Minutes of the meeting held on Wednesday, October 12, 2022
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. on Teams
Présences / Attendance
André Beauchemin, président
Alain Stintzi
Claude D’Amours
Charles Russell Thickstun
Cheryl Susan McWatters
Christine Dallaire
Deryn Fogg
Gregory Richards
Ioan Nistor
Jean-Marc Barrette
Joao Velloso
Marc Charron
Martine Lagacé
Mona Paré
Monika Jezak
Nicholas Ng-A-Fook
Shantanu Dutta
Sonia Cadieux
Sylvie Frigon
Sylvie Lamoureux
Yazid Dissou
Aline Germain-Rutherford
Angel Foster
Marcel Turcotte
- Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres et accueille les nouveaux membres professoraux qui ont été élus par le Sénat au Conseil : Cheryl Susan McWatters, Professeure à l’École de gestion Telfer, Joao Velloso, Professeur à la Faculté de droit et Yazid Dissou, Professeur à la Faculté des sciences sociales (renouvellement de mandat). Il souligne également le début du mandat du vice-doyen aux études supérieures (par intérim) à la Faculté de génie, Professeur Claude D’Amours, de la vice-doyenne aux études supérieures (par intérim) à la Faculté des sciences, Professeure Deryn Fogg et de la vice-doyenne aux affaires étudiantes (par intérim) à la Faculté des arts, Professeure Monika Jezak.
Il procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté. (S. Frigon / C. Dallaire).
- Approbation du procès-verbal de la réunion du 27 avril 2022 / Approval of the April 27, 2022 Meeting Minutes
Décision: Le procès-verbal est approuvé. (J.M. Barrette / C. Dallaire).
- Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Aucun suivi n’a été identifié.
- Rapport de la vice-provost / Vice-Provost’s Report
The Vice-Provost thanked his predecessor, Professor Claire Turenne Sjolander, for her service and leadership. Starting his mandate officially on October 1st as interim Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies, Professor Beauchemin advised that his goal is to continue the support offered for the faculties.
The Vice-Provost informed the Council on key points discussed during the last meeting of the Ontario Council of Graduate Studies (OCGS):
- the global financial situation amongst the Ontario universities;
- the visas’ processing delays impacting the student’s admission;
- a new working group on best practices relating to graduate supervision has been formed and invited the vice-deans to share documents that can help this endeavour.
Révision du Protocol institutionnel d'assurance qualité (PIAQ) : à la suite de la réception des questions du Conseil ontarien des Universités (COU), le PIAQ sera modifié. Le Conseil sera avisé après la ratification.
Audit du PIAQ : le processus se poursuit. Un courriel a été acheminé aux vice-doyens pour solliciter la participation de membres impliqués dans le développement d’un nouveau programme ou de modifications majeures au cours des dernières années. Les opinions seront récupérées via des groupes de discussion. Par la suite, le vice-provost aux études supérieures et postdoctorales, le directeur du Bureau d’assurance de la qualité, et la vice-provost aux affaires académiques rencontreront les vice-doyens pour partager les points saillants. Ceux-ci seront reflétés dans un rapport soumis au COU.
Academic regulation revision: the draft was completed during this summer. The revised regulations will include three parts: I- Regulations applicable to undergraduate students only; II- Regulations applicable to graduate studies only and III- Regulations applicable to all three cycles. The draft will be sent to the undergraduate and graduate vice-deans for feedback. Subsequently, the regulations will be submitted to the CES, CEPC, Executive Committee of the Senate and to the Senate for final approval.
La première rencontre du Comité stratégique aux études supérieures est prévue pour le 19 octobre. Cette rencontre abordera les résultats du sondage auprès des étudiants et étudiantes à la maîtrise entrants 2022, les résultats de l’Enquête canadienne auprès des étudiants à la maîtrise et au doctorat et identifiera les priorités stratégiques pour l’année 2022-2023.
- Rapport de la vice-provost associée/ Associate Vice-Provost’s Report
Francophonie : les rencontres des groupes de travail se poursuivent, les priorités seront présentées en novembre.
Altitude Program: this professional training program dedicated to doctoral candidates and postdoctoral fellows is under revision. A new vision of the program will be proposed to the Strategic Committee during the following months.
- Rapport du vice-provost adjoint / Assistant Vice-Provost’s Report
Comité d’intégrité académique : le vice-doyen aux études supérieures de la Faculté d’éducation, Nicholas Ng-A-Fook se joint à ce Comité. Le développement des modules aux études supérieures sera amorcé au cours de la prochaine année.
