Comment obtenir un compte DocuShare?

Pour obtenir un compte DocuShare, il suffit de faire une demande auprès du Centre de services TI en composant le poste 5000 ou en remplissant le formulaire électronique de demande d'assistance. Une fois votre compte créé, le Centre de services assignera votre demande à l’équipe d’administration de DocuShare  pour créer une structure de dossiers ou donner les accès nécessaires.

Comment puis-je savoir qui a accès à mes documents ?

Pour savoir si quelqu’un a accès à vos documents, allez sur la page des propriétés du document par l'entremise de l' icône des propriétés et cliquez sur le lien « Droits d’accès ». Une page affichera la liste de tous les usagers et groupes qui ont accès à vos documents.

Puis-je attribuer des accès à des personnes externes (hors de l'Université)?

Oui. L’accès à DocuShare peut être attribué non seulement au personnel de l’Université mais aussi à des partenaires ou à des clients externes. Pour ce faire, demandez l'accès auprès du Centre de services en remplissant le formulaire de demande d'assistance ou en composant le numéro de poste 5000.

Puis-je donner des accès spécifiques à un fichier dans DocuShare?

Vous pouvez attribuer des accès spécifiques à tout objet dans DocuShare. Les accès peuvent être hérités du dossier parent (même accès que le dossier parent) ou attribués individuellement. Autrement dit, vous pouvez accorder des accès à un groupe en particulier et non à un autre pour un document quelconque.

Puis-je partager un document dans DocuShare sans que les utilisateurs et utilisatrices aient à se connecter pour y accéder?

Oui. Pour cela, il faut donner les permissions nécessaires au document en question au compte « Guest ». Ainsi, les utilisateurs et les utilisatrices pourront accéder au document sans avoir à se connecter. Il est important de souligner que l’accès public permet à votre document ou collection d’être accessible sur Internet par l'entremise d'une recherche Google.

Comment puis-je changer la langue du site DocuShare ?

DocuShare est un système bilingue. Par défaut, il affiche l’information dans la langue de préférence de votre navigateur. Si vous voulez changer la langue de préférence de votre navigateur de façon à ce qu'il s'affiche en anglais, suivez les instructions ci-dessous:

• Internet Explorer (IE)

À partir du menu des paramètres, cliquez sur « Option Internet »-> « Langues »-> faites monter votre langue de préférence, et cliquez sur « OK ».

• Chrome

À partir du menu des paramètres, cliquez sur « Afficher les paramètres avancés…». Sous la section « Langues » cliquez sur « Paramètres de langue et de saisie » et classez les langues dans l'ordre de votre choix.

• Firefox

À partir du menu des paramètres, sélectionnez « Options » et cliquez sur le volet « Content ». Sous la section « Languages » sélectionnez « Choose », classez celle-ci dans le premier rang et cliquez sur « OK ».

• Safari

Il n'est pas possible pour le moment de changer la langue de préférence du navigateur Safari lorsqu’il est déjà installé. Le seul moyen de changer la langue de préférence est de changer la langue locale du système d'exploitation. Il est conseillé d’utiliser un autre navigateur si vous voulez une langue autre que celle qui est affichée sur Safari.

Comment attribuer des accès?

Pour attribuer les droits d'accès, allez vers l'objet (collection, document, etc.) auquel vous voulez donner des accès.

1. Cliquez sur les trois points de suspension pour ouvrir le menu Plus d'actions... et ensuite sur Droits d'accès

   

2. Sur la page des Droits d'accès, cliquez sur le bouton Changer la liste d'accès. 

   

3. Sur la page Changer la liste d'accès, cherchez les utilisateurs à qui vous voulez attribuer des accès. Si vous ne trouvez pas des utilisateurs, cela veut dire qu'ils n'existent pas dans DocuShare. Une demande pour faire créer leurs comptes doit être soumise au Centre de services.

4. Lorsque vous trouvez l'utilisateur à ajouter, cliquer sur son nom et ensuite sur le bouton Ajouter.

   

5. Cliquez sur Mettre à jour la liste d'accès et sur la page suivante cliquez sur le bouton Appliquer.

   

Note: cette action ne peut être effectuée que par un gestionnaire ou par la ou le propriétaire du contenu.

À combien d’espace disque ai-je droit?

Chaque utilisateur a droit à 5Go d'espace disque et la taille maximale de téléchargement pour les fichiers est de 800 Mo. Si vous avez besoin d’espace supplémentaire, veuillez contacter l'équipe de DocuShare pour plus d'informations.

