombe au fournisseur.

    Dans le cas de l'obtention d'un prix départ usine, la responsabilité en cas d'avaries relèverait de l'Université d'Ottawa, tâche difficile d'une durée interminable.

    Si le fournisseur refuse d'assumer la responsabilité du transport et de l'installation, il est souhaitable de faire livrer la marchandise aux soins d'une compagnie d'installation, qui la vérifiera d'abord et l'installera ensuite selon le choix de l'acheteur. Si la marchandise n'est pas en bon état, la compagnie d'installation émettra les réserves d'usage et retournera les articles endommagés pour qu'on en fasse l'échange ou la réparation. Dans ce cas l'usager doit payer les frais d'installation.

    Pour éviter des litiges lorsqu'il s'agit de déterminer les responsables de dommages causés pendant le transport, il est déconseillé de déballer, vérifier et installer soi-même la marchandise car le fournisseur ne peut être tenu responsable d'anomalies qui ne sont pas déclarées dès la réception; tous les frais de réparation engagés pour celles-ci seraient donc à la charge de l'usager.

MEUBLES EXCÉDENTAIRES OU DÉSUETS

11. Le S.A. se charge de faire enlever les meubles excédentaires ou désuets, conformément aux dispositions du règlement 65 et de la méthode 4-5.

BESOINS

12. La quantité et le genre de mobilier et d'équipement que l'on attribue aux groupes d'employés dans la liste ci-dessous représentent les exigences minimales généralement acceptées dans les bureaux. Ces normes peuvent être modifiées toutefois pour satisfaire à des besoins particuliers.

DIVISION DU PERSONNEL PAR GROUPES

13. L'on achète les meubles strictement en fonction des catégories énumérées ci-dessous :

GROUPE 1 : Vice-recteurs adjoints et vice-recteures adjointes, doyens et doyennes, vice-doyennes et vice-doyens, doyennes et doyens associés, directeurs et directrices de services et directeurs et directrices de département dans le secteur de l'enseignement.

Le mobilier que l'on achète pour l'une des autorités ci-dessus mentionnées et nommées pour un mandat précis doit demeurer sur place à l'expiration de son mandat, ce mobilier devant être utilisé par son successeur.

LIGNES DIRECTRICES : ACHAT DE MOBILIER POUR LE GROUPE 1 :

Le coût du mobilier de ce groupe ne doit pas dépasser 12 000 $, y compris les taxes, le transport et l'installation.

Mobilier en bois

Suggestion no. 1

• 1 bureau ministre double (36 po x 72 po x 29 po)
• 1 meuble de rangement
• 1 fauteuil pivotant/inclinable à dossier élevé
• 4 fauteuils pour visiteurs
• 2 bibliothèques
• 1 classeur latéral
• 1 table de travail
• 1 canapé à trois places
• 1 fauteuil "club"
• 1 table à café
• 1 table de coin
• 1 lampe

Suggestion no. 2

• 1 unité de travail pour ordinateur
• 1 classeur latéral
• 2 bibliothèques
• 1 fauteuil pivotant/inclinable à dossier élevé
• 4 fauteuils pour visiteurs
• 1 table de travail
• 1 canapé à trois places
• 1 fauteuil "club"
• 1 table à café
• 1 table de coin
• 1 lampe

GROUPE 2 : Personnel enseignant, chefs de division ou l'équivalent, agents et agentes d'administration ou postes semblables de plus de 380 points.

LIGNES DIRECTRICES : ACHAT DE MOBILIER POUR LE GROUPE 2 :

Le coût global du mobilier de ce groupe ne doit pas dépasser 5 000 $, y compris les taxes, le transport et l'installation.

Mobilier avec bâti en bois ou en acier, dessus en lamellé décoratif

Suggestion no. 1

• 1 unité de travail pour micro-ordinateur
• 1 fauteuil inclinable
• 2 chaises (ou plus) pour visiteurs
• 1 classeur (ou plus)
• 1 table de travail
• 1 étagère d'acier (ou plus)

Suggestion no. 2

• 1 bureau ministre double (36 po x 72 po)
• 1 meuble de rangement
• 1 fauteuil pivotant et inclinable
• 2 chaises pour visiteurs (ou plus)
• 1 classeur (ou plus)
• 1 table de travail
• 1 étagère d'acier (ou plus)

GROUPE 3 : Tout le personnel dont le poste ne dépasse pas 379 points.

