Approuvé Comité d'administration 902.2
ADMINISTRATION DE FONDS EN FIDUCIE
OBJET
- Le présent règlement a pour objet d'exposer les dispositions relatives à l'administration des fonds en fiducie à l'Université d'Ottawa.
DÉFINITIONS
- Un fonds en fiducie est un bien, notamment de l'argent, confié à un fiduciaire chargé de l'administrer en conformité avec les instructions reçues en vue d'activités précises ou de certains objectifs. Il y a deux grandes catégories de fonds :
- Fonds utilisable - Un fonds dont le capital et les intérêts créditeurs, s'il y a lieu, peuvent être dépensés.
- Fonds à capital permanent - Un fonds dont le capital doit demeurer intact; seuls les intérêts peuvent être dépensés.
- Conformément au présent règlement, un "fonds en fiducie" comprend l'argent recueilli du public ou de toute source à l'extérieur de l'Université à des fins précises (comme une conférence, une activité spéciale, etc.) et dépensé tel qu'on l'a prévu.
APPROBATION
- Avant qu'ils ne soient acceptés pour le compte de l'Université, les fonds en fiducie doivent être approuvés par l'une des unités suivantes, selon leur objet.
- Service de la recherche - les subventions ainsi que les contrats de recherche et de service (voir le règlement 48).
- Services aux étudiants - l'aide aux étudiants et les activités étudiantes.
- Facultés et services - les conférences, les congrès et les colloques qui ne sont pas financés au moyen de subventions ou de contrats d'organismes de l'extérieur.
- Les fonds en fiducie qui ne peuvent être classés dans l'une des catégories précitées doivent être approuvés par le Comité d'administration.
- L'exigence d'une approbation n'a pas pour objet de limiter l'ouverture de comptes pour des raisons administratives, dans lesquels des fonds du budget de l'Université ou de fonds en fiducie dûment approuvés sont transférés à des fins précises. Les attributions décrites aux paragraphes 8 à 12 ci-dessous s'appliquent à tout fonds de fiducie transféré à d'autres comptes. L'ouverture de tels comptes exige l'autorisation du directeur du Service des finances.
ATTRIBUTIONS
- Les fonds en fiducie doivent être affectés à une unité scolaire ou administrative, et les signataires autorisés du budget de l'unité sont aussi les signataires autorisés des fonds en fiducie.
- La personne autorisée à approuver les fonds en fiducie doit désigner un employé à temps complet de l'Université pour administrer les fonds. Les professeurs auxiliaires ou émérites peuvent être autorisés par le Service de la recherche à administrer les subventions à la recherche ou les contrats.
- Nonobstant ce qui précède, le Comité d'administration peut décider dans certains cas de nommer un administrateur particulier.
- L'administrateur peut déléguer à un fondé de pouvoir la responsabilité qui lui incombe. Toute délégation de pouvoir doit être transmise par écrit aux intéressés.
- Il incombe à l'administrateur :
- de s'assurer que les règlements de l'Université, les désirs et les restrictions de l'organisme de financement ainsi que les clauses des contrats sont respectés;
- de signer tous les documents se rapportant au compte, comme les bordereaux de dépôt, les demandes de paiement ou tout autre ordre semblable;
- de vérifier les rapports financiers mensuels et particulièrement, de s'assurer que les dépenses sont conformes au budget et aux fonds disponibles;
- d'examiner, d'approuver et de signer les états financiers, s'il y a lieu.
- L'unité administrative ou scolaire chargée du fonds en fiducie est responsable des dépassements de crédit. Dans le cas des subventions à la recherche ou des contrats, c'est le chercheur principal qui est responsable des dépassements de crédit sans autorisation (voir le règlement 48).
COMPTABILITÉ GÉNÉRALE
- Le Service des finances n'ouvre des comptes que pour les fonds en fiducie dûment approuvés conformément au paragraphe no 4 ci-dessus. Il incombe au Service des finances :
- de s'assurer que toutes les transactions se rapportant à un compte en fiducie sont conformes aux règlements de l'Université, aux désirs de l'organisme de financement et aux clauses des contrats;
- de distribuer les rapports financiers mensuels;
- de présenter les réclamations et les états financiers qu'exigent les organismes de financement, par entente ou autrement.
- Les registres financiers officiels ainsi que les documents originaux exigés à des fins de vérification sont conservés au Service des finances.
FONDS ÉTRANGERS
- Toute prime ou réduction qui résulte de la réception de fonds étrangers en vue de contrats ou de subventions sera créditée ou débitée au fonds en fiducie, selon le cas.
EXCEPTION
- Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.
Publié le 16 juin 1986
(Cabinet du vice-recteur aux ressources)