Programme de formation sur l’équité en matière d’emploi

Le comité de recrutement a évalué les besoins en équité de l’unité scolaire, a complété la formation en mode synchrone, et a pris toutes les autres mesures nécessaires, et est maintenant prêt à commencer le processus de sélection. Le poste vacant doit maintenant être annoncé par un affichage de poste. Il faut tenir compte des éléments suivants lors de l’annonce d’un poste :

• Toutes les annonces de poste doivent contenir la déclaration suivante concernant l’engagement de l’Université à l’égard de l’équité en matière d’emploi :
  • L’Université a une politique d’équité en matière d’emploi. 
• Dans toute unité scolaire jugée sous-représentée, toutes les annonces doivent contenir la déclaration suivante:
  • Nous encourageons fortement les candidatures des personnes autochtones, des personnes racisées (minorités visibles), des femmes, des personnes handicapées, ainsi que de toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec des communautés diverses, équitables et inclusives.
• Toutes les annonces doivent contenir la déclaration suivante pour répondre aux exigences d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) et donner la priorité aux citoyens canadiens et aux résidents permanents :
  • On encourage tous les candidats qualifiés à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux Canadiens ainsi qu'aux résidents permanents.
  • EDSC exige que les employeurs donnent la priorité aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. Toutefois, un travailleur étranger peut être embauché si l’employeur peut justifier qu’il a été impossible de trouver des résidents permanents ou un Canadien qualifié.
• Veillez à ce que toutes les annonces respectent les politiques de l’Université en matière de relations extérieures et communications.
• Veillez à ce que toutes les annonces indiquent clairement le domaine de spécialisation souhaité, les qualifications requises, la date de clôture du concours et toute autre information pertinente.
• Utilisez les critères objectifs et mesurables établis à l’étape 1 pour énumérer les qualifications requises. Par exemple, si l’unité scolaire sait qu’elle ne considérera que les candidats pour un poste qui ont déjà terminé et soutenu leur doctorat, cette exigence devrait être clairement énoncée dans l’annonce.
• Rédigez l’annonce en utilisant un langage inclusif, approprié et impartial afin qu’elle plaise aux membres du groupe d’équité. Demandez-vous : cette annonce est-elle rédigée de façon à ce que le candidat se sente à l’aise d’être lui-même à l’Université d’Ottawa?
• Incluez une clause dans l’annonce qui indiquera :
  • Bien que nous remercions tous les candidats pour leur intérêt pour ce poste, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.
• Toute unité scolaire considérée comme ayant une sous-représentation d’un groupe minoritaire devrait s’efforcer de distribuer l’annonce là où des personnes qualifiées des groupes d’équité sous-représentés peuvent y avoir un accès raisonnable. De plus, elle devrait prendre d’autres mesures appropriées, comme communiquer avec la direction des départements concernés dans d’autres universités et communiquer avec des organismes qui représentent les intérêts des personnes des groupes d’équité sous-représentés et œuvrant au sein de la profession ou de la discipline, afin d’encourager des candidats potentiels à déposer leur candidature demander le nom de candidats potentiels (par exemple, stagiaires postdoctoraux). L’annonce doit être placée dans Affaires universitaires, sous forme imprimée, électronique ou les deux. L’annonce doit aussi paraître sur le Site Web de l’Université et dans au moins un (1) publication extérieure telle que le Bulletin de l’ACPPU, les revues professionnelles ou les journaux d’envergure nationale. Toutes les annonces en format électronique doivent rester affichées jusqu’à la date limite de dépôt des demandes.
• Une fois affichée, transmettez l’annonce aux associations professionnelles, aux centres de défense des droits, aux revues et aux journaux qui répondent aux besoins et aux intérêts des membres des groupes d’équité sous-représentés.
• Envisagez, le cas échéant, de placer l’annonce dans d’autres lieux tels que :
  • L’Institut canadien de recherche sur les femmes (ICREF) —organisation de femmes au Canada qui se concentre exclusivement à encourager la recherche féministe et à la rendre accessible à des fins de défense des intérêts et à l’éducation publique;
  • des publications spécialisées telles que :
    • le Canadian Journal of Native Studies (CJNS) — revue internationale dans le domaine des études autochtones, qui est publiée deux fois par année au Canada. Le CJNS publie des articles et des études sur les peuples autochtones et les affaires autochtones au Canada, aux États-Unis et ailleurs dans le monde;
    • le bulletin de la SCWIST (Société canadienne des femmes en sciences et technologies) — organisme à but non lucratif qui promeut, encourage et autonomise les femmes et les filles dans les sciences, l’ingénierie et la technologie. Le SCWIST publie des bulletins d’information bimensuels;
    • Egale Canada(site disponible en anglais seulement à l'exception de quelques ressources en français) — organisme de défense des droits qui s’efforce d’améliorer la vie des personnes 2SLGBTQI+ au Canada et d’améliorer la réponse mondiale face aux enjeux 2SLGBTQI+;
    • le Conseil des Canadiens avec déficiences — organisme national de défense des droits des personnes handicapées qui travaille pour un Canada inclusif et accessible; et
    • Senior Women Academic Administrators of Canada (SWAAC) (site disponible en anglais seulement) — organisme qui fait la promotion du leadership féminin au sein des institutions canadiennes. Il offre un forum et une voix aux femmes occupant des postes administratifs supérieurs dans des universités, des collèges et des instituts techniques canadiens.
• Lorsqu’on cherche à embaucher une personne qui n’est pas en mesure de travailler légalement au Canada (c.-à-d. qui n’est pas un citoyen canadien ou un résident permanent, ou qui ne détient pas de permis de travail valide), le comité de recrutement devra expliquer pourquoi aucun candidat canadien ne répond aux qualifications. Veuillez consulter le site internet de Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour obtenir de plus amples renseignements sur l’embauche d’universitaires étrangers.
• Cherchez dans le moteur de recherche de l’Université pour les chercheuses-boursières de niveau postdoctoral et les chercheurs-boursiers de niveau postdoctoral qui pourraient être considérés comme de possibles candidats.
• Communiquez avec des collègues d’autres universités et/ou établissements de recherche au sujet des doctorants qui sont sur le point d’obtenir leur diplôme. Encouragez vos collègues à chercher de potentiels candidats et candidates lors de conférences et de visites dans d’autres établissements.
• Documentez et mettez en œuvre de bonnes pratiques et des stratégies efficaces utilisées dans le processus d’affichage de postes.

