RAPPORT D'ACTIVITÉS DU COMITÉ D'APPEL DU SÉNAT AU SÉNAT
1er septembre 2014 au 31 août 2015
INTRODUCTION
Le présent rapport du Comité d’appel du Sénat (le Comité) est présenté au Sénat conformément aux attributions du Comité selon lesquelles un rapport d’activités est présenté au Sénat, à sa demande ou à celle de son comité exécutif, une fois par an.
FONCTIONS
Les fonctions du Comité sont énoncées dans ses attributions. Il est prévu qu’il décide en dernière instance :
- de tout appel déposé par un étudiant au sujet de l’application des règlements sur l’admission, le passage et les exigences du grade, et de tout autre règlement scolaire de l’Université;
- des recommandations et des appels de sanction disciplinaire, conformément aux règlements du Sénat en la matière;
- de tout autre appel que le Sénat ou son comité exécutif lui confie.
En pratique, la grande majorité des travaux du Comité porte sur les appels déposés par des étudiants au sujet de l’application des règlements scolaires. Un pourcentage beaucoup plus faible de ses travaux vient des facultés et concerne l’imposition, après recommandation de la faculté, de sanctions plus graves que celles que prévoient les règlements sur la fraude scolaire et l’abus des services informatiques.
Le Comité recommande également au Sénat les modifications qu’il juge opportun d’apporter aux règlements et procédures dont l’application lui est confiée.
COMPOSITION DU COMITÉ
Le Comité d’appel du Sénat se compose de huit membres, six professeurs réguliers à temps plein, dont trois doivent être membres de la Faculté des études supérieures et postdoctorales, un étudiant de premier cycle et un étudiant des cycles supérieurs. Les membres sont nommés par le Comité exécutif du Sénat qui désigne également le président et le vice-président parmi les membres du Comité. Les mandats, renouvelables, sont de trois ans.
Du 1er septembre 2014 au 31 août 2015, les membres du Comité étaient :
Bouchard, Mawy - Professeure, Faculté des arts (jusqu’au 12 juillet 2015)
Dallaire, Christine - Professeure, Faculté des sciences de la santé : vice-présidente
Deschamps, Émilie - Étudiante diplômée, Faculté des arts (à compter du 19 novembre 2014)
Dupont, Marie-Pier - Étudiante de premier cycle, Faculté de droit, Section de common law (jusqu’en avril 2015)
Eaton, David - Étudiant de premier cycle, Faculté des sciences sociales (à compter du 9 juin 2015)
Foucher, Pierre - Professeur, Faculté de droit, Section de droit civil (à compter du 5 juin 2015)
Laganière, Robert - Professeur, Faculté de génie
Manwaring, John - Professeur, Faculté de droit, Section de common law : président
O’Byrne, Patrick - Professeur, Faculté des sciences de la santé, École des sciences infirmières (jusqu’au 31 août 2015)
Steeves, Valerie - Professeure, Faculté des sciences sociales (à compter du 17 mars 2015)
Au 13 juin 2016 les membres du Comité sont :
Dallaire, Christine - Professeure, Faculté des sciences de la santé : vice-présidente
Deschamps, Émilie - Étudiante diplômée, Faculté des arts
VACANT - Étudiant ou étudiante de premier cycle
Foucher, Pierre - Professeur, Faculté de droit, Section de droit civil
Laganière, Robert - Professeur, Faculté de génie
Manwaring, John - Professeur, Faculté de droit, Section de common law : président
Moreau, Denise - Professeure, Faculté des sciences de la santé, École des sciences infirmières
Steeves, Valerie - Professeure, Faculté des sciences sociales
Cinq membres constituent le quorum. Le président (ou, en son absence, le vice-président) ne vote pas sauf en cas d’égalité des voix. Le secrétaire du Comité est le vice-recteur à la gouvernance de l’Université ou son représentant. Il ne vote pas, mais a le droit de participer aux délibérations.
ACTIVITÉS
Le Comité se réunit généralement toutes les deux semaines tout au long de l’année, à moins qu’il y ait absence de quorum ou qu’il n’y ait pas de décision à rendre. Le Comité s’est réuni à 19 reprises entre le 1er septembre 2014 et le 31 août 2015 et a traité 88 cas.
Sur ces 88 cas, 78 furent des appels déposés par des étudiants et dix (10) des recommandations de sanctions graves pour fraude faites par des facultés.
Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé, dans les dix (10) cas, les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée.
