RAPPORT D'ACTIVITÉS DU COMITÉ D'APPEL DU SÉNAT AU SÉNAT
1er Septembre 2021 au 31 août 2023
Introduction
Le présent rapport du Comité d’appel du Sénat (ci-après le « Comité ») est présenté au Sénat conformément à ses attributions.
Mandat
Suivant son mandat, le comité décide en dernière instance :
• de tout appel déposé par une étudiante ou un étudiant au sujet de l’application des règlements d’admission, de promotion et d’obtention du grade, et de tout autre règlement académique de l’Université;
• des recommandations et des appels de sanction disciplinaire, conformément aux règlements du Sénat en la matière;
• de tout autre appel que le Sénat ou son comité exécutif lui confie.
En pratique, la grande majorité des travaux du Comité porte sur les appels déposés par des étudiantes et étudiants au sujet de l’application des règlements académiques, y compris le Règlement A-4 – Intégrité académique et inconduite académique. Un pourcentage beaucoup plus faible de ses travaux lui vient des facultés elles-mêmes et concerne l’imposition des sanctions pour lesquelles seul le Comité a compétence.
À l’occasion, le Comité recommande également au Sénat les modifications qu’il juge approprié d’apporter aux règlements et aux politiques dont l’application lui est confiée.
Composition
À la fin de la période visée par le rapport, le Comité comptait dix membres : sept membres réguliers à temps plein du corps professoral, deux étudiantes de premier cycle et une étudiante de cycle supérieur. Le mandat du Comité a été revu en juin 2023 afin d’ajouter deux membres : un membre régulier à temps plein du corps professoral et une étudiante ou un étudiant de premier cycle.
Les membres sont nommés par le Comité exécutif du Sénat, qui désigne également une présidence et une vice-présidence parmi les membres du Comité. Les mandats, renouvelables, sont de trois ans.
Pour la période visée par le rapport, le Comité se composait des personnes suivantes :
| Boivin, Denis | Professeur, Faculté de droit, Section de common law (ancien président) |
| Ilijevska, Maja | Étudiante de premier cycle |
| Ismail, Nafissa | Professeure, Faculté des sciences sociales (membre actuelle du Comité) |
| Laganière, Robert | Professeur, Faculté de génie (président actuel du Comité) |
| Lefebvre, Ariane | Étudiante de premier cycle |
| Liu, Michelle | Étudiante de cycle supérieur (membre actuel du Comité) |
| Moreau, Samantha | Étudiante de premier cycle (membre actuelle du Comité) |
| Newman, Mike | Professeur, Faculté des sciences (membre actuel du Comité) |
| O'Byrne, Patrick | Professeur, Faculté des sciences de la santé (membre actuel du Comité) |
| Panaccio, Charles Maxime | Professeur, Faculté de droit, Section de droit civil (membre actuel du Comité) |
| Paré, Mona | Professeure, Faculté de droit, Section de droit civil |
| Reis, Giuliano | Professeur, Faculté d’éducation (membre actuel du Comité) |
| Steeves, Valerie | Professeure, Faculté des sciences sociales (membre et vice-présidente actuelle du Comité) |
| Wigginton, Michael | Étudiant de cycle supérieur, Faculté des sciences sociales |
Le quorum aux réunions du Comité est constitué de cinq membres. Le président (ou, en son absence, la vice-présidente) ne vote pas sauf en cas d’égalité des voix. La secrétaire du Comité est la secrétaire générale de l’Université ou une personne qui la représente. La secrétaire générale de l’Université ne vote pas, mais elle a le droit de participer aux délibérations. Le travail de secrétariat est assuré par le Cabinet de la secrétaire générale.
ACTIVITÉS – 2021-2022
La section qui suit présente un résumé du volume de cas présentés au Comité d’appel du Sénat pour l’année universitaire 2021-2022.
Le Comité s’est réuni à 15 reprises entre le 1er septembre 2021 et le 31 août 2022, et il a traité en tout 57 cas.
De ce nombre, 51 étaient des appels déposés par des étudiantes et étudiants, 3 étaient des demandes d’extension du délai de 10 jours pour déposer leur appel, et 3 étaient des recommandations de sanctions faites par des facultés en raison de fraude.
Dans cette dernière catégorie, le Comité a confirmé les sanctions recommandées par l’unité scolaire concernée dans deux des trois cas. Le Comité a imposé une sanction moins sévère que celle recommandée par l’unité scolaire concernée dans l’autre cas.
En ce qui concerne les 51 appels déposés par des étudiantes et étudiants devant le Comité :
• l’appel a été accueilli en tout ou en partie dans 16 cas (31,4 %);
• l’appel a été rejeté dans 35 cas (68,6 %).
