RAPPORT D'ACTIVITÉS DU COMITÉ D'APPEL DU SÉNAT AU SÉNAT
1er septembre 2015 au 31 août 2019
Introduction
Le présent rapport du Comité d’appel du Sénat (ci-après le « Comité ») est présenté au Sénat conformément à ses attributions.
Mandat
Les fonctions du Comité sont explicitées dans ses attributions qui prévoient qu’il décide en dernière instance :
- de tout appel déposé par un étudiant au sujet de l’application des règlements d’admission, de promotion et d’obtention du grade, et de tout autre règlement scolaire de l’Université;
- des recommandations et des appels de sanction disciplinaire, conformément aux règlements du Sénat en la matière;
- de tout autre appel que le Sénat ou son Comité exécutif lui confie.
En pratique, la grande majorité des travaux du Comité porte sur les appels déposés par des étudiants et des étudiantes au sujet de l’application des règlements académiques. Un pourcentage beaucoup plus faible de ses travaux lui vient des facultés et concerne l’imposition des sanctions prévues dans le règlement sur la fraude scolaire, sur recommandation de la faculté.
À l’occasion, le Comité recommande également au Sénat les modifications qu’il juge approprié d’apporter aux règlements et aux politiques dont l’application lui est confiée.
Composition
Le Comité d’appel du Sénat se compose de huit membres, soit six membres réguliers à temps plein du corps professoral, un étudiant ou une étudiante de premier cycle et un étudiant ou une étudiante des cycles supérieurs. Les membres sont nommés par le Comité exécutif du Sénat, qui désigne également une présidence et une vice-présidence parmi les membres du Comité. Les mandats, renouvelables, sont de trois ans.
Depuis le 31 août 2019, le Comité se compose des personnes suivantes :
Boivin, Denis - Professeur, Faculté de droit, Section de common law, président
Ioshikhes, Ilya - Professeur, Faculté de médecine
Laganière, Robert - Professeur, Faculté de génie
Newman, Mike - Professeur, Faculté des sciences
O’Byrne, Patrick - Professeur, Faculté des sciences de la santé
Racine, Karl - Étudiant au premier cycle
Steeves, Valerie - Professeure, Faculté des sciences sociales, vice-présidente
Wigginton, Michael - Étudiant aux cycles supérieurs
Le quorum aux réunions du Comité est constitué de cinq membres. Le président (ou, en son absence, la vice-présidente) ne vote pas sauf en cas d’égalité des voix. La secrétaire du Comité est la secrétaire générale de l’Université ou son représentant. La secrétaire générale de l’Université ne vote pas, mais elle a le droit de participer aux délibérations.
Les services administratifs et de secrétariat sont assurés par le Cabinet de la secrétaire générale.
Le Comité se réunit généralement toutes les deux semaines de 9 h à midi tout au long de l’année, à moins qu’il n’y ait pas quorum ou de décision à rendre.
ACTIVITÉS – ANNÉES 2015-2016, 2016-2017, 2017-2018 ET 2018-2019
La section qui suit offre un résumé du volume de cas présentés au Comité d’appel du Sénat pour chaque année universitaire couverte par le présent rapport.
2015-2016
Le Comité s’est réuni à 19 reprises entre le 1er septembre 2015 et le 31 août 2016, et il a traité en tout 98 cas.
De ce nombre, 94 étaient des appels déposés par des étudiants et des étudiantes et quatre (4) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude.
Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé, dans les quatre cas, les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée.
En ce qui a trait aux 94 appels déposés par des étudiants et des étudiantes devant le Comité :
- appel a été accueilli en tout ou en partie dans 27 cas (28,7 %); et
- l’appel a été rejeté dans 67 cas (71,3 %).
De plus, 22 appels ont été déposés puis retirés par les étudiants ou les étudiantes avant d’être examinés par le Comité.
2016-2017
Le Comité s’est réuni à 22 reprises entre le 1er septembre 2016 et le 31 août 2017, et il a traité en tout 109 cas.
De ce nombre, 97 étaient des appels déposés par des étudiants ou des étudiantes et douze (12) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude.
Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé dans onze cas les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée. Dans un cas, une partie seulement de la sanction recommandée a été confirmée.
