Procédure d'appel au Comité d'appel du Sénat

Avant de faire appel au Comité d’appel du Sénat (le Comité), vous devez d’abord avoir fait appel à l’unité académique concernée et avoir obtenu une décision finale de cette dernière. Si vous décidez d’en appeler de cette décision, vous devez soumettre votre dossier au Comité d’appel du Sénat dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision.

Nous vous rappelons qu’en aucun cas le Comité ne modifie la note d’une évaluation ou d’un cours. De la même façon, il ne se prononce pas sur le contenu d’une réponse à un examen, d’un travail ou de tout autre type d’évaluation.

Pour plus d’informations concernant les pouvoirs du Comité, veuillez consulter /senat/comites/comite-d-appel-du-senat.

1 — Soumettre un appel

• Pour soumettre un appel au Comité :
  1. remplissez le formulaire de soumission (PDF, 291 Ko) ;
  2. obtenez les copies de tous les documents pertinents à votre appel (p. ex. certificat médical) ;
  3. rédigez une lettre de présentation qui résume brièvement le contexte, les motifs de l’appel et la solution souhaitée. Essentiellement, il s’agit d’expliquer de façon claire et succincte les raisons pour lesquelles la décision de l’unité académique devrait être renversée ou modifiée, ainsi que la mesure de redressement recherchée ; et
  4. transmettez le formulaire, la lettre de présentation et vos documents de support au Cabinet de la secrétaire générale (le Cabinet) de l’Université électroniquement à [email protected].
• Il est important de soumettre un dossier complet au Comité. Vous ne devez pas compter sur la Faculté pour soumettre des documents concernant votre appel.
• Le formulaire de soumission doit être dûment rempli pour que le processus d’appel soit initié.
• Dès réception d’un appel, une copie de tout le dossier fourni est transmise à la faculté concernée afin d’obtenir ses commentaires dans les 15 jours ouvrables de la date de l’envoi des documents à la faculté.
• Une fois que les commentaires de la Faculté ont été soumis au Cabinet de la secrétaire générale, ceux-ci vous seront transmis pour que vous puissiez faire une réplique. Le cas échéant, vous devez déposer une brève réplique dans les 15 jours ouvrables, sauf indication contraire. À ce stade, il ne s’agit pas de répéter les motifs d’appel identifiés dans la lettre de présentation ni de présenter de nouveaux éléments de preuve. Il s’agit plutôt de répondre à la justification mise de l’avant par la faculté, dans la mesure où votre lettre initiale ne suffit pas en elle-même. Le dossier est soumis au Comité à l’expiration de ce délai de 15 jours.
• Le Cabinet de la secrétaire générale de l’Université soumet le dossier complété au Comité. Veuillez soumettre votre appel électroniquement à [email protected].

2 — Soumettre un appel hors délai

• Si vous soumettez votre appel au-delà des 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision de l’unité académique, vous devrez obtenir l’autorisation du Comité afin que votre cause soit entendue. Pour ce faire, vous devez soumettre une lettre justifiant le retard en plus du dossier d’appel complet (voir partie 1 de cette procédure).
• La demande de justification est soumise au Comité qui décide si l’appel devrait être entendu, nonobstant votre retard. Il s’agit d’une décision discrétionnaire qui ne doit être rendue que lorsque les circonstances le justifient.
• Si le Comité refuse la justification du retard, l’appel n’est pas entendu par le Comité et la décision rendue par la faculté reste en vigueur.
• Si le Comité accepte la justification, l’appel est traité conformément à la partie 1 de cette procédure.
• La décision sur la demande de justification se prend sur dossier seulement et vous n’êtes pas invité à faire des représentations orales devant le Comité.

3 — Audition d’un appel

• Une fois toutes les étapes de soumission du dossier complétées, l’appel est mis à l’ordre du jour du Comité. Celui-ci se réunit normalement tous les deux vendredis matin. Le Cabinet de la secrétaire générale communique avec vous pour fixer la date et l’heure de l’audition de l’appel.
• Vous pouvez être présent devant le Comité et vous pouvez être accompagné par une personne de votre choix.
• Vous êtes invité à faire vos représentations et à répondre aux questions des membres du Comité. 
• Les rencontres du Comité se font en présence ou de façon virtuelle. COVID-19 : Veuillez noter que toutes les réunions du Comité d'appel du Sénat se déroulent présentement via Zoom jusqu'à nouvel ordre.
• Il n’y a pas de représentation de la faculté devant le Comité. Le Comité se réserve toutefois la possibilité de contacter un représentant de la faculté suite à la rencontre pour obtenir des informations additionnelles ou des éclaircissements, si nécessaires pour rendre leur décision. Dans un tel cas, le Comité reporte à plus tard sa décision, vous serez informé de sa démarche et vous serez invité à répondre à toute information additionnelle qui pourrait être communiquée par la faculté.
• Au moment de fixer la rencontre, le dossier doit être complet et comprendre tous les documents et informations que vous souhaitez porter à la connaissance du Comité. Le Comité se réserve le droit de refuser le dépôt de tous documents ou informations une fois que le dossier d’appel est ainsi complété ou au moment de l’audition.
• Normalement, le Comité prend sa décision le jour même de l’audition ou dans les jours suivants.
• La décision vous sera communiquée par courriel, avec copie à la faculté et à votre représentant (Centre des droits étudiants ou procureur), le cas échéant.
• Les décisions du Comité sont définitives et sans appel.

4 — Dispositions générales

• Le président du Comité d’appel du Sénat a le pouvoir discrétionnaire de refuser un appel sur réception du dossier s’il s’agit d’une demande pour laquelle le Comité n’a pas la compétence, compte tenu de son énoncé de mandat. En principe, une décision de cette nature ne doit être rendue que lorsque les circonstances le justifient clairement ; en cas de doute, le président doit privilégier la prudence et demander au Comité d’entendre l’appel.
• Vous avez le droit d’être accompagné par un représentant lors de l’audience (par exemple, vous pouvez être représenté par un membre du Centre des droits étudiants, d’un avocat ou un parajuriste). Dans un tel cas, vous devez remettre au Cabinet dès que possible le nom et les coordonnées de la personne qui vous représente et vous assurer que cette personne soit mise en copie dans toutes les communications futures avec le Cabinet. De plus, afin que le Cabinet de la secrétaire générale puisse communiquer directement avec le représentant ou la représentante, vous devez soumettre au Cabinet le formulaire d’autorisation pour la divulgation de renseignements à une tierce personne (PDF) dûment rempli. Vous devez être mis en copie dans toutes communications effectuées avec le Cabinet par votre représentant.
• Si vous décidez de retirer votre appel en cours de route, vous devez aviser par écrit le Cabinet de la secrétaire générale. Autrement, le processus suit son cours normalement, et le Comité prend une décision concernant votre appel.
• Conformément à la politique de courriel, l’Université d’Ottawa communique par courriel avec tous les étudiants en utilisant leur compte courriel universitaire officiel (@uottawa.ca). Il incombe aux étudiants de vérifier leur compte courriel universitaire régulièrement.

5 — Coordonnées du Cabinet de la secrétaire générale

Cabinet de la secrétaire générale
Pavillon Tabaret
550, rue Cumberland, pièce 206
Ottawa (Ontario) K1N 6N5
Tél. : (613) 562-5950

Courriel : [email protected]

Approuvée par le Comité d’appel du Sénat le 26 mars 2021.