QUESTIONS INTERDITES

• Des questions liées à des caractéristiques physiques telles que : la couleur des yeux, des cheveux, de la peau, de la taille, du poids, etc. ou encore des demandes de photos.
• Des questions sur la langue maternelle, où les compétences linguistiques ont été obtenues et le niveau de maîtrise, dans toute langue autre que l’anglais ou le français, à moins que ladite langue ne soit une exigence essentielle pour le travail.
• Des questions liées au membership ou à l’appartenance religieuse, telles que : les institutions religieuses fréquentées, la fréquence de la fréquentation, les fêtes religieuses, les coutumes observées ou la volonté de travailler un jour précis qui peut entrer en conflit avec les exigences d’une foi particulière.
• Des demandes de recommandation qui indiqueraient l’appartenance religieuse.
• Des questions liées au lieu de naissance, à la nationalité des ancêtres, des conjoints et d’autres parents, à la citoyenneté canadienne, au statut d’immigrant admis, à la résidence permanente, à la naturalisation, aux demandes de preuve de citoyenneté canadienne ou au numéro d’assurance sociale. Il est permis de demander au candidat s’il a légalement le droit de travailler au Canada — voir ci-dessous.
• Des questions liées à l’expérience « canadienne » pour un emploi particulier.
• Des questions relatives à l’appartenance à des organisations qui sont identifiées par un motif de discrimination interdit, comme une organisation anglo-canadienne.
• Des questions liées à l’orientation sexuelle.
• Des questions liées au statut relationnel comme : marié, divorcé, union de fait, célibataire ou séparé.
• Des questions demandant des renseignements sur les conjoints ou partenaires, comme : leur emploi, leur deuxième revenu, la personne à aviser en cas d’urgence ou bénéficiaire de l’assurance.
• Des questions liées au fait que le candidat a déjà été arrêté, reconnu coupable d’une infraction, été en prison, condamné en vertu d’une loi provinciale, a un casier judiciaire ou a été reconnu coupable d’une infraction pour laquelle un pardon a été accordé.
• Des questions liées à l’âge ou à la date de naissance.
• Des demandes de certificats de naissance, dossiers de baptême ou autres documents indiquant l’âge, comme le permis de conduire.
• Des questions liées aux antécédents médicaux et à la santé, notamment : les handicaps, les maladies, les limitations mentales, physiques ou intellectuelles, les besoins d’adaptation, les blessures, les médicaments, les hospitalisations ou l’appartenance à des associations médicales ou de patients.
• Des questions liées à la consommation d’alcool et/ou à la consommation de drogues.
• Des demandes d’examens médicaux préalables à l’emploi.

QUESTIONS ADMISSIBLES

• Avez-vous 18 ans ou plus?
• Avez-vous légalement le droit de travailler au Canada?
• Un employeur peut demander si un candidat a été déclaré coupable d’une infraction criminelle pour laquelle une réhabilitation n’a pas été accordée. Si le fait d’être admissible à un cautionnement est une véritable exigence professionnelle de l’emploi, un employeur peut demander si le candidat est admissible.

