Règlement 128

Règlement sur la sécurité relative aux voyages internationaux

Adoption
Date : 28 septembre 2022

Approuvé par :
Comité d’administration

Service responsable :
Cabinet du vice-recteur, International et Francophonie

ÉNONCÉS DE POLITIQUE ET OBJECTIFS
1. L’Université d’Ottawa joue un rôle crucial dans la définition du monde de demain et souhaite offrir une expérience universitaire inégalée à tous les membres de sa communauté grâce à un enseignement et à une recherche exceptionnelle.
2. L’Université est sensible aux avantages de l’internationalisation et est déterminée à maintenir sa réputation d’établissement d’enseignement et de recherche universitaire de calibre mondial.
3. L’Université reconnaît l’ampleur de l’expertise internationale de son corps professoral et de sa communauté de recherche, ainsi que la volonté de sa population étudiante et de son personnel d’accéder à la recherche, aux activités d’apprentissage et à des services que peut offrir le monde.
4. L’Université souhaite renforcer sa présence et son influence à l’étranger vu le contexte international dans lequel évolue le milieu universitaire, toutefois, elle doit le faire en favorisant la santé et la sécurité des personnes de manière responsable.
5. Par conséquent, le présent règlement vise les objectifs suivants :
  1. définir les responsabilités des personnes participant à des déplacements internationaux, afin que les activités d’internationalisation de l’Université soient accomplies de façon sûre, sécuritaire et efficace ;
  2. offrir un cadre qui renforcera la sécurité de la population étudiante, du corps professoral et du personnel en déplacement à l’extérieur du Canada, afin d’en maximiser l’importance et la portée ;
  3. encourager les personnes participant à des déplacements internationaux à se renseigner activement sur les risques et les façons de les gérer ;
  4. atténuer les risques liés aux voyages internationaux.
PORTÉE
1. Le présent règlement s’applique à diverses catégories de membres de la communauté universitaire :
  1. les étudiantes et étudiants, c’est-à-dire les personnes inscrites en cette qualité à l’Université, que ce soit à temps plein ou à temps partiel (y compris à titre d’étudiante spéciale ou d’étudiant spécial) dans un programme de premier cycle ou de cycle supérieur ;
  2. les employées et employés, y compris tous les membres du personnel enseignant, postdoctoral et administratif, syndiqués ou non, et ceux rémunérés par une source autre que les fonds d’exploitation de l’Université, comme les bourses, les subventions de recherche et les contrats externes ;
  3. les récipiendaires de prix et de bourses et les chercheuses et chercheurs boursiers de niveau postdoctoral affiliés dans l’exercice de leurs fonctions définies par leur relation avec l’Université ;
  4. les cliniciennes et cliniciens et les médecins occupant un poste professoral, les professeures et professeurs auxiliaires, invités et émérites, les chercheuses et chercheurs boursiers de niveau postdoctoral, les boursières et boursiers cliniciens, les résidentes et résidents en médecine, et les stagiaires en recherche ;
  5. les entrepreneures et entrepreneurs, les consultantes et consultants, les prestataires, ainsi que toute autre personne ou entité engagée par l’Université pour lui offrir des biens ou des services ou agir en son nom lors d’un déplacement en dehors de leur pays conformément à une entente écrite avec l’Université ;
  6. les membres du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comités respectifs, ainsi que les membres des comités consultatifs formés pour aider l’Université à atteindre ses objectifs ;
  7. les bénévoles ou les personnes siégeant aux comités consultatifs ou autres.
2. Le présent règlement ne s’applique pas aux déplacements effectués pour des raisons personnelles ou qui ne sont pas liés aux activités de l’Université.
DÉFINITIONS
1. Définitions
  « Activités de l’Université » Activités appuyant la formation, la recherche ou l’administration à l’Université (activités, services, fonctions), ou activités requises dans le cadre d’un cours, d’un programme, d’un emploi, d’une nomination ou d’un mandat à l’Université.
  « Personne organisatrice » membre du personnel qui organise des déplacements internationaux ou qui choisit les personnes qui y participeront, sans nécessairement les accompagner.
  « Responsable d’unité » Rôle déterminé par le lien entre la personne qui voyage et l’Université, et assumé par une employée ou un employé de l’Université qui dans une faculté, un bureau administratif, un service ou un organe directeur, est responsable de la supervision, du financement ou de la gestion de la relation de la personne qui voyage avec l’Université (emploi, nomination, mandat ou autre).
  
  Par exemple : rectrice ou recteur, vice-rectrice ou vice-recteur, vice-rectrice associée ou vice-recteur associé, provost associée ou associé, doyenne ou doyen, directrice ou directeur, directrice générale ou directeur général, ou tout autre poste similaire du plus haut niveau d’autorité, quel qu’en soit le titre.
  
