ATTENDU QUE l’Université d’Ottawa (l’Université) tient à s’assurer que chaque membre de la communauté universitaire, y compris les étudiants et étudiantes (les étudiants), s’associe à la mission éducationnelle de l’Université;
ATTENDU QUE le Sénat est responsable de l’orientation éducationnelle de l’Université d’Ottawa;
ATTENDU QUE les étudiants sont au cœur de la mission éducative de l’Université et qu’ils ont un intérêt et un rôle intrinsèques dans la détermination et l’application réglementée de son orientation éducationnelle;
ATTENDU QUE le Sénat souhaite élargir les possibilités pour tous les étudiants de participer de façon productive et constructive à ses travaux de détermination et d’application réglementée de la politique éducationnelle de l’Université;
ATTENDU QUE le principal moyen pour les étudiants de participer ainsi au processus est la représentation de leurs intérêts et de leurs points de vue par des membres étudiants du Sénat qu’ils choisissent eux-mêmes par élection;
ET ATTENDU QUE le règlement no 1 du Sénat, 2008 stipule que les modalités d’élection et la durée du mandat des membres étudiants sont fixées par résolution du Sénat;
PAR LES PRÉSENTES, le Sénat de l’Université d’Ottawa adopte le règlement du Sénat ci-après concernant l’élection des membres étudiants du Sénat.
Mandat
1. Sous réserve de l’article 13 ci-après, les membres étudiants du Sénat sont élus pour une durée d’une année allant du 1er mai au 30 avril suivant, à l’exception du membre étudiant du premier cycle de la Faculté d’éducation dont le mandat va du 1er septembre au 31 août.
Tenue des élections
2. Sous réserve des dispositions du présent règlement et de toute autre règle, politique ou résolution du Sénat qui pourrait être adoptée, édictée ou mise en application le cas échéant, la tenue de l’élection des membres étudiants du Sénat est administrée :
(a) dans le cas des étudiants du premier cycle, par le directeur général des élections nommé par la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FÉUO);
(b) dans le cas des étudiants diplômés, par le directeur général des élections nommé par l’Association des étudiant(e)s diplômé(e)s de l’Université d’Ottawa (GSAÉD).
3.(a) Sous réserve des dispositions du présent règlement et de toute autre règle, politique ou résolution du Sénat qui pourrait être adoptée, édictée ou mise en application le cas échéant, les directeurs généraux des élections nommés respectivement par la FÉUO et par la GSAÉD sont tenus d’appliquer, dans l’administration de l’élection des membres étudiants du Sénat, les règles et règlements adoptés, selon le cas, par la FÉUO ou par la GSAÉD concernant la tenue d’élections étudiantes (règles et règlements).
3.(b) Des élections régulières auront lieu durant le semestre d’hiver de chaque année, pour tous les membres étudiants du Sénat, à l’exception du membre étudiant de la faculté d’éducation. Un deuxième cycle électoral aura lieu entre le 1er septembre et le 31 octobre de chaque année, pour le membre étudiant de la faculté d’éducation et pour tous les autres sièges de membres étudiants du premier cycle qui seront vacants à compter du début de la session d’automne.
3.(c) Lorsqu’un poste de sénateur étudiant du premier cycle devient vacant, suite à une démission ou pour toute autre cause, le poste sera comblé pour le reste du mandat. Le nouveau membre du Sénat sera désigné par les étudiants du premier cycle membres du conseil de faculté, parmi les étudiants de la faculté en cause lors d’une réunion convoquée par le secrétaire de la faculté à la demande du vice-président aux affaires universitaires qui présidera la réunion. Pour ce qui est de la Faculté de droit, le nouveau membre du Sénat sera désigné par les étudiants-membres des Conseils des deux sections de la Faculté.
4. Sous réserve de l’article 5 ci-après, la FÉUO et la GSAÉD doivent faire parvenir à la vice-rectrice à la gouvernance, au plus tard le 15 novembre de chaque année, un exemplaire de leurs règles et règlements concernant la tenue des prochaines élections étudiantes, dans lequel tous les changements apportés depuis l’année précédente sont mis en relief et expliqués brièvement. Dès lors, aucun changement ultérieur à ces règles et règlements ne pourra s’appliquer à la prochaine élection des membres étudiants du Sénat, à moins d’obtenir par écrit le consentement express de la vice-rectrice à la gouvernance.