• L’annonce contient-elle les déclarations suivantes?
  • « L’Université a une politique d’équité en matière d’emploi. »
  • « On encourage tous les candidats qualifiés à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux Canadiens ainsi qu'aux résidents permanents.»
  • « Bien que nous remercions tous les candidats pour leur intérêt pour ce poste, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. »
• L’annonce est-elle conforme aux politiques de l’Université en matière de relations extérieures et de communication?
• L’annonce indique-t-elle ce qui suit?
  • Le domaine de spécialisation souhaité;
  • Les qualifications requises;
  • La date limite pour la réception des demandes.
• Dans une unité scolaire jugée sous-représentée:
  • L’annonce contient-elle l’énoncé suivant?
    • « Nous encourageons fortement les candidatures des personnes autochtones, des personnes racisées (minorités visibles), des femmes, des personnes handicapées, ainsi que de toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec des communautés diverses, équitables et inclusives. »
  • L’annonce est-elle distribuée là où des personnes qualifiées des groupes d’équité sous-représentés peuvent y avoir un accès raisonnable?
  • Les personnes qui président des départements pertinents dans d’autres universités, établissements de recherche et organismes qui représentent le groupe sous-représenté ont-elles été contactées pour fournir les noms de candidat s potentiels?
• L’annonce utilise-t-elle des critères mesurables établis à l’étape 1 lors de la création de la liste des qualifications requises?
• L’annonce utilise-t-elle un langage inclusif, approprié et impartial?
• La publicité a-t-elle été affichée sur le site Web de l’Université, et dans au moins un (1) autre publication externe?
• L’annonce a-t-elle été transmise à des associations professionnelles, des centres de défense des droits, des revues et d’autres plateformes médiatiques qui desservent des groupes sous-représentés?
• Le comité de recrutement a-t-il cherché des stagiaires postdoctoraux et des doctorants d’autres universités qui sont sur le point d’obtenir leur diplôme?
• Des collègues d’autres universités ou établissements de recherche ont-ils été contactés?
• Le comité de recrutement a-t-il documenté les bonnes pratiques et les stratégies efficaces?

L’annonce a été diffusée et la période d’affichage a commencé. Le comité de recrutement commencera à recevoir les demandes pour le poste. Soyez conscient que l’examen de plusieurs demandes dans un délai limité peut conduire à un processus de prise de décision qui n’est pas fondé sur des considérations équitables, chaque dossier de demande pouvant ne pas recevoir le même degré d’attention. Pour éviter que cela ne se produise, les demandes doivent être examinées et évaluées en se basant sur les critères établis à l’étape 1 qui sont pertinents pour l’emploi, qui sont objectifs et mesurables. Il sera avantageux pour les membres du comité de faire un retour en arrière sur les critères prédéterminés avant d’examiner les demandes, afin de s’assurer que tout un chacun ait la même compréhension du candidat souhaité. De plus :

• Tous les membres du comité de recrutement doivent divulguer tout conflit d’intérêts réel et/ou potentiel quant aux dossiers reçus. De plus, ils devraient se récuser d’évaluer et/ou de discuter d’un ou plusieurs dossiers de demande avec lesquels ils ont un potentiel conflit d’intérêts, y compris les conflits d’intérêts perçus.
• Gardez une ouverture d’esprit lors de l’examen des demandes.
• Évitez les préjugés à l’égard de l’érudition ou de la pratique qui n’est pas conventionnelle et qui ne relève pas du profil cible traditionnel. Ne sous-estimez pas un diplôme d’une institution non occidentale, ou une publication dans une revue non occidentale, dans une langue autre que l’anglais ou le français.
• Une étude réalisée en 2016 par l’Association canadienne des professeures et professeurs d’université (ACPPU) a révélé que les enseignantes de niveau postsecondaire et les enseignants racialisés ou autochtones sont plus susceptibles d’avoir un emploi à temps partiel ou durant une partie de l’année en raison de la discrimination systémique dans le milieu universitaire qui limite les opportunités pour les personnes appartenant à des groupes marginalisés. Assurez-vous de tenir dûment compte des demandes provenant de candidats  œuvrant à temps partiel ou de manière saisonnière.
• Évitez une approche non critique de type « cocher la case », qui peut perpétuer les préjugés existants en favorisant les candidats qui « sont compatibles » au profil cible conventionnel. Souvent, la compatibilité organisationnelle est utilisée comme moyen pour discriminer ou pour satisfaire des préjugés personnels dans le processus d’embauche. Par conséquent, les candidats de groupes historiquement marginalisés qui ne correspondent pas au profil cible avec lequel l’employeur est habitué ou est à l’aise ne sont pas pris en considération pour le poste.
• Acceptez un large éventail de parcours professionnels. Soyez conscient que les membres des groupes d’équité sont parfois plus susceptibles d’avoir eu des écarts d’emplois et des dossiers d’emploi interrompus en raison de diverses circonstances (p. ex. garde d’enfants, obligations médicales, statut d’immigrant, fardeau financier, etc.).
• Envisagez d’autres qualifications et expériences de travail, comme les expériences non universitaires et le service communautaire, car elles pourraient apporter de nouvelles compétences et être un atout pour l’unité scolaire.
• Lors de l’examen des lettres de recommandation, soyez conscient de l’utilisation d’un langage stéréotypé. Par exemple, la recherche(article disponible en anglais seulement) a démontré que les lettres de recommandation pour les candidats à un poste de professeur universitaire sont plus susceptibles de mettre en évidence la distinction pour faire l’éloge des capacités et des réalisations des candidats masculins, en utilisant des mots tels que « excellent », « exceptionnel », « remarquable », « inégalé », et la capacité, en utilisant des mots tels que « talent », « génie », « brillant », « doué ». Pour les candidates, la diligence tend à être davantage mise en évidence, par l’utilisation de mots tels que « assidue », « consciencieuse », « fiable », « minutieuse » et « dévouée ».
• Si aucun candidat ne satisfait aux exigences minimales du poste spécifiées dans l’annonce, consultez le Comité d’équité, de diversité et d’inclusion (CÉDI) pour obtenir un soutien additionnel. Si le problème n’est pas résolu, redémarrez le processus de recherche.
• Si aucun groupe d’équité n’a été jugé sous-représenté dans l’unité scolaire et/ou que l’appartenance à un groupe d’équité n’a pas été identifiée comme un critère pondéré de sélection dans l’annonce de l’emploi offert, la recherche se poursuit avec le bassin de candidats reçu.
• Dans le cas où l’appartenance à un groupe d’équité est le principal critère de sélection, ou le plus fortement pondéré, et qu’aucun membre d’un groupe d’équité jugé être sous-représenté dans l’unité scolaire (conformément aux besoins identifiés à l’étape 1, et comme indiqué sur l’annonce de l’emploi offert) n’est présélectionné, examinez les demandes et les outils de sélection utilisés pour s’assurer qu’il n’y avait pas de préjugés et que rien n’a été négligé. Si aucun candidat du groupe d’équité sous-représenté n’est présélectionné, déclarez la recherche un échec et recommencez.
• Conformément à l’article 17.1.3.2 de la convention collective de l’APUO, le curriculum vitae de tous les candidats doit être mis à la disposition de tous les membres réguliers de l’APUO de l’unité scolaire. L’accès aux autres documents, y compris les lettres de recommandation, est réglementé par l’assemblée de l’unité scolaire.
• Développez une liste de candidats qui répondent aux qualifications minimales pour le poste. À partir de cette liste, créez la liste des candidats présélectionnés pour une entrevue. Documentez le processus de présélection — le Comité de recrutement doit être en mesure de justifier la façon dont il a été fait.
• Si un candidat n’a pas identifié son droit légal de travailler au Canada, demandez à cette personne s’il est citoyen canadien, résident permanent ou s’il détient un permis de travail valide. Dans le cas où un universitaire étranger devrait être embauché, l’Université sera tenue de déclarer le nombre de demandeurs du statut de résident canadien ou de résident permanent et le nombre de candidats étrangers à l’IRCC, dans le cadre de l’étude d’impact sur le marché du travail (EIMT). Une EIMT est un document qu’un employeur au Canada pourrait devoir se procurer avant d’embaucher un travailleur étranger. Une EIMT positive montrera que le besoin de combler le poste par un travailleur étranger existe. Elle démontrera également qu’aucun travailleur canadien ou résident permanent n’était disponible pour occuper le poste. La demande d’EIMT peut être présentée jusqu’à six (6) mois avant la date prévue de début d’emploi.
• Bien que le comité de recrutement ne soit pas responsable de l’EIMT, on lui demandera de fournir des renseignements sur les critères liés à l’emploi et sur le bassin de candidats.
• Conformément à la Loi sur les normes d’emploi (LNE) de l’Ontario, si un recruteur a des contacts avec un étranger au sujet de son emploi, le recruteur doit fournir aux étrangers une copie de la plus récente fiche d’information obligatoire qui résume les droits des étrangers en vertu de la LNE et de la Loi sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi (LPÉCE).
• Tenez les candidats présélectionnés au courant de l’avancement du processus de concours par courriel.