En ce qui concerne les 78 appels déposés par des étudiants devant le Comité :
- l’appel de l’étudiant a été accueilli en tout ou en partie dans 23 cas (29,5 %);
- l’appel de l’étudiant a été rejeté dans 51 cas (65,4 %);
- l’appel de l’étudiant a été retiré ou abandonné par ce dernier dans 4 cas (5,1 %).
Les tableaux suivants décrivent en détail les 88 cas traités par le Comité pendant la période du 1er septembre 2014 au 31 août 2015. Le premier présente les chiffres selon l’unité scolaire de provenance et le deuxième, selon le type (sujet) de cas.
|
CAS PAR UNITÉ SCOLAIRE DE PROVENANCE EN 2014-2015 |
||||
|---|---|---|---|---|
|
Unité scolaire |
Nombre de cas |
Pourcentage de tous les cas |
Nombre total d’inscriptions à l’unité scolaire en 2014-2015 |
Pourcentage du nombre total d’inscriptions à l’Université en 2014-2015 |
|
Arts |
5 |
5,7 % |
5 502 |
13 % |
|
Éducation |
4 |
4,5 % |
1 561 |
4 % |
|
Droit civil |
3 |
3,4 % |
761 |
2 % |
|
Common law |
5 |
5,7 % |
1177 |
3 % |
|
Études supérieures et postdoctorales |
18 |
20,5 % |
6 604 |
15 % |
|
Génie |
10 |
11,4 % |
3 419 |
8 % |
|
Médecine |
2 |
2,3 % |
2 350 |
5 % |
|
Sciences |
4 |
4,5 % |
4 287 |
10 % |
|
Sciences de la santé |
23 |
26,1 % |
3 849 |
9 % |
|
Sciences sociales |
11 |
12,5 % |
8 846 |
21 % |
|
Telfer |
3 |
3,4 % |
4 265 |
10 % |
|
Total |
88 |
100 % |
42 621 |
100 % |
|
TYPES DE CAS EN 2014-2015 |
||
|---|---|---|
|
Type |
Nombre de cas |
Pourcentage de tous les cas |
|
Révision de notes |
12 |
13,6 % |
|
Retrait obligatoire |
19 |
21,6 % |
|
Fraude |
17 |
19,3 % |
|
Retrait d’une note du relevé de notes |
3 |
3,4 % |
|
Droit au diplôme |
0 |
0 |
|
Abandon à effet rétroactif/Prolongation de l’échéance d’abandon |
11 |
12,5 % |
|
Admission/Réadmission |
4 |
4,5 % |
|
Examen ou travail différé/Autorisation de refaire un examen ou un travail |
10 |
11,4 % |
|
Autre – remplacement d’une note au relevé par P |
4 |
4,5 % |
|
Autre |
8 |
9,1 % |
|
Total |
88 |
100 |
ACTIVITÉS — ANNÉES 2010-2011, 2011-2012 ET 2012-2013
Le Comité s’est réuni à 16 reprises entre le 1er juillet 2010 et le 30 juin 2011 et a traité 94 cas.
Le Comité s’est réuni à 19 reprises entre le 1er juillet 2011 et le 30 juin 2012, et a traité 82 cas.
Le Comité s’est réuni à 22 reprises entre le 1er juillet 2012 et le 30 juin 2013, et a traité 106 cas.
2010-2011 Des 94 cas traités entre le 1er juillet 2010 et le 30 juin 2011, 91 représentaient des appels déposés par des étudiants et trois (3) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude. Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé, dans les trois cas, les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée.
En ce qui concerne les 91 appels déposés par des étudiants devant le Comité :
- l’appel de l’étudiant a été accueilli en tout ou en partie dans 18 cas (20 %);
- l’appel de l’étudiant a été rejeté dans 46 cas (50 %);
- l’appel de l’étudiant a été retiré ou abandonné par ce dernier dans 27 cas (30 %).
Si on exclut les cas retirés ou abandonnés par l’étudiant, environ 28 % des appels déposés par des étudiants ont été accueillis et environ 72 % ont été rejetés.
2011-2012 Des 82 cas traités entre le 1er juillet 2011 et le 30 juin 2012, 75 représentaient des appels déposés par des étudiants et sept (7) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude. Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée dans cinq des sept cas, et a imposé des sanctions différentes dans les deux autres cas.
En ce qui concerne les 75 appels déposés par des étudiants devant le Comité :
- l’appel de l’étudiant a été accueilli en tout ou en partie dans 17 cas (22,7 %);
- l’appel de l’étudiant a été rejeté dans 50 cas (66,7 %);
- l’appel de l’étudiant a été retiré ou abandonné dans huit cas (10,6 %).