De plus, 34 appels ont été déposés puis retirés par des étudiantes et étudiants avant d’être examinés par le Comité.
ACTIVITÉS – 2022-2023
La section qui suit présente un résumé du volume de cas présentés au Comité d’appel du Sénat pour l’année universitaire 2022-2023.
Le Comité s’est réuni à 19 reprises entre le 1er septembre 2022 et le 31 août 2023, et il a traité en tout 56 cas.
De ce nombre, 52 étaient des appels déposés par des étudiantes et étudiants, et 4 étaient des demandes d’extension du délai de 10 jours pour déposer leur appel. Il n’y a eu aucune recommandation de sanction par des facultés en raison de fraude.
En ce qui concerne les 56 appels déposés par des étudiantes et étudiants devant le Comité :
• l’appel a été accueilli en tout ou en partie dans 14 cas (25 %);
• l’appel a été rejeté dans 42 cas (75 %).
De plus, 7 appels ont été déposés puis retirés par des étudiantes et étudiants avant d’être examinés par le Comité.
Résultats des appels déposés par des étudiantes et étudiants
Le tableau suivant présente les résultats des appels déposés par des étudiantes et étudiants et traités par le Comité pour les six dernières années.
| Résultats des appels | Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) | Nombre de cas (2019-2020) | Nombre de cas (2020-2021) | Nombre de cas (2021-2022) | Nombre de cas (2022-2023) |
| Appels Accueillis | 22 (23,9%) | 31 (32,3%) | 16 (19,3%) | 18 (18,6%) | 16 (31,3%) | 14 (25,4%) |
| Appels rejetés | 70 (76,1%) | 61 (63,5%) | 66 (79,5%) | 73 (75,3%) | 35 (68,6%) | 42 (75%) |
| Le Comité n'avait pas le pouvoir de trancher | - | 4 (4,2%) | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus d'information requise avant la décision finale | - | - | 1 (1,2%) | 6 (6,2%) | 0 | 0 |
| Total | 92 | 96 | 83 | 97 | 51 | 56 |
Appeals retirés
| Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) | Nombre de cas (2019-2020) | Nombre de cas (2020-2021) | Nombre de cas (2021-2022) | Nombre de cas (2022-2023) | |
| Appels retirés | 28 | 37 | 48 | 25 | 34 | 16 |
Les raisons qui justifient le retrait d’un appel sont variées. L’étudiante ou l’étudiant peut demander que son appel soit retiré parce que sa faculté a accepté d’en venir à une entente au lieu de passer par le Comité d’appel du Sénat. Dans certains cas, l’étudiante ou l’étudiant n’a pas soumis son appel à la bonne instance. Dans d’autres cas, l’étudiante ou l’étudiant s’est prévalu du droit de retirer son appel à n’importe quel moment pendant le processus.
Cas par unité scolaire de provenance
Le tableau suivant fait état du nombre de cas par unité scolaire au cours des cinq dernières années. Ces données incluent les recommandations de sanctions faites par des facultés en raison de fraude et les demandes de prolongation du délai de 10 jours pour soumettre un appel.
| Unité scolaire | Nombre de cas (2018-2019) | Nombre de cas (2019-2020) | Nombre de cas (2020-2021) | Nombre de cas 2021-2022) | Nombre de cas (2022-2023) | Population étudiante inscrite dans les facultés de l'Université d'Ottawa (automne 2022) |
| Arts | 4 (3,9%) | 2 (2,1%) | 4 (3,5%) | 4 (7%) | 1 (2%) | 5,251 (11%) |
| Éducation | 1 (1%) | 5 (5,2%) | 2 (1,7%) | 0 | 3 (5,8%) | 2,955 (6.2%) |
| Droit civil | 3 (2,9%) | 5 (5,2%) | 0 | 2 (3,5%) | 1 (2%) | 2,107 (4,4%) |
| Common Law | 10 (10%) | 8 (8,2%) | 4 (3,5%) | 1 (1,8%) | 1 (2%) | |
| Droit (études supérieures) | - | 1 (1%) | 0 | 0 | 0 (0%) | |
| Génie | 23 (22,5%) | 19 (19,6%) | 8 (7%) | 5 (8,8%) | 7 (13,4%) | 7,131 (14,9%) |
| Médecine | 4 (3,9%) | 1 (1%) | 2 (1,7%) | 3 (5,2%) | 1 (2%) | 2,587 (5,4%) |
| Sciences | 3 (2,9%) | 6 (6,2%) | 26 (22,6%) | 6 (10,5%) | 10 (19%) | 5,989 (12,5%) |
| Sciences de la santé | 22 (21,6%) | 20 (20,6%) | 14 (12,2%) | 3 (5,3%) | 4 (7,7%) | 5,545 (11,6%) |
| Sciences sociales | 20 (19,6%) | 15 (15,5%) | 32 (27,8%) | 23 (40,4%) | 18 (34,6%) | 11,079 (23,1%) |
| Telfer | 12 (11,8%) | 13 (13,4%) | 16 (13,9%) | 9 (15,8%) | 6 (11,5%) | 5,204 (10,9%) |
| Étudiantes et étudiants spéciaux n'appartenant pas à une faculté ou inscrits à un programme interfacultaire | - | 1 (1%) | 4 (3,5%) | 0 | 0 (0%) | 50 (0,1%) |
| Université Saint-Paul | 0 (0%) | 1 (1%) | 3 (2,6%) | 1 (1,8%) | 0 (0%) | - |
| Total | 102 | 97 | 115 | 57 | 52 | 47,898 |
Cas par type
Le tableau qui suit illustre les types de cas présentés au Comité au cours des six dernières années.