En ce qui concerne les 97 appels déposés par des étudiants et des étudiantes devant le
Comité :
- l’appel a été accueilli en tout ou en partie dans 25 cas (25,8 %); et
- l’appel a été rejeté dans 72 cas (74,2 %).
De plus, 17 appels ont été déposés puis retirés par les étudiants ou les étudiantes avant d’être examinés par le Comité.
2017-2018
Le Comité s’est réuni à 22 reprises entre le 1er septembre 2017 et le 31 août 2018, et il a traité en tout 97 cas.
De ce nombre, 92 étaient des appels déposés par des étudiants ou des étudiantes et cinq (5) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude.
Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé, dans les cinq cas, les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée.
En ce qui concerne les 92 appels déposés par des étudiants et des étudiantes devant le Comité :
- l’appel a été accueilli en tout ou en partie dans 22 cas (23,9 %); et
- l’appel a été rejeté dans 70 cas (76,1 %).
De plus, 28 appels ont été déposés puis retirés par les étudiants ou les étudiantes avant d’être examinés par le Comité.
2018-2019
Le Comité s’est réuni à 22 reprises entre le 1er septembre 2018 et le 31 août 2019, et il a traité en tout 102 cas.
De ce nombre, 96 étaient des appels déposés par des étudiants ou des étudiantes et six (6) des recommandations de sanctions graves faites par des facultés en raison de fraude.
Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée dans deux (2) des six (6) cas. Le Comité a imposé une sanction plus sévère que celle recommandée par l’unité scolaire concernée dans un (1) cas et une sanction moins sévère dans deux (2) cas. Dans un (1) cas, le Comité a infirmé la décision de l’unité scolaire concernée et annulé une des sanctions imposées, mais a confirmé la sanction plus sévère qu’elle avait recommandée.
- En ce qui concerne les 96 appels déposés par des étudiants et des étudiantes devant le Comité :
- l’appel a été accueilli en tout ou en partie dans 31 cas (32,3 %);
- l’appel a été rejeté dans 61 cas (63,5 %);
- le Comité a déterminé qu’il n’était pas de son ressort de trancher dans quatre (4) cas (4,2 %).
De plus, 34 appels ont été déposés puis retirés par les étudiants ou les étudiantes avant d’être examinés par le Comité.
Résultats des appels déposés par des étudiants
Le tableau suivant présente les résultats des appels déposés par des étudiants traités par le Comité au cours des années couvertes par le présent rapport (2015-2016, 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019).
| Résultats des appels | Nombre de cas (2015-2016) | Nombre de cas (2016-2017) | Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) |
|---|---|---|---|---|
| Appels accueillis | 27 (28,7 %) | 25 (25,8 %) | 22 (23,9 %) | 31 (32,3 %) |
| Appels rejetés | 67 (71,3 %) | 72 (74,2 %) | 70 (76,1 %) | 61 (63,5 %) |
| Le Comité n’avait pas le pouvoir de trancher | - | - | - | 4 (4,2 %) |
| Totaux | 94 | 97 | 92 | 96 |
Appels retirés
Nombre de cas (2015-2016) | Nombre de cas (2016-2017) | Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) | |
| Appels retirés | 22 | 17 | 28 | 37 |
Les raisons qui justifient le retrait d’un appel sont variées. L’étudiant ou l’étudiante peut demander à ce que son appel soit retiré parce que sa faculté a accepté d’en venir à une entente au lieu de passer par le Comité d’appel du Sénat. Dans certains cas, l’étudiant ou l’étudiante n’a pas soumis son appel à la bonne instance. Dans d’autres cas, les étudiants ou les étudiantes se sont prévalus du droit de retirer leur appel à n’importe quel moment pendant le processus. Il convient de souligner que ces appels n’ont pas été examinés par le Comité parce qu’ils ont été retirés avant d’être entendus.
Cas par unité scolaire de provenance
Le tableau suivant fait état du nombre de cas par unité scolaire au cours des années couvertes par le présent rapport (2015-2016, 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019).
