PROCÈS-VERBAL
de la onzième réunion de l'année 2018-2019 du
COMITÉ EXÉCUTIF DU SÉNAT
La réunion a lieu le mardi 23 avril 2019 à 10h00 dans la salle 119 du pavillon Tabaret.
PRÉSENCES
A. Bergeron, A. Chaput, D. Graham, K. Kwok, S. Lamoureux, R. Leblanc, T. Lethbridge, C. Phillips.
PERSONNES RESSOURCES
S. Cadieux, A. Germain-Rutherford, N. Jean, C. Turenne-Sjolander.
Le provost et vice-recteur aux affaires académiques préside la réunion.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est adopté avec une modification. La demande 2018-GRAD-MED-21 (point 9.d à l’ordre du jour) est retirée de la section de demande de modifications majeures et ajoutée sous la section de demandes de modifications mineures.
AGENDA DE CONSENTEMENT
2. Approbation du procès-verbal du 26 mars 2019
Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.
3. Questions découlant du procès-verbal
Aucune question n’est soulevée.
4. Approbation des grades
a) Demandes exceptionnelles au Sénat
Le recteur a utilisé ses pouvoirs d’urgence pour octroyer, modifier ou annuler les grades spécifiés aux candidats présentés par la Faculté d’éducation (2019-URGD-EDUT-012), la Faculté des sciences (2018-2019-SCI-P-51, 2018-2019-SCI-P-53), la Faculté de génie (2018-2019-GEN-P-005) et la Faculté des sciences sociales (2019-SSOC-P-1474).
5. Demandes de modifications mineures
a) Faculté des arts
Modifications au programme de B.A. spécialisé avec mineure et majeure en études de l’environnement (2018-UGRD-ARTS-ENV-32)
The Faculty of Arts proposes minor changes to course pre-requisites in Environmental Studies (ENV).
b) Faculté des arts
Modifications au programme de baccalauréat en musique (2019-UGRD-ARTS-MUS-01)
The Faculty of Arts proposes to fix errors, omissions and inconsistences in the online catalogue of music courses through changes in course titles, descriptions and pre-requisites.
E.2018-2019.112 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement. (unanime)
The following item has been moved to this section because it was noted that this is a request for minor modifications rather than a request for a major modifications.
c) Bureau des études supérieures et postdoctorales
Modifications majeures au programme d’études supérieures en Épidémiologie (2018-GRAD-MED-21)
The office of the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies proposes the creation of two new courses (EPI 5347 and EPI 7189).
E.2018-2019.118 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande d’augmenter le nombre de professeurs éminents de 20 à 25 à compter du 1er janvier 2019. (unanime)
AUX FINS DE RECOMMANDATION
6. Création d’un nouveau règlement académique universitaire
Règlement académique I-5.7 Relance académique (2018-2019 VPAA 014)
La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.
La relance académique a comme objectif de favoriser la réussite des étudiants qui n’ont pas fait d’études universitaires préalables à celles à l’université d’Ottawa, qui rencontrent des défis académiques en début de parcours et qui auraient besoin d’une relance académique pour leur permettre de poursuivre et de réussir.
Members reviewed the request and a discussion ensued about whether students still retain the credits for the courses they would include in an academic reset. It was explained that they will not be allowed to keep the credits for the courses. It was determined that the regulation is not clear about this and the section should be modified to clearly reflect that students would not be retaining credits for the courses they include in their academic reset. It was also suggested that something should be noted about courses included in an academic reset not being able to be used as prerequisites to other courses or for any other academic requirement.
Un membre demande qui aura l’autorité d’accepter ces demandes. On suggère que ce soit le cabinet du vice-doyen aux études, le doyen ou toute autre autorité compétente. La vice-provost informe les membres que ce point a été discuté auprès des vice-doyens et que ceux-ci souhaitaient avoir de la flexibilité avec l’application du règlement, y inclut l’autorité compétente. La secrétaire générale suggère que cette autorité soit incluse dans le règlement même et non seulement dans la procédure. L’écriture de la procédure est en cours.
Une question est soulevée au sujet du délai pour faire application pour une relance académique. On confirme qu’il n’y a pas de délai en ce moment puisque les étudiants peuvent demander une relance académique à tout moment de leur cheminement académique.
Suite à une question d’un membre, on confirme que des recherches ont été effectuées auprès d’autres universités lors du développement de ce règlement.
