Méthode 4-3

RÈGLEMENTS ET MÉTHODES CONNEXES

• Règlement 21 — Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université
• Règlement 36 – Approvisionnement
  • Procédure 4-9 – Normes régissant la carte d’achat
• Règlement 72 – Gestion et durabilité de l’environnement
• Règlement 116 – Utilisation et sécurité des biens de technologies de l'information

OBJET

1. Le présent document établit les procédures qui complètent le règlement sur l’approvisionnement de l’Université d’Ottawa (Règlement 36). Il s’applique à tous les achats régis par ce règlement. Là où le règlement énonce des principes généraux et établit les paramètres d’approbation, la méthode s’attarde à des aspects plus concrets. Le présent document répond également à des questions qui sont fréquemment posées.

APPROVISIONNEMENT SOCIALEMENT RESPONSABLE

Développement durable

2. L’Université d’Ottawa reconnaît l’importance du développement durable et appuie les initiatives du Bureau du développement durable (Service des immeubles) qui en font la promotion sur le campus. Ainsi, les membres du personnel devraient évaluer l’approvisionnement en biens et en services à la lumière de critères environnementaux et sociaux.
3. Voici des exemples de facteurs à prendre en considération :
   1. Environnement. Le fournisseur travaille-t-il avec des produits écologiques ou a-t-il des politiques visant à réduire son empreinte carbone? Pour en savoir plus sur nos critères relatifs à l’environnement, consultez le règlement 72 – Gestion et durabilité de l’environnement.
   2. Diversité. Le fournisseur accorde-t-il une place aux personnes autochtones, aux personnes handicapées ou aux membres d’autres groupes sous-représentés?
   3. Développement communautaire. Le fournisseur offre-t-il des occasions d’apprentissage et de formation professionnelle, par exemple, aux membres de sa communauté?
   4. Petites entreprises. Le fournisseur fait-il affaire avec de petites entreprises, avec des organismes sans but lucratif ou avec des entreprises sociales?

Accessibilité

4. Le Service des approvisionnements se fait un point d’honneur de promouvoir l’accessibilité au sein de l’Université. Le personnel est tenu d’intégrer des critères et des options d’accessibilité lors des achats effectués pour l’Université. Pour savoir comment intégrer l’accessibilité à vos activités d’approvisionnement, communiquez avec le Bureau des droits de la personne. S’il est impossible d’appliquer des critères d’accessibilité, vous devez le justifier. Pour en savoir plus, consultez notre site Web ou les règles d’accessibilité en matière d’approvisionnement de l’Ontario.

Groupes autochtones

5. Pour l’achat de biens ou de services auprès des communautés autochtones, les membres du personnel peuvent avoir recours à des cartes d’achat (pour les biens seulement), à une avance en espèces (1 000 $ maximum) ou à un remboursement. Pour les achats de plus de 10 000 $, si vous n’avez pas pu obtenir plusieurs devis (p. ex., pour une excursion éducative), vous pouvez demander une dérogation. Obtenez des approbations auprès de votre faculté ou de votre service à l’avance et assurez-vous de conserver une copie de tous les reçus.

EXEMPTIONS ET RESTRICTIONS

Exemptions

6. Les achats suivants constituent des exemptions. Il n’est pas nécessaire d’obtenir plusieurs devis ou bons de commande avant de les effectuer :
   1. Achat ou location de biens immobiliers (immeubles ou terrains)
   2. Achats effectués auprès de municipalités, de ministères, d’organismes gouvernementaux, d’universités, d’hôpitaux ou d’autres institutions publiques.

   3. Frais de voyage et d’accueil individuels (conformément au Règlement 21 — Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université) 

      • Vols et taxis
      • Hébergement
      • Restaurants
      • Inscription à un congrès

      Les réunions d’affaires et les événements de groupe ne sont pas considérés comme des voyages individuels et sont soumis au Règlement 36.