| Type | Nombre de cas (2017-2018) | Nombre de cas (2018-2019) | Nombre de cas (2019-2020) | Nombre de cas (2020-2021) | Nombre de cas 2021-2022) | Nombre de cas (2022-2023) |
| Révision de note | 27 (27,8%) | 24 (23,5%) | 25 (25,8%) | 21 (18,3%) | 10 (18,9%) | 9 (15,2%) |
| Retrait obligatoire | 21 (21,6%) | 14 (13,7%) | 14 (14,3%) | 11 (9,6%) | 13 (24,5%) | 9 (15,2%) |
| Fraude | 12 (12,4%) | 12 (11,8%) | 12 (12,4%) | 40 (34,8%) | 14 (26,4%) | 9 (15,2%) |
| Droit au diplôme | 0 (0%) | 3 (2.9%) | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Abandon rétroactif/Prolongation de l'échéance d'abandon | 12 (12,4%) | 16 (15,7%) | 10 (10,3%) | 12 (10,4%) | 2 (3,8%) | 6 (10,5%) |
| Admission/réadmission | 2 (2,1%) | 1 (1%) | 2 (2,1%) | 1 (0,9%) | 0 | 0 |
| Autorisation de refaire ou de reporter un examen ou un travail | 10 (10,3%) | 13 (12,7%) | 10 (10,3%) | 7 (6,1%) | 2 (3,8%) | 12 (21,1%) |
| Demande de reprise de cours | 0 (0%) | 2 (2%) | 0 | 0 | 1 (1,9%) | 0 |
| Demande de relance académique | - | - | 1 (1%) | 1 (0,9%) | 0 | 1 (1,8%) |
| Autre | 11 (11,3%) | 9 (8,8%) | 13 (13,4%) | 10 (8,7%) | 8 (15,1%) | 7 (12,3%) |
| Lettres de justification pour prolongation de l'échéance | 2 (2,1%) | 8 (7,8%) | 10 (10,3%) | 12 (10,4%) | 3 (5,7%) | 4 (7%) |
| Total | 97 | 102 | 97 | 115 | 53 | 57 |
Demande de prolongation
Conformément aux règles de procédure du Comité, une étudiante ou un étudiant qui souhaite interjeter appel d’une décision de la faculté doit déposer son appel, de même que l’argumentaire et les documents justificatifs, dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision de la faculté.
Les étudiantes et étudiants qui n’ont pas respecté le délai de 10 jours pour déposer leur appel au Comité doivent soumettre, avec leur lettre d’appel et les documents justificatifs, une demande de prolongation du délai dans laquelle sont expliquées les raisons du retard de soumission de l’appel.
Le tableau suivant fait état du nombre de demandes de prolongation du délai de 10 jours reçues au cours des six dernières années.
| Année universitaire | Demandes de prolongation | Accordées |
| 2017-2018 | 2 | 2 |
| 2018-2019 | 8 | 4 |
| 2019-2020 | 10 | 7 |
| 2020-2021 | 12 | 6 |
| 2021-2022 | 3 | 2 |
| 2022-2023 | 4 | 0 |
DÉLAIS DE TRAITEMENT
Appels déposés par des étudiantes et étudiants
Après réception d’un appel, l’unité scolaire concernée doit déposer ses commentaires au sujet de l’appel, de même que tout document pertinent, dans les 15 jours ouvrables. L’étudiante ou l’étudiant doit ensuite fournir par écrit sa réplique définitive aux commentaires de l’unité scolaire ainsi que tout autre renseignement, dans les 15 jours ouvrables. L’appel est inscrit à l’ordre du jour du Comité pour être entendu soit à la prochaine réunion, soit à la prochaine rencontre du Comité à laquelle l’étudiante ou l’étudiant peut assister (étant donné que les étudiantes et étudiants ont le droit de se présenter en personne devant le Comité).