Quels types de documents puis-je ajouter dans DocuShare?

La majorité des types de fichiers est acceptée dans DocuShare. Voici la liste complète de fichiers acceptés dans DocuShare.

J’ai supprimé mes documents accidentellement. Est-ce possible de les récupérer?

Oui. Tout document supprimé dans DocuShare y est conservé pour une période de six mois. Si après six mois, le document supprimé n’est pas récupéré, il sera complètement détruit. Pour récupérer vos documents supprimés aller dans « Mon DocuShare » -> « Corbeille Personnelle » et sélectionnez « Documents » à partir du menu déroulant « Afficher ». Cette fonction affichera tous les documents qui supprimés au cours des six derniers mois. Cochez le document à récupérer et cliquez sur « Restaurer » dans le menu déroulant.

Qu’est-ce qu’un « check-out » et « check-in »? (extraire et ajouter une nouvelle version)

Les fonctionnalités « check-out » et « check-in » permettent la collaboration dans DocuShare pour optimiser le travail d'équipe. L’opération du check-out permet à un utilisateur d’extraire un document afin de le modifier et de le verrouiller contre d’autres modifications. Une fois la modification du document terminée, l’utilisateur doit faire un « check-in » ou « ajout d’une nouvelle version » pour déverrouiller le document et le rendre accessible pour toute autre modification par d’autres utilisateurs. Cette opération permet de conserver les différentes versions du document modifié. On peut ainsi vérifier les versions en cliquant sur la section « historique de versions » dans la page des propriétés.

Puis-je ajouter plusieurs documents simultanément dans DocuShare ?

Vous devez installer le client DocuShare (Client DS) sur votre ordinateur pour pouvoir ajouter plusieurs documents simultanément et accéder à DocuShare sur votre ordinateur.

Le client DS vous permettra de le faire simplement, soit par la méthode « glisser-déposer » ou avec un copier-coller. Si vous n'avez pas le client DS, veuillez communiquer avec le Centre de services TI en complétant le formulaire de demande d'assistance ou en composant le numéro de poste 6555.

Quels outils de collaboration existent-ils dans DocuShare?

DocuShare comptent plusieurs outils de collaboration, notamment les espaces de travail (sites), les blogues, les sites Wikis, les discussions (forums), la circulation de documents, les notifications, les calendriers et la fonctionnalité « check-out » et « check-in ».

Où est hébergée la solution DocuShare?

La solution DocuShare est hébergée à l’Université d’Ottawa par les Technologies de l'Information y compris l’infrastructure et l'entretien de l’application.

Comment fonctionne la recherche dans DocuShare?

La recherche dans DocuShare s'effectue à l’échelle du site et comprend également les métadonnées des fichiers et documents. Par exemple, si l'usager lance une recherche du mot « test », DocuShare affichera tous les documents qui contiennent le terme « test » qui se trouve soit dans les métadonnées ou dans le contenu.

Puis-je gérer la collection de mon département? Qui gère DocuShare dans les facultés et services?

Nous encourageons chaque faculté et service à identifier un champion parmis leur groupe pour faire la gestion de DocuShare. Pour devenir champion du contenu de votre faculté ou service vous devez obtenir l'approbation nécessaire au sein de votre secteur et contactez l’équipe administrative de DocuShare pour lancer le processus.

Qu’est-ce qu’une métadonnée?

Une métadonnée est un champ qui contient des informations pour identifier un objet document. Par exemple, lorsque vous ajoutez un document dans DocuShare, vous devez remplir une série de champs tel (titre, description, sommaire, etc.). Ces champs sont des métadonnées qui contiennent des informations sur le document que vous venez d’ajouter et qui seront indispensables lors de la recherche.

Comment enlever / ajouter un objet à ses favoris?

Pour retirer un objet de vos Favoris, suivez les instructions ci-dessous:

• Connectez-vous à DocuShare and cliquez sur “Mes Favoris”. 

• Cliquez sur l'icône “Gérer les Favoris”

  

• Cochez la case de l'objet que vous voulez enlever de vos Favoris, ensuite depuis le menu "Modifier la sélection" choisissez “Supprimer le favori” 

  

  

• Cliquez sur “Confirmer”

• Pour ajouter un objet comme Favoris, suivez les instructions ci-dessous:
  • Trouvez l'emplacement de l'objet que vous souhaitez ajouter dans vos Favoris
  • Cliquez sur l'icône des Favoris parmi les boutons d'actions

Cette action va changer la couleur de l'icône en jaune et un message s'affichera au bas de la page pour vous confirmer que l'objet est désormais ajouté dans vos Favoris.

