Les projets liés à la technologie à l’Université suivent un processus de gouvernance TI qui commence lorsqu’une faculté ou un service soumet une demande de mise sur pied d’un projet technologique. Ensuite, l’un des sous-comités de gouvernance (académique, recherche, administratif) recommande au Conseil de gouvernance de l'information universitaire les projets qui, selon lui, répondront le mieux aux besoins de l’Université. Les soumissions qui seront financées sont sélectionnées, puis les projets sont confiés à un gestionnaire de projet pour leur réalisation.
Les chefs de projet ont une tâche et une responsabilité importantes. La technologie est omniprésente. Elle est présente dans les salles de classe, au travail, et même dans nos loisirs! Si l’on ajoute à cela le rythme parfois vertigineux de l’évolution des logiciels et des outils, une certaine structure s’impose pour augmenter les chances de succès de l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Prenant les choses au sérieux, les Technologies de l’information ont mis en place, au cours de l’été 2021, un cadre de gestion de projet et de portefeuille. Ce modèle fournit une approche normalisée pour approuver, gérer, surveiller et mesurer le succès des projets. Puis, au début de l’année 2022, une formation a été offerte aux gestionnaires de projets des Technologies de l’information afin d’accroître la rigueur dans la façon dont les projets sont élaborés et exécutés. Les cours se sont inspirés d’une référence dans le domaine, le Project Management Institute.
« Notre objectif principal, avec ce cadre, est de tendre vers des résultats positifs constants. En normalisant notre approche dans l’ensemble de notre portefeuille de projets, nous augmentons notre... »
Daniel Trottier
— DPI adjoint, Université d’Ottawa
Durant 14 semaines, 25 membres du personnel ont suivi le programme de formation, bénéficiant ainsi d’une formation étendue et approfondie pour compléter leurs compétences existantes. La formation a traité des domaines de connaissances tels que la gestion de l’intégration des projets, la portée des projets et le procurement des projets, pour un total d’environ 30 heures de meilleures pratiques. Pour rendre la théorie plus pratique et utile, des exemples concrets de l’Université ont été utilisés tout au long des sessions.
Les gestionnaires de projet sont conscients de l’impact sur les personnes des changements qu’ils introduisent dans leurs projets. C’est leur travail de rendre le processus aussi facile que possible. Et, bien sûr, avoir quelques stratégies supplémentaires ne peut pas faire de mal ! Finalement, il s’agit de fournir de nouveaux outils, de nouvelles solutions qui apporteront à chaque étudiant, professeur, chercheur et membre du personnel une technologie qui les aidera à accomplir leurs activités.