   4. Certains services professionnels

      • Services de professionnelles et professionnels de la santé (médecins, dentistes, infirmières, pharmaciens, vétérinaires, etc.)
      • Services sociaux (aide sociale, éducation publique, santé, garde d’enfants, etc.)
      • Avocats et notaires

      * Les professionnelles et professionnels ne sont exemptés que pour l’exercice de leur profession (médecine ou droit). Il n’y a pas d’exemption pour leurs services de conseils, de formation, d’administration, etc.

   5. Biens spécialisés
      • Expositions et achat d’œuvres d’art
      • Cartes-cadeaux (permises pour les bénévoles, les donateurs et donatrices et les participants et participantes à des études de recherche, mais pas pour le personnel)
      • Collections et ressources gérées par la Bibliothèque
      • Abonnements à des journaux et à des périodiques
      • Adhésions professionnelles
      • Publications
   6. Carburant, gaz, électricité et services publics
   7. Certains services financiers touchant à ce qui suit :
      • Gestion des actifs et passifs financiers (opérations de trésorerie), y compris les services de conseils (même s’ils ne proviennent pas d’une institution financière)
      • Agence financière ou services de dépôt
      • Services relatifs à la vente, au remboursement et à la distribution de la dette contractée sur les marchés publics
   8. Organismes sans but lucratif
7. Vous pouvez demander des remboursements (conformément au Règlement 21) ou le paiement direct des factures pour ces achats. Si vous préférez, vous pouvez créer des bons de commande aux fins de suivi du budget et de vérification.
8. Ces achats sont exemptés des règles de concurrence, mais vous pouvez quand même demander l’avis du Service des approvisionnements.

Biens restreints

9. Le règlement sur l’approvisionnement s’applique aux biens suivants, qui sont toutefois soumis à des procédures particulières. Le tableau ci-dessous indique la première étape à suivre pour chaque type de bien.

Achats internationaux

10. Les achats internationaux sont soumis à des traités et à des règlements distincts des exigences qui s’appliquent aux achats nationaux. Le Service des approvisionnements vous guidera tout au long du processus.  

PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT

11. Le tableau ci-dessous présente les principales étapes et les principaux rôles qui interviennent habituellement dans le processus d’approvisionnement. Chaque étape est expliquée plus en détail dans les pages qui suivent.

Spécialistes des achats

12. Pour connaître la ou le spécialiste des achats de votre unité, rendez-vous sur le site Web du Service des approvisionnements. Si vous êtes une ou un spécialiste des achats et que vous souhaitez que votre nom soit affiché sur notre site Web, demandez à votre responsable d’unité de communiquer avec le Service des approvisionnements.

PLANIFICATION

Contrats conclus à l’échelle du campus

13. Avant de chercher à obtenir des devis, demandez à votre spécialiste des achats si l’Université a déjà conclu un contrat qui répond à vos besoins. Les contrats à l’échelle du campus sont des ententes conclues par le Service des approvisionnements avec certains fournisseurs et qui profitent à plusieurs facultés et services. Ils visent notamment les fournitures de laboratoire ou de bureau, les meubles et le matériel informatique. 

Plans d’approvisionnement

14. L’Université d’Ottawa se sert de plans d’approvisionnement pour avoir une vision à long terme de ses besoins généraux en matière d’achats et pour établir une stratégie servant à déterminer la méthode, l’endroit et le moment appropriés pour les achats. Ces plans aident à alléger le processus, à réduire les délais et à maximiser les économies. 
15. Vers la fin de chaque exercice, les utilisatrices et utilisateurs doivent indiquer à leur gestionnaire de budget les achats qui seront vraisemblablement effectués au cours des prochains mois. Les gestionnaires de budget utilisent cette information pour élaborer un plan d’approvisionnement complet qui est par la suite soumis au Service des approvisionnements aux fins de visibilité et de planification.

