Méthode 18-47

Conditions de travail du personnel administratif et de soutien non syndiqué employé en vertu d’ententes d’embauche à durée déterminée Ressources humaines

Adoption Date: 28 septembre 2015
Amendments Date: 18 juillet 2024
Instance d’approbation : Vice-rectorat aux finances et à l’administration
Service responsable : Finances et administration

OBJET
1. Le présent document établit la méthode qui appuie le Règlement 47 – Conditions de travail du personnel administratif et de soutien non syndiqué employé en vertu d’ententes d’embauche à durée déterminée (le « Règlement 47 ») et vise à énoncer les pratiques, les procédures et les conditions de travail applicables au personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué
DÉFINITIONS
1. Les définitions contenues dans le Règlement 47 s’appliquent aussi à la présente méthode. Les mots et expressions suivants ont la signification correspondante aux fins de l’interprétation de la présente méthode :
  
  Billet médical : Document indiquant le nom de la ou du membre du personnel, la date de consultation, les dates d’absence ainsi que le nom, le numéro d’enregistrement et la signature de la ou du prestataire de soins de santé.
  
  Certificat médical : Formulaire de l’Université que l’on peut obtenir auprès du secteur Santé et mieux-être (Ressources humaines) et que la ou le prestataire de soins de santé de la ou du membre du personnel doit remplir et signer.
  
  Classe salariale (classe) : Niveau à l’intérieur d’une échelle salariale. Une classe salariale est attribuée à chaque poste de catégorie Confidentielle (NC) / Recherche – Confidentielle (NR) ou Gestion (NM) / Recherche – Gestion (NMR). À des fins administratives, la classe Gestion NM1 / Recherche – Gestion NMR1 se situe tout juste au-dessus de la classe Confidentielle NC8 / Recherche – Confidentielle NR8.
  
  Conjointe ou conjoint :
  1. soit une conjointe ou un conjoint au sens de la Loi sur le droit de la famille de l’Ontario, avec ses modifications successives;
  2. soit l’une ou l’autre de deux personnes qui vivent ensemble dans une union conjugale hors du mariage.
  Date de service ajustée (date de service au sein de l’organisation) : Date de service continu aux fins de l’accumulation des vacances et de l’administration de la rémunération, des avantages sociaux et du régime de retraite, c’est-à-dire la date correspondant à la date de début dans un poste régulier ou contractuel, rajustée pour tout bris du lien d’emploi ou pour les congés non prévus par la loi de plus de trois mois, à l’exclusion de l’invalidité de longue durée.
  
  Échelle salariale : Plage qui définit les minimums, les maximums et le plafond salarial de chaque classe salariale. Le salaire minimal correspond à 80 % du salaire maximal de la même classe.
  
  Parent : S’entend notamment d’une personne auprès de qui un enfant est placé en vue de son adoption et d’une personne qui vit dans une relation d’une certaine permanence avec le parent d’un enfant et qui a l’intention de traiter l’enfant comme le sien. Le terme « enfant » a un sens correspondant.
  
  Période de congé de maladie : Absence attribuable à une incapacité d’accomplir les tâches liées à l’emploi en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une urgence médicale, d’une durée de quelques heures à 85 jours ouvrables au maximum, qui a été approuvée par le secteur Santé et mieux-être.
  
  Prestataire de soins de santé : Un docteur en médecine ou une infirmière praticienne légalement autorisé(e).
  
  Progrès dans le rang (PDR) : Augmentation salariale annuelle accordée aux membres du personnel qui n’ont pas encore atteint le plafond salarial de leur classe salariale et qui satisfont toutes les attentes en matière de rendement associées au poste, jusqu’à concurrence du plafond salarial de la classe salariale.
  
  Régime collectif d’avantages sociaux : S’entend de l’ensemble des avantages sociaux du personnel suivants : a) les assurances collectives complémentaires (assurance maladie, assurance dentaire, assurance en cas de décès et de mutilation accidentels, assurance vie); b) le compte de gestion des dépenses santé, pour les personnes admissibles; c) le Programme d’aide aux employés et à la famille.
  
  Régime de retraite : Régime de retraite de l’Université d’Ottawa.
  
  Service continu : À moins d’être spécifié autrement dans la procédure, toute succession de contrats de travail à l’Université en vertu du Règlement 47, sans interruption de plus de 13 semaines.
  