Si on exclut les cas retirés ou abandonnés par l’étudiant, environ 25,4 % des appels déposés par des étudiants ont été accueillis et environ 74,6 % ont été rejetés.
2012-2013 Des 106 cas traités entre le 1er juillet 2012 et le 30 juin 2013, 103 représentaient des appels déposés par des étudiants et trois (3) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude. Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé, dans les trois cas, les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée.
En ce qui concerne les 103 appels déposés par des étudiants devant le Comité :
- l’appel de l’étudiant a été accueilli en tout ou en partie dans 24 cas (23,3 %);
- l’appel de l’étudiant a été rejeté dans 67 cas (65 %);
- l’appel de l’étudiant a été retiré ou abandonné dans 12 cas (11,7 %).
Si on exclut les cas retirés ou abandonnés par l’étudiant, environ 26,3 % des appels déposés par des étudiants ont été accueillis et environ 73,6 % ont été rejetés. Les tableaux ci-dessous établissent une comparaison entre les résultats des appels, y compris les cas de fraude, les types d’appels traités par le Comité et les cas par unité scolaire pour les périodes allant du 1er juillet 2010 au 30 juin 2011, du 1er juillet 2011 au 30 juin 2012, du 1er juillet 2012 au 30 juin 2013 et, du 1er septembre 2014 au 31 août 2015.
Les données statistiques du Rapport annuel du Comité d’appel du Sénat de 2013-2014 n’ont pas été fournies, car le soutien au Comité durant cette période a été assuré par plusieurs agents de gouvernance, ce qui a nui à la collecte de données.
RÉSULTATS DES APPELS
|
Résultats des appels |
Nombre de cas (2010-2011) |
Pourcentage de tous les cas (2010-2011) |
Nombre de cas (2011-2012) |
Pourcentage de tous les cas |
Nombre de cas |
Pourcentage de tous les cas (2012-2013) |
Nombre de cas |
Pourcentage de tous les cas (2014-2015) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Appels accueillis |
18 |
19 % |
19 |
23 % |
24 |
23 % |
23 |
26 % |
|
Appels refusés |
49 |
52 % |
55 |
67 % |
70 |
66 % |
61 |
69 % |
|
Appels retirés |
27 |
29 % |
8 |
10 % |
12 |
11 % |
4 |
5 % |
|
Total |
94 |
100 % |
82 |
100 % |
106 |
100 % |
88 |
100 % |
Le tableau ci-dessus illustre le fait que le nombre d’appels rejetés a augmenté au cours des cinq dernières années, et indique également une baisse marquée du nombre d’appels retirés en 2014-2015. Les raisons du retrait des appels vont de la demande par un étudiant du retrait de son appel à la décision de la Faculté de régler un appel directement au lieu de le faire par l’intermédiaire du Comité d’appel du Sénat. Certains appels sont également retirés lorsqu’un étudiant ne fournit pas sa réponse finale dans les 15 jours ouvrables accordés pour le faire ou ne répond jamais aux courriels du Secrétariat.
TYPES D’APPELS
|
Type |
Nombre de cas (2010-2011) |
% de tous les cas (2010-2011) |
Nombre de cas (2011-2012) |
% de tous les cas (2011-2012) |
Nombre de cas (2012-2013) |
% de tous les cas (2012-2013) |
Nombre de cas (2014-2015) |
% de tous les cas (2014-2015) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Révision de notes |
36 |
38,3 % |
33 |
40,2 % |
29 |
27 % |
12 |
13,6 % |
|
Retrait obligatoire |
24 |
25,5 % |
19 |
23,2 % |
23 |
22 % |
19 |
21,6 % |
|
Fraude |
12 |
12,8 % |
17 |
21 % |
25 |
24 % |
17 |
19,3 % |
|
Retrait d’une note du relevé de notes |
5 |
5,3 % |
0 |
0 |
1 |
1 % |
3 |
3,4 % |
|
Droit au diplôme |
3 |
3,2 % |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Abandon à effet rétroactif / Prolongation de l’échéance d’abandon |
2 |
2,1 % |
2 |
2,4 % |
8 |
7,5 % |
11 |
12,5 % |
|
Admission / Réadmission |
1 |
1,1 % |
1 |
1,2 % |
2 |
2 % |
4 |
4,5 % |
|
Examen ou travail différé / Autorisation de refaire un examen ou un travail |
1 |
1,1 % |
5 |
6 % |
8 |
7,5 % |
10 |
11,4 % |
|
Autre |
10 |
10,6 % |
5 |
6 % |
10 |
9 % |
12 |
13,6 % |
|
Total |
94 |
100 % |
82 |
100 % |
106 |
100 % |
88 |
100 % |
Dans le tableau ci-dessus, il est intéressant de noter la baisse significative des appels liés à la révision des notes sur les cinq dernières années alors que, sur la même période, le nombre des appels liés aux abandons à effet rétroactif / prolongations de l’échéance d’abandon a nettement augmenté. Le tableau indique également une augmentation d’une année à l’autre du nombre d’appels liés aux examens ou travaux différés/autorisations de refaire un examen ou un travail.
