Approuvé Comité d'administration 2216.2
AUDIT INTERNE
RÔLE ET RESPONSABILITÉ
- L'audit interne est une activité d’attestation et de consultation indépendante et objective qui apporte une valeur ajoutée et améliore les activités de l'Université. Elle aide l'Université à atteindre ses objectifs en fournissant une méthode ordonnée et systématique pour évaluer et améliorer l'efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.
- Le champ d’activité du Bureau de l'audit interne inclut l’évaluation des pratiques de gestion pour s’assurer que :
- les risques sont cernés et gérés comme il se doit;
- les diverses instances de gouvernance et les autres responsables des contrôles et des suivis interagissent selon les besoins;
- les programmes, les plans et les objectifs se réalisent;
- le processus de contrôle de l’Université favorise la qualité et l’amélioration continue.
- Le programme d'audit interne ne s'attarde pas au simple examen des transactions ou à l’évaluation détaillée des procédés de contrôle; il s’intéresse plutôt à la formulation de recommandations de valeur ajoutée pour renforcer le cadre de contrôle interne et de la légitimité de la gestion. Il ne s’occupe pas d’élaborer et de mettre en place les méthodes et les systèmes, ni d’activités qui pourraient faire planer le doute sur son objectivité et son indépendance.
- Le Bureau d'audit interne relève du recteur. Le recteur peut déléguer la responsabilité au vice-recteur aux ressources. Les décisions concernant la sélection ou le renvoi du directeur, sa rémunération et l’évaluation de son rendement sont prises par le recteur, ou son délégué, après consultation du président du Comité de vérification. Le directeur du Bureau d'audit interne est un invité permanent du Comité de vérification. Le Bureau d'audit interne doit être indépendant de tout programme, fonction ou activité qui fait l'objet d’un audit.
- Le Bureau d'audit interne doit soumettre au recteur, ou à son délégué, les rapports périodiques de ses activités pour s'assurer que les plans de travail tiennent compte de l'évolution des risques de l'Université. Ces rapports sont présentés au Comité de vérification lors de ses réunions régulières. Le Bureau d'audit interne présente au Comité de vérification, pour approbation, son plan pluriannuel ainsi que ses rapports périodiques et annuels.
- Le directeur du Bureau d'audit interne et le président du Comité de vérification peuvent en tout temps se consulter l’un l’autre en toute confidentialité.
- Le Comité de vérification se réserve le droit de confier des mandats précis au directeur du Bureau d'audit interne.
ATTRIBUTIONS
- Le Bureau d'audit interne a les attributions suivantes :
- élaborer un plan d'audit annuel empreint de souplesse, utilisant à bon escient les méthodes fondées sur le risque pour traiter de tous les risques et contrôles qui préoccupent la gestion, et soumettre ce plan à l’examen et à l’approbation du recteur et du Comité de vérification;
- étudier et évaluer les systèmes, les pratiques et les méthodes de contrôle servant à la gestion de l'information et des ressources humaines, matérielles et financières, et faire des recommandations à leur sujet;
- s’assurer du bien-fondé des méthodes et des règlements en vigueur et déterminer à quel point on les respecte;
- déterminer l’exactitude de la comptabilisation des actifs de l'Université et dans quelle mesure ils sont à l’abri de toutes formes de pertes;
- évaluer la fiabilité de l'information de gestion produite et distribuée à l'Université;
- s'assurer que les systèmes manuels et informatisés satisfont aux normes minimales de contrôle et de sécurité avant qu’on approuve leur mise en place, et voir à ce que ces normes soient incorporées aux règlements et méthodes qu'on élabore ou qu’on révise;
- évaluer les fonctions, les services, les pratiques, les activités et les processus de contrôle au moment de leur élaboration, de leur mise en œuvre et de leur expansion;
- mener des missions d'audit spéciales à la demande de la haute direction ou du Comité de vérification;
- entreprendre des audits et des enquêtes spéciales lorsqu'on croit, ou l'on sait, qu'il y a eu escroquerie, détournement de fonds ou d'autres pratiques frauduleuses impliquant des fonds ou des biens de l'Université;
- faire part aux unités auditées des résultats et des recommandations découlant de l'audit; noter leurs commentaires et soumettre les rapports définitifs au recteur et au Comité de vérification;
- préparer des rapports périodiques et annuels des activités d'audit interne à l’intention du recteur et du Comité de vérification;
- fournir des renseignements à la haute direction et au Comité de vérification sur la convenance des ressources affectées à l'audit interne et les limites imposées quant à l'étendue du mandat;
- coordonner le travail du Bureau d'audit interne avec celui de l'équipe d'audit externe;
- maintenir une équipe professionnelle d'audit possédant les connaissances, les compétences, l’expérience et les attestations professionnelles nécessaires pour répondre aux exigences contenues dans le présent règlement;
- établir un programme d’assurance de la qualité permettant au directeur de veiller à l’exécution des activités d'audit interne.
- Toute unité faisant l’objet d’un audit a les responsabilités suivantes :
- donner accès à toute la documentation et l’information que demande le Bureau de l'audit interne pour accomplir son travail;
- établir des plans d’action et donner suite aux recommandations contenues dans le rapport d'audit ou mettre en place des solutions qui répondent aux objectifs de ces recommandations;
- fournir au Bureau d'audit interne les détails de toutes les mesures correctives mises à exécution.
AUTORITÉ ET RELATIONS
- Le Bureau d'audit interne doit avoir accès aux renseignements, aux systèmes et aux biens matériels jugés nécessaires pour accomplir son travail. Le directeur devrait avoir toute latitude dans ses relations avec le Comité de vérification. Il affecte les ressources, détermine les fréquences, choisit les sujets, détermine l’étendue des activités et applique les techniques voulues pour réaliser les objectifs de l'audit. De plus, le Bureau d'audit peut recourir à des services spécialisés, à l’interne ou à l’externe, pour atteindre les objectifs en question.
- Dans l'exécution de leurs tâches, les membres du Bureau d'audit interne peuvent étudier la correspondance et les documents administratifs de l'Université, dont les procès-verbaux officiels du Comité d'administration, les procès-verbaux du Comité du Sénat, du Bureau des gouverneurs, des comités permanents du Bureau des gouverneurs, ainsi que les contrats passés par l'Université.
- Il est interdit au directeur et au personnel du Bureau d'audit interne d’exécuter quelque fonction opérationnelle que ce soit pour l’Université ou pour les établissements qui y sont affiliés. Il leur est aussi interdit de faire ou d’approuver des transactions comptables qui ne concernent pas le Bureau d'audit interne, de diriger les activités d’employés qui ne sont pas à l’emploi du Bureau, sauf dans le cas d’employés qui ont été dûment affectés à des équipes d'audit ou à des auditeurs internes pour les aider autrement.
EXCEPTION
- Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d'administration.
Révisé le 12 novembre 2014
(Cabinet du recteur)