Unité scolaire | Nombre de cas (2015-2016) | Nombre de cas (2016-2017 | Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) | Population étudiante inscrite dans les facultés de l'Université d'Ottawa (automne 2018) |
|---|---|---|---|---|---|
| Arts | 7 (7,1 %) | 3 (2,8 %) | 3 (3,1 %) | 4 (3,9 %) | 5 014 (11,9 %) |
| Éducation | 0 (0 %) | 6 (5,5 %) | 1 (1 %) | 1 (1 %) | 2 186 (5,2 %) |
| Droit Civil | 2 (2 %) | 4 (3,7 %) | 4 (4,1 %) | 3 (2,9 %) | 901 (2,1 %) |
| Common Law | 10 (10,2 %) | 11 (10,1 %) | 11 (11,3 %) | 10 (10 %) | 1 242 (2,9 %) |
| Études supérieures et postdoctorales | 15 (15,3 %) | 5 (4,6 %) | - | - | - |
| Génie | 19 (19,4 %) | 17 (15,6 %) | 15 (15,5 %) | 23 (22,5 %) | 6 076 (14,4 %) |
| Médecine | 0 (0 %) | 3 (2,8 %) | 0 (0 %) | 4 (3,9 %) | 2 338 (5,5 %) |
| Sciences | 2 (2 %) | 6 (5,5 %) | 7 (7,2 %) | 3 (2,9 %) | 5 227 (12,4 %) |
| Sciences de la santé | 15 (15,3 %) | 23 (21,1 %) | 25 (25,8 %) | 22 (21,6 %) | 4 561 (10,8 %) |
| Sciences sociales | 25 (25,5 %) | 18 (16,5 %) | 20 (20,6 %) | 20 (19,6 %) | 10 014 (23,7 %) |
| Telfer | 3 (3,1 %) | 10 (9,2 %) | 10 (10,3 %) | 12 (11,8 %) | 4 647 (11,0 %) |
| Université St-Paul | 0 (0 %) | 3 (2,6 %) | 1 (1 %) | 0 (0 %) | |
| Total | 98 | 109 | 97 | 102 | Population étudiante dans l'Université d'Ottawa 42 553 |
Types de cas
Le tableau qui suit décrit les types de cas présentés au Comité au cours des années couvertes par le présent rapport (2015-2016, 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019).
| Type | Nombre de cas (2015-2016) | Nombre de cas (2016-2017) | Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) |
|---|---|---|---|---|
| Révision des notes | 17 (17,3 %) | 28 (25,7 %) | 27 (27,8 %) | 24 (23,5 %) |
| Retrait obligatoire | 22 (22,4 %) | 21 (19,3 %) | 21 (21,6 %) | 14 (13,7 %) |
| Fraude | 13 (13,3 %) | 24 (22 %) | 12 (12,4 %) | 12 (11,8 %) |
| Droit au diplôme | 0 (0 %) | 0 (0 %) | 0 (0 %) | 3 (2,9 %) |
| Abandon rétroactif / Prolongation de l'échéance d'abandon | 19 (19,4 %) | 12 (11 %) | 12 (12,4 %) | 16 (15,7 %) |
| Admission / réadmission | 1 (1 %) | 0 (0 %) | 2 (2,1 %) | 1 (1 %) |
| Autorisation de refaire ou de reporter un examen ou un travail | 8 (8,2 %) | 14 (12,8 %) | 10 (10,3 %) | 13 (12,7 %) |
| Reprise de cours | 0 (0 %) | 5 (4,6 %) | 0 (0 %) | 2 (2 %) |
| Autre forme d’exonération | 6 (6,1 %) | 3 (2,6 %) | 11 (11,3 %) | 9 (8,8 %) |
| Lettre de justification pour prolongation de l'échéance | 12 (12,2 %) | 2 (1,8 %) | 2 (2,1 %) | 8 (7,8 %) |
| Total | 98 | 109 | 97 | 102 |
Demandes de prolongation
Conformément aux règles de procédure du Comité, un étudiant ou une étudiante qui souhaite interjeter appel d’une décision de la faculté doit déposer son appel, de même que l'argumentaire et les documents justificatifs, dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision de la faculté.
Les étudiants et étudiantes qui n’ont pas respecté le délai de 10 jours pour déposer leur appel au Comité doivent soumettre, avec leur lettre d’appel et les documents justificatifs, une demande de prolongation du délai dans laquelle ils expliquent les raisons du retard de soumission de l’appel.
