Approuvé Comité d'administration 567.2
ATTRIBUTION ET UTILISATION DES LOCAUX DE L'UNIVERSITÉ
OBJECTIF
- Planifier et gérer efficacement l'espace en fonction des priorités de l'Université.
CADRE
L'Université est propriétaire de tous les lieux et elle a le devoir de fournir à sa communauté étudiante, à son personnel administratif et à son corps enseignant de l'espace convenable pour mener les activités universitaires autorisées.
À cette fin, elle assigne aux facultés et aux services des surfaces ou des immeubles entiers et leur en confie l'usage et la gestion. Elle peut toutefois, à sa discrétion, reprendre et réaffecter l'espace lorsqu'elle le juge nécessaire pour répondre à ses besoins et à ses priorités en constante évolution. Il incombe aux facultés et aux services de gérer leur espace de sorte à satisfaire aux besoins et aux impératifs de leurs diverses disciplines et unités, tout en respectant les règlements et les lignes directrices de l'Université.
Comme complément aux règlements et lignes directrices, l'Université compte sur la communauté universitaire pour repérer les lieux sous-utilisés et pour des suggestions visant une meilleure utilisation de l'espace.
Lignes directrices pour l'attribution des locaux au corps professoral
RESPONSABILITÉS
- La gestion de l'espace est confiée à un Comité central de gestion de l'espace et à un comité semblable dans chacune des facultés et des services.
- Le Comité central de gestion de l'espace recommande au Comité d'administration des règlements et des principes concernant l'attribution et la gestion de l'espace. À partir de facteurs tels que les inscriptions, l'effectif professoral, les critères provinciaux d'attribution de l'espace, ce comité évalue l'utilisation courante de l'espace dans les facultés et les services, analyse les demandes d'espace et fait des recommandations au Comité d'administration concernant les réaffectations d'espace.
Chaque faculté ou service est tenu d'avoir un comité de gestion de l'espace qui s'occupe de revoir et, s'il y a lieu, de modifier l'espace attribué aux disciplines et aux usages autres que l'enseignement (p.ex. l'espace pour les activités professorales, administratives, étudiantes et autres), pour tenir compte de l'évolution de ses besoins et de ses priorités.
Ce comité veille au respect des règles de l'Université en matière d'espace et, au besoin, établit des règles propres à la faculté ou au service pour assurer la gestion efficace de l'espace. Il traite aussi les réductions d'espace, à la demande du Comité d'administration.
Lorsque le comité de gestion de l'espace de la faculté est incapable d'en arriver à une décision ou lorsqu'il y a conflit d'espace entre des départements, la décision finale revient au doyen / à la doyenne.
- L'Université doit avoir un service professionnel de planification des locaux, au Service des immeubles, pour aider les facultés et les services à mettre sur pied et à maintenir des comités de gestion de l'espace efficaces. Le ou la spécialiste de la planification des locaux assiste sur demande aux réunions des comités de gestion de l'espace des facultés et des services.
- Les salles de classe et de séminaire sont une ressource centrale administrée par le / la registraire associée. Le Service du registraire tient un répertoire central des salles de classe et de séminaire et de leur usage.
- Le Service des immeubles tient à jour le répertoire général des locaux de l'Université.
- Le Service des approvisionnements et services veille à ce que les modalités de toutes les ententes passées avec des tiers soient conformes aux exigences de l'Université.
DEMANDES POUR BEAUCOUP D'ESPACE SUPPLÉMENTAIRE
- Règle générale, les facultés et les services devraient répondre aux besoins d'espace de leurs nouvelles activités à même l'espace qui leur est attribué. Toutes les demandes d'espace doivent donc passer d'abord par le comité de gestion de l'espace de la faculté ou du service en question. Seules les demandes pour l'ajout de beaucoup d'espace sont soumises au Comité central de gestion de l'espace.