  Soutien financier associé aux droits de scolarité : Avantage accordé aux membres du personnel conformément au Règlement 22 – Soutien financier associé aux droits de scolarité des conjoints et personnes à charge du personnel de l’Université d’Ottawa, qui peut être modifié ou remplacé s’il y a lieu.
PORTÉE ET APPLICATION
1. La présente méthode s’applique au personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué et aux postes de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué.
2. La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 47 – Conditions de travail du personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué employé en vertu d’ententes d’embauche à durée déterminée.
RÔLES

Vice-rectrice associée ou vice-recteur associé aux ressources humaines : Si nécessaire, recommander des changements à apporter au règlement ou à la méthode.

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs : Approuver les changements au règlement.

Vice-rectrice ou vice-recteur aux finances et à l’administration : Approuver les changements proposés à la méthode.

Gestionnaire : Gérer les conditions de travail du personnel, notamment les périodes de probation et les demandes de congé, conformément à la présente méthode et au Règlement 47.

Ressources humaines : Administrer le règlement et la méthode, et veiller à une application uniforme et cohérente des règles et des lois applicables aux divers types de congés.
PROBATION
1. Les membres du personnel nouvellement embauchés sont soumis à une période de probation. Cette période vise à donner à la ou au gestionnaire une occasion d’évaluer les progrès et les compétences de la personne concernée, de déterminer ce qu’il y a lieu de lui assigner, de surveiller son rendement et de voir si elle convient au poste.
2. Une période de probation de six mois s’applique aux membres du personnel embauchés dans un poste de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué (si la probation n’a pas été terminée durant le contrat initial, la période restante peut être reportée au contrat suivant). La ou le gestionnaire peut décider de la prolonger, au besoin.
3. Si la ou le membre du personnel s’absente du travail pour plus de 10 jours ouvrables consécutifs durant la période de probation, celle-ci sera prolongée d’une durée équivalente à l’absence.
4. Durant la période de probation, les membres du personnel doivent suivre la formation exigée par la loi ou par l’Université, comme le décrivent leur contrat de travail et/ou leur formulaire d’établissement des objectifs et d’évaluation de la période de probation.
SALAIRE ET AUGMENTATIONS SALARIALES
1. Les échelles salariales des postes de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué sont identiques ou équivalentes à celles qui s’appliquent aux postes de personnel administratif et de soutien régulier non syndiqué, comme l’indique la Méthode 18-9.
2. En règle générale, les augmentations salariales entrent en vigueur au début de l’année financière (le 1^er mai) et sont calculées comme suit :
  1. Une augmentation économique générale est appliquée au salaire de base et aux échelles salariales du personnel. Les membres du personnel « cercle rouge » reçoivent 50 % de l’augmentation économique, sans toutefois se situer en deçà du plafond salarial de leur classe.
  2. Les membres du personnel dont le salaire de base se situe en deçà du plafond salarial de leur classe reçoivent aussi une augmentation liée au PDR qui correspond à 2 % de leur salaire de base, sans toutefois dépasser le plafond salarial de leur classe.
  3. Les membres du personnel qui comptent moins de 12 mois de service continu à la date d’entrée en vigueur des augmentations salariales verront leur augmentation liée au PDR calculée au prorata.
3. Les congés sans solde de trois mois ou moins ne nécessitent aucun rajustement de l’augmentation liée au PDR. Pour tout congé sans solde de plus de trois mois, l’augmentation liée au PDR est rajustée proportionnellement à la durée totale du congé.
RÉGIME COLLECTIF D’AVANTAGES SOCIAUX