Délais

16. Il est difficile de prévoir combien de temps il faudra pour que votre achat se concrétise. Cela dit, en règle générale, il faut compter quelques jours pour un achat dans un catalogue, de 2 à 3 semaines pour un achat effectué auprès d’un fournisseur préqualifié, de 1 à 2 mois pour un nouveau contrat valant moins de 100 000 $ et de 3 à 4 mois pour un appel d’offres public de plus de 100 000 $. Les achats particuliers qui comportent un volet de protection de la vie privée, de sécurité ou de gestion du risque peuvent prendre encore plus de temps. Assurez-vous de bien planifier et de communiquer avec le Service des approvisionnements sans tarder.

DÉFINITION DES BESOINS

17. Assurez-vous de définir vos besoins en fonction de vos exigences techniques ou de rendement, et non d’une marque particulière. Les directives sur les marchés publics exigent que l’Université soit impartiale quant aux marques pour que les fournisseurs qualifiés soient traités équitablement. 

OBTENTION DE DEVIS

Devis exigés

18. Le Règlement 36 fixe le nombre de devis qui doivent être obtenus pour un achat en fonction de sa valeur. En voici un résumé :

19.    Dans le cas des achats de moins de 100 000 $, le spécialiste ou la spécialiste des achats doit s’assurer que tous les fournisseurs potentiels reçoivent les mêmes renseignements de la part de l’Université afin d’obtenir des devis comparables.

Devis en matière de consultation

20. Le gouvernement de l’Ontario a deux règles lorsqu’il est question de se procurer des services de consultation :
    1. Vous devez passer par un processus concurrentiel, peu importe la valeur du contrat. Si vous comptez attribuer un contrat à un fournisseur exclusif, vous devez obtenir l’approbation du recteur. 
    2. Les consultants et les consultantes ne peuvent pas recevoir de remboursement pour leur hébergement, leurs repas et leurs frais accessoires (comme les frais de stationnement et d’impression).
21. Bien que l’Université ait normalement besoin d’un seul devis pour les achats de moins de 10 000 $, la situation est différente pour les services de consultation. Vous devez obtenir au moins deux devis avant d’attribuer un contrat de consultation valant moins de 10 000 $. 
22. Notez que le gouvernement définit de façon distincte les consultants et les fournisseurs de service (termes que nous employons indifféremment). Les consultants et consultantes ont un rôle stratégique et offrent des conseils qui influent sur la prise de décisions. Les fournisseurs de services sont des fournisseurs tactiques qui aident l’Université à réaliser le travail. Pour en savoir plus, visitez le site Web du gouvernement de l’Ontario. En cas de doute, le Service des approvisionnements déterminera à quelle catégorie appartient la personne. 

Approvisionnement non concurrentiel

23. L’Université d’Ottawa exige que plusieurs devis soient obtenus pour les achats de plus de 10 000 $ (et pour tous les contrats de consultation), puisque le processus concurrentiel permet d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Toutefois, dans certaines circonstances exceptionnelles, le Service des approvisionnements peut accepter d’outrepasser le processus concurrentiel (par exemple en cas de monopole).
24. Il y a dérogation lorsqu’un utilisateur demande à l’avance la permission de ne pas appliquer les règles d’approvisionnement. Avant d’engager un fournisseur sans concurrence, vous devez demander une exception dans Workday en créant le type de demande « Dérogation » et en joignant tous les documents justificatifs pertinents. Vous serez invité à remplir un questionnaire pour justifier votre demande. 
25. Il est question de transgression lorsqu’une personne contrevient au règlement sans y être autorisée. Il s’agit d’une infraction importante des directives sur les marchés publics, qui peut faire l’objet de mesures disciplinaires. Si vous vous trouvez dans cette situation, un questionnaire à l’appui vous sera demandé d’être complété une fois que vous aurez soumis votre demande de facture fournisseur ou une demande de remboursement de dépenses dans Workday. Les transgressions n’offrent aucune garantie de paiement.
26. Les demandes de dérogation et les transgressions sont examinées par l’autorité approbatrice (l’approbateur commercial et le Service des approvisionnements). Chaque année, le Service des approvisionnements doit signaler au gouvernement toutes les dérogations et transgressions de plus de 100 000 $ qui ont eu lieu. Ce rapport est signé par le recteur de l’Université.   

