Règlement 48

Administration des subventions et des contrats de recherche

Adoption

Date: 23 février 1967
Instance d'approbation: Comité exécutif du Bureau des gouverneurs

Modifications:

Date: 15 décembre 1995
Instance d'approbation: Comité exécutif du Bureau des gouverneurs

Date: 14 novembre 2023
Instance d'approbation: Comité exécutif du Bureau des gouverneurs

Départment Responsable: Vice-rectorat à la recherche et à l'innovation

OBJET
1. Le présent règlement a pour objectif de définir les principes généraux entourant l’administration des subventions et des contrats de recherche à l’Université.
DÉFINITIONS
1. Les définitions ci-dessous s’appliquent au présent règlement et à toute méthode ainsi qu’à toute directive ou ligne directrice connexe :
  1. Faculté administrante : Faculté de l’Université où la chercheuse principale ou le chercheur principal exerce ses principales fonctions universitaires et à qui revient la responsabilité de la recherche ou de l’entente de recherche (subvention ou contrat) d’un point de vue administratif.
  2. Lois applicables : Ensemble des lois, règlements, normes professionnelles ou disciplinaires ou lignes directrices pertinents pour la recherche ou l’enquête en cas de manquement à la conduite responsable de la recherche. Exemples : Guide d’administration financière des trois organismes, Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche,Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains – EPTC 2 (deuxième édition), lignes directrices du Conseil canadien de protection des animaux, politiques des organismes concernant la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, licences pour la recherche sur le terrain, lignes directrices sur la biosécurité en laboratoire, programme des marchandises contrôlées, règlements de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), Loi sur les aliments et drogues du Canada, lois sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
  3. Coûts directs : Coûts se rapportant directement à un projet de recherche en particulier, notamment les salaires et avantages sociaux du personnel de recherche, les allocations aux étudiantes et étudiants, le matériel et les fournitures, l’équipement, les frais d’utilisation et les frais de déplacement.
  4. Coûts indirects : Coûts en appui aux travaux de recherche qui ne sont pas directement liés à un projet en particulier, mais sont plutôt liés à la recherche en général, ce qui comprend l’utilisation et l’entretien des installations et de l’équipement, les services publics, les assurances, les frais administratifs (frais juridiques, approvisionnement, administration de la paie, éthique et administration de la recherche), les bibliothèques, les systèmes et le soutien informatiques, les animaleries centrales, la gestion des dangers biologiques et les autres services professionnels fournis par l’Université.
  5. CVRRI : Cabinet de la vice-rectrice ou du vice-recteur à la recherche et à l’innovation.
  6. Centre de responsabilité : Établissement responsable au premier chef (l’Université ou un hôpital ou un institut de recherche affilié) du poste et des coûts de personnel de la chercheuse principale, du chercheur principal, de la chercheuse ou du chercheur. Dans le cas des étudiantes et étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs dont le travail est réalisé dans le cadre d’un programme d’études, comme la recherche liée à la thèse, le centre de responsabilité doit être à l’Université d’Ottawa.
  7. Chercheuse principale ou chercheur principal : Personne qui assume la responsabilité ultime d’un projet de recherche. Dans le cas des projets financés par une subvention externe ou interne ou par un contrat, la chercheuse principale ou le chercheur principal est la personne titulaire de la subvention ou du contrat. Dans le cas d’un projet non financé, la chercheuse principale ou le chercheur principal est la personne initiatrice du projet de recherche. La chercheuse principale ou le chercheur principal est généralement la directrice ou le directeur de l’équipe de recherche, et souvent membre du corps professoral.
  8. Recherche : Travail visant à élargir les connaissances par une étude structurée ou une investigation systématique.
  9. Entente de recherche : Accord signé ou proposé par l’Université en lien avec des travaux de recherche. Désigne tout contrat de recherche ou toute entente de subvention de recherche, de même que toute entente visant l’approvisionnement en matériel, en information ou en données ou tout autre outil servant à mener à bien la recherche.
  10. Contrat de recherche : Entente officielle juridiquement contraignante par laquelle l’Université s’engage à accomplir certaines activités de recherche pour le commanditaire de la recherche, qui lui impose certaines restrictions quant à l’orientation des travaux à effectuer ou du service à rendre, ou encore à l’utilisation, à la publication ou à la propriété des résultats de recherche.
  11. Subvention de recherche : Montant généralement octroyé pour appuyer un projet ou un programme de recherche de l’Université. Les fonds ne doivent servir qu’aux fins décrites dans la demande de subvention et sont octroyés par le commanditaire de la recherche, qui s’attend à ce que les tâches définies soient accomplies. Ils sont généralement accordés par des conseils subventionnaires fédéraux et d’autres organismes de bienfaisance à but non lucratif. L’Université commandite certaines subventions internes, comme les fonds et les subventions de démarrage.