Admissibilité
1. Sous réserve des modalités établies dans la présente méthode et de celles de l’assureur ou d’un autre prestataire de services, pour être admissibles au régime collectif d’avantages sociaux (à l’exclusion du compte de gestion des dépenses santé), les membres du personnel doivent à la fois :
  1. avoir accumulé un an de service continu¹ ou conclu un contrat de travail avec l’Université pour une période de deux ans ou plus;
  2. vivre au Canada, ou avoir la résidence canadienne et voyager ou travailler temporairement à l’extérieur du pays tout en maintenant leur participation au régime d’assurance maladie provincial ou au Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU).
2. Pour participer au compte de gestion des dépenses santé et en bénéficier, les membres du personnel doivent avoir accumulé trois ans de service continu et participer au régime collectif d’avantages sociaux¹. Le montant annuel de ce compte sera alors le même que celui des membres du personnel régulier non syndiqué et sera accordé le 1^er jour du mois suivant l’atteinte des trois ans de service continu. Les membres du personnel verront leur montant alloué calculé au prorata pour la première année de calendrier.
3. Les membres du personnel à la retraite embauchés dans un poste de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué ne peuvent participer au régime collectif d’avantages sociaux ni en bénéficier. Les avantages sociaux offerts aux membres du personnel à la retraite découlent de leur statut de personne retraitée et sont assujettis aux autres règlements et méthodes de l’Université.
4. Les membres du personnel ont 31 jours à partir de la date de début de leur admissibilité, définie au paragraphe 7.1, pour s’inscrire au régime collectif d’avantages sociaux. Pour certains avantages, il est possible de modifier la couverture auprès du fournisseur en raison d’un événement de la vie ou au renouvellement du contrat d’emploi.
5. Les modalités et conditions spécifiques d’un avantage, le montant de la contribution des membres du personnel au paiement de la prime associée à un avantage ou l’obligation de payer une prime ou de contribuer à payer son coût varient selon le type d’avantage, le type de couverture, le niveau de couverture, le coût de la prime et les détails de la coassurance, et elles peuvent être modifiées selon les besoins.
  Assurance collective
6. Les membres du personnel doivent s’inscrire au régime d’assurance collective de base pour être admissibles à tout avantage collectif facultatif et ont 31 jours à partir de la date de début de leur admissibilité, définie au paragraphe 7.1, pour s’inscrire.
7. Si une ou un membre du personnel ne sélectionne pas un avantage collectif facultatif à son inscription initiale au régime d’assurance collective de base, elle ou il pourrait être en mesure de l’ajouter ultérieurement, sous réserve des critères d’admissibilité ou de toute autre condition établie par l’assureur. L’assureur peut exiger que la ou le membre du personnel lui fournisse une preuve d’assurabilité, ou lui imposer une période d’attente avant que l’assurance collective facultative prenne effet. Il est possible de modifier la couverture en raison d’un événement de la vie, conformément aux modalités du contrat d’assurance collective.
8. Les primes des assurances collectives suivantes sont payées par l’Université, par les membres du personnel, ou par les deux parties :
  1. assurance vie de base pour les membres du personnel et les personnes à charge;
  2. assurance maladie complémentaire;
  3. assurance dentaire de base.
9. Dans le cas des membres du personnel admissibles et inscrits au régime d’assurance collective, les avantages collectifs suivants sont facultatifs, en ce sens que la personne peut choisir de participer et de payer l’entièreté de la prime :
  1. assurance vie facultative;
  2. assurance dentaire facultative;
  3. assurance facultative en cas de décès et de mutilation accidentels.
RÉGIME DE RETRAITE
1. Les membres du personnel qui ont accumulé deux ans de service continu, et qui ont gagné 35 % du maximum des gains annuels ouvrant droit à pension en vertu du Régime de pensions du Canada (RPC) ou ont travaillé 700 heures au cours de chaque année, sont admissibles au régime de retraite et peuvent choisir d’y cotiser.
2. Les membres du personnel à la retraite embauchés dans un poste de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué continuent de recevoir leurs prestations de retraite en vertu du régime de retraite, mais ne peuvent pas accumuler de service, participer au régime de retraite, ni y cotiser.
SOUTIEN FINANCIER ASSOCIÉ AUX DROITS DE SCOLARITÉ