- Le doyen / la doyenne, ou le directeur / la directrice de service, remet la demande d'espace supplémentaire au/à la spécialiste de la planification des locaux, avec un sommaire de l'analyse faite par le comité de gestion de l'espace de la faculté ou du service. La faculté ou le service doit démontrer pourquoi il est impossible de réaménager l'espace autrement.
- L'Université reçoit tant de demandes d'espace supplémentaire qu'elle ne peut les traiter toutes. C'est pourquoi il faut leur attribuer un ordre de priorité. Le / la spécialiste de la planification des locaux demande l'opinion des membres du Comité d'administration au sujet de la priorité souhaitable, et celui du Bureau de la recherche institutionnelle et de la planification pour ce qui concerne les normes provinciales, les inscriptions, les liens avec d'autres programmes, et tout autre élément pouvant influer sur l'analyse. La demande, avec la priorité proposée, est ensuite soumise à l'examen du Comité central de gestion de l'espace.
- Si le Comité central de gestion de l'espace attribue une grande priorité à la demande et juge qu'une réaffectation d'espace serait souhaitable, le/ la spécialiste de la planification des locaux consulte le doyen/ la doyenne ou le directeur/la directrice que cette réaffectation pourrait toucher, afin de trouver et de proposer des solutions possibles.
- Le / la spécialiste de la planification des locaux transmet ensuite la demande et l'analyse connexe au Comité central de gestion de l'espace pour qu'il l'étudie et fasse des recommandations.Toutes les préoccupations et objections soulevées par les parties au sujet de la réaffectation projetée sont aussi présentées.
- Le Comité central de gestion de l'espace transmet ses recommandations au Comité d'administration, qui prend la décision finale.
- L'attribution d'espace n'implique pas l'autorisation de fonds pour faire des aménagements ou des rénovations, bien que le Comité central de gestion de l'espace et le Comité d'administration puissent tenir compte des facteurs coût et financement. Le Règlement 113 concerne les projets d'aménagement et de rénovation.
UTILISATION DE L'ESPACE
- Le Comité d'administration a demandé au Comité central de gestion de l'espace de recommander des principes favorisant une occupation plus intensive et des pratiques d'utilisation plus efficaces des bureaux, des salles de classe et des lieux de recherche. Les facultés et les services auront ensuite un délai déterminé pour se conformer aux politiques approuvées.
- L'espace est une ressource limitée et coûteuse. Les coûts d'immobilisation et d'entretien courant d'un immeuble sont élevés. Les facultés et les services sont donc tenus de faire rapport annuellement de leur utilisation de l'espace (sur les formulaires types) et des lieux qui peuvent être redistribués.
- L'Université encourage la communauté universitaire à identifier les lieux qui pourraient bénéficier d'une réorganisation pour une meilleure utilisation ou réaffectation.
ATTRIBUTION DE L'ESPACE
- L'utilisation d'un lieu désigné comme salle de classe ou de séminaire ne peut pas être modifiée sans l'approbation du Comité d'administration (par l'intermédiaire du Comité central de gestion de l'espace).
- Toutes les salles de classe et de séminaire figurent dans le répertoire central administré par le Service du registraire. Ce dernier peut confier à une faculté l'utilisation et la gestion exclusives d'une salle lorsque le taux d'utilisation le justifie et peut être démontré. Si la salle n'est pas utilisée pleinement, le Service du registraire peut retirer cette exclusivité ou négocier des arrangements particuliers pour assurer une utilisation plus efficace. Les statistiques d'utilisation de toutes les salles de classe et de séminaire doivent figurer dans le répertoire central.
- L'espace attribué à une faculté ou un service pour ses activités ne peut pas être attribué à des tiers (association, personne, activité commerciale, compagnie dérivée, etc.) sans l'autorisation préalable du Comité d'administration, qu'un loyer soit demandé ou non.