LIGNES DIRECTRICES : ACHAT DE MOBILIER POUR LE GROUPE 3 :

Le coût du mobilier de ce groupe ne doit pas dépasser 3 000 $, y compris les taxes, le transport et l'installation.

Mobilier avec bâti en bois ou en acier, dessus en lamellé décoratif

Suggestion no. 1

(Commis et secrétaires)

• 1 unité de travail pour micro-ordinateur ou machine à écrire
• 1 fauteuil ergonomique
• 1 chaise pour visiteur
• 1 étagère d'acier (ou plus)

Suggestion no. 2

(Commis et secrétaires)

• 1 bureau de secrétaire
• 1 fauteuil ergonomique ou de dactylo
• 1 chaise pour visiteur
• 1 étagère d'acier (ou plus)

DESCRIPTION DU MOBILIER SELON LES NORMES : GROUPES 2 et 3

Unité de travail ou bureau

Dimensions : selon les besoins et l'espace

Dessus : en acier ou en bois, recouvert de lamellé décoratif

Côtés : surface émail-acier ou en bois recouvert de lamellé décoratif

Caissons : choix de tiroirs en boîte, de tiroirs à dossier et de tiroirs range-crayons

Serrures : comprises

Couleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beige

Options : poignées encastrées ou poignées ordinaires

Classeurs latéraux

Dimensions : 18 po de profond x 36 po de large

2 tiroirs (hauteur 28 po)

3 tiroirs (hauteur 40 po)

4 tiroirs (hauteur 53 po)

5 tiroirs (hauteur 65 po)

Description : acier

Tiroirs : portes escamotables avec tablettes coulissantes, sauf le tiroir inférieur également coulissant, mais à devant fixe

Accessoires : armature pour dossiers suspendus incluse

Serrures : comprises

Couleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beige

Options : poignées encastrées ou ordinaires

Armoire à papeterie (avec quatre tablettes réglables)

Dimensions 18 po (profondeur) x 36 po (largeur) x 77 po (hauteur)

Description : acier

Serrures : comprises

Couleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beige

Classeur vertical (quatre tiroirs)

Dimensions : 18 po (largeur) x 28 po (profondeur) x 51 po (hauteur) (format ministre)

15 po (largeur) x 28 po (profondeur) x 51 po (hauteur) (format lettre)

Description : acier

Serrures : comprises

Options : compresseur ou armature pour dossiers suspendus

Couleurs : gris pâle, beige pâle ou gris-beige

Étagère d'acier fixée au mur

Description : tablettes d'acier laqué avec pignons de chrome brillant

(Se les procurer auprès du Service des bâtiments et terrains)

Patère murale

Fabrication : panneau de lamellé décoratif avec crochets (un ou plus); choix de couleurs. (Se les procurer auprès du Service des bâtiments et terrains.)

Fauteuil (Groupes 2 et 3)

Caractéristiques : pivotant et basculant, hauteur réglable

Base : cinq branches, chrome brillant

Tissu : 100 pour 100 nylon ou polyester

Roulettes : nylon (pour moquettes), caoutchouc (pour revêtement dur)

Fauteuil ergonomique (polyvalence)

(Normes établies par Info Pro, division de Bell Canada.)

Dossier : support lombaire (réglage multiple avant-arrière)

Siège : - réglage pneumatique de la hauteur

- coussinage minimisant les points de compression; certains peuvent basculer vers l'avant

Base : cinq branches, chrome brillant, roulettes pour moquettes ou surfaces dures

Accoudoirs : facultatifs, courts : confort maximum des coudes

Chaise pour visiteur (Groupes 2 et 3)

Base : base-patins, chrome brillant

Accoudoirs : chrome poli, capitonnés ou bois

Options : avec ou sans accoudoirs

Tissu : 100 pour 100 nylon ou polyester

Chaise dactylo

Base : cinq branches, chrome poli, hauteur réglable

Tissu : 100 pour 100 nylon ou polyester

Roulettes : nylon pour les moquettes, ou caoutchouc pour revêtement dur

14. Aucune exception ne peut être faite à la présente méthode sans l'approbation écrite du contrôleur, Ressources financières.

Révisé le 31 janvier 1990

(Approvisonnements et services)