5. En ce qui concerne tout changement proposé par la FÉUO ou la GSAD à ses règles et règlements sur l’élection des membres étudiants du Sénat en particulier, l’association étudiante intéressée doit consulter la vice-rectrice à la gouvernance dans les plus brefs délais et, assurément, avant d’adopter le changement en question.
6. Advenant que la vice-rectrice à la gouvernance ait des préoccupations quant à un aspect quelconque des règles et règlements ayant rapport à l’élection des membres étudiants du Sénat, ces préoccupations pourront être portées à l’attention du Sénat. Ce dernier déterminera alors s’il y a lieu de prendre une résolution modifiant les règles et règlements en question pour ce qui concerne leur application à l’élection des membres étudiants du Sénat, ou de prendre quelque autre mesure jugée appropriée.
7. Si, durant l’élection des membres étudiants du Sénat, surgit un problème ou un cas qui n’est pas explicitement régi par les règles et règlements ni par quelque autre règle, politique ou résolution du Sénat, le directeur général des élections de la FÉUO ou de la GSAÉD, selon le cas, doit informer rapidement la vice-rectrice à la gouvernance de la situation et de toute solution proposée pour y remédier.
8. Si, en rapport avec les élections, un candidat se présentant comme membre étudiant du Sénat en appelle au Comité d’arbitrage étudiant de la FÉUO d’une décision du Comité des élections de la FÉUO (pour les candidats du premier cycle) ou au Comité des élections de la GSAÉD ou l’équivalent, d’une décision du directeur général des élections nommé par la GSAÉD (pour les candidats des cycles supérieurs), l’association étudiante intéressée doit en informer rapidement la vice-rectrice à la gouvernance.
9. Toutes les décisions des directeurs généraux des élections nommés respectivement par la FÉUO et la GSAÉD, du Comité des élections et du Comité d’arbitrage étudiant de la FÉUO, et du Comité des élections de la GSAÉD ou l’équivalent, peuvent faire l’objet d’une intervention et d’une décision finale de la part de la vice-rectrice à la gouvernance. Cette dernière exerce ce pouvoir de son propre chef et en conformité avec les règles, politiques et résolutions du Sénat applicables en l’occurrence.
10. Rien dans le présent règlement ne saurait être interprété comme signifiant que les membres étudiants du Sénat sont élus par la FÉUO ou par la GSAÉD ou qu’ils représentent l’une ou l’autre de ces associations au Sénat. Les membres étudiants du Sénat sont élus directement et strictement par les étudiants de leurs unités scolaires respectives. La participation de la FÉUO, de la GSAÉD, de leur directeur général des élections respectif et de leurs comités dans l’élection des membres étudiants du Sénat est d’ordre purement administratif.
Dépenses électorales
11. Chaque candidat à l’élection comme membre étudiant du Sénat doit respecter le plafond des dépenses électorales fixé pour l’élection de membres étudiants à la direction de la FÉUO et de la GSÉAD dans les règles et règlements pertinents. Le directeur général des élections nommé par la FÉUO ou par la GSAÉD, selon le cas, veille à l’application et au respect du plafond des dépenses électorales.
12. Chaque année, à la demande de la vice-rectrice à la gouvernance, le Comité d’administration du Bureau des gouverneurs décide s’il y a lieu d’affecter des fonds, et le cas échéant quel montant, pour rembourser aux candidats à l’élection comme membre étudiant du Sénat les dépenses électorales admissibles selon les règles et règlements. Tout montant ainsi accordé sera divisé également entre tous les candidats officiels à l’élection en question, à condition que chacun d’eux ne reçoive pas plus que le moindre de ses dépenses électorales admissibles réelles dûment attestées par le directeur général des élections nommé, selon le cas, par la FÉUO ou par la GSAÉD, ou du plafond des dépenses électorales.
Dispositions transitoires
13. Le présent règlement prend effet le 5 décembre 2011 ou le jour de son adoption par le Sénat, selon ce qui survient le plus tard.
Approuvé par le Sénat le 5 décembre 2011