Essai et location d’équipement 

27. Si vous souhaitez emprunter, louer ou essayer de l’équipement avant de procéder à un achat, parlez-en à votre spécialiste des achats. L’acceptation de produits à titre d’essai ou à titre gratuit peut entraîner des obligations réelles ou implicites pour l’Université. Le Service des approvisionnements insérera l’emprunt d’équipement dans la stratégie d’approvisionnement. Si l’équipement est lié à une subvention de la FCI, il doit être préapprouvé par le Service central des approvisionnements (secteur Recherche).

Marchés de tiers

28. Les achats effectués sur des sites de commerce électronique reconnus comme Amazon ou Best Buy sont acceptables pour les petites transactions visant des besoins qui ne peuvent être satisfaits par les contrats conclus à l’échelle du campus. Il faut toutefois faire preuve de prudence, car ces sites servent aussi de plateforme pour des vendeurs tiers qui offrent des prix intéressants, mais qui peuvent présenter certains risques (p. ex., mauvais service à la clientèle, descriptions erronées, difficultés pour les retours et les garanties). 
29. Il est interdit d’acheter de l’équipement neuf ou usagé sur des sites de petites annonces comme Kijiji ou eBay en raison du manque de réglementation, de contrôle de la qualité et d’options de paiement. 

SIGNATURE DE CONTRAT

Cas où un contrat est nécessaire

30. Un contrat devrait être conclu lorsqu’il s’agit d’un achat complexe, peu importe sa valeur. Un contrat est généralement nécessaire pour les ententes de services d’une valeur de plus de 5 000 $ et pour les achats de produits complexes (lorsqu’il y a des garanties et des pénalités, par exemple). Pour les achats de produits ou de services simples, un bon de commande suffit. Lorsqu’un contrat est nécessaire, le Service des approvisionnements peut demander conseil au Bureau des affaires juridiques de l’Université. Les utilisatrices et utilisateurs doivent s’abstenir de communiquer directement avec le Bureau. Le Service des approvisionnements devra également obtenir les signatures de l’approbatrice ou approbateur commercial et de l’approbatrice ou approbateur en matière d’approvisionnements, conformément à la Grille des pouvoirs d’approbation.

Signatures numériques

31. L’Université d’Ottawa reconnaît la validité des signatures numériques dans les contrats conclus avec des fournisseurs. Une signature numérique est une « empreinte » qui, grâce au chiffrement, associe de façon sécurisée un signataire à un document qui atteste une transaction. Communiquez avec les Technologies de l’information si vous souhaitez obtenir une licence pour la solution de signature numérique de l’Université.

DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT

32. La demande d’approvisionnement est le document électronique qui déclenche le processus d’achat. Lorsqu’elle est approuvée, elle devient un bon de commande, soit le document qui est transmis à un fournisseur. Pour faire une demande d’approvisionnement, l’utilisatrice ou utilisateur et la personne spécialiste des achats doivent recueillir les renseignements et les documents suivants et les entrer dans le système d’approvisionnement de Workday :
    1. Description du produit ou du service à acheter, prix et modalités d’achat
    2. FDM, adresse de livraison et point de contact
    3. Copie des devis obtenus 
    4. Dérogation approuvée (le cas échéant)
    5. Ébauche de contrat (le cas échéant) 
    6. Approbation du gestionnaire de budget (à joindre lorsque le système ne l’obtient pas automatiquement)

APPROBATIONS

33. Tous les achats doivent être approuvés par une approbatrice ou un approbateur commercial et par une approbatrice ou un approbateur en matière d’approvisionnement. Consultez la grille des pouvoirs d’approbation pour en savoir plus. Une même personne ne peut pas donner les deux approbations pour une transaction donnée.
34. Notez que même si votre achat est approuvé pendant la planification budgétaire, vous devez obtenir les approbations commerciales et d’approvisionnement avant de l’effectuer. La planification budgétaire est un exercice financier servant à prévoir les dépenses qui seront engagées pendant une année ou pour un projet en particulier. L’approbation des achats est tout autre : elle confirme que les responsables au niveau commercial et au niveau de l’approvisionnement sont d’accord pour choisir le fournisseur X à un prix Y selon les modalités et conditions Z, et que l’achat est conforme aux politiques internes.