L’équité en matière d’emploi n’est pas seulement un terme lancé en l’air par le département des ressources humaines. Il s’agit d’une loi réglementée par le gouvernement fédéral adoptée en 1995. La Division de l’équité en milieu de travail et le Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada effectuent des vérifications régulières pour s’assurer que les employeurs se conforment aux exigences de la Loi. L’Université d’Ottawa est assujettie à la Loi dans le cadre du Programme de contrats fédéraux (PCF). Le PCF exige que les employeurs sous réglementation provinciale de 100 employés ou plus et qui soumissionnent sur des contrats fédéraux de 1 000 000 $ ou plus certifient qu’ils appliqueront des mesures d’équité en matière d’emploi. La Loi sur l’équité en matière d’emploi s’applique actuellement à plus de 500 organisations du secteur privé et sociétés d’État sous réglementation fédérale qui, prises ensemble, comptent une main-d’œuvre combinée de plus de 770 000 employés. La Loi s’applique également à tous les ministères et organismes fédéraux, qui comptent 380 000 employés de plus.

Au cours du processus de sélection, juger de la qualité de la recherche d’un candidat peut être problématique. Les intérêts de recherche d’un candidat ne correspondent pas toujours au courant dominant de la discipline et, dans ce cas, ils peuvent avoir plus de difficulté à trouver une publication ou une conférence pour présenter leur travail. Le nombre total de publications peut en souffrir. La même préoccupation s’applique à la capacité d’obtenir du financement ou des bourses de recherche de premier plan. Les travaux non conventionnels ne peuvent être financés aussi facilement. Si le marché pour la recherche menée par le candidat est plus petit, leurs « chiffres » peuvent en souffrir.

De plus, les travaux non conventionnels peuvent ne pas trouver un public aussi réceptif avec des revues établies et respectées, des conférences ou des organismes subventionnaires que dans le cas des travaux conventionnels. De nombreux forums de ce type ont établi leur réputation au fil des ans dans des domaines d’étude particuliers ou en matière d’approches spécifiques face à la recherche. La recherche dans les domaines émergents avec des approches non traditionnelles peut ne pas être considérée du tout.