- La faculté ou le service qui souhaite attribuer de l'espace à des tiers doit d'abord demander l'approbation de principe du Comité d'administration concernant la quantité d'espace à accorder et le loyer à exiger. Comme l'espace est un bien rare et cher, la faculté ou le service doit démontrer clairement quelle valeur ajoutée l'Université obtiendrait en logeant des tiers sur son campus. Indépendamment de la valeur ajoutée, on exige normalement que les tiers paient un loyer au prix du marché, lequel est fixé par le Service des approvisionnements selon la qualité de l'espace fourni. La faculté ou le service qui omet d'obtenir l'approbation du Comité d'administration ou d'inclure le Service des approvisionnements dans les discussions, s'expose à payer un montant équivalant au loyer, pour compenser la perte d'espace.
- Une fois l'approbation de principe obtenue, la faculté ou le service doit inclure le Service des approvisionnements dans les discussions et dans l'élaboration de l'entente. Cela est très important pour assurer que les taux, les taxes et les questions d'assurance et de responsabilité soient traités correctement.
- En ce qui concerne les compagnies dérivées et les possibilités de commercialisation, le Service de la recherche soumet la demande au Comité d'administration, de concert avec le doyen ou la doyenne de la faculté intéressée. Cette demande doit donner des précisions concernant l'espace et le loyer, et spécifier la durée du bail.
EXCEPTION
- Il ne peut y avoir aucune exception au présent règlement sans l'autorisation du vice-recteur aux Ressources, ou du Comité d'administration.
Révisé le 28 juin 2000
(Cabinet du vice-recteur aux Ressources)
Lignes directrices pour l'attribution des locaux au corps professoral
Des locaux pour bureaux et pour la recherche sont attribués à diverses catégories du corps professoral dans le but d'optimiser l'espace tout en tenant compte des activités multiples et des besoins des universitaires. L'utilisation optimale de l'espace s'appuie sur un juste équilibre entre l'accès à des locaux convenables et l'utilisation efficace des locaux libres pendant les congés ou les affectations à des postes administratifs.
Les lignes directrices suivantes s'appliquent généralement aux diverses catégories du corps professoral, les attributions étant considérées comme maximales :
Professeurs réguliers à temps plein
- 1 seul bureau privé à l'université
Professeurs à temps plein dans un poste à durée limitée, titulaires de chaires de recherche, etc.
- 1 seul bureau privé à l'université
Professeurs émérites
- le doyen réévalue l'attribution chaque année en se fondant sur le volume d'activités universitaires du professeur émérite. Sauf s'ils assument activement des responsabilités universitaires importantes, les professeurs émérites partagent un bureau* sous réserve des locaux disponibles
Professeurs à temps partiel
- bureaux partagés, sous réserve des règlements de la faculté*
Chercheurs-boursiers de niveau postdoctoral, assistants d'enseignement et assistants de recherche
- bureaux partagés, sous réserve des règlements de la faculté*
Professeurs invités
- bureaux partagés, sous réserve des règlements de la faculté*
Professeurs auxiliaires
- bureaux partagés sous réserve des locaux disponibles*
* Les bureaux partagés peuvent également être attribués par l'entremise d'un système de réservation des bureaux. Là où ce système est disponible, la faculté, le service ou l'unité établit les modalités de réservation des bureaux.
Le doyen d'une faculté qui gère des locaux dispersés géographiquement s'occupe de l'attribution des bureaux aux membres du corps professoral répartis dans les différents bâtiments.
Dans le cas d'un membre du corps professoral, d'un scientifique ou d'un chercheur à temps plein affecté à deux facultés ou encore à une faculté et un institut de recherche, le doyen de chaque faculté visée ou le directeur de l'institut de recherche consulte cette personne et se consultent mutuellement afin de déterminer le meilleur emplacement pour le bureau privé du membre et pour le bureau partagé à l'autre endroit. Quel que soit l'endroit où est situé son bureau, le membre du corps professoral doit s'assurer que ses étudiants peuvent le joindre sans problème.