Il convient par ailleurs de noter que les 15 appels de la catégorie « Autre » pour 2014-2015 comprennent quatre (4) appels dans lesquels l’étudiant a demandé un changement de note sur son bulletin de façon à recevoir un P. Cela est reflété dans le tableau précédent, à la page 5 du présent rapport.
CAS PAR UNITÉ SCOLAIRE DE PROVENANCE
|
Unité scolaire |
Nombre de cas (2010-2011) |
Pourcentage de tous les cas (2010-2011) |
Nombre de cas (2011-2012) |
Pourcentage de tous les cas (2011-2012) |
Nombre de cas (2012-2013) |
Pourcentage de tous les cas (2012-2013) |
Nombre de cas (2014-2015) |
Pourcentage de tous les cas (2014-2015) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Arts |
4 |
4,3 % |
3 |
3,7 % |
8 |
7,5 % |
5 |
5,7 % |
|
Éducation |
4 |
4,3 % |
3 |
3,7 % |
1 |
0,9 % |
4 |
4,5 % |
|
Droit civil |
21 |
22,3 % |
2 |
2,4 % |
5 |
4,7 % |
3 |
3,4 % |
|
Common law |
4 |
4,3 % |
25 |
30,5 % |
15 |
14,2 % |
5 |
5,7 % |
|
Études supérieures et postdoctorales |
13 |
13,8 % |
15 |
18,3 % |
21 |
19,8 % |
18 |
20,5 % |
|
Génie |
19 |
20,2 % |
7 |
8,5 % |
21 |
19,8 % |
10 |
11,4 % |
|
Médecine |
3 |
3,2 % |
0 |
0 |
1 |
0,9 % |
2 |
2,3 % |
|
Sciences |
0 |
0 % |
4 |
4,9 % |
6 |
5,7 % |
4 |
4,5 % |
|
Sciences de la santé |
7 |
7,4 % |
10 |
12,1 % |
14 |
13,2 % |
23 |
26,1 % |
|
Sciences sociales |
6 |
6,4 % |
0 |
0 |
3 |
2,8 % |
11 |
12,5 % |
|
Telfer |
13 |
13,8 % |
13 |
15,9 % |
11 |
10,4 % |
3 |
3,4 % |
|
Total |
94 |
100 % |
82 |
100 % |
106 |
100 % |
88 |
100 % |
Le nombre de cas par faculté a évolué pour la Section de droit civil et la section de common law de la Faculté de droit, la Faculté du génie et la Faculté des sciences sociales. Le nombre d’appels de la Faculté des arts, de la Faculté des études supérieures et postdoctorales, de la Faculté de médecine et de la Faculté des sciences est resté stable. On a également relevé une augmentation progressive des appels de la Faculté des sciences de la santé et une baisse marquée des appels de l’École de gestion Telfer.
DÉLAIS DE TRAITEMENT
Conformément aux règles de procédure du Comité d’appel, un étudiant qui souhaite interjeter appel d’une décision de la faculté doit déposer son appel, accompagné des pièces et documents justificatifs, dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision de la faculté. Le respect des délais a été vérifié afin d’assurer la présentation en temps opportun des appels des étudiants au Comité.
Les étudiants qui n’ont pas respecté le délai de 10 jours accordé pour la présentation d’appels au Comité ont dû présenter, avec leur lettre d’appel et les documents d’appui, une demande de prolongation soulignant les justifications valables du retard de la soumission. Au total, huit (8) demandes de prolongation ont été transmises au Comité au cours de la période 2014-2015, aux fins d’étude et d’approbation. Parmi les huit demandes traitées au cours de cette période, six ont été acceptées, ce qui signifie que ces appels ont été traités par le Comité grâce à la procédure normale, et deux ont été rejetées. Les deux étudiants dont les demandes ont été rejetées n’ont pas été autorisés à entamer leur procédure et l’appel n’a donc pas été entendu par le Comité.
