Règlement 109

Approuvé Comité d'administration 1066.6

ÉVALUATIONS ET PRIMES AU RENDEMENT (EN COURS DE RÉVISION)

PRINCIPE

1. L'Université vise a rendre l'évaluation du rendement du personnel de soutien chose courante dans le processus de gestion du rendement. La reconnaissance du rendement exceptionnel du personnel et l'occasion pour ceux et celles qui se distinguent de recevoir une récompense tangible font aussi partie de ses buts.

OBJECTIFS

2. En conformité avec le principe ci-dessus mentionné, le présent règlement vise les objectifs suivants:
   1. de reconnaitre que le rendement du personnel de soutien contribue à l'essor et au développement l'Université;
   2. d'assurer une meilleure gestion du rendement du personnel de l’Université par l’introduction d’un programme d’évaluation qui soit lié aux fonctions précises du personnel;
   3. d'atteindre les objectifs visés par l’équité en matière d'emploi en fournissant les renseignements, la formation et le contrôle nécessaires, et en. facilitant la planification de carrière du personnel de l'Université;
   4. de mettre en place les outils qui permettront de reconnaitre les efforts particuliers du personnel de soutien à l’Université.

DEFINITIONS

3. Dans le contexte du présent règlement, le terme "évaluation du rendement" désigne toutes les activités liées a la gestion du rendement du personnel, telles qu'elles sont décrites dans le Guide de gestion du rendement.
4. Le formulaire intitulé Évaluation du rendement fournit un bilan du processus de gestion du rendement pour chaque membre du personnel de soutien. Ce formulaire doit être rempli an mains une fois par année et acheminé au Service des ressources humaines, qui le verse au dossier personnel officiel.
5. Une "prime de rendement" désigne une somme d’argent accordée aux membres du personnel de soutien qui se distinguent de façon particulière ou exceptionnelle dans l’exercice de leurs fonctions. Cette somme est allouée une fois par an, après considération des recommandations soumises par voie de formulaire intitulé.

Recommandation pour prime du rendement

6. Le "palier décisionnel supérieur" de chaque groupe est constitué de membres de la direction de l'Université qui se rapportent au moins à un vice-recteur ou à son équivalent. Les "groupes" sont donc composés de membres du personnel de soutien qui se situent dans la hiérarchie de cette personne.

PORTÉE DE L'ÉVALUATION DU RENDEMENT

7. Tout le personnel de soutien attitre non syndique de l'Université doit recevoir au moins une évaluation officielle de son rendement à chaque année.
8. Le rendement du personnel de soutien en période de probation ou ayant moins de six mois d'ancienneté reconnue est évalué au moment de la confirmation dans le poste.
9. Le personnel de soutien paye par subvention doit aussi faire l'objet d'une évaluation annuelle de rendement.
10. Le personnel de soutien dont le rendement a été juge. insatisfaisant (scion la définition A l'article 18) lors d'une évaluation annuelle doit subir des évaluations à intervalles réguliers durant l'année qui suit afin de vérifier si des progrès évidents dans le rendement.
11. Les évaluations officielles du rendement telles qu’elles sont définies aux articles 7, 8, 9 et 10 sont versés au dossier personnel officiel.

L'ÉVALUATION DU RENDEMENT

12. L'évaluation du rendement du personnel se fonde sur les tâches et responsabilités de chaque membre du personnel, énumérées dans la description du poste.
13. Une appréciation du personnel est aussi effectuée une fois par an, sur le même formulaire que l'évaluation du rendement. L'appréciation considère les forces, les faiblesses, les besoins de formation ou de perfectionnement, de même que le potentiel de chacun et chacune.
14. Le cycle normal d'évaluation du rendement va du ler juillet de chaque année au 30 juin de l'année suivante.
15. Dans le processus d’évaluation du rendement on établit, au début du cycle d’évaluation, les taches et objectifs pour chaque membre du personnel de soutien, et on les consigne sur le formulaire d’évaluation du rendement.
16. Une entrevue d’évaluation du rendement entre le ou la gestionnaire et la personne 6valuee, à la fin du cycle d'évaluation, établit le niveau de rendement, selon les tâches et les objectifs formulés au début de la période,
17. L’évaluation du rendement consiste en l’attribution de cotes de rendement pour chacune des fonctions principales d’un poste et l’attribution d’une cote globale pour toutes les fonctions et tâches. Ces cotes sont réparties sur une échelle de 1 à 7, dénotant divers niveaux de rendement.

