Règlement 21

1. OBJET
   1. Le présent règlement a pour objet de régir le remboursement des dépenses autorisées, légitimes et raisonnables engagées pour le compte de l’Université et devant être payées sur les fonds administrés par celle-ci. Le règlement fait en sorte que l’Université d’Ottawa respecte toutes les lois et tous les règlements fédéraux et provinciaux applicables en ce qui a trait, sans s’y limiter, à l’Agence du revenu du Canada (ARC), à la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic et à toutes les autres directives connexes.
2. PORTÉE ET APPLICATION
   1. Le présent règlement s’applique aux personnes qui demandent le remboursement des dépenses engagées dans l’exercice d’activités pour le compte de l’Université ou relativement à des fonds administrés par celle-ci, sous réserve des modalités des conventions collectives de l’Université.
   2. En cas de conflit entre le présent règlement et les règlements d’une source de financement applicable au remboursement, la disposition la plus stricte prévaudra.
   3. Les règlements de l’Université et les méthodes connexes qui suivent doivent être lus conjointement avec le présent règlement.
      • Règlement 26 – Petite caisse;
      • Règlement 36 – Approvisionnement en biens et services;
      • Méthode 4-9 – Carte d'achat
   4. Sauf indication contraire, le présent règlement suppose que toutes les valeurs monétaires indiquées sont en dollars canadiens (CAN) et excluent les taxes applicables.
   5. Sauf disposition contraire du Règlement 21 et des méthodes connexes, aucune exception ne peut être faite au présent règlement.
3. DÉCLARATION DE PRINCIPE
   1. L’Université rembourse les dépenses admissibles nécessaires et raisonnables engagées dans le cadre des activités réalisées pour le compte de l’Université.
   2. Dans le cadre de l’évaluation du remboursement d’une dépense, les particuliers, les approbateurs autorisés et les responsables d’unité doivent déterminer si, selon un tiers raisonnable, la dépense est justifiée et constitue donc une dépense admissible en vertu du présent règlement.
4. PRINCIPES GÉNÉRAUX
   1. L’Université remboursera uniquement les dépenses admissibles. Pour être jugée admissible, une dépense doit :
      1. être conforme au présent règlement;
      2. être légitime et engagée uniquement pour le compte de l’Université;
      3. contribuer aux coûts directs de la recherche ou de l’activité réalisée pour le compte de l’Université;
      4. être justifiée par de la documentation appropriée;
      5. être vérifiable;
      6. ne donner lieu à aucun gain personnel.
   2. L’Université ne remboursera pas les paiements effectués pour des biens ou des services qui sont ou seront :
      1. normalement fournis ou mis à disposition par l’Université;
      2. normalement couverts  dans  le cadre du  processus d’approvisionnement en  biens  et en services;
      3. demandés à une autre source de financement;
      4. admissibles à un remboursement par une source de financement externe;
      5. demandés par un employé à titre de retenue d’impôt;
      6. déraisonnables dans le contexte des activités réalisées pour le compte de l’Université.
   3. Si un groupe d’employés engage des dépenses pour le compte de l’Université, le remboursement doit être demandé par la personne ayant le plus haut niveau d’autorité au sein du groupe et ne sera fait qu’à cette personne.
   4. Le particulier est chargé du remboursement des trop-perçus peu importe quel est son poste à l’Université ou si sa relation avec celle-ci ou son statut auprès de celle-ci prendra fin ou a pris fin.
5. APPROBATIONS ET RESPONSABILITÉS
   1. Le responsable d’unité détient le pouvoir ultime au sein de l’unité. Il sera tenu responsable de toutes les dépenses faites pour le compte de l’Université ainsi que du respect du Règlement 21 et des méthodes connexes. Le responsable d’unité ne peut pas imposer un contrôle moins important que celui exigé par le présent règlement.
   2. Le responsable d’unité peut désigner un cadre supérieur possédant les connaissances et l’expertise nécessaires (l’approbateur autorisé de l’unité) pour approuver au préalable les dépenses prévues et approuver les remboursements. Le responsable d’unité demeure responsable des mesures prises par l’unité.
   3. Le responsable d’unité demandera à l’unité de signaler les cas de non-conformité au Règlement 21 et aux méthodes connexes et les signalera au vice-recteur responsable de l’unité ainsi qu’au vice-recteur associé aux ressources financières, qui déterminera si la question doit être traitée en vertu du présent Règlement 21 et des méthodes connexes ou d’un autre règlement applicable.
   4. Dans tous les cas, avant que les coûts ne soient engagés, il incombe au particulier de s’assurer que les dépenses prévues sont conformes aux règlements de l’Université.
   5. Il incombe à la personne qui demande l’autorisation de voyager de justifier l’objet du voyage et de fournir à l’approbateur autorisé les documents appropriés.
   6. Il incombe à la personne qui demande l’autorisation de voyager d’obtenir l’approbation de son approbateur autorisé suffisamment à l’avance pour permettre une planification adéquate et bénéficier de frais de voyage globaux moins élevés lorsque cela est possible. Le responsable d’unité peut refuser d’approuver des dépenses pour lesquelles aucune approbation préalable n’a été demandée.
