Note : Afin de faciliter la lecture du présent texte, le masculin est employé comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.
Le Cabinet du vice-recteur, International et Francophonie met à la disposition de la communauté de l’Université d’Ottawa un mécanisme de plaintes sur l’application de la désignation partielle de l’Université d’Ottawa en vertu de la Loi sur les services en français de l’Ontario, et sur l’application du Règlement sur le bilinguisme de l’Université.
Le Conseil des services et programmes en français de l’Université d’Ottawa est responsable de la supervision de ce mécanisme de plaintes. Il en rend compte au Sénat et au Bureau des gouverneurs dans son rapport annuel.
Toute personne qui constate une contravention au Règlement sur le bilinguisme de l’Université d’Ottawa et à sa désignation en vertu de la Loi sur les services en français de l’Ontario peut déposer une plainte.
Vous pouvez déposer votre plainte en envoyant un courriel à : [email protected].
Portée du mécanisme de plaintes
Fondée en 1848, l’Université d’Ottawa devient une institution publique en 1965 et, par la même occasion, reçoit du législateur ontarien le mandat de « favoriser le développement du bilinguisme et du biculturalisme, de préserver et de développer la culture française en Ontario ». En 1974, l’Université se dote d’un Règlement sur le bilinguisme, codifiant notamment le statut égal de ses deux langues officielles, le français et l’anglais. En 2016, l’Université obtient la désignation partielle de ses services et programmes d’études en français en tant qu’organisme gouvernemental au sens de la Loi sur les services en français de l’Ontario. Cette même année, l’Université modernise son règlement interne sur le bilinguisme, notamment pour tenir compte de ses nouvelles obligations législatives.
Ainsi, les services administratifs et académiques que vous recevez à l’Université sont visés par ce mécanisme de plaintes sur vos droits linguistiques. Lors de l’analyse de votre plainte, nous vous ferons part des politiques linguistiques applicables, en vertu de la loi et du règlement cités ci-dessus.
Chacun a le droit de communiquer avec l’administration de l’Université d’Ottawa dans la langue officielle de son choix, notamment lors des réunions du Sénat et de ses comités. Les communications officielles de l’Université se font simultanément dans les deux langues, en donnant la préséance au français. Le Règlement sur le bilinguisme établit que tous les services de l’Université doivent toujours être offerts dans les deux langues officielles, suivant les principes de l’offre active, et qu’ils doivent être de qualité égale dans les deux langues. La Loi sur les services en français vient bonifier cette exigence en s’appliquant de façon complémentaire aux services offerts à la communauté étudiante.
Sur le plan académique, en vertu de la Loi sur les services en français, l’Université d’Ottawa est tenue d’offrir en français tous les cours identifiés par sa désignation partielle qui mènent à l’obtention d’un diplôme de premier cycle. De plus, selon le Règlement sur le bilinguisme de l’Université, les étudiants ont le droit de remettre leurs travaux et leurs examens dans la langue officielle de leur choix, peu importe la langue du cours. Par ailleurs, le Règlement académique A-1 établit que le matériel pédagogique produit par le professeur, tel que les notes de cours, le plan du cours, les présentations, les instructions de laboratoires, et les informations divulguées de vive voix par le professeur pendant le cours, doivent être livrés dans la langue d’enseignement du cours.
Confidentialité
Le mécanisme de plaintes sur les droits linguistiques est confidentiel, et l’identité de la personne plaignante n’est pas révélée aux services administratifs ou programmes académiques visés, lorsque nous faisons un suivi auprès d’eux. S’il est nécessaire de communiquer votre identité pour régler une situation particulière, nous vous demanderons votre autorisation au préalable.
Protection des renseignements personnels
L’Université d’Ottawa respecte les standards les plus élevés en matière de protection des renseignements personnels, comme prescrit par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.
Procédure de traitement des plaintes
1) Réception et priorisation : Un accusé de réception de votre plainte1 vous sera envoyé dans un délai de 48 heures. Le traitement se fera en fonction d’un ordre de priorité : les plaintes les plus urgentes sont celles qui sont susceptibles d’avoir une répercussion grave à court terme sur la personne plaignante. Les plaintes de nature académique ou urgente seront traitées en priorité dans un bref délai, afin de répondre aux circonstances particulières et aux échéances académiques.
2) Analyse de la plainte : Une conseillère ou un conseiller aux politiques linguistiques examinera votre plainte et en déterminera la conformité aux politiques linguistiques de l’Université. Nous vous contacterons si nous avons besoin d’information complémentaire sur l’incident ou le service reçu. Si votre plainte est recevable, la conseillère ou le conseiller fera un suivi. Si elle n’est pas recevable, la conseillère ou le conseiller vous en avisera, vous dirigera vers l’instance concernée, s’il y a lieu, puis fermera le dossier. Une plainte est recevable lorsqu’elle est couverte par les dispositions des politiques linguistiques de l’Université d’Ottawa.
3) Suivi auprès du service ou programme visé : La conseillère ou le conseiller aux politiques linguistiques contactera le service ou le programme visé pour l’informer de la réception de la plainte, lui communiquer la nature de l’enjeu de conformité aux politiques linguistiques et sollicitera des mesures correctives, proposera une résolution, ou encore suggérera des bonnes pratiques et des pistes de solution, s’il y a lieu.
4) Réponse à la plainte : Les éléments de la réponse du service ou du programme concerné seront examinés au regard de la conformité aux politiques linguistiques de l’Université. Une réponse vous sera envoyée dans un délai de 45 jours suivant le dépôt de la plainte. Si le délai est plus long en raison de la complexité de la plainte, nous vous en aviserons.
5) Fermeture du dossier et appel : Une fois que la réponse définitive vous aura été transmise, le dossier sera fermé. Vous aurez la possibilité de faire appel de la résolution de la plainte auprès de l’une des deux instances indiquées ci-dessous.
Appel de la réponse à la plainte
Si vous n’avez pas obtenu satisfaction, nous vous invitons d’abord à en faire part à la conseillère ou au conseiller aux politiques linguistiques qui vous a communiqué la réponse afin de voir si une autre solution pourrait être proposée.
Si vous souhaitez faire appel de la réponse à votre plainte, la conseillère ou le conseiller aux politiques linguistiques vous informera si le sujet de votre plainte se rapporte à la désignation de l’Université en vertu de la Loi sur les services en français de l’Ontario ou à l’application du Règlement sur le bilinguisme de l’Université. Dans le premier cas, la conseillère ou le conseiller vous invitera à communiquer avec les Services en français du Bureau de l’ombudsman de l’Ontario pour présenter votre demande d’appel. Dans le deuxième cas, votre demande d’appel sera présentée au Conseil des services et programmes en français, qui relève du Sénat de l’Université d’Ottawa.
1. Merci de veiller à ce que votre plainte soit respectueuse et qu’elle ne vise, ni ne favorise l’atteinte à la dignité de la personne concernée, ou l’intégrité du programme ou du service visé.