Règlement 10

1.    OBJET

1.1    L’Université d’Ottawa (« l’Université ») est un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada sous le numéro 119278877RR0001, dont la mission est de faire progresser l’enseignement et la recherche. Elle reçoit des contributions philanthropiques visant à appuyer cette mission.

1.2    Le présent règlement établit des lignes directrices relatives à l’acceptation par l’Université de dons qui soutiennent sa mission, ses opérations, ses programmes et ses services, afin que ces dons soient administrés dans le respect des normes éthiques les plus rigoureuses, des lois fiscales et des exigences de l’Agence du revenu du Canada.  

2.    APPLICATION

2.1    Dans le présent règlement, le « don » désigne une contribution philanthropique qui implique un transfert volontaire et irrévocable de biens d’une donatrice ou d’un donateur à l’Université (notamment sous forme d’espèces et de quasi-espèces) à la seule fin d’appuyer la mission de celle-ci, sans permettre à la donatrice ou au donateur d’obtenir un avantage important, exception faite d’une reconnaissance proportionnelle au don et conforme aux règlements et méthodes applicables de l’Université en matière de reconnaissance et de désignation.

2.2    Le présent règlement s’applique à l’ensemble des dons. Il s’applique également à toutes les activités de financement menées au nom de l’Université, par toute unité ou toute personne autorisée à solliciter et accepter des dons, ou mandatée à cet effet par l’Université.

2.3    Le présent règlement ne s’applique pas :

a)    aux subventions de recherche administrées par le vice-rectorat à la recherche et à l’innovation et régies par le Règlement 48 de l’Université (Administration des subventions et des contrats de recherche); 

b)    aux contributions (financières ou autres) faites par une entité externe à l’Université en échange de la permission d’annoncer et de promouvoir sa marque, ses produits ou ses services auprès de la communauté de l’Université, ou d’autres formes de commandite régies par le Règlement 120 de l’Université (Règlement sur les commandites);  

c)    aux contributions de services rendus à l’Université (p. ex. contributions en temps, en compétences ou en initiatives) à titre bénévole ou sans recevoir d’autre avantage en contrepartie – l’Agence du revenu du Canada ne considérant pas les services comme biens dans le cadre des contributions, ceux-ci ne sont pas considérés comme des dons aux fins du présent règlement et ne peuvent donc pas faire l’objet de reçus officiels;

d)    à la reconnaissance de la donatrice ou du donateur, par exemple lors de la désignation d’un bien de l’Université en vertu du Règlement 100 (Désignation des biens de l’Université);

e)    au marketing social, c’est-à-dire la collaboration de l’Université avec un partenaire à but lucratif pour promouvoir la vente de produits ou de services du partenaire dans le cadre d’une formule de partage des revenus avec l’Université (p. ex. contrat d’affinité);

f)    à toute autre forme de contribution ou de soutien à l’Université (financière ou autre) qui ne relève pas du présent règlement, mais qui est encadrée par un autre règlement de l’Université ou régie par d’autres lois applicables.

3.    COLLECTE DE FONDS ET SOLLICITATION DE DONS 

3.1    La rectrice ou le recteur, la vice-rectrice ou le vice-recteur au développement, le personnel de l’Université, les mandataires, les prestataires de services et les bénévoles ayant reçu l’autorisation de la rectrice ou du recteur ou de la vice-rectrice ou du vice-recteur au développement sont habilités à solliciter des dons au nom de l’Université conformément au présent règlement (les « personnes autorisées à représenter l’Université »). 

4.    RESPONSABILITÉS ENVERS LES DONATRICES ET DONATEURS

4.1    Les personnes autorisées à représenter l’Université qui sont en contact avec les donatrices et donateurs, ou avec des donatrices ou donateurs potentiels, sont tenues de respecter le Code de déontologie de l’Association des professionnels en philanthropie (AFP) et de démontrer leur professionnalisme par leur exactitude, leur honnêteté et leur intégrité.