ACHAT

Moyens d’approvisionnement

35. L’Université offre quatre moyens pour effectuer des achats : les bons de commande, les cartes d’achat, les remboursements et les demandes de paiement. Ces moyens doivent être employés selon l’ordre de priorité suivant pour les achats de moins de 5 000 $ :
    1. Bon de commande – Moyen privilégié pour les achats effectués à partir d’un contrat conclu à l’échelle du campus (y compris les ententes de fournisseur et les achats de catalogue).
    2. Carte d’achat – Moyen privilégié pour les achats qui ne sont pas prévus par un contrat conclu à l’échelle du campus (y compris les ententes de fournisseur et les achats de catalogue).
    3. Demande de paiement – Lorsqu’il est difficile ou impossible de faire un achat par bon de commande ou carte d’achat (à la discrétion du spécialiste ou de la spécialiste des achats).
    4. Remboursement – Lorsqu’il est difficile ou impossible de faire un achat de moins de 1 000 $ par bon de commande ou carte d’achat.
36. Notez que les achats de plus de 5 000 $ nécessitent un bon de commande, à moins que vous ayez obtenu une dérogation.

Achats par carte d’achat

37. Généralement, les cartes d’achat sont réservées aux spécialistes des achats désignés. Cependant, un gestionnaire de budget peut demander des cartes d’achat pour des membres du personnel qui participent à des achats spéciaux dans leurs secteurs. Le Service des approvisionnements doit approuver ce genre de demandes. Pour en savoir plus, consultez la Méthode 4-9 – Normes régissant la carte d’achat.

Remboursements de dépenses professionnelles (RDP)

38. Les achats effectués avec des fonds de comptes de dépenses professionnelles sont remboursés conformément à la convention collective de l’APUO, ou ils peuvent être effectués dans le module d’approvisionnement de Workday (pour profiter des tarifs négociés). Si vous voulez faire un achat en utilisant différents fonds (p. ex., acheter un ordinateur à l’aide des fonds du compte de dépenses professionnelles et des fonds de recherche), vous devez en informer votre spécialiste des achats à l’avance.

RÉCEPTION ET PAIEMENT 

Rapprochement

39. Avant de payer un fournisseur, l’Université doit s’assurer que l’achat est conforme aux attentes quant à la qualité et au prix. Elle le fait en procédant à un double ou à un triple rapprochement. Un triple rapprochement compare les renseignements contenus dans trois documents différents : la facture, le bon de commande et le reçu dans le système. Si tout concorde, le paiement est effectué. Pour les achats à faible risque (moins 5000 $), le Service des approvisionnements peut également autoriser un double rapprochement. 

Dédouanement

40. Les biens achetés (ou retournés) à l’étranger doivent être dédouanés. L’Université retient les services d’un courtier en douane agréé qui l’aide à gérer les documents et les paiements associés à ce processus. Cependant, seulement quelques personnes à l’Université sont autorisées à le contacter directement. Demandez à votre spécialiste des achats de communiquer avec ces personnes.

CHANGEMENTS À UN ACHAT

41. Pour apporter des changements à une entente déjà conclue avec un fournisseur, communiquez avec votre spécialiste des achats, qui fera une demande de changement. Le changement doit être lié au mandat original. S’il ne l’est pas, vous devrez obtenir de nouveaux devis, puisque le travail supplémentaire sera considéré comme un projet distinct qui doit être présenté sur le marché.
42. Informez le Service des approvisionnements à l’avance si vous souhaitez travailler avec un même fournisseur pour plusieurs projets. Il fera un appel d’offres pour un seul contrat rassemblant tous vos projets. 

QUESTIONS ET COMMENTAIRES

43. Si vous avez des questions ou des commentaires, veuillez envoyer un courriel au Service des approvisionnements.