Il en résulte que les travaux d’un candidat appartenant à un groupe d’équité peuvent être publiés dans des forums qui peuvent être considérés par le comité comme étant de moindre qualité. De plus, même lorsque des publications ou des conférences conventionnelles ne refusent pas la recherche sur des sujets non conventionnels, leurs juges peuvent laisser leurs préjugés influencer le processus décisionnel. Les sujets émergents peuvent être considérés comme peu intéressants par le lectorat. Les approches non traditionnelles peuvent être rejetées et jugées comme étant inappropriées, non scientifiques ou insuffisamment rigoureuses. Il est important d’en être conscient lors de l’évaluation d’un.e candidat.e et lorsque les décisions de sélection sont prises.

• Est-ce que tous les conflits d’intérêts potentiels ont été divulgués?
• Est-ce que le corps professoral à temps partiel et saisonnier du bassin de candidats a été pris en considération de manière équitable?
• Est-ce que d’autres qualifications et expériences de travail ont été prises en considération?
• Est-ce que les membres du comité sont conscients des stéréotypes potentiels qui pourraient être présents dans les lettres de recommandation?
• Dans le cas où l’appartenance à un groupe d’équité est le principal critère de sélection, ou le plus fortement pondéré, et qu’aucun membre du groupe d’équité jugé être sous-représenté dans l’unité scolaire n’est présélectionné : 
  • Est-ce que les demandes et les outils de sélection ont été examinés pour s’assurer qu’il n’y avait pas de préjugés?
  • Le CEDI a-t-il été consulté pour obtenir des conseils et du soutien?
• Est-ce que les curriculums vitae de tous les candidats ont été mis à la disposition de tous les membres réguliers de l’APUO de l’unité scolaire?
• Est-ce que le comité a établi une liste plus longue de candidats qui avaient les qualifications minimales requises pour le poste?
• Est-ce que la liste restreinte (présélections) des candidats aux entrevues a été dérivée de la liste plus longue?
• Est-ce que le processus de présélection a été documenté?
• Est-ce que le comité a vérifié si les candidats avaient le droit légal de travailler au Canada?
• Est-ce que la liste restreinte (présélections) contient un travailleur canadien ou un résident permanent?
• Est-ce que le recours à un universitaire étranger devra être envisagé?
• Est-ce que les candidats présélectionnés (liste restreinte) sont tenus au courant de l’avancement de la demande?
• Dans le cas où aucun candidat ne satisfait aux exigences minimales du poste :
  • Est-ce que le processus de recherche doit être relancé?
  • Est-ce que le CEDI a été consulté pour obtenir des conseils et un soutien supplémentaires?

La liste restreinte de candidats devrait maintenant être créée et les candidats sélectionnés être invités à passer une entrevue. Il s’agit d’une étape importante dans le processus de sélection. Il incombe au comité de recrutement de faire respecter l’engagement de l’Université d’Ottawa en matière d’équité, de diversité et d’inclusion et de le démontrer lors des interactions avec les candidats qui sont interviewés. Les mesures suivantes aideront à garantir un processus d’entrevue juste et équitable :