Lorsque le Comité est convaincu que les délais nécessaires à la présentation des appels ont été respectés, la procédure commence. L’unité scolaire pertinente doit présenter ses commentaires, ainsi que tout document d’appui, dans les 15 jours; l’étudiant doit présenter tout commentaire écrit final ou autre renseignement en réponse aux présentations de l’unité scolaire dans les 15 jours ouvrables. L’appel est ensuite inscrit à l’ordre du jour du Comité pour être entendu soit à la prochaine réunion, soit à celle à laquelle l’étudiant peut se présenter (NB : les étudiants ont le droit de se présenter en personne devant le Comité).
Il convient de noter que le Comité a hésité à rejeter les demandes de prolongation des étudiants au-delà du délai initial de dix jours en raison de la pratique régulière consistant à accepter des demandes des facultés après le délai prescrit. Afin de veiller à ce que les appels soient traités dans les délais, les facultés ont reçu une note de service au sujet des modifications apportées aux Lignes directrices du Secrétariat sur les temps de réponse des facultés, conformément aux procédures du Comité. Cette note de service a été rédigée à la suite de discussions avec le Comité et envoyée aux facultés le 25 février 2015.
Elle précisait entre autres que le Secrétariat assurerait un suivi auprès des facultés trois (3) jours avant la date limite, pour leur rappeler leur obligation de formuler leurs commentaires avant la date limite prescrite. La note indiquait également que les facultés devaient fournir une justification expliquant les circonstances particulières ayant causé le retard de la réponse, si elles n’avaient pas répondu dans les délais prescrits. Il était indiqué que la prolongation devrait être approuvée par le président du Comité. Il a également été rappelé aux facultés que le Comité se réservait le droit de procéder sans la réponse de la faculté si cette réponse n’était pas fournie dans les délais impartis.
Ce nouveau processus a été mis en place et est entré en vigueur en mai 2015. En conséquence, deux (2) appels d’étudiants ont été présentés au Comité sans les commentaires de la faculté. Bien que le Comité s’efforce, dans la mesure du possible, de rendre une décision sur les cas le jour de l’audience, il se réserve toujours le droit de demander à la faculté ou à l’étudiant de fournir tout renseignement supplémentaire jugé nécessaire pour prendre sa décision si le dossier ne contient pas assez de renseignements, avec ou sans les commentaires de la faculté.
Six (6) demandes de prolongation présentées par les étudiants ont été acceptées avant l’envoi d’une note de service aux facultés, puis mises en œuvre, alors que les deux demandes ayant été présentées après l’envoi de la note de service aux facultés, puis mises en œuvre, ont été rejetées par le Comité. La modification de la procédure de traitement des réponses tardives a permis au Comité de prendre des décisions fondées davantage sur le mérite que sur le processus. En conséquence, cela devrait constituer une amélioration de la qualité du processus d’appel.
Il convient également de noter que le Secrétariat a mis en place un processus d’envoi de rappels aux étudiants trois jours avant la date limite de communication d’une réponse, conformément à la même procédure applicable aux facultés, afin d’assurer le caractère équitable du processus d’appel.
Pendant la période du 1er septembre 2014 au 31 août 2015, il s’est généralement écoulé en moyenne 71 jours ouvrables entre la réception de l’appel d’un étudiant et la décision sans appel (comparativement à 55 jours ouvrables en 2012-2013). Cette augmentation importante du temps de traitement pourrait être due à un certain nombre de facteurs. L’un de ces facteurs est que quatre des sept réunions possibles entre février et avril ont été annulées faute de quorum. Cela signifie que les étudiants ont dû attendre plus longtemps que d’habitude pour que leur cas soit entendu après la présentation de la demande par la faculté ou l’étudiant. En conséquence, un arriéré de cas à entendre avait été accumulé en mai, juin et juillet 2015. Trois réunions ont donc été prolongées jusqu’à 15 h au lieu de se terminer à 12 h, comme d’habitude, afin de permettre d’entendre un nombre plus important de cas.
La question du quorum semble avoir été résolue en raison du remplacement de quelques membres et d’un effort plus concerté du Secrétariat pour assurer un suivi auprès des membres avant chaque réunion. L’importance de la participation et les conséquences de l’annulation des réunions ont également été abordées lors des réunions du Comité à titre de rappel aux membres. La liste des membres du Comité est actuellement stable, ce qui se reflète dans les feuilles de présence des réunions des mois derniers.
Parmi les 71 journées travaillées mentionnées précédemment, 22 étaient attribuables à l’unité scolaire (c.-à-d. qu’il s’agit du temps moyen nécessaire pour formuler des commentaires en réponse à l’appel de l’étudiant ou fournir les renseignements supplémentaires exigés par le Comité). Il s’agit d’une augmentation importante par rapport aux données des années précédentes (15 en 2012-2013, 15 en 2011-2012 et 17 en 2010-2011). Il est important de noter qu’avant le début de l’envoi d’une note de service aux facultés en février 2015, le temps de réponse des facultés était de 36 jours. Après la mise en œuvre de la note de service en mai 2015, le temps de réponse a nettement baissé, et est désormais de 14 jours, ce qui a contribué à réduire le temps de traitement global des appels.