1. Les membres du personnel qui ont accumulé deux ans de service continu ou qui ont conclu un contrat de travail avec l’Université pour une période de deux ans ou plus sont admissibles au soutien financier associé aux droits de scolarité, en vertu du Règlement 22 – Soutien financier associé aux droits de scolarité des conjoints et personnes à charge du personnel de l’Université d’Ottawa.
2. Les membres du personnel à la retraite embauchés dans un poste de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué ne sont pas admissibles au soutien financier associé aux droits de scolarité, sauf indication contraire dans le règlement de l’Université régissant ce soutien financier.
CONGÉS
1. De manière générale, les membres du personnel doivent aviser leur superviseure ou superviseur de toute absence, que ce soit pour la journée entière ou une partie seulement, et soumettre une demande de congé le plus tôt possible. Il va de soi que certaines circonstances indépendantes de leur volonté pourraient influer sur le délai du préavis ou de la demande de congé (p. ex. blessure ou maladie soudaine, urgence et autres imprévus).
2. Les membres du personnel qui demandent un congé ou signalent une absence doivent fournir suffisamment de renseignements pour que leur superviseure ou superviseur, ou toute autre autorité compétente de l’Université, puisse comprendre le motif du congé ou de l’absence et connaître la date prévue de retour au travail.
3. Les demandes de congé doivent être soumises à la superviseure ou au superviseur conformément à la présente méthode et à toute autre consigne ou directive émise par les Ressources humaines et/ou la superviseure ou du superviseur et applicable au type de congé demandé.
4. Les membres du personnel dont le nombre d’absences dépasse le nombre de congés autorisés ou qui ne respectent pas la présente méthode ou les consignes et directives connexes pourraient faire l’objet de mesures de gestion des présences. Leur absence pourrait également être considérée comme un congé non approuvé ou comme une utilisation inappropriée des congés et donner lieu à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
VACANCES (CONGÉS ANNUELS)
1. L’accumulation des vacances se fait selon l’annexe A ci-dessous et dépend de la catégorie du poste de personnel administratif et de soutien contractuel non syndiqué, de la période de service continu à l’université et de la date de service ajustée². Les vacances s’accumulent de janvier à décembre, d’une paie à l’autre, au prorata du nombre d’heures travaillées.
2. Les vacances peuvent être utilisées au fur et à mesure qu’elles sont accumulées au cours de l’année.
3. Chaque faculté et service doit établir une procédure quant à l’organisation des vacances (dates limites pour choisir les périodes de vacances, périodes où les vacances sont limitées, nombre maximum de jours consécutifs, etc.). L’Université a l’obligation de s’assurer que tous les membres de personnel prennent le minimum de vacances requises selon la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (la « LNE »). S’il y a conflit parmi le personnel d’une unité relativement aux périodes de vacances désirées et que les membres du personnel ne réussissent pas à s’entendre sur la priorité à accorder à l’un ou à l’autre, la ou le membre du personnel ayant la date de service ajustée la plus ancienne aura la priorité.
4. Les membres du personnel peuvent reporter à l’année suivante jusqu’à 10 jours de vacances de plus que leur allocation annuelle. Toute journée de vacances accumulée et non prise au-dessus de ce nombre sera automatiquement perdue au 31 décembre de l’année courante.
5. Si un décès (prévu à l’article 18 ci-dessous) survient durant la période de vacances, la ou le membre du personnel peut convertir ses jours de vacances en congés de deuil.
6. Les membres du personnel en congé non rémunéré non prévu par la loi ou en absence non autorisée de plus de 10 jours ouvrables consécutifs n’accumulent pas de vacances durant leur congé.
7. Tout congé restant est payé à la fin du dernier renouvellement de contrat à partir de la même source de financement, à moins que l’unité d’origine et l’unité d’accueil s’entendent autrement, auquel cas les congés annuels pourraient être transférés.
CONGÉ DE MALADIE
1. Les membres du personnel qui ne peuvent accomplir les tâches liées à leur emploi en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une urgence médicale personnelle pourraient avoir droit à une période de congé de maladie payé, si disponible, ou une période de congé de maladie non-payé, si elles ou ils remplissent les conditions prévues par la présente méthode.
2. Les membres du personnel accumulent un jour de congé de maladie par mois².
3. Un maximum de 85 jours ouvrables de congé de maladie peut être accumulé et transféré à un contrat de travail subséquent. Les congés de maladie s’accumulent au prorata du nombre d’heures travaillées. Les congés de maladie accumulés, mais inutilisés ne sont pas payés à la fin de l’emploi ou du contrat.