En ce qui concerne les membres du corps professoral à la retraite, les doyens évaluent chaque année la contribution personnelle de chaque membre aux activités d'enseignement et de recherche de la faculté et déterminent ainsi si des bureaux doivent et peuvent leur être attribués. S'il manque de locaux pour accommoder les besoins continuels d'une faculté, les membres du corps professoral à la retraite devront renoncer à un bureau et à d'autres installations.
Lignes directrices concernant la libération de locaux pour bureaux ou pour la recherche pendant une affectation à un poste administratif ou pendant un congé
Il est entendu qu'un bureau doit être libéré pendant un congé prolongé si le doyen peut démontrer que le bureau est nécessaire au fonctionnement de la faculté. Dans le cas d'un congé d'au plus un an, le membre du corps professoral réintégrera le bureau qu'il occupait avant son congé, à moins qu'un réaménagement important des locaux n'ait eu lieu. Dans le cas des congés de plus d'un an, le membre du corps professoral se verra attribuer à son retour un bureau de même qualité que les bureaux fournis aux autres membres du corps professoral du département.
Avant de s'absenter, de prendre congé ou d'être affectés à un poste administratif pour une période prolongée, les membres du corps professoral doivent préciser à quelle fréquence ils devront occuper un bureau ou un local de recherche en se fondant sur le volume d'activités universitaires qu'ils prévoient effectuer pendant cette période. Le doyen fournit un accès suffisant au bureau pour le volume attendu d'activités sur le campus.
En règle générale, les lignes directrices ci-dessous s'appliquent :
Affectation à un poste administratif :
1. Poste de haute direction à l'université
- libération de l'ancien bureau, conservation des locaux pour la recherche si le volume d'activités le justifie
2. Postes de doyen, de vice-doyen, de doyen associé
- libération de l'ancien bureau, conservation des locaux pour la recherche si le volume d'activités le justifie
3. Postes de directeur et de chef de département
- libération de l'ancien bureau, conservation des locaux pour la recherche
Périodes d'absence pendant plus de quatre mois et pendant plus de la moitié du temps :
Le bureau est libéré et un bureau partagé est fourni pendant les périodes où un bureau est nécessaire.
Malgré tout, il se peut que l'on ne demande pas à un membre du corps professoral de libérer son bureau. Quelle que soit la durée de son absence cependant, on s'attend à ce que le membre prenne les dispositions nécessaires avec le doyen pour faciliter l'accès à son bureau.
Le doyen détermine les mesures à prendre en ce qui concerne l'occupation des locaux pour la recherche pendant le congé après avoir consulté le membre du corps professoral au sujet du volume attendu d'activités sur le campus pendant son absence et après une évaluation des besoins de la faculté pendant cette période.
Réinstallation et entreposage :
Pour faciliter la mise en œuvre des lignes directrices, l'Université applique un système efficace et sûr de transport et d'entreposage. Lorsqu'un bureau doit être libéré, l'Université fournit un service d'emballage si le membre du corps professoral en fait la demande. Si le membre est présent lors de l'emballage et de la fermeture des boîtes et confirme, par écrit, l'état de ses effets personnels et des boîtes, l'Université assume la responsabilité de la perte ou des dommages causés à ces effets.
Système de réservation de bureaux :
L'Université aide les facultés à créer un système approprié de partage de bureaux et de réservation (*) d'installations si elles ont montré leur engagement à optimiser l'utilisation de l'espace et à mettre en place une méthode judicieuse de gestion de l'espace.
Rapport annuel
Lors de la rédaction du rapport annuel requis par le Règlement 95, les facultés doivent confirmer qu'elles ont respecté les présentes lignes directrices. Elles doivent montrer comment elles les ont rigoureusement mises en pratique avant que le Comité central de gestion de l'espace de l'Université n'étudie les demandes de locaux supplémentaires.
Note : Dans le présent texte, les mots de genre masculin appliqués aux personnes désignent aussi bien les hommes que les femmes.
(Service des immeubles)