Quatorze jours de travail étaient attribuables à l’étudiant (temps moyen pris pour répondre aux commentaires de l’unité scolaire ou fournir les renseignements d’appui supplémentaires au Comité, les demandes de report d’audience, etc.) et 35 jours travaillés étaient attribuables au Comité (temps de traitement moyen ou temps pris entre l’achèvement du dossier d’appel pour l’audience et le règlement de l’appel). Cette augmentation importante est, comme je l’ai mentionné précédemment, probablement due à l’impossibilité du Comité à se réunir régulièrement en février, en mars et en avril 2015 en raison des questions liées à l’obtention du quorum. Là encore, si l’on se penche sur le temps écoulé avant que les nouveaux processus soient mis en place en mai 2015, le temps total de traitement était de 75 jours, contre seulement 47 une fois que les nouveaux processus ont été mis en œuvre, et que le quorum a été plus stable.
Pendant la même période, en ce qui concerne les recommandations faites par les facultés de sanctions graves en raison de fraude, il s’est généralement écoulé en moyenne 53 jours ouvrables entre la réception de la recommandation de sanction de la part de la faculté et la disposition finale du Comité. Il s’agit d’une légère amélioration par rapport aux données recueillies en 2012-2013, qui faisaient état de 56 jours. D’une part, 21 jours travaillés étaient attribuables à l’étudiant (moyen pris pour soumettre des commentaires au Comité en réponse à une recommandation de la faculté). Il s’agit d’une amélioration par rapport aux données recueillies en 2012-2013, qui faisaient état de 28 jours travaillés. D’autre part, 32 jours travaillés étaient attribuables au Comité (temps de traitement moyen ou temps pris entre l’achèvement du dossier en vue de l’audience, et l’imposition de la sanction finale.), ce qui est probablement dû aux problèmes mentionnés précédemment relatifs au quorum.
Il convient de noter que certains retards, en particulier entre la date à laquelle le dossier d’appel a été achevé et la date de l’audience, peuvent également être attribués à un certain nombre d’étudiants qui n’ont pas été en mesure de participer à la prochaine réunion et ont choisi une autre date de réunion. Cette tendance se produit surtout autour des congés, en particulier des vacances d’été, lorsque les étudiants rentrent chez eux et ne sont pas en mesure de participer à l’audience à Ottawa. Certains étudiants ont indiqué des conflits d’horaires (cours, examens) comme la raison pour laquelle ils n’ont pas été en mesure de participer à la réunion à l’heure et à la date prévue.
DÉLAIS DE TRAITEMENT – 2010-2011, 2011-2012 ET 2012-2013
2010-2011 Pendant la période du 1er juillet 2010 au 30 juin 2011, il s’est généralement écoulé en moyenne 54 jours entre la réception de l’appel d’un étudiant et la décision sans appel. En moyenne, 17 de ces jours travaillés étaient attribuables à l’unité scolaire (temps nécessaire pour formuler des commentaires en réponse à l’appel de l’étudiant ou fournir les renseignements supplémentaires exigés par le Comité), 18 jours de travail étaient attribuables à l’étudiant (temps nécessaire pour répondre aux commentaires de l’unité ou fournir les documents d’appui supplémentaires au Comité, les demandes de report de la date d’audience par les étudiants, etc.) et 19 jours de travail étaient attribuables au Comité (c.-à-d. le temps de traitement moyen ou le temps pris entre l’achèvement du dossier d’appel pour l’audience et le règlement de l’appel).
2011-2012 Pendant la période du 1er juillet 2011 au 30 juin 2012, il s’est généralement écoulé en moyenne 50 jours entre la réception de l’appel d’un étudiant et la décision sans appel. Quinze de ces jours de travail étaient attribuables à l’unité scolaire (temps moyen nécessaire pour formuler des commentaires en réponse à l’appel de l’étudiant ou fournir les renseignements supplémentaires exigés par le Comité). En moyenne, 18,3 jours de travail étaient attribuables à l’étudiant (temps moyen nécessaire pour répondre aux commentaires de l’unité scolaire ou fournir les documents d’appui supplémentaires au Comité, les demandes de report de la date d’audience par les étudiants, etc.) et 17 jours de travail étaient attribuables au Comité (temps de traitement moyen ou temps pris entre l’achèvement du dossier d’appel pour l’audience et le règlement de l’appel).