  « Déplacement international » Déplacement à l’extérieur du Canada lié à des activités de l’Université, notamment : échanges, stages internationaux, recherche sur le terrain, stages coop internationaux, études avec lettre de permission, recrutement, visites et missions administratives, projets de recherche, projets de développement international, services à la communauté liés à l’Université, conférences ou réunions scientifiques ou administratives, et activités culturelles ou sportives.
RESPONSABILITÉS
1. En collaboration avec le Bureau de la dirigeante principale ou du dirigeant de la gestion des risques, le vice-rectorat, International et Francophonie, a la responsabilité d’assurer l’établissement et le maintien des exigences, des procédures et de la formation préalable au déplacement et jugées essentielles au bon déroulement du déplacement international, selon sa nature et son envergure ; les activités de l’Université liées au déplacement international ; et les exigences propres à la faculté, aux services, au programme ou à l’unité concernés.
  1. L’objectif des exigences, des procédures et de la formation préalable au déplacement est d’aider celui ou celle qui voyage, la personne organisatrice et la personne responsable d’unité à bien comprendre les risques, à les atténuer et à connaître les règles de sécurité à suivre à l’étranger.
  2. Les personnes qui voyagent et les personnes organisatrices doivent connaître les exigences, les procédures et la formation préalable, telles que définies par le vice-rectorat, International et Francophonie.
2. Avant le déplacement international, il incombe à la personne qui voyage, à la personne organisatrice et à la personne responsable d’unité de s’informer des risques qui y sont associés, de les analyser et d’établir un plan pour les gérer ou les atténuer.
3. Tout au long de leur déplacement international, les personnes qui voyagent :
  1. sont liées par les règlements et méthodes de l’Université, leur convention collective, leur contrat de travail, ainsi que les modalités de leur engagement avec l’Université, et doivent avoir une conduite qui respecte les droits des membres de la communauté de l’Université et de la communauté d’accueil ;
  2. sont responsables de prendre les mesures nécessaires pour assurer leur santé et leur sécurité, et de signaler à l’Université tout incident important survenu ou évité de justesse en lien avec la santé et la sécurité à l’étranger, par le biais des mécanismes et procédures de signalement mis en place par le vice-rectorat, International et Francophonie et le Bureau de la dirigeante principale ou du dirigeant principal de la gestion des risques, pour un suivi adéquat sur les événements.
4. La personne responsable d’unité et la personne organisatrice doivent s’assurer que la personne qui voyage connaît et respecte le présent règlement, les méthodes connexes, ainsi que les autres règlements et méthodes de l’Université relatifs au déplacement international.
NIVEAUX DE RISQUE, CONSEILS ET AVERTISSEMENTS
1. L’Université d’Ottawa se fie aux conseils et avertissements d’Affaires mondiales Canada (AMC) afin d’évaluer les risques liés aux déplacements internationaux. Dans certains cas, le vice-rectorat, International et Francophonie, pourrait s’appuyer sur des sources supplémentaires pour évaluer les risques.
  1. De manière générale, les destinations signalées par l’AMC comme nécessitant « des mesures de sécurité normales » ou « une grande prudence » conviennent aux déplacements internationaux.
  2. Il est interdit aux membres de la population étudiante de premier cycle de se rendre à une destination classée dans la catégorie « Évitez tout voyage non essentiel ».
  3. Il est interdit à l’ensemble des membres de la population étudiante de se rendre à une destination classée dans la catégorie « Évitez tout voyage ».
  4. Si le niveau de risque établi par AMC change avant le départ ou au cours du séjour à l’étranger, le déplacement international pourrait être suspendu, ou l’Université pourrait demander aux personnes en déplacement de revenir au Canada.
  5. Les personnes en déplacement, ainsi que la personne organisatrice sont responsables de surveiller les conseils, les avertissements et les niveaux de risque publiés par AMC avant et pendant le voyage.
2. Le vice-rectorat, International et Francophonie, en collaboration avec le Bureau de la dirigeante principale ou du dirigeant principal de la gestion des risques et la personne responsable d’unité, ont les responsabilités suivantes :
  a) prendre la décision finale sur la possibilité ou non de réaliser exceptionnellement un déplacement international dont la destination correspond au niveau de risque d’AMC décrit aux alinéas 5.1 b) et 5.1 c) du présent règlement, ou dont les risques pour la santé et la sécurité sont trop élevés ;
  b) décider si une voyageuse ou un voyageur doit quitter un lieu ou annuler un déplacement international pendant son séjour si les risques pour la santé et la sécurité sont devenus trop élevés ;
  c) établir et gérer une procédure pour évaluer le niveau de risque d’une destination, ou d’autres risques associés au déplacement international, et prendre la décision finale.
INSCRIPTION
1. Le vice-rectorat, International et Francophonie, tiendra un registre de tous les déplacements internationaux en cours afin de pouvoir communiquer et d’aider les personnes qui voyagent au besoin et en cas d’urgence.
2. Les personnes étudiantes concernées par l’alinéa 2.1 a) du présent règlement doivent inscrire leur déplacement international au registre avant leur départ et le mettre à jour en cas de changement de dates ou de destination.
3. Les autres personnes candidates à un déplacement mentionnées au paragraphe 2.1 sont encouragées à inscrire leur déplacement international au registre avant leur départ et à le mettre à jour en cas de changements de dates ou de destination.
4. Les personnes candidates à un déplacement admissibles devraient enregistrer leur déplacement international auprès d’Affaires mondiales Canada pour pouvoir recevoir les mises à jour du gouvernement fédéral. Les personnes candidates à un déplacement qui n’ont pas la nationalité canadienne sont également encouragées à s’enregistrer auprès des autorités de leur pays d’origine, si possible, afin de recevoir des conseils et des informations pratiques.
APPROBATION ET MODIFICATION
1. Il incombe à la vice-rectrice ou au vice-recteur, International et Francophonie, d’examiner périodiquement le présent règlement et de proposer des modifications à y apporter, au besoin.
2. Il incombe à la vice-rectrice ou au vice-recteur, International et Francophonie, d’appliquer et d’interpréter le présent règlement.
3. Les modifications apportées au présent règlement doivent être approuvées par le Comité d’administration.
4. La vice-rectrice ou le vice-recteur, International et Francophonie, peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de l’application du présent règlement, pourvu que ces méthodes soient compatibles avec les dispositions du Règlement.
5. Nonobstant le paragraphe 7.2, la secrétaire générale peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent :
  1. à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité ;
  2. à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes ;
  3. à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue ;
  4. à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.