4.2    L’Université recueille et traite les renseignements des donatrices et donateurs de façon confidentielle et conformément au Règlement 90 (Accès à l’information et protection des renseignements personnels) et aux lois applicables en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée.

4.3    L’Université respectera les volontés de toute donatrice ou de tout donateur qui choisit de faire un don anonyme et prendra toutes les mesures nécessaires pour assurer cette confidentialité, sous réserve des lois applicables et des exigences de l’Agence du revenu du Canada.

4.4    L’Université encourage l’ensemble des donatrices et donateurs potentiels à consulter leurs propres conseillères ou conseillers financiers, juridiques ou autres en ce qui a trait à leur don. Elle ne fournira aucun conseil de nature fiscale ou concernant le traitement du don, et toute conseillère ou tout conseiller juridique employé ou engagé par l’Université pour offrir des avis juridiques en la matière n’agit pas au nom de la donatrice ou du donateur.

5.    TYPES DE DONS

5.1    L’Université accueille favorablement le soutien philanthropique, reconnaissant son importance vitale pour l’avancement de sa mission ainsi que l’amélioration de ses programmes et services. Elle peut envisager l’acceptation des types de dons suivants, conformément au présent règlement :

a)    les dons non restreints en espèces ou quasi-espèces, y compris les devises étrangères (les chèques et les mandats-poste doivent être libellés à l’ordre de l’Université d’Ottawa et non à celui d’une personne employée par l’Université ou qui la représente); 

b)    les dons en nature, au sens du don d’un bien autre que des espèces ou quasi-espèces, comme un bien immobilier, de l’équipement, du matériel, des livres, des œuvres d’art ou d’autres articles détenus par la donatrice ou le donateur;

c)    les titres cotés;

d)    les dons différés ou testamentaires, au sens d’un don pour lequel l’Université est désignée comme bénéficiaire pour recevoir, à une date ultérieure, un ou plusieurs paiements ou avantages dans le cadre d’un legs, d’un régime de retraite admissible, d’une police d’assurance-vie, d’un compte enregistré, d’une fiducie ou d’un fonds de revenu viager (p. ex. legs, désignation de bénéficiaire d’un régime de retraite admissible, police d’assurance-vie, rente ou tout autre don lié au revenu viager);

e)    les dons en cryptomonnaie ou de toutes autres quasi-espèces futures qui répondent à la définition d’un don selon le présent règlement et les lois applicables – ceux-ci doivent être évalués en fonction des méthodes internes et sont soumis à l’approbation du Comité d’administration, après recommandation de la vice-rectrice ou du vice-recteur au développement;

f)    les autres dons qui servent directement les besoins de l’Université et sont jugés être dans son intérêt.

6.    POUVOIR DISCRÉTIONNAIRE

6.1    L’acceptation de tout don par l’Université est à sa seule discrétion. 

6.2    Un don de nature philanthropique ne doit pas être fait avec l’intention de recevoir un avantage ou de bénéficier d’une influence sur les activités ou les opérations de l’Université en contrepartie du don (p. ex. relation d’affaires avec la donatrice ou le donateur, participation à la gestion et au processus décisionnel liés aux dons).

6.3    L’Université tient à son intégrité, à son autonomie et à sa liberté universitaire et n’acceptera aucun don compromettant de ces principes. Si un don va à l’encontre des intérêts de l’Université, la vice-rectrice ou le vice-recteur au développement pourrait demander la révision des modalités ou refuser le don.