2012-2013 Pendant la période du 1er juillet 2012 au 30 juin 2013, il s’est généralement écoulé en moyenne 55 jours entre la réception de l’appel d’un étudiant et la décision sans appel. Quinze de ces jours de travail étaient attribuables à l’unité scolaire (temps moyen nécessaire pour formuler des commentaires en réponse à l’appel de l’étudiant ou fournir les renseignements supplémentaires exigés par le Comité). En moyenne, 18 jours de travail étaient attribuables à l’étudiant (temps moyen nécessaire pour répondre aux commentaires de l’unité scolaire ou fournir les documents d’appui supplémentaires au Comité, les demandes de report de la date d’audience par les étudiants, etc.) et 22 jours de travail étaient attribuables au Comité (temps de traitement moyen ou temps pris entre l’achèvement du dossier d’appel pour l’audience et le règlement de l’appel).
Le tableau ci-dessous contient une comparaison des temps de traitement moyens des appels présentés par les étudiants au cours des périodes allant du 1er juillet 2010 au 30 juin 2011, du 1er juillet 2011 au 30 juin 2012 et du 1er juillet 2012 au 30 juin 2013.
|
Délais des traitements (jours) |
Délai de traitement moyen (2010-2011) |
Délai de traitement moyen (2011-2012) |
Délai de traitement moyen (2012-2013) |
Délai de traitement moyen (2014-2015) |
|---|---|---|---|---|
|
Unité scolaire |
17 |
15 |
15 |
22 |
|
Étudiant |
18 |
18 |
18 |
14 |
|
Comité d’appel du Sénat |
19 |
17 |
22 |
35 |
|
Délai de traitement au total |
54 |
50 |
55 |
71 |
OBSERVATIONS DU COMITÉ
En se basant sur son expérience, le Comité d’appel du Sénat souhaite formuler les observations suivantes :
1. Les membres du Comité ont remarqué que les procédures applicables aux étudiants qui ont été accusés de fraude scolaire pendant les examens varient au sein du campus. Dans certains cas, les étudiants sont exclus de la salle et ne sont pas autorisés à continuer leur examen. Dans d’autres cas, le Comité a établi que les étudiants avaient été expulsés de la salle pour aller parler à une personne de leur faculté, et qu’on leur avait ensuite permis de terminer leur examen. Cette question a été soumise au Cabinet du vice-recteur aux études, afin d’être étudiée plus en profondeur pour déterminer si un nouveau règlement sur les procédures de traitement des fraudes pendant les examens doit être mis en place.
2. Les membres ont souligné qu’il existait parfois des allégations de problèmes systémiques présentées par le Centre des droits étudiants. Les membres ont observé que les problèmes systémiques ne relevaient pas de la responsabilité du Comité et devraient être présentés soit au Sénat par les sénateurs étudiants, soit au Bureau de l’ombudsman de l’Université.
RECOMMANDATIONS DU COMITÉ
En se basant sur son expérience, le Comité d’appel du Sénat souhaite formuler les recommandations suivantes et demande que le Sénat assure un suivi :
1. Toutes les lettres communiquant les décisions des facultés aux étudiants doivent comprendre une mention particulière du droit de l’étudiant à faire appel auprès du Comité d’appel du Sénat et un délai de dix jours pour réaliser cet appel. Un lien vers la page Web pertinente relative à la procédure pour appel d’une décision auprès du Comité serait également utile. En outre, les renseignements sur le Centre des droits étudiants devraient également être inclus. Le Centre des droits étudiants aidera les étudiants à présenter leurs appels, leur fournira des éclaircissements sur les règlements scolaires et les informera au sujet des ressources à leur disposition.
Le tableau de l’Annexe A indique les facultés qui 1) informent les étudiants de leur droit de faire appel auprès du Comité d’appel du Sénat (CAS), 2) fournissent un lien vers la procédure du CAS et 3) informent les étudiants du délai de 10 jours dont ils disposent pour faire appel auprès du CAS. Ces données ont été recueillies en se fondant sur les décisions des facultés figurant dans les cinq (5) derniers dossiers d’appel transmis par les étudiants au Secrétariat au 1er mars 2016, remontant jusqu’au 1er janvier 2015.
2. Il convient également de noter que le Secrétariat reçoit régulièrement des appels qui ne relèvent pas de la responsabilité du Comité d’appel du Sénat. Le CAS souhaite rappeler aux facultés de prêter une attention particulière à la nature des problèmes en vue d’orienter les étudiants vers les organes adaptés. Si elles ont besoin d’aide pour déterminer la nature d’un appel, y compris les prochaines étapes, elles peuvent envoyer leurs questions au Secrétariat de l’Université.