Le tableau suivant présente les délais moyens de traitement des appels déposés par les étudiantes et étudiants, en jours ouvrables.
| Délais de traitement en jours ouvrables | Délai de traitement moyen (2017-2018) | Délai de traitement moyen (2018-2019) | Délai de traitement moyen (2019-2020) | Délai de traitement moyen (2020-2021) | Délai de traitement moyen (2021-2022) | Délai de traitement moyen (2022-2023) |
| Unité académique | 16 | 15 | 13 | 14 | 10 | 10 |
| Étudiante ou étudiant | 10 | 12 | 11 | 12 | 9 | 9 |
| Comité d'appels du Sénat | 27 | 41 | 53 | 36 | 31 | 39 |
| Délai de traitement moyen | 53 | 62 | 76* | 58 | 50 | 70 |
- Le Comité a mis en pause ses activités du 16 mars au 24 avril 2020 en raison de la pandémie de COVID-19. Cette pause a fait en sorte que les délais moyens de traitement ont augmenté. Depuis le 24 avril 2020, le Comité se réunit de façon virtuelle en utilisant les plateformes Microsoft Teams et Zoom.
OBSERVATIONS ET COMMENTAIRES
• En septembre 2022, le Comité a décidé que les réunions se tiendraient en mode hybride pour permettre aux étudiantes et étudiants d’y assister virtuellement ou en personne. Les membres du Comité peuvent assister aux réunions de la manière qui leur convient.
• Le Comité a constaté une hausse marquée du nombre de cas où des membres de la communauté étudiante invoquent des problèmes de santé mentale comme motif d’appel auprès du Comité d’appel du Sénat.
• En s’adressant au Comité, plusieurs étudiantes et étudiants ont indiqué ne pas savoir comment obtenir des accommodements ou du soutien scolaire. Le Comité souhaite souligner l’importance de communiquer ces procédures aux membres de la communauté étudiante. Il rappelle également à ses collègues universitaires qu’elles et ils peuvent en faire mention dans leurs plans de cours.
• L’année dernière, le Comité a discuté de son obligation de justifier et de motiver ses décisions, notamment lorsqu’elles ont une incidence importante sur le parcours d’études d’une étudiante ou d’un étudiant. Il a adapté sa manière de prendre des décisions et de les communiquer afin de respecter cette obligation. Le Comité souhaite rappeler que la justification de sa décision sera inscrite au procès-verbal et transmise par courriel peu après la réunion à l’étudiante ou à l’étudiant, qui aura accès au procès-verbal une fois qu’il sera approuvé par les membres du Comité.
• Le Comité a soulevé des préoccupations quant à la formulation et à la mise en œuvre du règlement académique A-8.6 sur la justification pour absence à un examen, et plus précisément concernant la possibilité de demander un seul examen différé par cours. Il est d’avis que, dans plusieurs cas, cette limitation va à l’encontre de nos obligations en matière d’accommodement. Ce règlement devrait être revu.
• Le Comité a constaté une augmentation des demandes d’abandon rétroactif pour un trimestre ou des cours précis, après la fin des cours et des évaluations. Un abandon rétroactif est une mesure exceptionnelle qui n’est pas régie par les règlements académiques. Compte tenu de l’augmentation du nombre de demandes formulées pour diverses raisons, l’Université devrait établir des lignes directrices claires pour définir l’objectif, la portée et les limites de ce type de demande.
• En mai 2023, des problèmes de quorum ont entraîné l’annulation de plusieurs réunions. Par conséquent, la composition du Comité a été modifiée pour que s’y ajoutent deux membres : une étudiante ou un étudiant de premier cycle et une professeure ou un professeur. Cela signifie que le Comité compte désormais dix membres. Le nombre de membres requis pour former le quorum, qui est de cinq, est demeuré inchangé.
• Le Comité a constaté que des membres de la communauté étudiante ont accumulé des dettes importantes après un transfert de statut de temps plein à temps partiel. Il suggère que des mécanismes soient prévus pour faire en sorte que les implications d’un changement de statut étudiant soient bien comprises.
• Le Comité a constaté que plusieurs étudiantes et étudiants internationaux n’ont pas été en mesure d’abandonner des cours, car ces personnes perdraient alors leur statut étudiant. Il souhaite souligner l’importance de les encourager à communiquer avec leurs conseillères et conseillers aux études chaque fois qu’il leur faut prendre une décision qui pourrait avoir une incidence sur leur statut étudiant.