Awards : The Assistant Vice-Provost updated the Council on several scholarships’ status including CGS-M, Ontario Graduate Scholarships, Rhodes scholarships and the McCall MacBain Scholarships.
This last year only 15 applications were received for the John Charles Polanyi Prizes. Due to limited number of applications received, he urged the vice-deans to encourage applications for the Polanyi scholarship as well as the Michael J. Smith Foreign Study Supplements. The latter being an opportunity to conduct research abroad.
He concluded with a request for the vice-deans to nominate replacements for members on scholarship’s committee.
DÉCISIONS / DECISIONS
- Modifications majeures / Major Modifications
École de gestion Telfer / Telfer School of Management
a. 2022-GRAD-GEST-06 : M.Sc. en Gestion : Créations de deux concentrations et de cours / 2022-GRAD-GEST-06: MSc in Management: Creation of concentrations and courses
Presented by Vice-Dean S. Dutta.
Decision: Request approved with modifications (S. Dutta / C. Dallaire).
Faculté des sciences de la santé / Faculty of Health Sciences
b. 2022-GRAD-SSAN-NSG-02 : M.Sc. Sciences infirmières avec Diplôme d'études supérieures soins de santé primaire pour infirmières et infirmiers praticiens : Ajout de l'option thèse / 2022-GRAD-SSAN-NSG-02: MSc Nursing with Graduate Diploma Primary Health Care for Nurse Practitioners: Adding a Thesis Option
Présentée par la vice-doyenne C. Dallaire.
Décision : Demande approuvée (C. Dallaire / S. Frigon).
FOR INFORMATION
- Rapports facultaires des modifications mineures / Faculty Reports on Minor Modifications
- Faculté des arts /Faculty of Arts
- Faculté de droit / Faculty of Law
- Faculté d’éducation / Faculty of Education
- Faculté de génie / Faculty of Engineering
- Faculté de médecine / Faculty of Medicine
- Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
- École de gestion Telfer / Telfer School of Management
- Bureau international / International Office
- Université Saint-Paul / Saint Paul University
Un rappel était partagé avec les membres de respecter le processus d’approbation des modifications mineures afin d’assurer la faisabilité et la conformité des modifications proposées avec les systèmes en place.
- Rapport du Comité consultatif des bourses / Report of the Scholarship Advisory Committee
The scholarship Advisory Committee provides feedback and makes recommendations with regards to guiding principles and processes of internal and external scholarships. Following the Committee’s last meetings two recommendations were made to the Office of the Vice-Provost and will be implemented for the upcoming academic year:
a. Une nouvelle formule de partage des bourses à la maîtrise a été proposée. Celle-ci tient compte des réalités disciplinaires et des efforts de recrutement des facultés au niveau national et international. La formule actuelle est maintenue en incluant l’effectif des étudiants et étudiantes canadiens et internationaux au calcul de nombre des bourses allouées à chaque Faculté. Voici la nouvelle formule pour l’année académique 2023-2024 :
Proportionnel à une moyenne du nombre total des étudiants et étudiantes (canadiens et internationaux) admissibles à chacune des trois dernières années, avec une moyenne d’admission de 8.0 et plus, à l'exception des programmes suivants: administration des affaires (M.B.A.), gestion des services de santé (M.G.S.S.), éducation (M.Ed.), ingénierie (M.Ing.) et M.Ing., gestion en ingénierie, Communication (M.Com.), interprétation de conférence (M.C.I.) et santé publique (M.S.P.).
b. À compter du 1er mai 2023, la valeur monétaire du quota des bourses d’admission à la maîtrise sera transférée directement au compte de Bourse spéciale aux mérites de chaque Faculté. Ceci permettra plus de flexibilité aux facultés et réduira la lourdeur administrative.
Quotas bourse au doctorat : la discussion sera poursuivie avec le Comité consultatif des bourses pour la distribution et l’épuisement des fonds restants pour cette année.
Partage des listes pour la distribution des quotas : la liste sera acheminée sous peu aux facultés pour validation. Cela permettra corriger des données dans les dossiers étudiants, et évitera des défis au mois de novembre une fois que la liste officielle sera extraite.
Le vice-provost sollicite la participation d’un vice-doyen ou vice-doyenne sur le Comité consultatif des bourses pour son remplacement. Les membres suivants se sont portés volontaires : Alain Stintzi, Silvie Frigon et Charles Russell Thickstun.
- Autres affaires
Un sondage était lancé pour déterminer la préférence des membres du conseil pour la modalité des prochaines réunions.
La rencontre s’est terminée à 15h41. (S. Frigon / I. Nistor)