COTE

18. Les cotes de rendement se définissent ainsi :

    Exigences dépassées

    1. Le rendement a dépassé toutes les exigences principales de façon exceptionnelle et un travail appréciable au—delà des fonctions du poste a été accompli.

    2. Le rendement a dépassé la majorité des exigences.

       Exigences atteintes

    3. Le rendement a répondu aux exigences dans tous les principaux domaines importants et un effort supplémentaire s'est manifesté sur le plan de la qualité, la quantité, l'a—propos ou d'un autre élément clé du rendement.
    4. Le rendement a répondu aux exigences dans tous les domaines importants. La personne est capable de mener à bien le travail qui lui est confié.

    5. Le rendement a répondu a la plupart des exigences mais des améliorations seraient souhaitables.

       Au-dessous des exigences

    6. Une amélioration s’impose, le rendement étant au-dessous des exigences dans un ou plusieurs domaines importants.
    7. Le rendement se situe appréciablement au-dessous des exigences dans plusieurs domaines importants.

PROGRAMME DE PRIME AU RENDEMENT

19. Le personnel ayant obtenu une cote de rendement globale de 5, 6 ou 7 peut être recommande pour une prime au rendement, pourvu qu'aucune des cotes individuelles de rendement n'ait été inférieure à 4.
20. Une prime annuelle est accordée aux membres du personnel de soutien qui ont obtenu une recommandation à cette fin et se voient ensuite choisis come récipiendaires dans leur groupe respectif.
21. La recommandation vient du supérieur immédiat ou de la supérieure immédiate, en consultation avec son ou sa propre chef.
22. La recommandation pour une prime n'assure pas que la personne reçoive une prime; par contre, elle y est admissible de ce fait. La recommendation est versée au dossier personnel officiel.
23. La décision définitive d'accorder une prime est prise par le palier de décision supérieur de chaque groupe. Cette decision est sans appel.
24. Le palier de décision supérieur pour chacun des groupes ainsi que la composition de ceux-ci sont présentés à l'Annexe 1.

ADMISSIBILITÉ À LA PRIME AU RENDEMENT

25. Tout le personnel de soutien attitré non syndiqué de l'Université qui ne fait pas partie de la catégorie “hors cadre” est admissible à la prime au rendement, dans la mesure où les exigences établies à l’article 18 sont respectées.
26. Le personnel de soutien payé par subvention est admissible à une prime si les fonds sont disponibles, et dans la mesure ou les exigences établies à l’article 18 sont respectées.

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

27. Le montant de chaque prime varie entre 1 000 $ et 3 000 $. Le nombre de personnes pouvant recevoir une prime dans chaque groupe doit équivaloir à au moins huit pour cent sans dépasser quinze pour cent du groupe, sauf dans les conditions présentées à l'article 29.
28. La taille de chaque groupe doit être telle que l'on puisse y attribuer au moins une prime minimale de 1 000 $. Le nombre a été établi à un minimum de neuf personnes.
29. S'il est impossible d'attribuer tous les fonds alloues pour un groupe, l'argent non-alloué peut être dépensé pour la formation ou le perfectionnement, ou être reporté à l'année d'ensuite. La somme reportée ne peut dépasser 3 000 $.
30. Un montant global pour le programme de primes au rendement fixé annuellement lors de l'établissement des budgets.
31. Les primes sont versées aux membres d’un groupe que lorsque toutes les évaluations et recommandations sont parvenues au Service des ressources humaines.

INTERPRÉTATION

32. Le directeur du Service des ressources humaines est chargé de l'interprétation du présent règlement. Son application relève de la direction des facultés et services, de concert avec la direction du Service des ressources humaines.

EXCEPTION

33. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur, Ressources et planification.

Publié le 11 octobre 1989

INDEX

Admissibilité a la prime au rendement
Cotes de rendement
Évaluation du rendement
Primes an rendement
Programme de prime au rendement

(Service des ressources humaines)

ANNEXEI