PROCÈS-VERBAL
de la septième réunion de l'année 2024-2025 du CONSEIL DES ÉTUDES DU PREMIER CYCLE
La réunion a lieu le jeudi 6 février 2025 à 9h30 à Vanier 1026 et par Microsoft Teams.
PRÉSENCES
S. Bainbrigdge-Whiteside, JM. Barrette, J. Beddows, S. Cadieux, KC. Chen, R. Clark, C. Dallaire, M. Dubé, P. Dumond, M. Gobeil, A. Ibrahim, C. Isabelle, M. Jezak, PE. Parent, D. Robitaille, F. Robitaille, U. Ruhi, L. Shiell, A. Sowinski, A. St-Amant, V. Strimelle, M. Théberge, JP. Thivierge
PERSONNES EXCUSÉES
L. Abanto Rojas, A. Beauchemin, É. Bercier, Y. Campagnolo, MA. Daoust, H. Ehsani, R. Leck, G. Mayeda, L. McDermaid, Y. Pelletier, N. Wiper Bergeron
PERSONNES RESSOURCES
A. Baril, G. Dancose, JL. Daoust, M. Desgroseillers, É. Detellier, A. Drouin-Charrette, G. Ramsay, I. Tkachenko, V. Tardif, N. Wall
Le vice-provost, affaires académiques, A. St-Amant, préside la réunion.
Approbation de l’ordre du jour
P.-E. Parent souhaite ajouter un point à l’ordre du jour sur la santé mentale des étudiantes et étudiants.
L’ordre du jour est approuvé tel que modifié.
DISCUSSION
Enquête de fin de programme
Manon Desgroseilliers présente les résultats de l’enquête de fin de programme de 2024-2025.
Le sondage a été envoyé à tous les étudiants et toutes les étudiantes à la fin de leurs études de premier cycle, à l'exception de ceux et celles de Médecine, et un le taux de réponse était de 40 %.
La population étudiante sondée a entamé ses études à l’Université d’Ottawa à l’automne 2021 et a connu les cours hybrides, les protocoles de santé et le retour des cours en présentiel.
On observe une légère amélioration du taux de satisfaction global, ainsi que de l’expérience académique, de la réputation et du sentiment d’appartenance. Le taux de satisfaction est le meilleur depuis les 10 dernières années.
Des membres indiquent qu’il serait important que le sondage tienne compte des changements des dernières années comme les programmes qui se donnent en ligne.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
Procès-verbal de la réunion du 9 janvier 2025.
C. Dallaire indique qu’au point 8, il faut lire que l’on remarque une hausse de 10% des demandes d’examens différés depuis la mise en place des frais que les étudiantes et étudiants doivent défrayer pour soumettre le formulaire de déclaration d’absence à un examen.
Le procès-verbal de la réunion du 9 janvier 2025 est approuvé tel que modifié.
Questions découlant du procès-verbal
Le vice-provost rapporte une discussion avec les doyens au sujet de l’exigence du MCU concernant l'indication des coûts du matériel pédagogique sur les plans de cours. Compte tenu de l’exigence de rapporter ces informations au MCU, il est important que les unités et facultés puissent consulter tous les plans de cours.
L’Université a reçu la machine Scantron, mais les tests effectués par le service TI ont révélé certaines erreurs qui doivent être réglées. Un faible pourcentage d’examens présentait des variations dans les résultats lorsque deux passages dans la machine étaient effectués. L’Université a demandé au corps professoral concerné de bien vérifier les résultats.
À propos des programmes abolis ou suspendus, S. Cadieux explique que ces programmes peuvent demeurer dans l’annuaire s’il y a encore des personnes qui y sont inscrites.
Le vice-provost indique que les examens différés continueront d’être mis à l’horaire à 9 h 30 en avril (et non à 9 h comme proposé). Il faudra en rediscuter si l’on tient à changer l’heure à la prochaine période d’examens.
Modifications mineures
- Faculté des arts 2024-UGRD-ARTS-AHL-11 (b) : en réponse à une question sur le bilinguisme du cours, le vice-doyen aux programmes de la Faculté des arts assure que la personne qui le donnera est entièrement bilingue.
- Faculté des arts 2024-UGRD-ARTS-DCN-19 (b)
- Faculté des arts 2024-UGRD-ARTS-ENG-22 (b)
- Faculté des arts 2024-UGRD-ARTS-GEG-21 (b)
- Faculté des arts 2024-UGRD-ARTS-MUS-18 (b)
- Faculté de génie 2024-UGRD-GENIE-CVG-01 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-BIM-03 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-BIO-04 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-CBS-CHM-01 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-EVS-02(b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-EVS-03 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-GEO-01 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-GEO-02 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-MAT-02 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-MAT-03 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-MAT-04 (b)
- Faculté des sciences 2024-UGRD-SCIEN-MAT-05 (b)
- Telfer 2024-UGRD-GEST-25 (b)
- Telfer 2024-UGRD-GEST-26 (b)
- Université Saint-Paul 2024-2025-Undergrad-USP-1.5.1 (b)
Les administratrices dans les facultés seront incluses dans la liste d’envoi de la trousse du CEPC pour qu’elles puissent prendre connaissance des demandes.