3. Tous les plans de cours doivent comprendre un énoncé indiquant que la fraude scolaire est contraire au règlement de l’Université et contenir un lien vers le Règlement sur la fraude scolaire et des liens vers les documents universitaires expliquant ce qu’est la fraude.
4. Des consignes claires et précises doivent être incluses dans tous les plans de cours pour s’assurer que les étudiants ne commettent pas de fraude scolaire par inadvertance. Tous les plans de cours doivent clairement indiquer les formes d’évaluation utilisées dans le cours, en fournissant des consignes particulières sur la façon dont les examens et les autres travaux doivent être réalisés (par exemple, autorise-t-on le travail en groupe?).
5. Les étudiants qui ont réalisé des études en dehors du Canada avant d’être admis à l’Université d’Ottawa, qu’il s’agisse d’études de premier cycle ou de cycle supérieur, doivent recevoir l’aide nécessaire pour s’assurer qu’ils sont au fait du règlement de l’Université d’Ottawa sur la fraude scolaire. Un nombre disproportionné de cas de fraude scolaire présentés au Comité concerne des étudiants internationaux.
6. Le Comité d’appel du Sénat estime que l’article 10.3 du Règlement scolaire sur le système de notation est ambigu et recommande de le préciser.
Selon le Règlement 10.3, sous « Dispositions générales », il est énoncé que l’Université encourage les étudiants à communiquer avec leur professeur ou leur superviseur de stage afin d’obtenir des explications et de comprendre les motifs ayant mené à cette note. Toutefois, sous la rubrique « Première étape : révision de note », dans les sections A et B, le règlement énonce que « l’étudiant qui n’est pas satisfait de sa note après en avoir discuté avec son professeur peut demander une révision de note ». On ne peut déterminer clairement si la réunion avec le professeur dans le cadre de l’examen de la note est obligatoire ou s’il s’agit d’une mesure que l’on encourage les étudiants à prendre, sans qu’ils soient tenus de le faire. Étant donné que les facultés rejettent parfois une demande d’examen de note en se basant sur le fait que l’étudiant ne s’est pas réuni avec son professeur avant de présenter sa demande, il serait utile que les étudiants sachent si cette étape est obligatoire.
7. Le CAS estime que des efforts particuliers visant à informer les étudiants et les facultés sur la façon de préparer les appels et d’y répondre seraient utiles. Le Comité travaille dur pour prendre la meilleure décision possible, qui soit juste pour l’étudiant et pour la faculté. Sa capacité à le faire dépend en grande partie de la préparation du dossier présenté à titre d’appel ou en réponse à un appel. Une lettre d’appel ou une réponse à un appel bien préparée est le document le plus utile du dossier. Si les bases de l’appel ou les bases de la décision de la faculté à laquelle on fait appel sont clairement indiquées, le Comité comprendra mieux l’enjeu et sera en mesure de prendre une décision juste pour toutes les personnes concernées.
8. Si une partie présente une objection procédurale ou juridictionnelle au début de l’audience, elle devra également présenter ses observations sur le fond de l’appel pour s’assurer que le Comité dispose de tous les renseignements pertinents avant la date de l’audience. Les décisions du Comité peuvent faire l’objet d’un examen judiciaire par les tribunaux de justice. Le Comité doit appliquer une procédure juste pour toutes les parties. Il est donc important que le Comité applique sa procédure conformément à ses règles. Il ne peut pas modifier sa procédure uniquement à la demande d’une partie.
ANNEXE A
|
Faculté |
Renseigne les étudiants sur leur droit d’interjeter appel au Comité d’appel du Sénat |
Fournis un lien à la procédure du Comité d’appel du Sénat |
Renseigne les étudiants sur l’échéance de la procédure d’appel (10 jours) |
|
Arts |
Oui |
Oui |
Oui |
|
Sciences |
Non |
Non |
Non |
|
Telfer |
Oui |
Non |
Non |
|
Sciences sociales |
Oui |
Oui |
Oui |
|
Sciences de la santé |
Oui |
Oui |
50/50 |
|
Génie |
Oui |
Oui |
Oui |
|
Médecine |
Non |
Non |
Non |
|
Common law |
Non |
Non |
Non |
|
Droit civil |
Non |
Non |
Non |
|
Éducation |
Oui |
Non |
Non |
|
Études supérieures et postdoctorales |
Oui |
Oui |
Oui |