  12. Commanditaire de la recherche : Organisme, conseil, fondation, organisation, particulier ou autre entité publique ou privée, internationale, nationale, provinciale ou étrangère qui octroie des fonds de recherche.
  13. Politiques et exigences du commanditaire de la recherche : Ensemble des politiques, règles, exigences, directives, lignes directrices, règlements, processus et modalités relatifs à une entente de recherche ou toute autre modalité ou exigence (qui pourraient être modifiés de temps à autre) imposés par le commanditaire de la recherche concernant les propositions et les demandes dans le cadre de fonds de recherche, les bourses, l’administration et la gestion des fonds de recherche et la conduite de la recherche.
  14. Chercheuse ou chercheur : Toute personne réalisant des activités de recherche, y compris la chercheuse principale ou le chercheur principal. La chercheuse ou le chercheur qui gère les fonds de recherche a les mêmes responsabilités que la chercheuse principale ou le chercheur principal.
  15. Communauté universitaire : Ensemble des personnes associées à l’Université qui participent à des activités de recherche, notamment :
    1. les membres du personnel, y compris tous les membres du personnel enseignant et administratif syndiqués ou non, et celles et ceux rémunérés par une source autre que les fonds d’exploitation de l’Université, comme les bourses, subventions de recherche et contrats externes;
    2. les étudiantes et étudiants, c’est-à-dire les personnes inscrites en cette qualité à l’Université, que ce soit à temps plein ou à temps partiel (y compris à titre d’étudiante spéciale ou d’étudiant spécial) dans un programme de premier cycle ou de cycle supérieur;
    3. les cliniciennes et cliniciens et les médecins occupant un poste professoral, les membres à affectations multiples employés par les instituts affiliés, les professeures et professeurs auxiliaires et émérites, les chercheuses et chercheurs boursiers de niveau postdoctoral, les boursières et boursiers cliniciens, les stagiaires en recherche, les résidentes et résidents en médecine ainsi que les visiteuses et visiteurs (étudiantes et étudiants, et bénévoles).
  16. Règlements et méthodes de l’Université : Ensemble des règlements administratifs, des politiques et procédures administratives et des règlements académiques qui s’appliquent, y compris leurs versions modifiées occasionnellement.
PORTÉE
1. Le présent règlement s’applique à tous les membres de la communauté universitaire qui prennent part à la recherche sous les auspices ou la compétence de l’Université, quel que soit le lieu de la recherche.
2. Le présent règlement ne remplace ni ne limite les dispositions de la convention collective de l’Université d’Ottawa et n’a pas préséance sur celles-ci.
PRINCIPES
1. Les travaux de recherche doivent être réalisés de manière objective et éthique, indépendamment des sources de financement.
2. Tous les travaux de recherche réalisés à l’Université d’Ottawa doivent être effectués et gérés conformément au présent règlement, à ses méthodes connexes, aux autres règlements et méthodes de l’Université concernant l’administration de la recherche, aux politiques et exigences des commanditaires de la recherche, et aux lois applicables.
3. Normalement, il n’y a pas de restrictions entre l’Université et les commanditaires de la recherche concernant la publication des données issues de la recherche. Toute restriction de ce genre exigée par le commanditaire de la recherche doit être communiquée à l’Université et approuvée par celle-ci dans l’entente de recherche. En aucun cas la thèse d’une étudiante ou d’un étudiant ne sera retardée par de telles restrictions, et aucun retard de publication supérieur à douze (12) mois ne sera autorisé.
APERÇU DES RÔLES ET RESPONSABILITÉS
1. La responsabilité de l’élaboration, de l’approbation et de l’administration de la recherche est partagée par le CVRRI, les chercheuses principales et chercheurs principaux, les facultés administrantes et les autres services financiers et administratifs de l’Université.
  1. La chercheuse principale ou le chercheur principal assume les responsabilités suivantes :
    1. Assumer le leadership intellectuel d’un projet de recherche, et chapeauter et gérer les travaux qui y sont liés.
    2. Préparer des demandes et des propositions relatives au financement de la recherche.
    3. Assurer une saine gestion financière et distribuer correctement les fonds de recherche.
    4. Lire et approuver les états financiers soumis aux commanditaires de la recherche en ce qui a trait aux fonds de recherche.
    5. Gérer et superviser les membres de la communauté universitaire participant à ses travaux.
    6. S’assurer que les conflits d’intérêts sont recensés, déclarés et gérés.
    7. Publier les résultats de la recherche rapidement.
  2. La faculté administrante assume les responsabilités suivantes :
    1. Approuver toutes les demandes et les propositions relatives au financement de la recherche, ce qui suppose notamment de confirmer la disponibilité des ressources.
    2. Exercer un contrôle financier sur les fonds de recherche.
    3. S’assurer que les processus opérationnels et de gestion des risques de la faculté sont mis en place et appliqués.
    4. S’assurer que les travaux sont effectués conformément aux règlements et méthodes de l’Université et aux politiques et exigences du commanditaire de la recherche.
    5. Offrir un soutien administratif et d’autres services de première ligne aux chercheuses et chercheurs dans des domaines comme la gestion – y compris financière – des projets de recherche, la gestion des ressources humaines et le traitement des transactions financières.
