Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23
PRINCIPES D'AMEUBLEMENT
OBJET
- Le présent règlement a pour objet d'énoncer les principes régissant l'achat d'ameublement. L'ameublement doit être conforme aux besoins des usagers, fonctionnel, esthétique, économique et bien assorti aux lieux.
Les normes d'ameublement figurent dans la méthode Service des approvisionnements 4-1.
Ces normes ont été établies pour assurer des critères de qualité, de confort et de sécurité nécessaires à l'exécution du travail. Elles assurent également une certaine cohésion dans l'achat de l'ameublement; des économies appréciables en résultent, ainsi qu'une plus grande adaptabilité des meubles sur le plan du décor. Cependant, dans des circonstances particulières (par exemple, l'achat de meubles au moyen de subventions de recherche), le directeur du Service des approvisionnements peut donner, au besoin, l'autorisation de déroger au règlement ou à la méthode.
POLITIQUE
- Les achats d'ameublement ne sont pas décentralisés. Ils sont donc effectués exclusivement par le Service des approvisionnements.
- Exceptionnellement, le directeur du Service des approvisionnements peut déroger au présent règlement afin d'autoriser des achats de meubles usagés dont la demande est dûment justifiée.
- L'achat de fauteuils ergonomiques et d'unités de travail est soumis aux normes établies par Info Pro, une division de Bell Canada, dans la publication "Ergonomic Guidelines for Visual Display Terminals".
L'achat de meubles doit respecter les normes prescrites pour les groupes suivants du personnel.
GROUPE 1 : Vice-recteurs adjoints et vice-recteures adjointes, doyens et doyennes, vice-doyennes et vice-doyens, doyennes et doyens associés, directeurs et directrices de services et directeurs et directrices de département dans le secteur de l'enseignement.
GROUPE 2 : Personnel enseignant, chefs de division ou l'équivalent, agents et agentes d'administration ou postes semblables dont le nombre de points est supérieur à 380.
GROUPE 3 : Toutes les autres personnes jusqu'au niveau de 379 points.
MISE EN OEUVRE
- Le présent règlement et les normes de la méthode Service des approvisionnements 4-1 s'appliquent à tous les immeubles existants et futurs ainsi qu'à toutes les installations louées.
- Les demandes de mobilier spécifique, y compris celles relatives à des meubles fabriqués sur mesure, sont analysées par le Service des approvisionnements et le Service des bâtiments et terrains. Dans le cas où le requérant conclurait que les recommandations émises par le SA et le Service des bâtiments et terrains ne rencontrent pas ses besoins, il devrait adresser une requête au contrôleur, Ressources financières, qui rendrait une décision définitive.
COÛTS
- Lorsqu'il s'agit de choisir entre le coût, la qualité et l'esthétique, il convient de considérer avant tout la "vie utile" du meuble.
- Le coût relié au déménagement et/ou l'achat de mobilier et d'équipement doit être inclus dans le coût global estimatif de tout projet de rénovation ou de remise à neuf.
DÉMÉNAGEMENT
- Le mobilier et l'équipement doivent rester sur place à moins que l'usager actuel n'en ait besoin dans les nouveaux bureaux. Le responsable du secteur en question doit analyser les conséquences financières du déplacement et/ou des frais de remplacement des meubles avant de choisir une ligne de conduite.
- Le chef de la division gestion du Service des approvisionnements doit prendre part aux discussions portant sur les meubles à mettre hors d'usage.
- L'équipement et les meubles excédentaires doivent être signalés au Service des approvisionnements conformément au règlement 65 et à la méthode no Service des approvisionnements 4-5, Utilisation ou disposition de l'équipement ou du mobilier excédentaire ou inutilisé.
EXCEPTION
- Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.
Révisé le 31 janvier 1990
(Approvisionnements et services)