Règlement 131

Instance et date d’approbation
Comité d’administration – 18 mai 2022

Services responsables
Cabinet de la provost et vice-rectrice aux affaires académiques
Cabinet de la vice-rectrice aux finances et à l’administration

Entrée en vigueur
1^er juin 2022

1. OBJECTIF

   Le présent règlement vise à énoncer les principes directeurs concernant la déconnexion du travail et établir les responsabilités générales des superviseures et superviseurs et des employées et employés.

2. DÉFINITIONS

   Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement :

   « Contrats de travail » désigne collectivement toutes les conventions collectives auxquelles l’Université est partie et les contrats de travail individuels conclus entre l’Université et une Employée ou un Employé, avec leurs modifications successives.

   « Déconnexion du travail » s’entend du fait de ne pas effectuer de communications liées au travail, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les appels vidéo ou l’envoi ou la lecture d’autres messages, de manière à être en inactivité, en dehors des heures normales de travail de l’Employée ou l’Employé. Le présent règlement n'accorde pas de droit supplémentaire au-delà des droits déjà établis par la Loi sur les normes d'emploi, dont ceux concernant les heures de travail, les heures d’inactivité, la rémunération des heures supplémentaires, les pauses-repas et les périodes de repos, les jours fériés et l’indemnité de jour férié, et les congés annuels.

   « Employées » et « Employés » s’entendent des personnes syndiquées et non syndiquées employées par l’Université, y compris le personnel administratif et de soutien, le corps professoral, et les personnes qui occupent des postes dans des catégories d’emplois généralement considérées comme des exemptions ou des exclusions de certaines dispositions de la Loi sur les normes d’emploi relatives aux heures de travail, aux périodes de repos et aux heures supplémentaires.

   « Heures normales de travail » s’entend des heures normales de travail prévues par le contrat de travail de l’Employée ou l’Employé, par la convention collective ou dans le cadre d’une entente conclue entre l’Employée ou l’Employé et l’Université en matière d’accommodements.

   « Loi applicable » englobe la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario ainsi que les autres lois et règlements provinciaux ou fédéraux applicables en matière d’emploi et ceux qui leur succèderont, avec leurs modifications successives.

   « Loi sur les normes d’emploi » s’entend de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario, de ses règlements d’application et de toute loi qui lui succèdera, avec leurs modifications successives.

   « Règlements et méthodes de l’Université » englobe tous les règlements et toutes les méthodes, politiques, règles et directives de l’Université, avec leurs modifications successives.

   « Superviseure » ou « Superviseur » s’entendent de toute personne qui a la responsabilité d’une Employée ou d’un Employé, ou qui exerce une autorité sur cette personne. Selon le rapport hiérarchique, il peut s’agir, par exemple, d’une ou d’un gestionnaire, d’une professeure ou d’un professeur, d’une doyenne ou d’un doyen, d’une directrice ou d’un directeur, de tout autre responsable d’unité ou de toute personne ayant des pouvoirs de gestion. Ce statut ne dépend pas du titre du poste occupé. Il dépend plutôt des responsabilités qui lui incombent quant au travail effectué par l’Employée ou l’Employé, ou quant à la détermination des tâches accomplies par une Employée ou un Employé.

3. INTERPRÉTATION

   Le présent règlement doit être lu parallèlement aux contrats de travail en vigueur, aux Règlements et aux méthodes de l’Université, ainsi qu’à la Loi applicable. Il est entendu qu’aucune disposition du présent règlement ne vise à modifier ou à remplacer tout contrat de travail en vigueur.

4. PORTÉE

   Le présent règlement s’applique à l’ensemble des Employées et Employés.

5. PRINCIPES ET ÉNONCÉS DE POLITIQUE

   1. Le bien-être psychologique des Employées et Employés revêt une importance capitale pour l’Université. L’Université s’efforce de promouvoir le bien-être psychologique et de prévenir les préjudices psychologiques, tout en encourageant les Employées et Employés à privilégier leur santé et leur bien-être. Elle reconnaît que la déconnexion du travail contribue à maintenir un équilibre sain et durable entre la vie personnelle et professionnelle.
   2. L’Université soutient la promotion de la déconnexion du travail et prendra les mesures raisonnables nécessaires pour que toutes les Employées et tous les Employés, quel que soit leur lieu de travail en s’assurant qu’ils :
      1. soient informés de leurs heures normales de travail et des situations, le cas échéant, où ils seront appelés à effectuer des communications liées au travail en dehors de leurs heures normales de travail ; et
      2. soient en mesure de se prévaloir de pauses-repas, de périodes de repos et d’heures d’inactivité applicables, conformément aux dispositions de leur Contrat de travail ou des Règlements et méthodes de l’Université ; et
      3. puissent prendre leurs congés annuels ou les congés auxquels ils ont droit conformément aux dispositions de leur Contrat de travail, des Règlements et méthodes de l’Université, ou de la Loi applicable.
   3. La capacité de l’Employée ou l’Employé de se déconnecter du travail dépend des besoins opérationnels de l’Université et des fonctions et obligations liées à son poste, sous réserve des dispositions de son Contrat de travail, des Règlements et méthodes de l’Université, et de la Loi applicable.
   4. Aucune disposition du Règlement n’empêche l’Université, toute Employée ou tout Employé de contacter d’autres Employées et Employés, des membres de la communauté étudiante, d’autres collègues, des fournisseurs ou des tiers en dehors de ce qui peut être considéré comme des heures normales de travail ou heures normales de bureau, sous réserve de tout droit que l’Employée ou l’Employé contacté pourrait avoir en vertu des dispositions de son Contrat de travail, des Règlements et méthodes de l’Université, et de la Loi applicable.
   5. Les Employées et Employés ne feront pas l’objet de représailles pour avoir posé des questions ou soulevé des préoccupations concernant la déconnexion du travail, ou pour avoir exercé leurs droits conformément à la Loi sur les normes d’emploi.
   6. L’Université fournira aux Employées et Employés une copie du Règlement (et toute modification importante apportée au Règlement) conformément à la Loi sur les normes d’emploi et en l’affichant sur son site internet.