  3. Le CVRRI assume les responsabilités suivantes aux fins de l’administration de la recherche financée :
    1. Chapeauter, promouvoir, coordonner, faciliter et appuyer l’administration responsable des travaux de recherche.
    2. Conseiller les chercheuses et chercheurs et les autres membres de la communauté universitaire en ce qui a trait aux projets de recherche complexes ou d’envergure, et les aider à établir les cadres de gestion et de contrôle appropriés.
    3. Donner les autorisations officielles pour toutes les demandes ou propositions de subventions et contrats de recherche soumis aux commanditaires de la recherche.
    4. Négocier et signer les contrats et ententes de recherche au nom de l’Université, conformément aux règlements et méthodes de l’Université.
    5. Autoriser l’ouverture de comptes de recherche et le versement des fonds de recherche.
    6. Veiller au respect des politiques et exigences du commanditaire de la recherche, des règlements et méthodes de l’Université et des lois applicables aux projets de recherche, et collaborer avec les services administratifs universitaires concernés pour s’assurer que l’Université s’acquitte de ses obligations.
    7. Donner et organiser des formations sur l’administration des travaux de recherche aux chercheuses et chercheurs et aux membres de la communauté universitaire.
  4. Les Ressources financières assument les responsabilités suivantes :
    1. Mettre en place des politiques, systèmes et mesures de contrôle pour veiller à ce que les travaux de recherche soient réalisés conformément aux normes de gestion financière et de responsabilisation applicables.
    2. Fournir des services d’administration financière et de comptabilité.
    3. Préparer, passer en revue et approuver les rapports et états financiers.
    4. Approuver le remboursement des commanditaires de la recherche.
    5. Vérifier et approuver les prévisions financières.
    6. Gérer les créances.
    7. Gérer les dépenses et organiser les vérifications financières.
    8. Former les personnes qui participent à l’administration de la recherche au sujet de la gestion des fonds de recherche.
ADMISSIBILITÉ
1. Seuls les membres de la communauté universitaire ayant des fonctions universitaires peuvent être chercheuse principale ou chercheur principal pour un projet visé par une subvention ou un contrat de recherche chapeauté par l’Université. Ainsi, uniquement la chercheuse principale ou le chercheur principal peut demander une subvention de recherche, demander ou recevoir des fonds de recherche, ou proposer un projet au titre de tels fonds, à moins d’une autorisation écrite du CVRRI et sous réserve de certaines conditions, notamment les suivantes :
  1. La personne doit occuper un poste professoral ou être employée par l’Université pour la durée de la subvention ou du contrat de recherche.
  2. La personne doit être admissible selon les politiques et exigences du commanditaire de la recherche.
  3. La faculté administrante ou l’unité scolaire accepte l’entière responsabilité de la surveillance, des résultats, de la gestion financière et de l’administration des fonds de recherche et de toute entente de recherche.
  4. Toute autre condition établie par la vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche et à l’innovation au vu des circonstances entourant le projet de recherche doit être respectée.
AUTORITÉS APPROBATRICES ET SIGNATAIRES
1. L’Université d’Ottawa est la partie contractante pour toutes les ententes de recherche.
2. Les ententes de recherche doivent être approuvées et signées conformément au Règlement administratif du Bureau n^o 3 (Délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats).
RECOUVREMENT DES COÛTS
1. L’Université s’engage à recouvrer intégralement les coûts – directs et indirects – liés à la recherche.
2. Si les coûts indirects sont une dépense admissible, les budgets des demandes de subvention de recherche et des contrats de recherche doivent faire état des coûts directs et indirects.
ADMINISTRATION DES BOURSES
1. Les fonds des subventions et des ententes de recherche sont détenus en fiducie par l’Université. Ils ne sont pas la propriété d’une chercheuse principale ou d’un chercheur principal.
2. Les comptes de recherche ne peuvent être ouverts qu’avec l’approbation de l’unité du CVRRI concernée.
3. Les comptes de recherche sont gérés conformément aux politiques et exigences du commanditaire de la recherche et aux règlements et méthodes de l’Université applicables, dont le Règlement 85 (Administration de fonds en fiducie), le présent règlement et ses méthodes.
RÉVISION ET MISE EN ŒUVRE
1. La vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche et à l’innovation est responsable de la mise en œuvre et de la révision du présent règlement, selon les besoins.
APPROBATION ET MODIFICATION
1. La vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche et à l’innovation recommande des modifications à apporter au présent règlement pour approbation par le Comité d’administration.
2. Nonobstant le paragraphe 11.1, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent, selon le cas :
  1. à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;
  2. à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;
  3. à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;
  4. à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.
3. La vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche et à l’innovation peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, pourvu que ces méthodes soient compatibles avec les dispositions du présent règlement.