4. Pour être admissibles à un congé de maladie payé, les membres du personnel doivent respecter toutes les conditions suivantes et toutes les autres dispositions de la présente méthode.
  1. Lorsque survient une maladie, une blessure ou une urgence médicale personnelle, les membres du personnel doivent en aviser dès que possible leur superviseure immédiate ou superviseur immédiat et enregistrer leur absence dans le système de gestion des congés.
  2. L’Université peut exiger que la ou le membre du personnel fournisse au secteur Santé et mieux-être une preuve raisonnable, dans les circonstances, qu’elle ou il a droit à un congé de maladie.
  3. Pour toute absence de moins de 5 jours ouvrables consécutifs, la superviseure ou le superviseur peut demander un billet médical s’il y a des raisons de douter du bien-fondé de la demande de congé de maladie.
  4. Pour toute période de congé de maladie de 5 à 10 jours ouvrables consécutifs, la ou le membre du personnel doit présenter un billet médical au secteur Santé et mieux-être dans les 5 jours ouvrables suivant son retour au travail, sans quoi le congé de maladie lui est refusé. On considère alors qu’il s’agit d’une absence non autorisée, et les jours non travaillés ne sont pas rémunérés.
  5. Si l’absence dépasse 10 jours ouvrables consécutifs, la ou le membre du personnel doit présenter un certificat médical au secteur Santé et mieux-être au plus tard 20 jours civils après le début de son absence. Après cette période, si elle ou il ne présente pas de certificat médical ou de preuve raisonnable dans les circonstances, on considère qu’il s’agit d’une absence non autorisée, et les jours non travaillés ne sont pas rémunérés.
  6. Peu importe la durée de la période de congé de maladie, s’il y a des raisons de douter du bien-fondé de la demande de congé de maladie, la superviseure ou le superviseur peut exiger que la ou le membre du personnel présente un certificat médical au secteur Santé et mieux-être.
  7. En cas de questionnement concernant un certificat médical, le secteur Santé et mieux-être peut contacter la ou le prestataire de soins de santé, sous réserve du consentement de la ou du membre du personnel, pour lui poser des questions précises au sujet de l’absence ou des besoins d’adaptation.
  8. Le certificat médical doit concerner l’absence attribuable à la maladie, la blessure ou l’urgence médicale personnelle en question. Si cette absence se prolonge au-delà de la période indiquée sur le certificat médical, la ou le membre du personnel doit obtenir un nouveau certificat médical et le présenter au secteur Santé et mieux-être.
5. Le secteur Santé et mieux-être recueille, utilise et communique les renseignements personnels généraux et médicaux uniquement en conformité avec la Méthode 20-9 – Traitement des renseignements personnels sur la santé et le Règlement 90. Par souci de confidentialité, les membres du personnel doivent transmettre les billets et certificats médicaux directement au secteur Santé et mieux-être. Les membres du personnel ne sont pas tenus de dévoiler à leur superviseure immédiate ou superviseur immédiat la nature de leur maladie ni le nom de leur prestataire de soins de santé.
6. Si la ou le membre du personnel se blesse ou tombe malade pendant une période de vacances et doit prolonger son absence au-delà de cette période, la période de congé de maladie commence seulement à la fin de la période de vacances. Les membres du personnel qui sont hospitalisés en raison d’une maladie ou d’un accident survenu pendant une période de vacances peuvent reporter le reste de leurs vacances. La personne doit alors fournir au secteur Santé et mieux-être la preuve de son hospitalisation, qui détermine son admissibilité à un congé de maladie payé.
7. Les membres du personnel qui se blessent ou tombent malades pendant le délai de préavis prévu par la LNE pourraient avoir droit à une période de congé de maladie jusqu’à la fin du délai de préavis en question.
8. Les membres du personnel qui subissent une intervention esthétique non couverte par un régime provincial d’assurance maladie n’ont pas droit à un congé de maladie payé pour subir l’intervention et/ou se rétablir normalement. Si une intervention esthétique entraîne des complications nécessitant une période de congé de maladie payé, les conditions d’admissibilité prévues par la présente méthode s’appliquent.
MESURES D’ADAPTATION ET RETOUR AU TRAVAIL
