Approuvé Comité exécutif du Sénat 68.99
VALIDATION DES RÉQUISITIONS (EN COURS DE RÉVISION)
BUT
- Le présent règlement a trait a la validation des réquisitions de toutes sortes, y compris les demandes-bon de commande, les réquisitions de salaires, les demandes pour paiements divers et transferts de fonds, qui entrainent des déboursés au budget de fonctionnement.
RESPONSABILITÉS
- (*) Les doyens et les directeurs sont responsables de toutes les dépenses prévues à leurs budgets. Ils peuvent cependant déléguer certains de leurs pouvoirs en autorisant quelques membres de leur personnel a approuver des réquisitions et a se procurer des numéros de bons de commande en cas d'urgence, auprès du Service des approvisionnements.
- (*) Pour rendre opérante cette délégation de pouvoirs, les doyens et les directeurs doivent faire parvenir un exemplaire original de la signature et du parafe de chaque personne, y compris eux-mêmes, autorisée a approuver les réquisitions, a tous les services en cause, et particulièrement aux suivants:
- Service des bâtiments et terrains
- Service des budgets
- Service des approvisionnements
- Service des finances
- Service du personnel
- Librairie universitaire
- Service de reprographie
- Service de production audio-visuelle
- Il faut aussi communiquer au Service des approvisionnements les noms des membres du personnel autorisés à demander des numéros de bons de commande en cas d'urgence.
- Les facultés, les écoles et les services en cause doivent continuellement tenir à jour des listes des personnes autorisées à approuver les requisitions et à demander des numéros de bons de commande.
- Les services qui reçoivent des réquisitions doivent pouvoir comparer à l'exemplaire original la signature et (ou) le parafe de l’administrateur qui donne l'approbation, avant de donner suite à la réquisitions.
- Les réquisitions qui ne sont pas correctement approuvées seront annulées et retournées à la faculté, à l'école ou au service en cause.
NOUVELLE NOMINATION
- Lorsqu'on accordera a une personne le pouvoir d'autoriser les demandes ou de faire la demande de numéros de commande, il faudra, dès l'approbation, porter à l'attention des personnes en cause le changement d'autorité et ce, tel que précisé ci-dessous :
- nomination d'un nouveau doyen, directeur de department, d'école our de service: l'avis doit parvenir du Secrétaire de l'Université
- nomination à l'intérieur d'une faculté, d'une école ou d'un service d'un nouvel agent délégué, par exemple un agent d'administration: l'avis doit parvenir du Service du personnel.
- Il incombera au doyen ou au directeur de reviser et, au besoin, de modifier la delegation actuelle de pouvoir au sein de la faculté ou du service en cause
EXCEPTION
- Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur adjoint à l'administration.
Révisé le 26 mars 1981 (Remplace l'édition du 7 décembre 1979)
INDEX
Approbation des requisitions
Numéros de bons de commande - Utilisation d'urgence
Réquisitions - Approbation et validation
Validation des requisitions
(Cabinet du vice-recteur, administration)