6. RESPONSABILITÉS

   1. Les Superviseures et Superviseurs sont censés tenir compte des heures normales de travail des Employées et Employés qu’ils supervisent et les respecter. Ils doivent également faire ce qui suit :
      1. Prendre toutes les mesures raisonnables pour indiquer et rappeler aux Employées et Employés leurs heures normales de travail, et, le cas échéant, les situations dans lesquelles ils seront appelés à effectuer des communications liées au travail en dehors de leurs heures normales de travail. Par exemple, les Superviseures et Superviseurs peuvent donner comme instructions aux Employées et Employés :
         1. d’activer leurs notifications automatiques d’absence du bureau ou de modifier le message de leur messagerie vocale lorsqu’ils ne sont pas appelés à travailler, pour indiquer qu’ils ne répondront pas au message avant leur prochaine journée de travail ; et / ou
         2. d’inclure dans leur signature de courriel un texte précisant leurs heures normales de travail.
      2. Établir, s’il y a lieu, des pratiques ou des instructions écrites concernant la déconnexion du travail, lesquelles sont conformes aux principes énoncés à l’article 5 du présent règlement, et les communiquer aux Employées et Employés sous leur supervision; et
      3. Répondre aux questions et aux préoccupations des Employées et Employés sous leur supervision concernant la déconnexion du travail.
   2. Les Employées et Employés doivent faire ce qui suit :
      1. Respecter pleinement tout mécanisme applicable utilisé par l’Université pour enregistrer les heures de travail et mettre à jour leur situation au travail (p. ex. les messages automatiques d’absence du bureau), le cas échéant, y compris en cas de télétravail ; et
      2. Tenir compte des heures de travail de leurs collègues, des fournisseurs et des autres tiers (p. ex. s’abstenir de les contacter régulièrement par courriel ou téléphone en dehors des heures de travail ou d’attendre d’eux une réponse ou une réaction en dehors des heures de travail, ou utiliser une fonction permettant de reporter ou de programmer l’envoi d’un courriel) ; et
      3. Aviser par écrit leur Superviseure ou Superviseur des pauses-repas, des périodes de repos, des pauses ou des autres périodes d’inactivité auxquelles ils ont droit en vertu de leur Contrat de travail, mais dont ils n’ont pas pu bénéficier parce qu’ils avaient des tâches à exécuter, et des raisons pour lesquelles cette situation s’est produite; et
      4. S’entretenir avec leur Superviseure ou Superviseur si leur charge de travail les empêche de se prévaloir d’une pause-repas, d’une période de repos, d’une pause ou d’une autre période d’inactivité prévue par leur Contrat de travail ou de se déconnecter autrement du travail.

7. RÉVISION ET MISE EN APPLICATION

   1. La mise en application et la révision périodique du présent règlement incombent à la vice-rectrice associée ou au vice-recteur associé aux ressources humaines et le vice-provost des affaires professorales.
   2. Il incombe à la vice-rectrice associée ou au vice-recteur associé aux ressources humaines et le vice-provost des affaires professorales, de diriger, de superviser et d’approuver l’établissement de toutes les méthodes, consignes et directives concernant la mise en application du présent règlement. L’Université publiera sur son site internet les méthodes, consignes, directives et autres renseignements pertinents concernant la mise en application du présent règlement, s’il y a lieu.

8. MODIFICATIONS

   1. Il incombe à la vice-rectrice associée ou au vice-recteur associé aux ressources humaines et le vice-provost des affaires professorales, de présenter des recommandations au Comité d’administration concernant toute modification à apporter au présent règlement.
   2. Nonobstant le paragraphe 8.1, la secrétaire générale peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent :
      1. à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique ou d’une autorité ; et / ou
      2. à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes ; et / ou
      3. à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue ; et / ou
      4. à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements ou à des résolutions ou politiques de l’Université à des fins d’uniformité, ou pour se conformer aux conseils, recommandations et directives concernant la Loi applicable.