1. L’Université offre un programme de travail transitoire à l’intention des membres du personnel qui ont besoin de mesures d’adaptation telles qu’une modification de leurs tâches et/ou de leurs heures de travail. Ces personnes doivent présenter au secteur Santé et mieux-être une demande de mesures d’adaptation accompagnée d’un document justificatif fourni par leur prestataire de soins de santé. Afin de faciliter le retour au travail des membres du personnel aux prises avec des restrictions ou des limitations fonctionnelles, l’Université mettra en place des mesures d’adaptation raisonnables parmi celles prévues par le programme de retour au travail sain et sécuritaire (accessible dans le portail VirtuO).
2. Les membres du personnel qui demandent des mesures d’adaptation telles qu’une modification de leurs tâches ou de leurs heures de travail doivent faire connaître leurs besoins et la nature de leurs restrictions ou limitations, fournir un certificat médical à la demande du secteur Santé et mieux-être et prendre part aux discussions avec ce dernier quant aux mesures d’adaptation possibles.
RENDEZ-VOUS MÉDICAUX ET TRAITEMENTS
1. Afin de réduire le plus possible les répercussions de leur absence sur leur faculté ou service, les membres du personnel doivent tenter de fixer leurs rendez-vous médicaux en dehors des heures de travail ou bien au début ou à la fin de la journée de travail.
2. Un avis raisonnable doit être fourni à la superviseure immédiate ou au superviseur immédiat lorsqu’un rendez-vous médical ou un traitement a été fixé.
3. Le temps pris pendant les heures normales de travail pour se présenter à un rendez-vous médical est comptabilisé et traité comme une période de congé de maladie, à moins que la ou le membre du personnel n’ait obtenu de sa superviseure ou son superviseur l’autorisation de compenser son absence par un nombre d’heures de travail équivalent à celles manquées en raison de l’absence.
CONGÉ DE MATERNITÉ ET CONGÉ PARENTAL
1. La LNE définit les règles applicables au congé de maternité et au congé parental en Ontario. Consulter le Guide de la Loi sur les normes d’emploi.
2. Les membres du personnel qui ont droit à la rémunération supplémentaire définie au paragraphe 15.7 de la présente méthode doivent (si applicable) maintenir leur participation au régime d’assurance collective et/ou au régime de retraite et sont tenus de verser leur part des cotisations sur 100 % du salaire de base de leur poste.
3. À défaut de demander aux Ressources humaines de suspendre leur participation, les membres du personnel qui n’ont pas droit à la rémunération supplémentaire définie au paragraphe 15.7 de la présente méthode ou pour toute partie du congé non admissible à la rémunération supplémentaire continueront (si applicable) de participer au régime d’assurance collective et/ou au régime de retraite de l’Université et seront tenus de verser leurs cotisations sur 100 % du salaire de base de leur poste.
4. Dans les cas visés aux paragraphes 15.2 et 15.3 de la présente méthode, l’Université continuera de payer les parts de l’employeur sur ce même salaire.
5. L’ancienneté et les vacances des membres du personnel en congé de maternité ou en congé parental continuent de s’accumuler comme si la personne était en poste.
6. À moins d’avoir droit à un congé en vertu de la LNE, les membres du personnel en congé de maternité ou en congé parental ne sont pas admissibles aux congés prévus dans le Règlement 47 et ses méthodes.
7. Rémunération supplémentaire³
  1. Pour avoir droit à la rémunération supplémentaire prévue aux paragraphes 15.7.2 et 15.7.3 ci-dessous, les membres du personnel doivent avoir accumulé au moins trois ans de service continu, avoir travaillé un minimum de 600 heures à l’Université et fournir une preuve de leur admissibilité aux prestations d’un programme gouvernemental.
  2. Les membres du personnel admissibles qui prennent un congé de maternité ont droit à une rémunération supplémentaire équivalente à la différence entre 95 % du salaire de base de leur poste et le niveau maximum du programme gouvernemental applicable disponible pour toute personne dont le salaire correspond au leur, et ce, pour une période maximale de 17 semaines.
  3. Les membres du personnel admissibles qui prennent un congé parental ont droit à une rémunération supplémentaire équivalente à la différence entre 95 % du salaire de base de leur poste et le niveau maximum du programme gouvernemental applicable disponible pour toute personne dont le salaire correspond au leur, et ce, pour une période maximale de six semaines.
  4. Si l’Université détermine que la rémunération supplémentaire payée n’aurait pas dû être payée ou était trop élevée, la somme excédentaire est retenue sur les paiements ultérieurs de rémunération supplémentaire ou sur toute autre somme payable par l’Université.
  5. Le plafond de 95 % pour le congé de maternité ou le congé parental s’applique également si une augmentation salariale est accordée durant ledit congé.
  6. Toute somme devant être remboursée en vertu des limites imposées par les lois applicables sera aux frais de la ou du membre du personnel.
