Approuvé Comité d'administration 935.5
ESPACE D'ENTREPOSAGE
OBJET
- Le présent règlement a pour but d'assurer que l'espace de valeur est utilisé et administré de façon efficace.
RÉSUMÉ DU RÈGLEMENT
- Les présentes dispositions servent à centraliser l'administration de l'entreposage. Ainsi, les unités scolaires et administratives peuvent mieux utiliser leurs ressources existantes, et la multiplication inutile d'entrepôts à l'intérieur des facultés et des services peut être contenue.
DÉFINITION D'ENTREPOSAGE
- Aux fins du présent règlement, l'entreposage au sein de l'Université désigne l'utilisation d'espace pour ranger :
- le mobilier et l'équipement
- les documents
- les formulaires et les fournitures.
ENTREPOSAGE DE MOBILIER ET D'ÉQUIPEMENT
- En règle générale, les entrepôts désignés relèvent du Service des bâtiments et terrains, comme le stipule le règlement 90.
- Il importe pour les facultés et services de confier à l'entrepôt central des Bâtiments et terrains les meubles et l'équipement excédentaires ou inutilisés. Par souci d'économie cependant, il convient de garder sur les lieux les meubles ou l'équipement dont on se sert sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle plutôt que d'en effectuer le transfert répété entre les bureaux et l'entrepôt.
- L'enlèvement d'équipement et de meubles inutilisés ou excédentaires est régi par le règlement 65 et la méthode no 4-5 du Service des approvisionnements.
ENTREPOSAGE DE DOCUMENTS
L'entreposage des documents des facultés et services doit se faire par l'intermédiaire des Archives de l'Université aux termes du règlement 23.
Sur réception d'une demande pour de l'espace supplémentaire ou d'une demande de modification d'espace, le bureau responsable de la gestion des espaces fera une évaluation qui incluera tous genres d'espace présentement utilisé par le requérant. Par conséquent, qu'importe le genre d'espace demandé, lorsqu'une demande est formulée, la question d'entreposage de documentation sera inclue dans l'étude. Si l'on éprouve des doutes quant au montant d'espace requis, le Service des archives peut avoir à évaluer le cas et à proposer des recommandations.
ENTREPOSAGE DE FORMULAIRES ET DE FOURNITURES
- Il convient de réserver un minimum d'espace dans les facultés et services pour entreposer les formulaires et les fournitures. Lorsqu'il s'agit d'acheter des formulaires, le Service des approvisionnements est encouragé à négocier des contrats où les fournisseurs acceptent d'entreposer les marchandises et de les livrer au fur et à mesure des besoins. Si cela n'est pas possible, l'entrepôt central des Bâtiments et terrains assure un service d'entreposage en vrac.
EXCEPTION
- Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur, Ressources et planification.
Publié le 10 février 1987
(Cabinet du vice-recteur aux ressources)