   7. Il incombe à l’approbateur autorisé de prendre connaissance de l’objet du voyage avant d’approuver au préalable la demande de voyage; des renseignements comme des copies du programme de la conférence ou du dépliant publicitaire doivent, sur demande, être mis à la disposition de l’approbateur autorisé.
   8. Les approbateurs autorisés ne sont pas autorisés à approuver leurs propres demandes.
   9. Les approbateurs autorisés doivent être des cadres supérieurs, occupant un poste d’un ou de plusieurs niveaux supérieurs à celui du particulier, et être autorisés à examiner et à approuver l’objet du voyage et le caractère raisonnable des dépenses engagées pour le compte de l’Université qui sont à rembourser au particulier.
   10. En collaboration avec le vice-recteur responsable de l’unité, le vice-recteur aux ressources a le pouvoir de prendre des dispositions pouvant différer de celles du Règlement 21 et des méthodes connexes à l’égard d’activités approuvées n’étant pas visées par la portée normale des activités réalisées pour le compte de l’Université et dont l’approbation pourrait être compromise par des éléments du Règlement 21 et des méthodes connexes. Toutefois, ces dispositions doivent être conformes aux lois et aux règlements.
6. RESPONSABLES DE L’APPROBATION
   1. L’approbation du particulier et de l’approbateur autorisé atteste que le remboursement des dépenses engagées pour le compte de l’Université est conforme au  et aux méthodes connexes. Les responsables de l’approbation sont mentionnés dans la Méthode 16-15 - Responsables de l'approbation.
   2. Dans le cas de fonds de recherche, les demandes de remboursement doivent comprendre l’approbation du chercheur principal ou du délégué approuvé.
7. MONNAIE
   1. Les dépenses engagées pour le compte de l’Université soumises aux fins de remboursement en monnaie étrangère doivent être déclarées en dollars canadiens, au taux réel payé ou au taux par défaut, lequel est fondé sur les taux quotidiens des banques à charte canadiennes et affiché dans le système de remboursement électronique de l’Université.
8. TENUE DE DOSSIERS
   1. L’Université considère les documents inclus dans son système de remboursement électronique, y compris les images électroniques des factures et des reçus originaux en format papier et électronique, comme étant les originaux aux fins de conservation et de vérification.
   2. Lorsque la demande n’est pas traitée au moyen du système de remboursement électronique de l’Université, le responsable d’unité est responsable de la tenue des dossiers relatifs aux dépenses engagées pour le compte de l’Université et au remboursement de celles-ci.
9. VÉRIFICATION ET RAJUSTEMENT
   1. Les remboursements des dépenses engagées pour le compte de l’Université peuvent faire l’objet d’une vérification ultérieure.
   2. Les remboursements de dépenses non admissibles relevés au cours d’un processus de vérification ultérieur sont considérés comme des avances de fonds assujetties aux articles 3 et 14 de la Méthode 16-11 - Remboursement des frais de voyage ou sont retournés intégralement à l’Université par le particulier, sur demande.
   3. Les remboursements de dépenses engagées pour le compte de l’Université peuvent faire l’objet de rajustements ultérieurs de la part de l’une des parties internes et externes suivantes :
      1. les Ressources financières;
      2. les auditeurs internes;
      3. les sources de financement externes et les auditeurs externes.
10. INTERPRÉTATION
    1. Le vice-recteur associé aux ressources financières conserve le pouvoir d’interpréter de façon définitive le présent règlement.
11. MISE EN ŒUVRE, EXAMEN ET MODIFICATION
    1. Le vice-recteur associé aux ressources financières est responsable de l’examen périodique du présent règlement et est chargé de recommander au vice-recteur aux ressources toute modification à y apporter ou à apporter à toute méthode adoptée en vertu du règlement. Le présent règlement sera révisé au besoin pour veiller à ce qu’il soit conforme aux lois et aux règlements applicables ainsi qu’aux bonnes pratiques commerciales.
    2. Les modifications apportées au présent règlement autres que celles définies au paragraphe 11.3 ci-dessous nécessitent l’approbation du recteur.
    3. Le vice-recteur aux ressources peut modifier le présent règlement dans le but de mettre à jour les renseignements suivants qui y figurent :
       1. la désignation, le titre ou l’identité de responsables, d’administrations ou de départements et leurs coordonnées à l’Université;
       2. la désignation ou le nom de ministères ou d’organismes gouvernementaux;
       3. le titre de lois, de règlements, de politiques ou de méthodes et leurs références.
    4. Le vice-recteur aux ressources peut établir, modifier ou abroger des méthodes ou y faire des exceptions aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, pourvu que de telles procédures ou exceptions soient compatibles avec les dispositions de ce règlement.
12. DÉFINITIONS

    1. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement et aux méthodes connexes.