  7. La rémunération supplémentaire n’est pas payable dans les circonstances suivantes :
    1. un avis de cessation d’emploi a été émis avant que la ou le membre du personnel ait avisé l’Université de la venue ou de l’adoption d’un enfant;
    2. la ou le membre du personnel a remis sa démission avant d’avoir avisé l’Université de la venue ou de l’adoption d’un enfant.
INDEMNISATION EN CAS D’ACCIDENT DU TRAVAIL
1. Les membres du personnel qui s’absentent en raison d’une blessure subie ou d’une maladie contractée au travail reçoivent 100 % de leur salaire net pour les 20 premiers jours de congé, puis un pourcentage de leur salaire net jusqu’au maximum de la rémunération assurable, déterminé par leur commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail, sous réserve de l’approbation de la réclamation.
JOURS FÉRIÉS, AUTRES CONGÉS RECONNUS À L’UNIVERSITÉ ET CONGÉ POUR LA PÉRIODE DES FÊTES
1. Les membres du personnel ont droit aux jours fériés rémunérés suivants et à tout autre jour prescrit comme jour férié par la LNE :
  - Jour de l’An
  - Jour de la Famille
  - Vendredi saint
  - Fête de la Reine
  - Fête du Canada
  - Fête du Travail
  - Action de grâce
  - Noël
  - Lendemain de Noël
2. L’Université offre également aux membres du personnel les congés rémunérés suivants :
  1. Lundi de Pâques.
  2. Premier lundi d’août.
  3. Pour les membres du personnel ayant un contrat de travail d’une durée de plus d’un an, la période des Fêtes commençant le 22 décembre à 17 h (ou à l’heure prévue à l’horaire de travail) et se terminant le 3 janvier à 8 h 45 (ou à l’heure normale de début du travail).
    1. Si le 1^er janvier est un samedi, le retour au travail s’effectue le mardi 4 janvier.
    2. Si le 3 janvier est un samedi ou un dimanche, le retour au travail s’effectue le lundi qui suit.
    3. Si le 23 décembre ou le 24 décembre est un samedi ou un dimanche, des jours de congés additionnels sont ajoutés à la banque de vacances dans l’année civile qui suit, selon les modalités suivantes :
      1. la ou le membre du personnel doit travailler à l’Université au 31 décembre;
      2. une journée additionnelle est accordée pour le 23 décembre;
      3. une demi-journée additionnelle est accordée pour le 24 décembre.
  4. Les membres du personnel ayant un contrat de travail d’une durée de moins d’un an ne sont pas rémunérés pour la période des Fêtes dont il est question au paragraphe 17.2.3, mais peuvent alors demander de prendre des congés annuels. Le personnel de gestion peut approuver ces congés sous réserve des besoins opérationnels.
AUTRES CONGÉS
1. CONGÉ DE DEUIL
  1. Les membres du personnel ont droit à un congé rémunéré de cinq jours ouvrables pour cause de décès de l’une des personnes suivantes²:
    1. leur conjointe ou conjoint;
    2. leur enfant ou celui de leur conjointe ou conjoint, ou l’enfant placé en famille d’accueil chez l’un ou l’autre;
    3. leur petit-enfant ou celui de leur conjointe ou conjoint;
    4. leur parent ou celui de leur conjointe ou conjoint, ou le parent de famille d’accueil de l’un ou l’autre;
    5. leur frère ou sœur.
  2. Les membres du personnel ont droit à un jour de congé rémunéré en cas de décès d’une personne ayant avec eux-mêmes, ou avec leur conjointe ou conjoint, le lien de parenté suivant : belle-sœur, beau-frère, gendre, bru, grands-parents, oncle ou tante, neveu ou nièce.
  3. Si les funérailles (ou l’équivalent) ont lieu à plus de 320 kilomètres (200 milles) d’Ottawa, un jour supplémentaire de congé de deuil rémunéré sera accordé.
  4. L’Université peut exiger que la ou le membre du personnel qui prend un congé de deuil en vertu de la présente méthode lui fournisse une preuve qu’elle ou il y a droit.
CONGÉ SPÉCIAL
1. Les membres du personnel peuvent se voir accorder un congé spécial rémunéré, jusqu’à un maximum annuel de cinq jours ouvrables par année civile, au prorata du nombre d’heures travaillées².
2. Les membres du personnel peuvent se voir accorder un congé spécial rémunéré par une doyenne ou un doyen ou par la directrice ou le directeur d’un service pour tout autre événement jugé exceptionnel, sauf ceux mentionnés ci-haut, pour lesquels une durée de congé prédéterminée est spécifiée aux paragraphes précédents.
3. Parmi les événements jugés exceptionnels se trouvent certaines urgences ou obligations familiales telles que prodiguer des soins temporaires à une ou un membre malade de sa famille, un rendez-vous d’une personne à charge de la famille chez le médecin ou le dentiste lorsque cette personne est incapable de s’y rendre de son propre chef, et les rendez-vous avec les autorités scolaires. Certaines autres demandes (déménagement, service religieux obligatoire, cérémonie spirituelle autochtone, etc.) peuvent être prises en considération pour un congé spécial rémunéré.