Il est convenu que les membres approuvent le principe du règlement, mais qu’ils souhaitent que les modifications demandées soient effectuées et que la demande soit présentée à nouveau au Comité exécutif du Sénat à une prochaine réunion.
7. Modifications des règlements académiques
a) Règlement académique I-8.5
Plan de cours pour les études du premier, deuxième et troisième cycle (2018-2019 VPAA 017)
La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.
La vice-provost propose des modifications au règlement académique I-8.5 portant sur le plan de cours, afin d’y inclure un point sur les exigences sur la présence aux cours.
Les membres étudient la demande. On demande de séparer la liste par puce par des points-virgules dans les deux langues.
E.2018-2019.113 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver les modifications à la demande 2018-2019 VPAA 017 sous réserve des modifications demandées. (unanime)
b) Règlement académique I-9.3
Période officielle des examens (2018-2019 VPAA 013)
La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.
La vice-provost propose d’ajouter des précisions concernant les examens pratiques de laboratoire qui ont lieu dans certaines facultés. Certaines modifications ont été proposées lors de la réunion du CÉPC du 7 février 2019. Un vote électronique a été tenu après cette réunion, mais on n’a pas reçu assez de votes. De plus, on a reçu d’un des membres du Conseil une proposition concernant un des termes utilisés dans le cadre de ce règlement.
Les membres étudient la demande.
E.2018-2019.114 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018-2019 VPAA 013 telle que présentée. (unanime)
c) Règlement académique I-10.2
Notes et calcul des moyennes (2018-2019 VPAA 016)
La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.
La vice-provost propose d’ajouter une précision concernant l’arrondissement des notes finales de cours.
Les membres étudient la demande.
E.2018-2019.115 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018-2019 VPAA 016 telle que présentée. (unanime)
AUX FINS D’APPROBATION
Le vice-doyen à la gouvernance et à l’internationalisation de la faculté des sciences sociales se joint à la réunion.
8. Règlements administratifs facultaires
Révision des règlements administratifs facultaires de la faculté des sciences sociales
Le vice-doyen à la gouvernance et à l’internationalisation présente la demande.
Il présente deux modifications aux règlements. La première est l’ajout d’une section sur la diversité dans le règlement 2. Le langage a été tiré directement du langage utilisé par le gouvernement
Il propose une deuxième modification au mandat du vice-doyen ou de la vice-doyenne aux études de premier cycle dans le règlement 4.
Les membres étudient la demande.
On confirme que les règlements seront révisés afin qu’ils soient uniformes avec celles des autres facultés. De plus, la secrétaire générale suggère que le règlement 4 devrait plutôt être un règlement de régie interne à la faculté. Le vice-doyen de la faculté des sciences sociales précise que la faculté n’a pas actuellement de documents internes, mais que la faculté serait intéressée à en créer dans la prochaine année.
La secrétaire générale suggère que les statuts devraient se référer à la convention collective lorsqu’ils prévoient la composition de comités au lieu de l’avoir dupliqué dans le statut même. Ceci évitera des modifications aux statuts à chaque fois que la convention collective est modifiée.
E.2018-2019.116 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les modifications aux règlements administratifs facultaires de la faculté des sciences sociales. (unanime)
Le vice-doyen à la gouvernance et à l’internationalisation quitte la réunion.
9. Demandes de modifications majeures
a) Faculté de médecine
Modifications au programme MD (2019-UGRD-MED:06)
The Assistant Dean, Postgraduate Medical Education presented this request.
La Faculté de médecine propose la révision des cours préalables pour admission au programme MD. Le nombre de crédits requis demeure le même (total de 24 crédits) ainsi que la nature générale des cours (sciences sociales, biologie, chimie, biochimie) autre qu’un cours de statistique. La composante laboratoire (travaux pratiques) est toujours requise, mais simplifiée (peut-être complété dans le cadre d’un cours ou d’un laboratoire distinct en bio, chimie, biochimie, anatomie et physiologie.)
Les membres étudient la demande.
E.2018-2019.117 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019-UGRD-MED:06 telle que présentée. (unanime)
b) Bureau des études supérieures et postdoctorales
Modifications majeures au programme d’études supérieures en Génie Civil (2019-GRAD-GENIE-CVG-01)
La vice-provost aux études supérieures et postdoctorales présente cette demande.