• Tous les membres du comité doivent se familiariser avec les dispositions et les articles applicables du Code des droits de la personne de l’Ontario, des politiques d’équité en matière d’emploi et de laconvention collective de l’APUO.
  • Le Code des droits de la personnedel’Ontario a été adopté pour la première fois en 1962. Le Code interdit les actions qui constituent de la discrimination contre certaines personnes en fonction de l’un des motifs les protégeant dans un secteur social protégé.
    • Les motifs sont les suivants :
      • L’âge
      • L’ascendance, la couleur, la race
      • La citoyenneté
      • L’origine ethnique
      • Le lieu d’origine
      • La croyance
      • Un handicap
      • L’état familial
      • L’état matrimonial (y compris le célibat)
      • L’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle
      • L’assistance sociale (en matière de logement seulement)
      • Le casier judiciaire (en matière d’emploi seulement)
      • Le sexe (y compris la grossesse et l’allaitement)
      • L’orientation sexuelle
    • Les secteurs sociaux protégés sont les suivants :
      • L’hébergement (logement)
      • Les contrats
      • L’emploi
      • Les biens, les services et les installations
      • L’adhésion à un syndicat, à une association commerciale ou professionnelle
• Communiquez avec les candidats avant la date de l’entrevue afin de les informer des prochaines étapes. Ceci comprend notamment le partage des détails relatifs à l’emplacement physique de l’endroit où les entrevues auront lieu (p. ex. salle de réunion et accès général à l’immeuble), ainsi que des instructions de stationnement. De plus, demandez aux candidats s’ils auraient besoin de mesures d’adaptation particulières. Incluez la déclaration suivante dans les invitations à l’entrevue :
  • « Des mesures d’adaptationsont disponibles sur demande pour tous les candidats participant àl’un ou l’autre des aspects du processus de sélection.»
• Si vous interrogez une personne handicapée, l’invalidité doit être prise en compte au niveau des mesures d’adaptation offertes afin qu’elle soit en mesure de faire pleinement et confortablement sa meilleure présentation.  
• Tous les employeurs ont l’obligation d’accommoder les employés jusqu’au point de la contrainte excessive afin d’éviter la discrimination. L’obligation d’offrir des mesures d’adaptation signifie que parfois un employeur doit traiter quelqu’un différemment afin de prévenir la discrimination. Par exemple, inviter tous les candidats à assister à une entrevue d’emploi dans un immeuble qui n’est pas accessible aux fauteuils roulants serait injuste pour un candidat utilisateur de fauteuil roulant. Dans de tels cas, l’obligation d’offrir des mesures d’adaptation peut exiger que d’autres dispositions soient prises pour s’assurer que tous les candidats puissent participer pleinement.
• Soyez conscient que toutes les formes de handicaps ne sont pas visibles, et que la plupart des individus éviteront de divulguer leur besoin d’adaptation, même lorsqu’on leur demande. Ceci est particulièrement fréquent chez les personnes ayant des problèmes de santé mentale et celles qui souffrent de toute forme de dépression ou de stress chronique, de trouble anxieux social ou d’autres affections moins visibles.
• Veillez à ce que tous les candidats aient des chances égales d’exceller pendant l’entrevue. Planifiez des entrevues à un moment qui leur convient.
• Si un membre du comité n’est pas en mesure d’assister à une entrevue, assurez-vous que l’entrevue soit enregistrée et documentée pour ces membres.
• Il incombe au comité de recrutement d’organiser et de coordonner les entrevues. Bien qu’on puisse demander à l’unité scolaire de fournir un soutien administratif pour organiser et coordonner les entrevues, cette responsabilité ne leur incombe pas automatiquement.
• N’oubliez pas que le but principal de l’entrevue est d’évaluer si le candidat répond aux exigences professionnelles justifiées (EPJ) du poste. Soyez conscient des préjugés potentiels fondés sur l’origine ethnique et la nationalité, l’âge, le sexe, le handicap, l’orientation sexuelle, etc., et faites des efforts pour les éliminer de toute prise de décision.
• Évaluez chaque candidat en fonction de ses réponses, et non de son langage corporel, de sa façon de s’exprimer, de son accent ou de son style d’interaction.
• Emploi et Développement social Canada (ESDC) permet aux comités de sélection de regarder la « compatibilité » lors de l’évaluation des candidats. Une bonne « compatibilité » se manifeste lorsqu’un candidat comprend et peut faire un parallèle avec la culture de l’organisation, sa personnalité, sa mission, ainsi que son fonctionnement. Souvent, cependant, les membres du comité peuvent utiliser à tort le mot « compatibilité » pour favoriser les candidats qui leur ressemblent, qui agissent comme eux, et qui ne les font pas se sentir mal à l’aise au sujet de leur propre privilège. Assurez-vous que le mot « compatibilité» ne soit pas utilisé de façon inappropriée pour satisfaire des préjugés personnels ou pour discriminer les candidats de groupes marginalisés.
• N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’un processus à sens unique; les candidats prendront également une décision au sujet de l’Université d’Ottawa. À cette fin, mettez à la disposition des candidats, lorsque nécessaire, des informations et des ressources supplémentaires, telles que :
  • Le Centre de ressources autochtones en étroite collaboration avec toutes les facultés et tous les services universitaires pour mettre en place des initiatives qui appuient et profitent aux communautés des Premières Nations, des Inuits et des Métis à l’Université d’Ottawa. Il offre des services qui soutiennent l’enseignement, la carrière et les besoins personnels d’une manière conforme à la culture et aux valeurs autochtones;
  • La Conseillère spéciale, Diversité et Inclusion, qui appuie l’engagement de l’Université d’Ottawa à assurer l’EDI dans les milieux universitaires et de leadership de ses étudiants, de son personnel et de ses professeurs;
  • Le Carrefour accessibilité, qui est une ressource centrale en ligne pour l’accessibilité à l’Université d’Ottawa. Le Carrefour fournit des outils et des ressources pour aider les étudiants, les professeurs et les administrateurs à identifier et à éliminer les obstacles à l’accessibilité et à fournir un soutien aux personnes qui vivent des problèmes de santé mentale sur le campus;
  • L’APUO, qui représente les professeurs à temps plein, les professeurs de langue, les conseillers, les bibliothécaires et certains chercheurs-boursiers et est leur agent négociateur exclusif;
  • Le Centre de leadership académique de l’Université d’Ottawa, qui a pour mission d’appuyer les doyens, les vice-doyens, les directeurs de département, les leaders en recherche et les personnes qui occupent des postes équivalents dans leur rôle de leaders universitaires. Il facilite le réseautage entre les collègues de l’Université d’Ottawa occupant des postes de direction d’unités scolaires, et soutient également tous les professeurs réguliers de l’Université d’Ottawa dans leur développement de carrière, y compris en leur offrant la possibilité d’explorer différents cheminements de carrière;
  • Le Bureau des droits de la personne, qui assure le leadership dans la création, la mise en œuvre et l’évaluation des politiques, des procédures et des pratiques en matière de diversité, d’inclusion, d’équité, d’accessibilité et de prévention du harcèlement et de la discrimination;
  • La trousse d’accueil des nouveaux membres du personnel, qui est conçue pour aider le personnel nouvellement embauché de l’Université d’Ottawa à en apprendre davantage sur son unité ainsi que sur l’Université. Elle offre des ressources utiles aux nouveaux et nouvelles employés qui les aideront à mieux comprendre l’Université à mesure qu’ils/elles s’adaptent à leur nouvel environnement de travail.
• De plus :
  • Lorsque le motif de discrimination est la grossesse ou la naissance d’un enfant, le motif de ladite discrimination est considéré comme étant fondé sur le sexe.
  • Passez en revue les notes personnelles de l’atelier de formation sur l’équité en matière d’emploi s’étant tenu en présentiel afin d’aider à développer des méthodes d’entrevue uniformes.
  • Évitez les stéréotypes. Toutes les personnes d’un certain groupe d’équité ne se comporteront pas de la même manière. Au sein d’un groupe culturel, tout le monde ne partage pas les valeurs et les normes du groupe.
  • Essayez de voir l’entrevue à travers le point de vue du candidat. Certains candidats ne sont peut-être pas à l’aise dans le cadre d’une entrevue, mais ils obtiennent de bons résultats dans une salle de classe ou dans un espace qui leur est familier.

