Règlement 107

Approuvé Comité d'administration 983.5

PROGRAMME DE SUGGESTIONS INNOVATRICES

PRINCIPE

1. L'Université vise à mettre sur pied un système de reconnaissance pouvant créer chez les membres du personnel de soutien un sentiment d'appartenance et encourager la participation à une gestion saine des ressources humaines, financières et matérielles de l'Université.

OBJECTIFS

2. En conformité avec le principe mentionné ci-dessus, l'Université propose les objectifs suivants :
   1. attirer, retenir et motiver un personnel de soutien compétent.
   2. reconnaître l'apport particulier de certains membres du personnel de soutien.
   3. reconnaître de façon officielle et tangible les membres du personnel de soutien dont l'initiative, en dehors de leur sphère normale de responsabilités, a donné lieu à des propositions pratiques pouvant améliorer le fonctionnement de l'Université ou la qualité de l'environnement ou de la vie sur le campus.

DÉFINITION

3. Une prime en argent, accompagnée d'un certificat, est versée pour toute suggestion originale présentée par écrit et retenue comme projet, plan ou idée pouvant améliorer le fonctionnement général de l'Université ou les activités d'un secteur en particulier. La mise en vigueur de la suggestion doit entraîner des économies, une efficacité ou une productivité accrues, une meilleure sécurité des biens de l'Université, une amélioration des conditions de travail ou tout simplement une meilleure qualité de vie pour l'ensemble de la communauté universitaire ou pour certains de ses membres.

ADMISSIBILITÉ

4.  
   1. Tout membre du personnel de soutien payé par un budget d'exploitation peut présenter une suggestion. Un groupe peut aussi soumettre une suggestion. Dans ce cas, les membres du groupe se partagent également la prime.
   2. Un employé ou une employée qui soumet une suggestion avant sa cessation d'emploi ou sa retraite est également admissible.
   3. Les membres de la haute direction, les doyens ou les doyennes, les directeurs ou les directrices de service et les personnes qui participent directement au programme de suggestions innovatrices ne peuvent présenter des suggestions.

CONDITIONS ADMISSIBLITÉ

5. Afin d'être jugée admissible, une suggestion doit répondre à tous les critères suivants :
   1. Offrir une solution claire et réalisable à un problème réel, bien défini.
   2. Être présentée selon les formalités établies et sur un formulaire officiel.
   3. Ne pas relever des responsabilités normales de son auteur.
   4. Ne doit pas venir en conflit avec la Loi des normes d'emploi de l'Ontario ni avec aucune autre loi provinciale ou fédérale.
   5. Ne pas avoir déjà été présentée, à moins qu'elle n'adapte ou n'améliore une suggestion déjà mise en application.
   6. Ne pas servir les intérêts personnels de son auteur.

SUGGESTIONS ADMISSIBLES

6. Les suggestions admissibles comprennent, sans toutefois s'y limiter :
   1. L'amélioration des méthodes de travail
   2. L'amélioration de la qualité des services offerts
   3. Les économies de main-d'oeuvre, de matériel, de fournitures
   4. La réduction des dépenses
   5. L'amélioration de la production
   6. La prévention ou la réduction du gaspillage
   7. L'amélioration de l'outillage, des machines, du matériel ou des installations
   8. L'élimination des formulaires, des dossiers, des données, du matériel ou de l'équipement inutiles ou qui font double emploi
   9. L'adaptation ou l'amélioration d'une suggestion déjà adoptée.
7. Toute suggestion concernant la santé et la sécurité relève des responsabilités normales de tous les membres du personnel et n'est donc pas admissible (Règlement 77).

FINANCEMENT

8. Le Programme de suggestions innovatrices est financé à partir de deux sources :
   1. Pour les suggestions qui concernent le fonctionnement, et dont l'apport est mesurable en argent, le ou les secteurs administratifs qui jouissent des économies ou des améliorations payent la prime.
   2. Pour les suggestions qui touchent l'environnement et dont l'apport ne peut se traduire en valeur pécuniaire, la prime est payée à partir d'un fonds annuel approuvé par le Comité d'administration; la prime doit respecter le maximum prévu dans le fonds annuel.
   3. Les coûts administratifs nécessaires au bon fonctionnement de ce programme sont aussi payés par le fonds annuel approuvé par le Comité d'administration.

