Ces demandes excèdent parfois ce que peuvent offrir les ressources disponibles et les contraintes de temps, elles ne cadrent pas avec la mission de l’Université ou elles ne sont pas considérées comme une priorité du moment. Comment cette décision est-elle prise ? Comment l’Université sélectionne, hiérarchise, évalue et gère-t-elle les projets qui contribuent à la Transformation 2030 et au Plan de transformation numérique du campus ?
La gestion de portefeuille et de projets (GPP) est un processus continu visant à s’assurer que les projets informatiques sont conformes aux objectifs stratégiques de l’Université et que ces investissements maximisent la valeur de l’institution. Alors que la gestion de projet vise à « bien faire les projets », la gestion de portefeuille vise à « faire les bons projets ».
Comment les projets sont priorisés ?
Chaque année, des demandes de projets informatiques provenant de toute l’institution se disputent un budget limité. Un comité d’admission des projets examine, sélectionne et hiérarchise les projets soumis en fonction de critères qui reflètent :
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Impact sur l’Université : dans quelle mesure les besoins de l’entreprise sont-ils liés à la Transformation 2030 ? Le projet contribuera-t-il à garantir que l’Université ne sera pas exposée à des problèmes de responsabilité/conformité ou à des problèmes de sécurité majeurs ? Comment l’initiative affectera-t-elle la compétitivité et la réputation ?
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Impact sur le demandeur : dans quelle mesure le besoin opérationnel est-il urgent, et est-il conforme aux priorités du demandeur ? Quel serait l’impact sur l’efficacité de l’organisation ? Dans quelle mesure sommes-nous prêts à commencer la mise en œuvre ?
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Public cible : qui sera touché — nombre d’utilisateurs, de facultés et de services touchés ?
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Alignement technologique : la solution proposée est-elle bien alignée à notre stratégie technologique ? Contribuera-t-elle à réduire la dette technologique ?
Une fois les demandes hiérarchisées, le Conseil de gouvernance de l’information universitaire (CGIU) et les comités d’information académique, de recherche et d’administration examinent les demandes et approuvent le financement. Un chef de projet est alors affecté à chacune des initiatives approuvées, et les projets peuvent démarrer. Ces projets sont gérés dans un portefeuille de projets afin de maximiser leur valeur globale.
Les comités de gouvernance veillent au respect continu des objectifs stratégiques de l’Université en surveillant l’avancement des projets et en formulant des recommandations pour en assurer la réussite.
Construire l’Université de demain
Cette année, un total de 62 projets ont été soumis pour examen. Ils ont été examinés, classés par ordre de priorité, et l'CGIU a sélectionné pour 2022-2023 un total de 26 projets qui auront un impact positif sur les priorités de l'Université.
Souhaitez-vous jeter un coup d’œil aux technologies de demain ? Consultez les documents de réunion des sous-comités du CGIU et la liste des grands projets.