Période de rétention pour MS Teams

Tous les messages partagés dans le Clavardage MS Teams (Chat) sont conservés pour 150 jours avant d’être supprimés, une période équivalente à un trimestre. Les messages des conversations qui dépassent les 150 jours depuis leur création sont supprimées du système. Ces messages ne sont plus récupérables.
 
Les calendriers de rétention des données fournissent des indications sur la durée de conservation des documents et garantissent que les documents ne sont pas conservés indéfiniment s'ils ne sont plus nécessaires.  En supprimant régulièrement les documents qui n'ont pas besoin d'être conservés, nous favorisons un système de gestion de l'information robuste et sain, ancré dans les meilleures pratiques préconisées par l'Université, tout en réduisant considérablement les risques de violation des données et l'optimisation de l'utilisation de l'espace de stockage.

Quels sont les messages inclus?

Pour l'instant, ce changement n'affectera que les messages des conversations accessibles en cliquant sur « Clavardage » (Chat) dans la barre de navigation latérale de Microsoft Teams. Cela inclut les messages des conversations personnelles entre vous et une autre personne ou un groupe (y compris les conversations issues de réunions) ainsi que les messages des conversations avec vous-même (votre espace) qui datent de plus de 150 jours. Ainsi, le calendrier n'a pas d'impact sur les messages des conversations hébergées dans un canal Teams.  Y compris les canaux créés par les professeurs pour la prestation de leurs cours. Les messages contenus dans les canaux Teams seront conservés jusqu'à leur suppression manuelle ou jusqu'à ce que le canal soit mis hors service.

Impact sur les messages des conversations et les fichiers

• Tous les messages des conversations qui dépassent une période de 150 jours depuis leur création seront supprimées du système.   
• Cela comprend tous les messages des conservations qui dépassent la période de 150 jours.   
• Les liens vers des fichiers partagés dans les conversations individuelles ou de groupes sont également supprimés de la conversation après 150 jours. Toutefois, les fichiers eux-mêmes sont toujours accessibles dans le MS OneDrive de l'expéditeur initial sous le dossier ''Microsoft Teams Chat Files''.

Quels types d'informations transitoires sont transmises via MS Teams ?

Les messages des conversations impliquant uniquement l'échange de demandes ou d'informations peuvent être considérés comme temporaires et éphémères, et peuvent être supprimés une fois qu'une réponse a été donnée ou reçue. Par exemple :

• Fournir des informations génériques
• Liens provenant de sources telles qu'un site Web, une base de données ou un système de gestion de contenu.
• Questions et réponses informatives ou directionnelles sont également des informations transitoires qui peuvent être échangées via MS Teams.

Les questions et réponses informatives ou directionnelles sont également des informations transitoires qui peuvent être échangées via MS Teams. Voici quelques exemples :

• "Quand est le test ?"
• "Quelles sont vos heures de bureau ?"
• "Comment postuler à ce programme ?"

Quand savons-nous qu'un message d'une conversation doit être enregistré dans un document ou communiqué par courriel ?

Il n'est pas recommandé d'utiliser la messagerie instantanée via MS Teams pour discuter de sujets susceptibles d'avoir des implications potentielles sur la prise de décision ou la gestion des sujets associés à cette décision. Voici quelques exemples :

• Conseils ou recommandations complètes
•  Demandes
• Appels
• Exemptions 
• Projets à long terme
• Mesures, plaintes et autres discussions ou contenus régis par des procédures administratives et/ou des politiques.

L'utilisation d'une plateforme de communication autre que la messagerie instantanée de MS Teams est nécessaire ; par conséquent, l'utilisation du courriel est  recommandée.

Comment puis-je savoir que les messages ont été supprimés ?

Un message généré automatiquement indiquant en anglais We've deleted older messages due to your organization's retention policy s’affichera en haut des fenêtres de clavardage au fur et à mesure que les anciens messages seront supprimés.