Fin de l’ordre du jour de consentement.
L’ordre du jour de consentement est approuvé tel que présenté.
AUX FINS DE RECOMMANDATION
Règlements académiques
A-8 Justifications pour absence à un examen (b)
A. St-Amant et C. Dallaire présentent les modifications proposées au règlement A-8.
Plusieurs autres modifications sont demandées. Il est demandé que la soumission du formulaire de Déclaration d’absence à un examen se fasse dans les trois jours précédant la date de l’examen et non dans les cinq jours comme c’était d’abord proposé (voir règlement académique A-8.6). Le mot toujours en français et le mot always en anglais ont aussi été retirés dans l’extrait ci-dessous. Cette partie du règlement se lit dorénavant comme suit :
L’absence à un examen pour cause de maladie ou de situation de vie exceptionnelle doit être déclarée au moyen du formulaire en ligne Déclaration d’absence à un examen entre les trois (3) jours ouvrables avant la date de l’examen et les trois (3) jours ouvrables qui suivent l’examen, et ce, à moins de circonstances exceptionnelles, documentées, qui empêcheraient l’étudiante ou l’étudiant de le faire.
Absence from any examination on medical grounds or due to exceptional personal circumstances, must be reported by submitting the online Declaration of Absence from an Examination form within three (3) business days before the date of the examination and the three (3) following business days of the examination, except if extenuating circumstances prevent the student from doing so; these circumstances must be documented.
Il a été demandé de mettre au pluriel le mot examination dans l’extrait ci-dessous, qui se lit dorénavant comme suit :
A student that is frequently absent from examinations (mid-term or final) or that frequently submits the Declaration of Absence from an Examination form may be summoned to a meeting to ensure a follow-up and support to their academic success.
Une reformulation d’une partie du règlement a été nécessaire pour éviter d’utiliser le terme accommodement de manière inexacte. Cette partie se lit dorénavant comme suit :
Une deuxième absence à un examen dans un cours, appuyée par des documents justificatifs et des preuves de circonstances exceptionnelles, pourrait mener à un résultat autre qu’une évaluation différée (p. ex., abandon rétroactif du cours).
A second absence to an examination in the course, supported by evidence and a justification of exceptional circumstances, may result in an outcomeother than a deferred assessment (e.g., a retroactive withdrawal).
Il a également été demandé de nommer le nom de la Déclaration d’absence à un examen au long lorsqu’on y fait référence dans le règlement, de vérifier que le lien vers la Déclaration d’absence à un examen est bon et d’uniformiser l’emploi de l’expression business day au lieu de working day. Finalement, il est demandé de changer invalidité pour maladie en français, et disability pour illness en anglais.
Le règlement A-8 sera présenté au Conseil des études supérieures avec les modifications demandées avant d’être soumis au Comité exécutif du Sénat.
C.2024-2025.19 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modifications au règlement académique A-8 avec les modifications demandées.
A-9 Révision de note et appel (b)
A. St-Amant et C. Dallaire présentent les modifications proposées au règlement A-9.
Le règlement A-9 sera présenté tel quel au Conseil des études supérieures avant d’être soumis au Comité exécutif du Sénat
C.2024-2025.20 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la demande de modifications au règlement académique A-9 telle que présentée.
DISCUSSION
Analyse des statistiques des étudiantes/étudiants
J.-L. Daoust présente les données statistiques sur la rétention.
L'un des problèmes de rétention auxquels sont confrontés certains membres de la population estudiantine internationale est lié à la maîtrise de la langue anglaise.
L’élément important qui prédit la rétention chez les étudiants et étudiantes est leur moyenne d’admission. La diminution des moyennes d’admission des dernières années n’a pas aidé à améliorer les taux de rétention.
SLICC/CCIPLE : mise à jour
Les présentations sur les cours autodirigés destinés à la population étudiante débuteront la semaine prochaine.
Un atelier sur l’engagement éthique fera partie du projet.
Description de cours
Le vice-provost indique qu’en ce moment il n’y a pas de directives précises concernant les descriptions de cours, mais que celles-ci devraient être succinctes.
Le point sur la santé mentale des étudiants et étudiantes sera ajouté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Levée de la séance : 12 h 00.