Comment créer un groupe?

Pour créer un groupe, cliquez sur la rubrique « Utilisateurs et Groupes » situé dans le coin droit du pied de page. Ensuite sélectionnez "Ajouter un groupe" sur le menu de gauche. 

Qu'est-ce que le DocuShare Drive (Client Windows)?

Le DocuShare Drive est un outil qui s’intègre uniquement avec le système d’exploitation Microsoft Windows et qui permet d’accéder à DocuShare à partir du bureau, des applications MS Office et Outlook sans devoir passer par le web. Non seulement les fichiers peuvent être « glissés et déposés » directement depuis son ordinateur jusqu'à DocuShare et vice-versa, mais ils sont également accessibles à partir des commandes « ouvrir » et « sauvegarder » de Windows. 

Note: Le DS Drive n'est disponible que pour le système d'exploitation Windows.

Comment installer DocuShare Drive sur mon ordinateur ?

Veuillez communiquer avec le Centre de services TI ou en composant le numéro de poste 6555 pour effectuer une demande d'installation. Si vous avez des droits d’administrateur sur votre ordinateur, vous pouvez l’installer vous-même en cliquant sur le fichier d’installation nommé  « DSDriveSetup_1.5.2.30_x64_en » pour la version en anglais ou « DSDriveSetup_1.5.2.30_x64_fr » pour la version en français se trouvant dans la collection « DocuShare Support Documentation ».

J’ai des difficultés avec DocuShare Drive sur mon ordinateur. Qui puis-je contacter?

Pour tout problème lié à l'accès à DocuShare à partir de votre ordinateur, contactez le Centre de services TI ou en composant le numéro de poste 6555. 

Quels navigateurs sont compatibles avec DocuShare Drive?

Internet Explorer est le seul navigateur Web compatible avec DocuShare Drive. Il est recommandé d'utiliser les versions 6 et plus.

Y-a-t-il un client DocuShare pour le système d’exploitation Mac ?

Il n’y a présentement aucun client DocuShare compatible avec le système d’exploitation Mac. Néanmoins, il existe une application DocuShare disponible dans l'App Store. Cette application fonctionne avec la plupart des dispositifs Apple.

Comment télécharger l’application DocuShare sur mon iPad, iPod ou iPhone ?

Rendez-vous au App Store et recherchez « DocuShare ». Sélectionnez l’application « Xerox DocuShare » et installez-la sur votre appareil.

Je n’arrive pas à me connecter à DocuShare sur mon iPad, iPod ou mon iPhone. Que puis-je faire?

Veuillez consulter les informations suivantes pour vos réglages. Ces information se trouvent également sur la page « Paramètres Mobile du Client » dans DocuShare.

Si vous faites partie du service des Immeubles, veuillez saisir les paramètres suivants:

* Sélectionnez « DocuShare » si vous n'avez pas de compte uOttawa

Vous trouverez également des captures d’écran qui vous permettront d’installer l’application DocuShare 

Où puis-je trouver un guide d’utilisateur pour DocuShare ?

Pour accéder au guide d’utilisateur DocuShare, consultez la collection « DocuShare support documentation » et consultez la version PDF (non accessible). 

J’ai besoin d’organiser une séance de formation. Comment devrais-je m’y prendre ?

Veuillez contacter l'équipe DocuShare pour la formation. Notez également que la réservation de la salle devra se faire par la personne qui demande la formation.

 Avec qui devrais-je communiquer pour évaluer mes besoins concernant la gestion de documents ?

Veuillez contacter le Centre de services TI pour ce type de requête.

Est-ce qu'il y'a un coût associé à la création d’un compte DocuShare?

Non, il n'y a pas de coût associé à la création de compte DocuShare. Les licences ont préalablement été achetées par les Technologies de l'information (TI) pour tous les employé(e)s (corps professoral et administratif) et étudiant(e)s de l’Université.

J’ai un besoin qui nécessite la mise en place de formulaires électroniques. Quel est le processus?

Veuillez communiquer avec l'équipe DocuShare afin de discuter du processus concernant la mise en place de formulaires électroniques.

J’ai un projet qui nécessite l’automatisation des processus. Est-ce que DocuShare peut nous aider avec ça?

DocuShare comprend les outils nécessaires pour entreprendre l'automatisation des processus de travail. Veuillez communiquer avec l'équipe DocuShare pour discuter et vérifier si l'outil peux répondre à vos besoins.