Le tableau suivant fait état du nombre de demandes de prolongation du délai de 10 jours reçues au cours des années couvertes par le présent rapport (2015-2016, 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019).
| Années universitaires | Demandes de prolongation | Accordée |
| 2015-2016 | 12 | 7 |
| 2016-2017 | 2 | 2 |
| 2017-2018 | 2 | 2 |
| 2018-2019 | 8 | 4 |
DÉLAIS DE TRAITEMENT
Appels déposés par des étudiantes ou des étudiants
Après réception d’un appel, l’unité scolaire concernée doit déposer ses commentaires au sujet de l’appel, de même que tout document pertinent, dans les 15 jours ouvrables. L’étudiant doit ensuite fournir par écrit sa réplique définitive aux commentaires de l’unité scolaire ainsi que tout autre renseignement, dans les 15 jours ouvrables. L’appel est ensuite inscrit à l’ordre du jour du Comité pour être entendu soit à la prochaine réunion, soit à la prochaine rencontre du Comité à laquelle l’étudiant ou l’étudiante peut assister (étant donné que les étudiants et les étudiantes ont le droit de se présenter en personne devant le Comité).
Le tableau suivant présente les délais de traitements moyens des appels déposés par les étudiants et les étudiantes, en jours ouvrables.
| Délais de traitement en jours ouvrables | Délai de traitement moyen (2015-2016) | Délai de traitement moyen (2016-2017) | Délai de traitement moyen (2017-2018) | Délai de traitement moyen (2018-2019) |
|---|---|---|---|---|
| Unité scolaire | 15 | 16 | 16 | 15 |
| Étudiant | 13 | 11 | 10 | 12 |
| Comité d'appel du Sénat | 27 | 36 | 27 | 41 |
| Moyenne de délai de traitement | 56 | 61 | 53 | 62 |
Du 1er septembre 2017 au 31 août 2018, il y a eu une réduction marquée des délais comparativement à l’année précédente. Au cours de cette période, des efforts ont été faits pour assurer la tenue régulière des réunions du Comité d’appel du Sénat. Les délais de traitement moyens ont augmenté pendant l’année universitaire 2018-2019 en raison de l’annulation, faute de quorum, de quatre réunions du Comité d’appel du Sénat. En conséquence, les appels prévus à l’ordre du jour de ces réunions ont dû être reportés.
Dossiers initiés par les facultés pour des recommandations de sanction de fraude
Dans le cas des recommandations de sanctions sévères en raison de fraude déposées par les facultés, les étudiants et les étudiantes disposent de 10 jours ouvrables pour soumettre des commentaires au sujet de la recommandation ou interjeter appel de l’accusation de fraude, comme indiqué à l’article 2 du règlement académique I-14. Si l’étudiant ou l’étudiante décide d’interjeter appel, les délais habituels s’appliquent. Sinon, le cas est inscrit à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS DU COMITÉ
Observations générales
- Le Comité réitère qu’il serait utile que des efforts soient déployés pour informer les étudiants et les facultés sur la façon de se préparer et de répondre à un appel. Le Comité tente par tous les moyens d’en arriver à la meilleure décision possible, qui soit juste tant à l’égard de l’étudiant ou de l’étudiante que de la faculté. Sa capacité à le faire dépend, dans une large mesure, du soin qui a été mis à préparer le dossier, que ce soit l’appel ou la réponse à ce dernier. Une lettre d’appel bien préparée et une réponse à un appel bien formulée constituent les documents les plus importants du dossier. Si les motifs de l’appel ou de la décision de la faculté sont énoncés clairement, le Comité sera mieux en mesure de comprendre les enjeux et de rendre une décision juste pour toutes les parties concernées.
- Le Comité insiste sur l’importance pour les facultés de fournir de l’information exacte et transparente quand elles répondent aux appels des étudiants et des étudiantes.
- Les membres du Comité ont remarqué que parfois, la faculté ne répond pas à l’étudiant dans la langue dans laquelle l’étudiant lui a écrit.
- Pour assurer la confidentialité des renseignements personnels, le Comité a rappelé aux facultés que dans les cas de révision de notes, elles doivent conserver l’anonymat des réviseurs et des autres étudiants et étudiantes concernés.