4. Les membres du personnel doivent faire tout effort raisonnable pour réduire ce type d’absences au minimum.
AUTRES CONGÉS PRÉVUS PAR LA LNE
1. Les membres du personnel ont droit à tout autre congé non rémunéré que prévoit la LNE.
2. Les congés prévus dans la présente méthode incluent ceux que prévoit la LNE, l’objectif n’étant pas de les accorder en sus de ceux prévus par la LNE. Dans l’éventualité où la LNE offrirait un droit ou un avantage supérieur aux droits et avantages décrits dans la présente méthode, l’Université appliquera la LNE.
HEURES SUPPLÉMENTAIRES
1. La LNE définit les règles applicables aux heures supplémentaires en Ontario. Consulter le Guide de la Loi sur les normes d’emploi.
2. En vertu de la LNE, les membres du personnel admissibles aux heures supplémentaires qui travaillent plus que leurs heures normales dans une semaine jusqu’à concurrence de 44 heures par semaine ont droit à leur taux horaire normal pour les heures additionnelles travaillées. Après 44 heures de travail dans une semaine, chaque heure supplémentaire, y compris toute heure travaillée le dimanche, est rémunérée à son taux horaire normal majoré de moitié. Les heures supplémentaires peuvent être payées en argent ou en congés compensatoires, selon ce que choisit la ou le membre du personnel.
RESPONSABILITÉS ADDITIONNELLES TEMPORAIRES (deuxième source)
1. Lorsque des responsabilités additionnelles temporaires sont confiées à une ou un membre du personnel qui continue d’occuper son poste, les Ressources humaines simulent une évaluation du poste et déterminent si, dans l’éventualité où elles devaient devenir permanentes, ces responsabilités entraîneraient une hausse de la classe salariale.
2. Si les résultats de cette simulation démontrent qu’en devenant permanentes, ces responsabilités auraient un effet sur la classe salariale du poste, la ou le membre du personnel se voit accorder une deuxième source correspondant à 5 % de son salaire par classe salariale supérieure à la sienne. Aucune analyse salariale n’est effectuée pour l’octroi d’une deuxième source.
  1. La deuxième source s’applique à la période pendant laquelle des responsabilités additionnelles temporaires sont exercées, jusqu’à un maximum de six mois, après quoi d’autres consultations avec les Ressources humaines sont nécessaires pour que l’on détermine s’il y a lieu de permettre une prolongation dans les circonstances.
  2. Le salaire additionnel accordé pour l’exercice de responsabilités temporaires n’ouvre pas droit à pension et n’est pas assurable.
3. Si les résultats de la simulation démontrent qu’en devenant permanentes, ces responsabilités n’auraient aucun effet sur la classe salariale du poste, le salaire de la ou du membre du personnel qui les exerce n’est pas bonifié.
4. Si les responsabilités additionnelles temporaires deviennent permanentes, la description de poste doit être mise à jour et acheminée au Comité d’évaluation des postes. Nonobstant le paragraphe 22.2.1 de la présente méthode, la deuxième source prend fin à la date où les Ressources humaines reçoivent la demande d’évaluation du poste. Si le poste est reclassé à la hausse, la paie rétroactive est alors calculée en fonction de cette date. S’il ne l’est pas, la deuxième source ne peut être rétablie.
5. Si plus d’une personne exerce les responsabilités additionnelles en question, chacun des postes auxquels ces responsabilités se sont greffées temporairement fait l’objet d’une simulation conformément au paragraphe 22.1. Les règles énoncées au paragraphe 22.2 s’appliquent alors, et les résultats peuvent varier pour chaque personne qui assume des responsabilités additionnelles.
ANNIVERSAIRES ET MISES À LA RETRAITE
1. Le Règlement 81 – Anniversaires et mises à la retraite s’applique aux membres du personnel après deux ans de service continu, excepté que la réception ou le cadeau offerts par la faculté ou le service sont facultatifs.

¹ Ce changement entrera en vigueur le 1er janvier 2025.
² Ce changement entrera en vigueur le 31 juillet 2024.
³ Ce changement entrera en vigueur pour les congés débutant après le 31 juillet 2024.

ANNEXE A – ACCUMULATION DES VACANCES (CONGÉS ANNUELS)

Tableau 1 : Confidentielle (NC) et Recherche – Confidentielle (NR)


Nombre d’années de service complétées	Nombre de jours de vacances par année	Nombre de jours de vacances par période de paie
À l’embauche	15	0,625
1	16	0,667
5	20	0,833
11	21	0,875
12	22	0,917
13	23	0,958
14	24	1,0
15	25	1,042
17	26	1,083
19	27	1,125
21	28	1,167
23	29	1,208
25	30	1,25

Tableau 2 : Gestion (NM) et Recherche – Gestion (NMR)


Nombre d’années de service complétées	Nombre de jours de vacances par année	Nombre de jours de vacances par période de paie
À l’embauche	20	0,833
1	21	0,875
3	22	0,917
5	23	0,959
7	24	1,0
10	25	1,042
12	26	1,084
14	27	1,125
16	28	1,167
18	29	1,208
20	30	1,25