The Office of the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies proposes reducing the courses required from 18 units to 15 units.
Les membres étudient la demande.
E.2018-2019.118 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019-GRAD-GENIE-CVG-01 telle que présentée. (unanime)
c) Bureau des études supérieures et postdoctorales
Modifications majeures au programme d’études supérieures en Épidémiologie (2018-GRAD-MED-19)
La vice-provost aux études supérieures et postdoctorales présente cette demande.
The Office of the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies proposes a number of modifications.
The first proposal is to modify the admission requirements to clarify the level of undergraduate preparation expected in the core disciplines of mathematics and statistics. They will also make clear that applicants are expected to have interest in a field of application relevant to epidemiology or public health.
They also propose that the course requirements be modified (1) to better respond to the needs of the discipline, (2) to better match the background level of the students, and (3) to reflect changes in course offerings by the partner programmes. The changes will also make clear to students that the programme requires completion of 5 coursework in both theoretical statistics and epidemiology.
Finally, the primary programme M.Sc. degree in epidemiology requires completion of 21 units. However, the M.Sc. in epidemiology with specialization in biostatistics requires 24 units. A reduction of 3 units in programme requirements will be achieved through a re-distribution of content in courses and the replacement of compulsory courses with optional courses.
Les membres étudient la demande. On note que la date de mise en vigueur est au mois de mai 2019 et il est précisé que la date serait plutôt mai 2020.
E.2018-2019.118 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2018-GRAD-MED-19 telle que présentée. (unanime)
10. Gestion des effectifs étudiants
Date du dernier jour d’inscription tardive
La registraire présente cette demande.
La proposition serait d’appliquer le principe directeur suivant pour la date du « Dernier jour d’inscription tardive » : le dixième jour ouvrable après le début des cours. Ainsi, un maximum de 2 semaines complètes de cours ou 6 heures de cours se seront écoulées avant la date limite d’inscription au cours.
Les membres étudient la demande et certains membres suggèrent de modifier la date à cinq jours au lieu de dix jours. On propose de surveiller les inscriptions dans les prochaines trois ou quatre années et d’évaluer si on remarque les mêmes tendances auprès des étudiants qui s’inscrivent après deux semaines complètes afin de déterminer si la date limite devrait être de cinq jours au lieu de dix.
E.2018-2019.119 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande de modifications à la date du dernier jour d’inscription tardive telle que présentée et de présenter la demande au Sénat pour information. (unanime)
11. Nominations
a) Renouvellement du mandat de Robert Laganière au Comité d’appel au Sénat
La secrétaire générale présente cette demande.
La secrétaire générale explique que le mandat du professeur Robert Laganière, de la faculté de génie, se terminera le 31 août 2019. Le professeur Laganière a accepté le renouvellement de son mandat et la secrétaire générale propose de le nommer au Comité d’appel du Sénat pour un mandat de trois ans.
Les membres étudient la demande.
E.2018-2019.120 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement de mandat de Robert Laganière au Comité d’appel du Sénat pour un mandat de 3 ans, soit du 1er septembre 2019 au 31 août 2022. (unanime)
a) Renouvellement du mandat de Michael Wigginton au Comité d’appel au Sénat
La secrétaire générale présente cette demande.
La secrétaire générale explique que le mandat de Michael Wigginton, étudiant de premier cycle, terminera le 31 août 2019. Elle propose le renouvellement du mandat de Michael Wigginton au Comité d’appel du Sénat pour un mandat de trois ans.
Les membres étudient la demande.
E.2018-2019.121 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement de mandat de Michael Wigginton au Comité d’appel du Sénat pour un mandat de 3 ans, soit du 1er septembre 2019 au 31 août 2022. (unanime)
AUX FINS D’INFORMATION
12. Processus de planification stratégique
Le provost et vice-recteur aux affaires académiques présente un compte rendu des activités reliées au processus de planification stratégique qui ont eu lieu depuis la dernière réunion du comité. Le provost informe les membres qu’il a trois documents à partager avec les membres suite à la réunion. Parmi ces documents il y aura un Rapport de synthèse de la phase II du plan stratégique Imagine 2030. Un sommaire exécutif du rapport de synthèse sera également inclus ainsi que le rapport verbal du provost et vice-recteur aux affaires académiques.
L’ordre du jour est épuisé et la séance est levée.