6.4    L’Université n’acceptera aucun don qui ne peut pas être utilisé ou dépensé d’une façon qui cadre avec ses fonctions et sa mission, ou qui pourrait : 

a)    compromettre son statut d’organisme de bienfaisance enregistré sous le régime de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) ou porter atteinte aux règlements de l’Université ou aux lois fédérales, provinciales ou municipales;

b)    imposer un fardeau financier, opérationnel ou juridique déraisonnable ou indu à l’Université ou toute autre contrainte qui empêche l’utilisation ou l’administration efficace du don;

c)    créer un conflit d’intérêts réel ou apparent, notamment en cas d’avantage personnel reçu directement ou indirectement par le personnel de l’Université;

d)    entacher ou compromettre la réputation, la marque, l’intégrité ou l’autonomie de l’Université;

e)    offrir un traitement de faveur à la donatrice ou au donateur ou à toute autre personne désignée par celle-ci ou celui-ci quant aux affaires de l’Université, notamment en ce qui concerne l’embauche, la nomination à un poste (rémunéré ou non), l’admission dans un programme ou les activités de recherche;

f)    être autrement considéré comme inconvenant ou non souhaitable.
 

6.5    En décidant d’accepter ou non un don, l’Université soupèsera toute obligation ou responsabilité connexe, notamment (selon le type de don) :
 

1)    les frais de gestion et de maintien, notamment les frais d’entretien et de réparation ou les autres frais opérationnels ou administratifs;

2)    les frais d’assurance;

3)    les frais de transport et d’entreposage;

4)    la qualité marchande et le coût de vente;

5)    les obligations fiduciaires continues;

6)    les responsabilités environnementales associées à un don immobilier;

7)    les problèmes liés au titre de propriété ou aux droits de propriété;

8)    les dommages à la réputation causés par l’acceptation du don;

9)    la conformité aux règlements de l’Université et aux lois applicables;

10)    les contraintes liées à l’utilisation du don, qu’elles soient imposées par la donatrice ou le donateur ou par la loi (p. ex. modalités, clauses restrictives, servitudes, privilèges ou autres charges).

6.6    L’acceptation d’un don par l’Université ne constitue pas l’approbation par celle-ci des opinions, des affaires ou des activités de la donatrice ou du donateur.

7.    ÉVALUATION DES DONS 

7.1    Lorsqu’une estimation est nécessaire pour déterminer la valeur d’un don, la donatrice ou le donateur est, dans la plupart des cas, responsable d’obtenir une évaluation indépendante de la part d’une évaluatrice ou d’un évaluateur professionnel ou d’une autre personne qualifiée ayant une connaissance approfondie et active du marché pour le type de bien en question. La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement pourrait exiger des évaluations supplémentaires au besoin.  

7.2    L’évaluatrice ou l’évaluateur ne doit en aucun cas avoir de lien avec la donatrice ou le donateur, l’Université ou toute autre partie associée au don et doit rédiger un rapport d’évaluation officiel en bonne et due forme, basé sur les principes, théories et procédures de la méthode d’évaluation applicable, et conforme aux normes de la profession.

8.    ACCEPTATION DES DONS 

8.1    L’acceptation d’un don par l’Université doit être confirmée par cette dernière et approuvée conformément au Règlement administratif du Bureau no 3 (2020) sur la délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats, dans ses versions successives.

8.2    L’équipe du développement consultera les unités concernées de l’Université pour vérifier leur capacité à remplir les obligations associées au don. 

8.3    Les donatrices et donateurs pourraient être invités à participer à un comité de l’Université à titre consultatif, au cas par cas, pour autant que cette participation ne leur confère aucun contrôle sur leur don et qu’elle respecte les règlements de l’Université et les principes de la liberté académique. 

8.4    Lorsqu’un don a été accepté par l’Université : 

a)    Le don devient la propriété de l’Université, qu’il lui profite de façon générale ou qu’il soit associé à une faculté, un service, une unité ou un objectif particulier.

b)    L’Université est libre d’utiliser ou de gérer le don, ou d’en disposer autrement à son gré, sous réserve des modalités de l’entente écrite entre l’Université et la donatrice ou le donateur concernant l’utilisation ou l’objectif du don, et conformément à ses propres règlements administratifs et académiques, méthodes et pratiques. Elle tentera de respecter l’intention de la donatrice ou du donateur si l’objectif ou l’usage initial du don devient impossible ou irréaliste.  

c)    L’Université peut prélever des frais administratifs sur le don pour soutenir ses activités de développement. Le cas échéant, il appartient au Comité d’administration d’approuver le montant des frais administratifs à prélever. L’équipe du développement informera la donatrice ou le donateur. 