- En réponse à une recommandation de l’ombudsman, les membres du Comité d’appel du Sénat ont souligné qu’ils sont sensibles au besoin des facultés et des étudiants de comprendre les motifs des décisions du Comité. Au cours des dernières années, des efforts ont été faits à cet égard et les membres souhaitent continuer à améliorer le processus. Quand les circonstances le permettent, la décision du Comité comprend les principales raisons de l’accueil ou le rejet d’un appel. Ceci étant dit, il est important de souligner que lorsque le Comité confirme une décision facultaire qui est déjà détaillée, raisonnée et exempte de vices de procédure, l’absence de motifs valables pour rejeter la décision de la faculté constitue la principale raison de la décision du Comité. Nous remarquons également que les étudiants et les étudiantes peuvent toujours être entendus devant le Comité. Pendant les réunions, les membres du Comité interagissent avec les étudiants et leurs représentants. Cet échange permet aux étudiants et aux étudiantes d’obtenir des réponses à leurs questions, d’entendre les préoccupations des membres et de comprendre la décision qui sera prise ensuite.
Règlements
- Le Comité recommande que les règlements facultaires soient ajoutés aux règlements académiques sur le site de l’Université ou sinon de les rendre plus simple à trouver en ligne.
- Règlement académique I-9 - Évaluation des apprentissages
Il existe des disparités dans la façon dont les paragraphes 1d) et 2d) du règlement académique 9.5 sont rédigés, en particulier entre les versions anglaise et française. Le règlement se lit comme suit :
9.5.1 d) If the medical problem is not foreseeable, students must notify their professor or the academic secretariat of the faculty where they are registered and submit a medical certificate bearing the date of the absence within five working days of the exam date or the assignment deadline, except if extenuating circumstances prevent them from doing so; these circumstances must be documented.
9.5.1 d) Si l’empêchement d’ordre psychologique est imprévisible, l’étudiant doit aviser le professeur ou le secrétariat scolaire de la faculté où il est inscrit et présenter un certificat daté du jour de l’absence ou une lettre d’appui dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date de l’examen ou la date de remise des travaux, et ce, à moins de circonstances exceptionnelles, documentées, qui l’empêcheraient de le faire.
Il n’est pas clair si cela signifie que le certificat médical comme tel doit porter la date du jour de l’absence, c’est-à-dire qu’il doit être délivré par un médecin le jour où l’étudiant ou l’étudiante s’absente, ou si la date de l’absence doit être indiquée sur le certificat.
La version française du règlement semble tendre davantage vers la première possibilité. Le règlement porte à confusion dans certaines facultés ainsi qu’au sein du Comité.
- Règlement académique I-14 - Fraude scolaire
Dans le cas d’un étudiant accusé de fraude scolaire par sa faculté qui n’est plus inscrit au cours dans lequel a eu lieu la fraude, les facultés ont le droit de réinscrire l’étudiant au cours (I-14, article 2). Le Comité estime toutefois que le règlement manque de clarté et propose les changements suivants à l’article 2 :
DE : L’étudiant qui abandonne le cours après avoir été informé qu’une allégation de fraude scolaire avait été déposée contre lui, pourrait se voir réinscrit au cours.
À : Si un étudiant abandonne un cours faisant l'objet d'une allégation de fraude, l’Université peut réinscrire l'étudiant dans le cours en question.
Procédure d’appel
- Le Comité remarque que les dossiers d’appel sont de plus en plus volumineux, comportant des lettres d’appel très longues et de nombreuses répétitions des mêmes documents. Un formulaire de soumission d'un appel sera créé et fourni aux étudiants et étudiantes pour leur permettre de vérifier qu’ils ont dûment suivi le processus et que toute l’information importante se trouve dans leur lettre d’appel et les documents justificatifs qui l’accompagnent.
- Il arrive de temps à autre que les étudiantes et les étudiants déposent des appels pour lesquels le Comité n’a pas la compétence (des questions au sujet de l’admission ou des cas n'ayant pas de lien avec l'application d'un règlement académique). La procédure d’appel devrait indiquer que dans de tels cas, le président a le pouvoir de refuser l’appel dès la première étape du processus.