       « accueil » La prestation de services de réception consistant à offrir des rafraîchissements et des repas aux invités de l’Université. Le terme « rafraîchissements » vise des boissons et des collations légères.

       « accueil officiel » La prestation de services d’accueil qui consistent normalement en la fourniture de billets pour assister à des activités culturelles ou sportives, à des visites de la région de la capitale nationale ou d’autres lieux d’intérêt, au transport local à destination et en provenance d’activités, à la location de chambres, à des éléments accessoires comme des fleurs, ou à toute combinaison de ce qui précède.

       « approbateur autorisé » Personne qui est en position d’autorité par rapport à la personne demandant le remboursement et qui a l’autorité d’approuver l’engagement de ressources universitaires.

       « autres dépenses professionnelles » Dépenses engagées par une personne qui  pourraient être admissibles à un remboursement et qui ne seraient visées par aucune autre catégorie de remboursement (voyage ou accueil).

       « dépense admissible » Demande qui répond aux lignes directrices du présent règlement et qui peut être admissible à un remboursement par l’Université. Les dépenses admissibles sont réputées ne pas donner droit à un avantage imposable au sens de la législation fédérale et provinciale.

       « employé » Personne qui reçoit directement ou indirectement un salaire de l’Université en contrepartie de la prestation de services. Il est entendu que la présente définition vise tout corps professoral et le personnel de soutien syndiqués et non syndiqués ainsi que le personnel dont le salaire est versé par des sources autres que les fonds de fonctionnement de l’Université, notamment, mais non limitativement par les subventions, les subventions de recherche et les contrats externes.

       « frais accessoires » Les pourboires raisonnables (sauf pour les repas), les frais de connexion à Internet, les frais de blanchissage et de nettoyage à sec ainsi que les frais d’appels téléphoniques locaux et interurbains pouvant être admissibles à un remboursement par l’Université.

       « frais de représentation » Le coût total de tous les types d’accueil offerts par l’Université dans le cadre d’une activité. Une activité peut comporter un seul repas ou, par exemple dans le cas d’une conférence, plusieurs types d’accueil pendant un certain nombre de jours.

       « hôte » Employé, étudiant ou non-employé de l’Université qui engage des frais d’accueil pour le compte de l’Université.

       « méthodes connexes » Les méthodes élaborées à l’appui du présent Règlement 21. La présente définition vise expressément, notamment, les méthodes suivantes :

       • Méthode 16-11 - Remboursement des frais de voyage
       • Méthode 16-12 - Remboursement des frais d’accueil
       • Méthode 16-13 - Remboursement d’autres dépenses professionnelles
       • Méthode 16-14 - Taux de remboursement approuvés
       • Méthode 16-15 - Responsables de l’approbation

       « non-employé » Personne qui a été jugée, par un approbateur autorisé, admissible au remboursement des dépenses professionnelles liées à un voyage ou à l’accueil.

       « particulier ou personne » Toute personne, notamment, mais non limitativement un membre du Bureau des gouverneurs ou de ses comités, un employé, un bénévole ou un étudiant, qui engage des dépenses professionnelles pour le compte de l’Université et qui demande un remboursement.

       « pour le compte de l’Université » Cette expression vise les activités menées conjointement avec les activités, les services et les fonctions liés à l’enseignement, à la recherche, à la fiducie et à l’administration de l’Université, quelle que soit la source des fonds.

       « responsable d’unité » La personne exerçant un contrôle sur la capacité financière d’une unité. La présente définition vise notamment des personnes comme les doyens, vice-provosts, provosts associés ou vice-recteurs associés.

       « types d’accueil » La prestation de services d’accueil consistant normalement en un petit déjeuner, un dîner, un souper, une réception, des rafraîchissements ou des boissons (avec ou sans nourriture), et toute combinaison de ce qui précède.

       « unité » Faculté ou service qui entreprend des activités directement ou indirectement liées aux activités, aux services et aux fonctions liés à l’enseignement, à la recherche et à l’administration de l’Université d’Ottawa. L’unité est considérée comme comprenant tous ses employés et étudiants.

       « Université » L’Université d’Ottawa.

       « voyage » Déplacement à l’extérieur des limites des villes d’Ottawa et de Gatineau. La définition plus particulière de ce terme se trouve dans la Méthode de remboursement des frais de voyage.

* Pour alléger le texte, le masculin est employé pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

Révision :
(Cabinet du vice-recteur associé aux ressources financières)