• Élaborez des questions d’entrevue qui évaluent objectivement les critères établis à l’étape 1.
• Ce ne sont pas les intentions, mais les actions et la cohérence avec laquelle les candidats sont traités qui définissent la légalité du processus de sélection. Par conséquent, veillez à ce que des mesures soient prises pour éviter la discrimination intentionnelle et non intentionnelle dans le processus de sélection. Il s’agit notamment d’être conscient du type de questions d’entrevue posées aux candidats.
• Préparez des questions qui se rapportent directement aux exigences professionnelles justifiées du poste. Évitez de poser des questions relatives aux motifs interdits indiqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario (c.-à-d. l’âge, l’état matrimonial et/ou familial, l’orientation sexuelle, le handicap, l’ascendance, etc.).
• Pour obtenir des lignes directrices sur les types de questions que les employeurs sont autorisés à poser, consultez le guide d’embauche de la Commission ontarienne des droits de la personne. Le guide de présélection et de sélection des employés de la Commission canadienne des droits de la personne est également une ressource utile.
• Préparez un ensemble de questions qui seront posées à tous/toutes les candidat.e.s, externes et internes. Veillez à ce que les questions se rapportent directement aux exigences du poste. Par exemple, si le travail peut exiger que la personne effectue des tâches d’enseignement pendant la soirée (c.-à-d. 19 h à 22 h) et/ou le week-end, ne l’utilisez pas comme prétexte pour demander aux candidats de décrire leurs responsabilités familiales. Il suffit plutôt de s’assurer que tous les candidats sont conscient.e.s qu’il peut s’agir d’une exigence d’enseignement liée à ce poste. Cela permettra de porter des jugements comparatifs valides et d’éviter les préjugés non intentionnels.
• Assurez-vous de donner à chaque candidat suffisamment de temps pour répondre à chaque question sans interruption.
• Veillez à ce que chaque membre du comité enregistre et évalue les réponses de chaque candidat.
• Dans le cas où les domaines d’expertise varient d’un candidat à l’autre, posez les mêmes types de questions à tous les candidats.
• Inviter les candidats à parler d’eux-mêmes, de leurs intérêts ou de leurs passe-temps peut être un excellent moyen de tisser des liens et de mieux les connaître. Toutefois, faites preuve de prudence et permettez aux candidats « d’orienter » toute partie informelle de la conversation.
• N’oubliez pas que l’entrevue est un processus formel, qu’elle ait lieu sur le campus ou hors campus. Dans le but de mettre le candidat à l’aise, les membres du comité risquent de poser des questions personnelles. Évitez de mettre trop l’accent sur la vie personnelle du candidat. Si vous n’arrivez pas à le faire, les candidats non retenus pourraient avoir l’impression que leurs renseignements personnels ont influencé la décision du comité.
• Évitez toute microagression potentielle, implicite ou non, résultant de vos questions. Par exemple, demander « D’où êtes-vous originaire? » lorsqu’on parle à un candidat, racisé ou non, peut laisser entendre qu’il n’est pas d’ici ou qu’il n’a pas sa place.
• Évitez les expressions familières et les métaphores telles que « pierres d’achoppement » ou « faire des steppettes », car elles peuvent ne pas être comprises par tout le monde.

QUESTIONS INTERDITES

Reportez-vous à la liste des questions interdites (étape 2.2).

QUESTIONS PERMISES

À l’étape de l’entrevue du processus d’emploi, l’employeur peut élargir la portée des questions liées à l’emploi si nécessaire pour déterminer, par exemple, les qualifications du candidat ou sa capacité d’exécuter les fonctions essentielles de l’emploi.

L’employeur peut poser des questions portant sur :

• La capacité du candidat de travailler au Canada, lorsqu’il est exigé que le poste soit occupé par un citoyen canadien, un résident permanent ou une personne titulaire d’un permis de travail valide.
• Si le candidat a été déclaré coupable d’une infraction criminelle pour laquelle un pardon n’a pas été accordé.
• La question de savoir si un candidat est cautionnable, si être cautionnable est une réelle et raisonnable qualification de l’emploi.

La capacité du candidat à s’acquitter des tâches essentielles de l’emploi.