9.    REÇU OFFICIEL POUR DON DE BIENFAISANCE

9.1    L’Université remettra un reçu officiel pour don de bienfaisance à la donatrice ou au donateur pour les biens reçus à titre de don, conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada. Le reçu officiel est un document aux fins de l’impôt délivré par l’Université à la donatrice ou au donateur qui indique sa nature officielle et qui comprend les renseignements suivants :

1)    le nom de l’Université, son adresse et son numéro d’organisme de bienfaisance attribué par l’Agence du revenu du Canada;

2)    une courte description du don et sa valeur ou, dans le cas d’un don en nature, sa juste valeur marchande au moment du transfert;

3)    le nom complet et l’adresse de la donatrice ou du donateur;

4)    la date de la réception du don par l’Université;

5)    le montant et la description de tout avantage reçu par la donatrice ou le donateur;

6)    la date de délivrance du reçu par l’Université;

7)    la signature de la personne employée par l’Université autorisée à accuser réception du don.

9.2    Le Bureau du développement de l’Université est responsable, en consultation avec les conseillères et conseillers juridiques de l’Université et toute autre unité académique ou administrative concernée, de déterminer si le don doit faire l’objet d’un reçu officiel pour don de bienfaisance, et, le cas échéant, de remettre tous les reçus officiels. 

9.3    L’Université avisera la donatrice ou le donateur, si possible, de toute promesse de don ou de tout paiement de don non honoré. Si, pour quelque raison que ce soit, la promesse ou le paiement n’a pas été honoré comme indiqué dans l’entente entre l’Université et la donatrice ou le donateur, et qu’il n’est pas possible de conclure une nouvelle entente entre les parties, l’Université aura le droit d’affecter toute partie du don à l’une ou plusieurs des causes prévues dans l’entente, ou à tout autre objectif étant, selon l’Université, fidèle à l’intention du don. Tout changement de cet ordre devra être vérifié et approuvé par le Bureau du développement, de concert avec les unités touchées, la conseillère ou le conseiller juridique et la haute direction de l’Université, selon le cas.

10.    RESPONSABILITÉS

10.1    La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement est responsable de l’application du présent règlement. 

10.2    La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement est responsable de la coordination des programmes de financement de l’Université, ce qui comprend la supervision des personnes autorisées à représenter l’Université dans les activités (identification, établissement de liens, sollicitation, fidélisation) touchant l’ensemble des donatrices et donateurs. 

10.3    Les personnes autorisées à représenter l’Université sont responsables :

1)    de solliciter et de recevoir les dons conformément au présent règlement, à toute méthode connexe et à l’ensemble des autres règlements et méthodes applicables de l’Université;  

2)    de repérer des problèmes éventuels liés à un don.  

10.4    La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement a le pouvoir d’établir les seuils de financement minimaux exigés pour la désignation d’un fonds de dotation ou d’un fonds non doté en reconnaissance d’un don à l’Université.

11.    RÉVISION 

11.1    Le présent règlement sera révisé tous les cinq ans ou au besoin. 

12.    APPROBATION ET MODIFICATIONS 

12.1    La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement recommande des modifications à apporter au présent règlement pour approbation par le Bureau des gouverneurs. 

12.2    Nonobstant le paragraphe 12.1, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Bureau des gouverneurs lorsque ces modifications consistent, selon le cas :

a)    à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;

b)    à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;

c)    à corriger la formulation d’une disposition française ou anglaise pour la rendre plus compatible avec celle de l’autre langue;

d)    à refléter les autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université.

12.3    La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, à condition que ces méthodes soient conformes aux dispositions du présent règlement.