Listes de diffusion

Voici comment les Technologies de l'information administre l'ensemble des listes de diffusion :

1. Les listes de diffusion sont pour l'usage du corps professoral et du personnel de soutien. Les autres personnes ou groupes (étudiants, clubs étudiants, etc.) doivent avoir un « parrain de liste » ou utiliser les services d'un fournisseur externe.
2. Un parrain de liste accepte d'agir en tant que propriétaire de la liste, même s'il peut désigner d'autres personnes comme propriétaires.
3. Les listes de diffusion peuvent servir à des fins associées à l'Université mais qui ne concernent pas l'enseignement. Si l'objet de votre liste porte sur l'enseignement, communiquez avec le Service d'appui à l'enseignement et à l'apprentissage. Si la liste n'a pas de fins universitaires, communiquez avec un fournisseur de listes externe.
4. Le nom des listes de diffusion doivent respecter les critères suivants :
   1. Le nom doit refléter la nature du forum de discussion.
   2. Le nom doit se terminer par « -L ».
   3. Le nom ne doit pas comporter plus de 16 caractères, y compris le –L.
   4. Le nom doit être court puisque les abonnés doivent l'inscrire pour afficher un message.
5. Toute liste de diffusion doit être privée, c'est-à-dire que le propriétaire de liste doit abonner manuellement les membres. Il est interdit d'avoir une liste publique à laquelle n'importe qui peut s'abonner sans autorisation ou peut envoyer un message sans s'abonner.
6. Les propriétaires de liste acceptent de participer activement à la gestion de leur liste, notamment ajouter ou enlever des abonnés et corriger des erreurs, le plus souvent à la suite de courriels rejetés.
7. Les propriétaires de liste acceptent de supprimer leur liste si elle est inactive pendant plus de 12 mois.
8. Si le nombre d'abonnés d'une liste dépasse 200, le propriétaire doit également :
   1. accepter d'utiliser la liste comme outil de « diffusion » (seul le propriétaire peut afficher des messages) plutôt que comme forum de discussion (tous les abonnés peuvent faire des contributions);
   2. s'assurer d'activer l'option « Confirm Yes » pour prévenir une inondation de pourriels;
   3. s'assurer d'utiliser l'option « Send Owner » pour restreindre au propriétaire le droit d'afficher des messages;
   4. s'assurer d'utiliser l'option « Reply-To Sender » pour limiter le nombre de contributions à la liste.
9. Lorsque qu’une liste de diffusion excède 1000 membres, les propriétaires de la liste doivent obtenir l’approbation du directeur principal, Services TI et infrastructure.
10. Les propriétaires de liste doivent enlever les abonnés qui utilisent une liste de façon inappropriée (envoi d'articles sur des sujets n'ayant aucun rapport ou envoi de pourriels).
11. Les propriétaires de liste acceptent d'examiner les documents nécessaires de LISTSERV qui se trouvent sur https://listserv.uottawa.ca ou que leur spécialiste des TI leur fournit. Les propriétaires doivent porter une attention particulière aux fonctions ADD, DELETE et REVIEW.
12. Les Technologies de l'information se réserve le droit de retarder la livraison des courriels d'une liste de diffusion si le volume de courriels entrave le fonctionnement de LISTSERV ou du système de courriel. Cela peut se produire si la liste a un grand nombre d'abonnés ou si le moment de diffusion coïncide avec d'autres envois massifs.
13. Les propriétaires de liste ne doivent ajouter des adresses courriel à leur liste qu'à la demande d'un abonné.
14. Seul les Technologies de l'information peut accorder des exceptions aux conditions d'utilisation dans le cadre d'une entente de soutien technique.
15. Les Technologies de l'information se réserve le droit de supprimer une liste de diffusion lorsque les conditions susmentionnées ne sont pas respectées.