Entrée en vigueur : 1973-02-08
Autorisée par : vice-recteur aux Ressources
INVENTAIRE PERMANENT DU MOBILIER ET DE L'ÉQUIPEMENT DE L'UNIVERSITÉ
BUT
- Établir les normes et les pratiques touchant l'inventaire du mobilier et l'équipement des bâtiments de l'Université.
- Il faut tenir compte du règlement 41 dans l'application de la présente méthode.
- L'inventaire sera mis à jour régulièrement chaque année et à l'occasion d'un déménagement important. Il appartient à chaque faculté, école ou service de maintenir constamment à jour un inventaire du mobilier et de l'équipement de l'Université. Tous les ans ou lors d'un déménagement important, chaque faculté, école ou service doit soumettre une copie de son inventaire au SA. Cet inventaire est dressé pour chaque salle ou pièce, (par exemple une salle de cours, un bureau, un laboratoire, etc.) dans chacun des bâtiments de l'Université.
- Dans l'attente de l'informatisation de nos inventaires et suivant la note de service du 3 décembre 1991 du contrôleur des Ressources financières de l'Université relative au contrôle des biens immobilisés, chaque faculté, école, institut, département et service doit garder disponibles à tout moment, tous les documents, factures et informations relatifs aux acquisitions et aux mouvements des mobiliers et d'équipements.
Il y a lieu de rappeler, en conformité avec les règlements de l'Université et notamment :
- règlement 36, Approvisionnement en biens et services,
- règlement 37, Frais d'installation et coûts relatifs à l'achat d'équipements,
- règlement 38, Principes d'ameublement,
- règlement 48, Subventions et contrats administrés par l'Université,
- règlement 85, Administration des fonds en fiducie,
que tous les biens achetés, et ce, quelle que soit la source de financement, demeurent la propriété de l'Université d'Ottawa et doivent, de ce fait, être mentionnés sur les inventaires des unités.
- L'inventaire contiendra au moins les renseignements suivants :
Renseignements généraux :
- nom de la faculté, école ou service
- nom de l'unité administrative, s'il y a lieu
- nom de la personne ayant procédé à l'inventaire physique
- nom et la signature de la personne responsable de l'inventaire
- date de l'inventaire.
Renseignements particuliers pour chaque pièce et chaque article :
- identification de la pièce
- no d'article
- description complète de l'article inventorié :
- pour les pièces d'équipement, indiquer sorte, modèle, numéro de série, etc.,
- pour le mobilier, indiquer fabrication, dimensions, matériaux, etc.,
- pour les livres, indiquer titre, auteur, éditeur, année de l'édition, etc.
- quantité
- valeur à l'achat pour tous les biens achetés après le 1er janvier 1992 de même que le numéro du bon de commande correspondant.
- NOTE : indiquer s'il s'agit d'un bien personnel.
- Bien qu'il soit souvent plus pratique et même souhaité d'inventorier tous les biens à l'intérieur d'une pièce, il est suffisant, aux fins de cette politique, d'inventorier tous les biens d'une valeur de remplacement supérieure à cinq cent dollars (500 $) ou tout ensemble d'un même article représentant une valeur supérieure à mille dollars (1 000 $). Les biens de consommation ne font pas partie de la présente méthode.
BIENS PERSONNELS
L'Université n'assume aucune responsabilité pour les biens personnels des employés, sauf les biens professionnels utilisés pour l'exercice de la profession ou l'exécution du travail d'un employé dans des bâtiments de l'Université. Ces biens de l'employé doivent être inventoriés en indiquant sa valeur. Au moment d'un éventuel sinistre et aux fins d'assurances, l'assureur de l'Université établirait la valeur du bien, objet du sinistre.
Cet inventaire doit être remis à l'agent d'administration de la faculté, école, département ou service.
- Les autres effets personnels sont inventoriés avec la mention "biens personnels", la valeur de chacun d'entre eux au moment de la prise d'inventaire ainsi que le nom du propriétaire. Ces biens de l'employé doivent être inventoriés par l'employé en indiquant la valeur au moment de la prise d'inventaire. Cet inventaire doit être remis à l'agent d'administration de la faculté, école, département ou service.
- Le SA s'assure que les inventaires sont tenus à jour et en conserve une copie originale. Périodiquement et à sa discrétion, le vérificateur interne de l'Université contrôle sur place l'exactitude des inventaires.
BIENS DE L'UNIVERSITÉ PRÊTÉS AUX MEMBRES DU PERSONNEL
- Le doyen de la faculté ou le directeur du département ou du service peut autoriser le prêt de biens de l'Université à des membres de son personnel.
- Afin de répondre aux critères de gestion ainsi qu'à ceux du contrôle qui pourraient être effectué par les autorités de l'Université ou par les autorités gouvernementales ou par n'importe quel vérificateur interne ou externe, l'employé ayant emprunté des biens de l'Université doit en accuser réception en complétant le formulaire adéquat (annexe B) indiquant les biens empruntés ainsi que l'adresse exacte où ils seront localisés.
- Les membres du personnel ayant emprunté des biens de l'Université doivent en assumer l'entière responsabilité.
- Les biens de L'Université sont assurés quelle que soit leur localisation selon les conditions d'assurances et de franchise des polices d'assurances de l'Université.
- La franchise de l'Université est calculée en fonction des possibles sinistres pouvant survenir dans les locaux de l'Université. Cependant, si un bien de l'Université prêté à un employé subissait un sinistre, il est fort possible que la valeur du sinistre à réclamer à l'assureur de l'Université soit inférieure à la franchise applicable, ce qui constituerait une pure perte pour l'Université.
- Donc, dans le cas de prêts au personnel et afin que l'Université ne subisse pas de perte totale, il convient que l'assurance de l'employé contribue au remboursement de la perte et que l'employé prenne en charge la franchise de sa propre assurance.
- Les biens de l'Université prêtés au personnel de l'Université doivent être notés individuellement à l'inventaire. Pour chacun des articles prêtés, le formulaire requis exigeant la participation de l'assurance de l'employé en cas de perte doit être rempli et joint à l'inventaire (voir modèle à l'annexe B).
- Pour de plus amples renseignements, communiquer avec la Division de la gestion du SA.
EXCEPTION
- Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du directeur du Service des approvisionnements.
Révisée le 22 septembre 1993
(Approvisionnements et services)