• Est-ce que tous les membres du comité connaissent les dispositions et les articles applicables de la Commission ontarienne des droits de la personne, des politiques d’équité en matière d’emploi et de la convention collective de l’APUO?
• Est-ce que les candidats présélectionnés ont été contactés avant l’entrevue? Ont-ils été interrogés sur la nécessité d’une adaptation spéciale?
• La déclaration suivante a-t-elle été incluse dans les invitations à l’entrevue?
  • « Des mesures d’adaptationsont disponibles sur demande pour tous les candidats participant à l’un ou l’autre des aspects du processus de sélection.»
• Est-ce que les entrevues ont été prévues à un moment qui convient aux candidats?
• Est-ce que tous les membres du comité sont disponibles pour assister aux entrevues?
• Est-ce que l’existence de ressources pertinentes disponibles à l’Université a été communiquée aux candidats?
• Est-ce que les membres du comité ont examiné les notes personnelles de l’atelier de formation sur l’équité en matière d’emploi s’étant tenu en présentiel?
• Est-ce que les questions d’entrevue évaluent objectivement les critères établis à l’étape 1?
• Est-ce que les membres du comité ont consulté la liste des questions permises et interdites du guide d’embauche de la CODP?
• Est-ce que le comité de recrutement a préparé une liste de questions qui seront posées à tous les candidats, externes et internes? Les questions se rapportent-elles directement aux exigences professionnelles justifiées du poste?
• Est-ce que chaque candidat a eu suffisamment d’occasions de répondre à toutes les questions sans être interrompu?
• Est-ce que chaque membre du comité a enregistré et évalué les réponses de chaque candidat?

Ceci constitue la dernière étape du processus de sélection. Les entrevues ont été complétées avec les candidats présélectionnés et, maintenant, le comité de recrutement doit décider quel candidat doit être recommandé pour le poste. Les étapes suivantes aideront à assurer l’équité et l’impartialité alors que les décisions finales d’embauches sont prises :

• Le processus de sélection doit se concentrer sur les exigences professionnelles justifiées du poste. Tout en prenant des décisions :
• Ne jugez pas un candidat en fonction de vos propres connaissances et de votre expérience;
• Gardez une ouverture d’esprit et évitez de réduire la recherche à quelqu’un qui correspond au profil traditionnel pour l’emploi en question. Les différences et la diversité peuvent être des atouts importants pour une unité scolaire;
• N’émettez pas d’hypothèses sur un candidat sans avoir de preuves;
• Évitez les préjugés non intentionnels ou inconscients basés sur des stéréotypes.
• Effectuez une vérification approfondie des références des candidats. Communiquez uniquement avec les références fournies par le candidat, à moins que vous n’ayez obtenu leur approbation préalable pour communiquer avec d’autres personnes.
• Évaluez tous les candidats, étrangers ou nationaux, selon les mêmes critères. Bien que la préférence puisse être accordée aux citoyens du Canada et aux résidents permanents, l’évaluation individuelle des candidats doit être fondée sur leurs qualifications et non sur leur emplacement.
• Suivez les exigences et les lignes directrices établies par IRCC pour l’embauche d’un universitaire étranger. IRCC exige que les dossiers de recrutement des étrangers soient conservés pendant six (6) ans à partir de la date d’embauche. Le règlement sur la conservation des documents de l’Université d’Ottawa exige que les dossiers de recrutement de tout le personnel universitaire soient conservés pendant cinq (5) ans.
• S’il y a deux (2) candidats de premier plan qui possèdent les mêmes qualifications et que l’un d’eux fait partie d’un groupe d’équité sous-représenté, l’offre doit être faite au candidat qui appartient au groupe d’équité sous-représenté.
• La nomination du candidat sera faite par l’employeur suite aux recommandations de l’unité scolaire, et du doyen de la faculté. Outre la recommandation de l’unité scolaire, le directeur de département peut également faire une recommandation distincte.
• Une fois que le candidat retenu a signé un contrat de travail, tous les candidats non retenus qui ont participé au processus d’entrevue doivent être informés que leur demande n’a pas été retenue, avant d’annoncer officiellement la nouvelle embauche.
• Les unités scolaires ayant une sous représentation d’un groupe d’équité doivent inclure les renseignements suivants ainsi que la recommandation de leur candidat qui est soumise au doyen :
  • La liste des membres du comité de sélection;
  • Des garanties que tous les candidat sur la liste restreinte (présélections) ont eu l’occasion de rencontrer tous les membres de l’unité scolaire;
  • La liste restreinte des candidats;
  • La liste des candidats considérés comme ayant les qualifications requises;
  • La liste des candidats considérés comme n’ayant pas les qualifications requises.

Dans le cas où la nomination d’un candidat qui ne fait pas partie d’un groupe d’équité est envisagée, l’unité scolaire doit également soumettre au doyen un résumé écrit des motifs de la sélection.

• Est-ce qu’une vérification approfondie des références du candidat souhaité a été effectuée?
• Est-ce que tous les candidats ont été évalués selon les mêmes critères?
• Si vous embauchez un universitaire étranger, est-ce que le comité a vérifié les exigences et les lignes directrices établies par IRCC?
• La recommandation du candidat a-t-elle été soumise au doyen?
• Pour les unités scolaires considérées comme ayant une sous-représentation d’un groupe d’équité, est-ce que les documents requis ont été soumis au doyen avec la recommandation?
• Le cabinet du doyen a-t-il confirmé que :
  • La lettre d’offre d’emploi a été envoyée au candidat?
  • Le contrat de travail a été signé par le candidat?
• Est-ce que tous les candidats non retenus qui ont participé au processus d’entrevue ont été informés que leur demande n’avait pas été retenue?