DÉTERMINATION DES PRIMES

9. Pour les suggestions dont l'apport financier est mesurable, le montant de la prime versée équivaut à 10 pour 100 du minimum de ce qu'on estime seront les économies nettes au cours de la première année, un minimum de 200 $ et un maximum de 5 000 $ étant accordé.
10. Si les frais de mise en oeuvre équivalent à peu près aux économies réalisables la première année, ils sont amortis sur une période que détermine le Comité des suggestions innovatrices en consultation avec le secteur en question. Cette période est habituellement de cinq ans.
11. Pour les suggestions dont l'apport financier n'est pas mesurable, les primes varient entre 200 $ et 800 $ selon la portée, le champ d'application et l'ingéniosité de la suggestion.
12. Le montant de la prime pour une suggestion dont l'apport financier n'est pas mesurable est déterminé à partir de l'échelle de points suivante.

ÉCHELLE DE POINTS

Portée ou nature de l'avantage

1. Amélioration minime : 200 $
2. Amélioration moyenne : 400 $
3. Amélioration supérieure : 600 $
4. Amélioration exceptionnelle : 800 $

PROPRIÉTÉ DES SUGGESTIONS

13. Une idée est reconnue lors de sa présentation originale et appartient à l'Université d'Ottawa une fois qu'elle est acceptée et récompensée.
14. Une suggestion que le Comité des suggestions innovatrices ne retient pas appartient à l'employé ou l'employée et est protégée pendant une période de trente-six mois. Si on adopte la suggestion au cours de cette période, son auteur reçoit la prime correspondante.

COMITÉ DES SUGGESTIONS INNOVATRICES

15. Le Comité a comme responsabilités principales de juger de l'admissibilité des suggestions et de déterminer la valeur en argent des primes selon les critères décrits plus haut. Les mandats de deux ans sont renouvelables.

Il se compose des membres votants suivants :

1. Un président ou une présidente que nomme le Comité d'administration;
2. Le directeur ou la directrice d'un service;
3. Un représentant ou une représentante du groupe de soutien administratif;
4. Un représentant ou une représentante du groupe des cadres et professionnels;
5. Un représentant ou une représentante du groupe des techniciens et technologues.

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

16. La suggestion est présentée sur un formulaire officiel qui comprend les renseignements et les données nécessaires à son évaluation. L'auteure ou l'auteur peut rester anonyme, si bon lui semble, jusqu'au moment de la remise de la prime.
17. Il faut envoyer le formulaire dûment rempli à la personne qui coordonne le programme.
18. Cette personne accuse réception et s'assure que tous les renseignements sont inclus et énoncés clairement. Elle détermine si la demande respecte les conditions d'admissibilité de base.
19. Le Comité étudie la suggestion retenue pour déterminer si elle respecte tous les critères d'admissibilité et pour déterminer qui sera l'évaluateur. Le Comité achemine la demande ensuite à la direction de la faculté ou du service intéressé pour une évaluation détaillée.
20. La direction de la faculté ou du service intéressé évalue la suggestion avec diligence, honnêteté et ouverture d'esprit.
21. Toute personne qui suggère une façon de prévenir le gaspillage ou l'inefficacité est protégée contre le harcèlement ou une réprimande.
22. Dans un délai de six semaines, la direction de la faculté ou du service fait parvenir un rapport d'évaluation au Comité avec des recommandations pertinentes.
23. Le Comité examine le rapport. S'il l'accepte, il décide du montant de la prime à octroyer; dans le cas contraire, il peut demander une évaluation plus poussée à la direction de la faculté ou du service intéressé.
24. La personne qui coordonne le programme informe officiellement l'employé ou l'employée des résultats de l'évaluation de sa suggestion.
25. L'employé ou l'employée reçoit sa prime au moment où la direction de la faculté ou du service intéressé accepte d'implanter la suggestion et non au moment même de la mise en vigueur.
26. La décision du Comité est définitive et ne peut faire l'objet d'un grief ou d'une autre forme d'appel.

INTERPRÉTATION

27. Le directeur ou la directrice du Service des ressources humaines est chargé de l'interprétation du présent règlement. Son application relève de la direction des facultés et services, conjointement avec le directeur ou la directrice du Service des ressources humaines.

EXCEPTION

28. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux Ressources.

Révisé le 10 décembre 1997

(Ressources humaines)